[RGPD] Comment mettre en place l’optin et le double optin dans Koban ?

[RGPD] Comment mettre en place l’optin et le double optin dans Koban ?

Comme on vous l’explique depuis plusieurs mois, votre mise en conformité RGPD passe par un certain nombre de paramétrages directement dans le logiciel que vous utilisez pour la collecte et le traitement de vos données. Il n’est plus temps de vous demander si vous êtes ou non concernés, ni si vous avez encore le temps de vous atteler à ce chantier, il va falloir prendre le sujet en mains, maintenant.

Certes, la Présidente de la CNIL elle-même prévient : “nous allons faire preuve de pragmatisme et de souplesse. Il y a un certain nombre de principes du RGPD qui ne sont pas nouveaux. Par exemple, l’obligation de devoir préciser à quelles fins des données personnelles sont collectées, ou bien les limites relatives à la durée de conservation d’une donnée. Sur ces points, nous contrôlerons le 26 mai, comme on le faisait le 12 avril. En revanche, sur les principes ou outils nouveaux, comme le droit à la portabilité des données d’un service à un autre, les délégués à la protection des données ou le registre de traitement, nous adopterons une posture d’accompagnement. Notre but ne sera pas de sanctionner immédiatement des manquements à des obligations nouvelles liées au RGPD. Cela durera certainement le temps de l’année 2018. Après, on verra.”

Source : Les Echos.fr

La mise en conformité est un process qui peut être long à mettre en oeuvre, mais si commenciez par actualiser votre site web ? C’est à dire l’ajout d’une case à cocher afin de recueillir le consentement éclairé de vos contacts pour recevoir de l’information de votre part. En langage marketing : l’optin !

Quid de la prospection commerciale par email ?

“Pour les particuliers (B to C)

Le principe : pas de message commercial sans accord préalable du destinataire

 

Pour les professionnels (B to B)

Le principe : information préalable et droit d’opposition”

Source : CNIL

Télécharger la fiche CNIL “La publicité par voie électronique”

 

Dans les deux cas, le RGPD vise à intégrer plus de transparence et de respect dans l’utilisation des données personnelles.

Qu’est-ce que l’optin ?

 

Optin = recueil du consentement de la personne

“Le consentement est une démarche active de l’utilisateur, explicite et de préférence écrite, qui doit être libre, spécifique, et informée. Dans un formulaire en ligne, il peut se matérialiser, par exemple, par une case à cocher non cochée par défaut.

Le consentement est « préalable » à la collecte des données.

Le consentement préalable de la personne concernée est notamment requis :

  • En cas de collecte de données sensibles
  • De réutilisation des données à d’autres fins
  • D’utilisation de cookies pour certaines finalités  
  • D’utilisation des données à des fins de prospection commerciale par voie électronique”

Source : CNIL

 

Comment faire dans Koban ?

Le champ Optin est un champ fondamental dans votre gestion de données. En effet, toute fiche de compte/contact/piste cochée “Optin” doit avoir accepté de recevoir de votre part des informations à des fins que vous aurez précisées.

 

3 possibilités de paramétrer le champ optin dans Koban :

  • Rendre une fiche optin manuellement
  • Rendre plusieurs fiches optin d’une requête avec la modification du champ en masse
  • Rendre une fiche optin depuis un formulaire

 

Consulter l’article du support :

Optin : Paramétrages du champ Optin dans Koban

 

Qu’est-ce que le double optin ?

C’est le simple fait de demander une confirmation de consentement par email. Pourquoi utiliser le double optin ? Cette action n’a rien d’obligatoire, elle est surtout utile par exemple :

  • pour recueillir le consentement des contacts dont les données personnelles ont été transmises par carte de visite sur un salon
  • après inscription à une liste de diffusion pour éviter les emails non conformes ou les inscriptions non désirées

 

Comment faire dans Koban ?

Le double optin se paramètre depuis la zone “Protection des données” dans : Paramètres > Général > Protection des données

 

Il suffit ensuite d’ajouter l’automatisme sur formulaire ou landing page : “Quand le formulaire est rempli, envoyer un email de double optin”

 

Consulter l’article du support :

Explications générales sur la zone protection des données

Clothilde

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Responsable marketing

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Les informations recueillies sur ce formulaire sont enregistrées dans un fichier informatisé par Koban pour permettre de vous adresser des contenus adaptés à vos centres d'intérêt. Elles sont conservées pendant 3 ans et sont destinées au service marketing. Conformément à la loi « informatique et libertés », vous pouvez exercer votre droit d'accès aux données vous concernant et les faire rectifier en contactant : clothilde[at]koban-crm.com.

[RGPD] Faut-il changer de CRM pour être en conformité ?

[RGPD] Faut-il changer de CRM pour être en conformité ?

Variante : suffit-il de changer de CRM pour être en conformité au RGPD ?

Le RGPD vise simplement à apporter plus de transparence dans la collecte de données et de respect dans le traitement qui est fait des données personnelles.

Le CRM quant à lui doit être dès sa conception conforme au règlement. Dans la mesure où il centralise vos données, il vous incombe de rendre vos pratiques et procédures de collecte et traitement conformes. Si votre CRM ne vous permet pas d’appliquer vos procédures de mises en conformité, alors il faut clairement songer à en changer… Il est important de préciser une chose : en cas de contrôle, la responsabilité peut être partagée entre l’éditeur et le client en cas de non conformité de l’un et/ou de l’autre.

Que gère votre CRM ?

Dans la vie, il y a 2 sortes de CRM : Koban et les autres ! Je plaisante :p

Le fait est que sur le marché du CRM vous avez l’embarras du choix en terme de fonctionnalités. Car du simple outil de gestion du pipe aux fonctionnalités avancées comme la gestion de campagne télémarketing, tous n’ont pas la même finalité. De plus en plus, le CRM englobe des fonctionnalités marketing afin de gérer clients et prospects tout au long du cycle de vente puis du cycle de vie. On parle alors de gestion des contacts en mode multicanal. Acquisition, prospection, fidélisation… autant de notions qui sont aujourd’hui à la portée de tous avec des outils toujours plus complets (comme Koban !). Simple ou complexe, le CRM a vocation à gérer votre base de contacts. Dès lors que vous centralisez et alimentez régulièrement une base de contacts, il vous faut respecter de nouvelles règles avec l’arrivée du RGPD. En un sens, cela oblige à adopter une conduite plus saine dans la collecte de vos données et une attitude plus respectueuse dans l’utilisation desdites données.

A quoi doit il se conformer ?

Le concept de « la protection de la vie privée par conception » ou “privacy by design” existe depuis des années, mais avec le RGPD celui-ci fait désormais partie des obligations légales. À la base, la « confidentialité par conception » demandait à inclure la notion de protection des données dès la conception d’un système, plutôt qu’à être rajouté. Plus précisément – « Le contrôleur doit … mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées … de manière efficace … afin d’être en conformité avec la réglementation et de protéger les droits des personnes concernées ». En clair, l’éditeur du CRM doit vous donner la possibilité, dès la conception de l’application, de vous conformer aux règles de protection des données personnelles que vous traitez. La “Privacy by Design” est un mécanisme de protection qui a pour but de prendre en compte des questions de protection des données personnelles dès la conception des produits. Cependant, il est important d’y appliquer un contrôle. Ce contrôle se matérialise par l’intervention d’un « délégué à la protection des données », qui sera en charge de veiller à la bonne application de la protection des données personnelles.

En clair, la seule raison qui puisse vous inciter à changer de CRM est de ne pouvoir y appliquer vos procédures de mise en conformité. Dans la mesure où il n’existe pas de “certification RGPD” pour un logiciel, il vous faut donc vérifier que chaque règle de protection des données personnelles est applicable par votre CRM.

Comment vérifier que votre CRM est conforme ?

Avant de demander à l’éditeur s’il est conforme, il vous faut établir votre registre de traitements et vos procédures.

  • RGPD et site web : votre CRM est-il connecté à votre site web (formulaire de collecte, tracking IP et cookie) ?

Aller plus loin avec notre article : [RGPD] La check liste de mise en conformité du Marketing digital.

  • RGPD et prospection : votre CRM est-il utilisé pour vos actions de prospection (emailing, sms, téléphone…) ?

Aller plus loin avec notre article : [RGPD] et Marketing : il est temps de vous mettre à l’Inbound !

  • RGPD et API : votre CRM est-il intégré dans un système d’informations via API ou autres connecteurs ?
  • RGPD et réseaux sociaux : votre CRM vous permet-il de suivre et gérer vos réseaux sociaux et la publication de contenus ? L’accès à votre CRM se fait-il via l’un de vos comptes sociaux ?
  • RGPD et sous-traitance : les contacts de votre CRM sont-ils issus d’achat de fichier ou sont-ils traités par un prestataire externe pour la prospection ?

Aller plus loin avec notre article : [RGPD] Sécurité de la donnée : la check liste d’évaluation du risque

  • RGPD et Cloud : votre CRM est-il en SAAS ? Où sont stockées vos données ?

Aller plus loin avec notre article : [RGPD] Où sont stockées vos données ? Le cloud pour les nuls.

Autant de questions à vous posez pour savoir comment et qui collecte les données, afin d’y appliquer les règles relatives à leur sécurité et leur protection. Posez-vous les bonnes questions pour savoir ensuite comment mettre en application dans votre CRM, et si vous devez en changer. Toute entreprise qui collecte des données personnelles doit se conformer au RGPD, l’éditeur et vous-même. Il ne suffit pas d’avoir un CRM compliant pour assurer votre propre conformité car le CRM n’est qu’un outil.

Clothilde

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Responsable marketing

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LIVRE BLANC : RÉUSSIR SON PROJET CRM

40 pages

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[Efficacité commerciale] Un cahier d’exercices pratiques pour équipes marketing et ventes

[Efficacité commerciale] Un cahier d’exercices pratiques pour équipes marketing et ventes

Passionnés par notre métier et soucieux d’inscrire nos clients dans une démarche commerciale efficace, durable et rentable, ce cahier s’inspire de situations réelles et de cas concrets. Nous sommes convaincus que la performance passe par une efficacité sur toute la chaîne du processus commercial. Tous ces exercices pratiques vous aideront aussi bien à rendre votre discours captif qu’à performer dans vos actions. En vente, les outils aident indéniablement à industrialiser votre processus mais rien ne sert de courir, il faut partir à point : revenez aux fondamentaux, structurez votre démarche et surtout, faites vous plaisir.

Vous trouverez tous les corrigés à la fin de ce livre mais nous vous encourageons bien évidemment à travailler seul ou en challengeant votre équipe.

Ce cahier complet de plus de 30 pages aborde en exercices nos meilleures pratiques pour améliorer les résultats commerciaux. Retrouvez ces fiches pratiques et bien d’autres ressources en vous rendant sur notre page Koban Académie. Abonnez-vous à notre blog pour recevoir notre actualité et nos nouvelles fiches.

SOMMAIRE

P03INTRODUCTION

P04SOCIAL SELLING

Exercice 1 : Optimiser son profil Linkedin (10 min)

Exercice 2 : Mettre en place un dispositif de veille (10 min)

Exercice 3 : Etre actif sur LinkedIn (15 min/jour)

P09ALIGNER MARKETING ET VENTES

Exercice 1 : QUIZZ – Parlez-vous le même langage ? (5 min)

Exercice 2 : Définir des KPI communs (20 min)

Exercice 3 : Qui fait quoi ? (10 min)

Exercice 4 : Définir ses CAB, Caractéristiques, avantages, bénéfices (10 min)

P15AMÉLIORER LA PROSPECTION

Exercice 1 : Identifier vos points faibles en prospection (10 min)

Exercice 2 : Identifier les actions de prospection rentables (30 min)

Exercice 3 : Formaliser son processus de vente (10 min)

Exercice 4 : Segmenter ses contacts (10 min)

Exercice 5 : Travailler son pitch et ses arguments de vente (30 min)

Exercice 6 : Travailler sa prospection téléphonique, le script d’appel (30 min)

P26ATTIRER LES PROSPECTS

Exercice 1 : Mon premier contenu ! (30 min)

Exercice 2 : Stimuler sa créativité pour trouver des idées de contenus (15 min)

P30│Bonus : ÉLEVER LES PROSPECTS

P31CORRIGÉS

P33LES AUTEURS

CAHIER DE VACANCES : EFFICACITÉ COMMERCIALE

30 pages d’exercices pratiques pour équipes marketing et ventes

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Transformer ses visiteurs web en clients : Le Nurturing ou l’art d’élever ses prospects

Transformer ses visiteurs web en clients : Le Nurturing ou l’art d’élever ses prospects

Si le terme “nurturing” peut sembler barbare et peu utilisé au sein de l’entreprise traditionnelle, ce n’est pas tant qu’il n’existe pas, mais plutôt du fait d’un usage répandu auprès des “nouveaux marketeurs”. Nouveaux, parce qu’ils ont des pratiques marketing plus digitales et plus adaptées à une génération. Or, le marketing n’est pas nouveau, et le nurturing non plus. Sa terminologie a simplement “muté” avec les usages. Le nurturing désigne toutes actions qui permettent “d’élever” les prospects jusqu’à leur acte d’achat. Le principe étant de les “mettre en couveuse” et de maintenir la relation avec eux afin de les accompagner progressivement dans leur décision.

Le lead nurturing (élevage) appliqué au prospect, a toujours existé dès lors qu’une entreprise prospecte et entretien un portefeuille d’affaires. Le simple fait de planifier une action de rappel d’un contact suite à un échange mail, c’est la base de l’élevage en prospection.

Le nurturing présente un intérêt d’autant plus important du fait du RGPD, car il inverse une tendance en termes de pratiques marketing et répond à une attente forte de l’acheteur final. Il ne s’agit plus d’envoyer en masse un emailing pour solliciter un fichier de contacts qui ne connaissent ni votre marque, ni votre produit. Il s’agit d’attirer des acheteurs potentiels et de rester attractif tout au long du cycle de vie du client en sachant adresser des contenus qui correspondent à leurs centres d’intérêts et leur étape dans leur parcours d’achat. Exit le massif, le nurturing prône un marketing permissif et plus à l’écoute des besoins du client. Efficace et rentable, le nurturing combine efficacement les canaux pour raccourcir le cycle de vente et augmenter le taux de transformation des commerciaux.

Ce livre blanc n’invente donc pas l’eau chaude, puisqu’il n’a qu’un objectif : vous aider à mettre en oeuvre simplement un processus d’élevage de vos prospects. Car appliquer le nurturing à ses prospects comme à ses clients, c’est augmenter naturellement son chiffre d’affaires. Il suffit d’activer le bon levier au bon moment.

SOMMAIRE

P03INTRODUCTION

P04L’ENTONNOIR DE VENTE

TUNNEL DE VENTE OU PARCOURS D’ACHAT ?

LE PARCOURS CLIENT

P07LES BASES D’UN BON ÉLEVAGE

LES GRANDES ÉTAPES

LES ÉLÉMENTS CLÉS DU PROCESSUS D’ÉLEVAGE

Segmentation, scoring, progressivité, automatisation

P105 ÉTAPES CLÉS POUR DÉFINIR UN PROCESSUS

IDENTIFIER LE PROFIL DE VOTRE CLIENT IDÉAL

IDENTIFIER LES MOTIVATIONS D’ACHAT

DÉFINIR LE PARCOURS CLIENT IDÉAL

DÉFINIR VOS CRITÈRES DE SEGMENTATION ET SCORING

MESURER POUR PLUS D’EFFICACITÉ

P14LE NURTURING APPLIQUÉ AUX PROSPECTS

QUEL CONTENU POUR QUELLE ÉTAPE ?

QUEL SCÉNARIO POUR QUEL ÉLEVAGE ?

LIVRE BLANC : TRANSFORMER SES VISITEURS WEB EN CLIENTS

Le Nurturing ou l’élevage des prospects

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[Témoignage] be-ys : « Je n’ai eu aucune déception en choisissant Koban, l’ensemble est très satisfaisant à tous les niveaux. »

[Témoignage] be-ys : « Je n’ai eu aucune déception en choisissant Koban, l’ensemble est très satisfaisant à tous les niveaux. »

Interview de Maxime Roux, Groupe be|ys

Qui est be|ys ?

be-ys est le premier acteur du marché de la confiance numérique, maîtrisant l’ensemble des composants de cette chaîne de services.

Leader français de la gestion des identités et de la protection des données, à l’origine pour la gestion des prestations de santé, be-ys est aujourd’hui un groupe à fort développement international, actif sur quatre continents. En support de ces prestations, il dispose d’une gamme innovante de services de gestion documentaire et de gestion de la relation clients.

Quelques chiffres ?

En 2017, be-ys a réalisé un chiffre d’affaires consolidé de 62,7 M€, en France.

be-ys est détenu et contrôlé par Laurent Caredda, 52 ans, qui l’a fondé il y a 18 ans, en créant almerys, opérateur de tiers payant dans le domaine de la santé.

be-ys emploie 2 000 collaborateurs, dont près de 400 en France.

be-ys est organisé par savoir-faire, autour de 8 marques expertes, autonomes sur chacun de leurs marchés, en France et à l’international.

Le cahier des charges initial du projet ?

Disposer d’un outil CRM léger, économique et qui puisse faire le lien avec notre système d’informations et les applications développées en interne. Nous ne voulions pas une “usine à gaz” disproportionnée.

Nous avions également une véritable contrainte de sécurité des données. Au regard de notre activité, liée à la gestion des données sensibles, et notamment des données de santé, il était impératif de pouvoir installer le logiciel “on premise” sans appel de données vers l’extérieur. Or, tous les CRM du marché ne le proposent pas.

Quelles problématiques vouliez-vous résoudre avec Koban ?

Nous souhaitions disposer d’un outil commun à toutes les divisions du groupe et des différentes directions afin de suivre l’activité des commerciaux en temps réel. L’outil devait permettre une planification de l’activité de chacun en lien avec les autres divisions pour favoriser notamment le cross-selling.

Comment s’articule aujourd’hui votre gestion commerciale et marketing ?

Actuellement notre CRM fonctionne seul et les commerciaux se sont bien approprié ce nouvel outil. Il permet une visibilité de l’activité commerciale par tous les utilisateurs et invite aux échanges sur les différentes opportunités en cours.

Grâce à ses API, le CRM Koban doit prochainement s’interfacer avec le reste de notre système d’informations, et ainsi alimenter nos outils de gestion des devis, des commandes et de la facturation. Nous disposons donc pour le moment d’une base centralisée des contacts prospects et clients, dans un outil unique, et réalisons nos sauvegardes en totale autonomie.

Les points forts et atouts de Koban dans votre gestion commerciale quotidienne ?

Simplicité, très intuitif, léger, le CRM Koban est simple à utiliser. Même sans formation, sa prise en main est rapide. En tant qu’administrateur, je parviens à résoudre directement, sans faire appel au support, la plupart des problèmes rencontrés dans la gestion quotidienne (gestion des doublons, paramétrages, personnalisation…).

Pour les commerciaux, étant donné nos contraintes de sécurité liées à notre système, nous attendons avec impatience l’application mobile iPhone afin qu’ils puissent travailler avec Koban même en déplacement. J’apprécie beaucoup de pouvoir administrer le CRM sans devoir solliciter l’éditeur pour des extractions ou la gestion des droits des utilisateurs. Je suis autonome dans la gestion de mes licences que je peux réaffecter à d’autres utilisateurs, si nécessaire. C’est très simple.

Par ailleurs, Koban est une solution abordable pour une trentaine d’utilisateurs par rapport aux autres solutions référentes du marché.

Quelles attentes avez-vous de la solution en termes d’évolution par rapport à votre activité ?

Pour le moment, nous utilisons uniquement le socle CRM pour la gestion commerciale. J’étudie la possibilité d’utiliser le module marketing, sans doute également le module projet pour le pointage des heures et éviter une double saisie.

J’aurais besoin de plus de granularité des produits avec plusieurs niveaux d’offres et options permutables, mais je sais que beaucoup de possibilités sont encore envisageables avec Koban.

La formation Koban

Estelle nous a parfaitement accompagnés, et nous accompagne encore. Elle avait commencé avant même les sessions de formation proprement dites, et nous avons pu tester, essayer et recetter avant la livraison aux utilisateurs. La personnalité d’Estelle est top, elle est complètement à l’écoute et s’adapte à notre mode de fonctionnement et organisation.

Pour les utilisateurs, elle a à la fois expliqué le fonctionnement de l’outil avec enthousiasme et a su recadrer avec tact, quand il a fallu rappeler qu’on ne peut pas faire un CRM pour chaque personne. Nos collaborateurs sont satisfaits de la formation et du produit qui nous a été livré, ce qui nous a conforté dans notre choix de Koban.

Aujourd’hui je forme moi-même les nouveaux utilisateurs, Estelle est restée disponible pour m’accompagner sur ces formations, je suis à l’aise alors que je n’avais pas spécialement d’appétence pour ce type d’outils.

Que diriez-vous à une entreprise pour la convaincre de s’équiper avec Koban ?

Pour une ETI comme la nôtre, mettre en place le CRM Koban est facile et rapide, avec un coût compétitif et un service d’accompagnement réel qui bénéficie des grandes qualités humaines des équipes Koban. Vous ne serez pas seuls face à leur outil en cas de problème.

En conclusion ?

J’apprécie la disponibilité et réactivité de toute l’équipe, nos délais courts ont été tenus sur notre projet. Le professionnalisme de l’équipe est également présent à toutes les étapes, aussi bien dans les réponses techniques que dans l’accompagnement !

C’est le principal avantage d’avoir choisi un petit éditeur, plutôt qu’une des solutions dominant le marché : nous avons toujours une prise en compte de nos demandes et une réponse transparente, tant au niveau technique que contractuel.

Je considère Koban non comme un fournisseur, mais comme un vrai partenaire capable de nous accompagner dans nos prochaines évolutions.

Koban en 3 mots ?

Rapidité, accompagnement, facilité.

Les enjeux de la collaboration en 3 points

  • Respect des délais
  • Intégration au système d’informations
  • Capacité à évoluer avec nous

 

Les bénéfices immédiats et escomptés à long terme ?

Immédiats :

  • Amélioration de la cohésion des équipes commerciales
  • Suivi de l’activité des commerciaux par la direction
  • Vision en temps réel de l’activité commerciale et projection de CA
  • Centralisation des données et informations malgré l’autonomie de chaque division
  • Une culture groupe renforcée

A long terme :

  • Module marketing pour pouvoir intégrer les processus marketing avec le même logiciel
  • Élargir les possibilités d’améliorer encore l’efficacité commerciale, pour revaloriser l’activité des commerciaux et disposer d’un pilotage commercial au niveau du groupe

 

Je n’ai eu aucune déception en choisissant Koban, l’ensemble est très satisfaisant à tous les niveaux.

Ergonomie – Design    

Simplicité d’utilisation    

Étendue des fonctionnalités    

FAQ – Notice utilisateur    

La relation client     

Note générale

       
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