Fonctionnalités Koban – nouveautés Automne 2017

Fonctionnalités Koban – nouveautés Automne 2017

Les fonctionnalités focus de cette nouvelle version :

Un nouveau module analyse

Mise en place du nouveau moteur d’analyse (statistiques). Plus performant et disposant de plus de capacité au niveau des indicateurs d’analyse.

Pour bénéficier de cette nouvelle ergonomie et version du module Analyse de Koban, il faut nous en faire la demande.

Demandez l’accès auprès de votre commercial Koban !

 

Tous les articles du support pour comprendre et paramétrer le module Analyse (nouvelle ergonomie) :

 

Koban désormais disponible sur Google Play

Application Mobile

  • L’application mobile Koban est maintenant disponible sur Google Play
  • Amélioration globale de la stabilité de l’application

Tous les articles du support pour comprendre et paramétrer :

Installer Koban Mobile pour Android

 

Nouvel écran rapide de saisie des paiements

Mise en place d’un écran rapide de saisie des paiements. Cet écran récapitule les paiements client qui arrivent à échéance et de saisir rapidement les paiements qui ont eu lieu.

Accès : Accueil > Gestion client > Paiements (bouton orange en haut à droite) > bouton “paiement” Dernière colonne de la liste

Tous les articles du support pour comprendre et paramétrer :

Paramétrage et calcul de l’échéance de paiement

Planifier une action dans un scénario automatisé

On peut désormais ajouter une étape de création d’action au niveau d’un scénario.

Tous les articles du support pour comprendre et paramétrer :

Paramétrage d’un scénario de Marketing Automation

 

 

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Guillaume

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Faut-il adapter son organisation à son logiciel de gestion ou l’inverse ?

Faut-il adapter son organisation à son logiciel de gestion ou l’inverse ?

Parlons d’abord “usages” avant de parler “organisation”

Les nouveaux usages ont modifié en profondeur l’organisation commerciale de l’entreprise. L’évolution des usages internes à l’entreprise comme de ses processus sont corrélés aux usages externes à l’entreprise, ceux des acheteurs. L’entreprise a dû s’adapter à ses acheteurs, qui revendiquent un consumérisme digital exacerbé. On nous apprend qu’il faut savoir répondre aux attentes et anticiper les besoins d’une clientèle pour la fidéliser et ainsi assurer la pérennité de l’entreprise. L’adoption d’un logiciel de gestion commerciale ou de gestion de la relation client est dès lors un enjeu majeur comme levier de croissance de l’entreprise. Ce qui se pourrait se résumer au départ comme un projet CRM peut devenir à court terme un objectif stratégique quant à cette quête de la gestion d’une base de données unifiée, permettant de gérer prospect et client tout au long du cycle de vie.

Quels problèmes sont inhérents à la mise en place d’un CRM ?

D’après le baromètre réalisé par l’Observatoire du Marketing client, la base de données unique est au centre des préoccupations des annonceurs et entreprises qui ont bien perçu l’importance d’interagir de façon personnalisée avec leurs clients tout au long du cycle de vie. Les entreprises privilégient d’ailleurs des campagnes CRM multicanales en utilisant en moyenne 4,6 canaux (Email, site internet, courrier postal, médias sociaux, mobile). Le digital fait donc l’unanimité face aux canaux dits “traditionnels” tel que le téléphone. Cette stratégie CRM pourtant adaptée aux usages des consommateurs semble bien adoptée mais… 97% des annonceurs avouent rencontrer des difficultés d’organisation et 91% des difficultés d’efficacité.

La gestion d’une base de données unifiée, via un CRM ou logiciel spécifique de gestion de la relation client passe nécessairement par des compétences internes, or les compétences spécifiques liées à une expertise “data” sont encore rares au sein même des entreprises.

En terme d’efficacité, les principaux problèmes viennent d’un usage restreint faute de temps et d’organisation, ou inadapté du fait de cahiers des charges trop court termistes.

Les entreprises souffrent de ce déficit de compétences afin d’exploiter et analyser les données elles-mêmes qui sont encore pilotées “à vue” et sans évaluation réelle, faute d’outil adapté.

Comment les logiciels de gestion s’adaptent-ils à ces nouveaux usages des utilisateurs ?

 

Quand bien même les entreprises s’équipent de logiciels de gestion ou logiciels métiers, ceux-ci restent donc majoritairement sous utilisés. Les annonceurs ont largement basculé vers le digital en s’équipant de logiciels qui sont le plus souvent disproportionnés en terme de fonctionnalités par rapport aux besoins réels de l’entreprise. Si le SAAS a largement favorisé l’intégration CRM en en démocratisant l’usage et réduisant le coût, il a en revanche limité l’efficacité par le manque de formation dispensé aux utilisateurs. Mal ou insuffisamment renseigné, le CRM perd de sa rentabilité et de sa réactivité dans les actions commerciales ou marketing qui pourraient être menées.

Une stratégie CRM doit de prendre en compte les usages des utilisateurs au même titre que la croissance de l’entreprise et l’évolution du cadre juridique autour de la donnée.

Lire notre article : Quel processus mettre en place pour être conforme au RGPD 2018 ?

D’une manière générale, un logiciel de gestion doit s’adapter aux nouvelles évolutions issues de la transformation numérique. Il s’agit avant tout de s’informatiser en optimisant ses coûts, afin de gagner en rentabilité et en efficacité. Le Cloud ou le SAAS sont une opportunité réelle de s’équiper à moindre coût, pour une organisation où mobilité et productivité sont des leviers commerciaux importants. Si les systèmes d’informations étaient auparavant tournés vers des obligations légales (comptabilité, paie…), l’équipement doit aujourd’hui répondre à une interopérabilité dans des domaines tout autant spécifiques en fonction des métiers. En effet, le cycle de vie d’un client est aussi différent que les outils existants selon qu’on soit dans un contexte BtoB ou BtoC. L’entreprise pense son organisation autour des nouveaux comportements de ses clients et la façon dont elle interagit avec eux. L’efficacité des outils répond à une exigence d’exploitation de la connaissance client, au service d’un marketing “intelligent”, capable de personnaliser et de proposer les offres adaptées au bon moment du cycle de vie. Le client se retrouve au coeur d’une stratégie CRM où le multicanal bouscule l’organisation interne de l’entreprise qui se voit obligée de tenir la promesse d’une expérience client optimisée.

Le cahier des charges fonctionnel, garant d’un logiciel adapté à son organisation

 

Le chemin est encore long avant de voir l’entreprise établir une stratégie globale autour de la connaissance client. La problématique étant de savoir évaluer les besoins fonctionnels à l’adoption d’un logiciel non plus en silo, service par service, mais dans une vision long terme d’un système d’information complet et évolutif. Bien entendu, certains métiers, aux processus spécifiques, nécessitent un logiciel métier adapté. Mais en matière d’usage, le logiciel n’est plus complexe et il est rendu accessible aux utilisateurs simplement par une intégration cohérente au sein du système d’information.

Personnalisable et collaboratif, le CRM d’aujourd’hui s’adapte aux nouveaux usages des utilisateurs (mobilité, GED, RSE…), impacte l’organisation interne et redistribue les rôles. Une gestion fine des droits et du rôle de chacun permet à l’utilisateur final de retrouver les fonctionnalités clés de son métier dans un environnement pourtant global de la gestion de l’entreprise.

Quelle que soit l’envergure d’un projet CRM, la définition d’un cahier des charges permet une expression précise des besoins tant fonctionnels que stratégiques d’une entreprise au sein d’un système d’information global. Plus l’expression de ces besoins sera précise, plus la solution proposée sera en phase avec l’organisation et les usages de l’entreprise.

source : https://www.mediapost.fr/wp-content/uploads/2017/06/Barometre-Strategies-CRM-data-BDD-DMP-2017.pdf

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Fonctionnalités Koban – nouveautés septembre 2017

Fonctionnalités Koban – nouveautés septembre 2017

Comme à chaque nouvelle version de Koban, je vous propose un petit tour d’horizon des nouveautés. Vous retrouverez parallèlement les notices détaillées sur le support ainsi que nos vidéos tutos sur notre chaîne YouTube. L’assistance est là si vous avez besoin d’aide pour activer ou paramétrer ces nouvelles fonctionnalités.

L’essentiel de l’évolution de Koban se situe au niveau de la relance automatique (devis, factures) et la gestion des droits. Rien de complexe mais tellement pratique pour gagner du temps au quotidien dans la gestion commerciale !

Au programme donc :

  • L’horodatage des commentaires
  • La gestion des droits sur processus
  • La gestion des droits sur devis
  • La relance automatique de facture à échéance
  • Le publipostage

L’Horodatage des commentaires

Lorsque votre force de vente est constituée de plusieurs personnes, d’équipes externes et internes. Exemple : l’externalisation de la gestion des appels par un centre d’appels et une équipe de vente itinérante. L’horodatage permet d’avoir une visibilité complète de l’activité commerciale ainsi qu’une historisation des actions menée auprès d’un contact sans risque de désorganisation dans le processus de vente.

Comment faire dans Koban ?

Aller dans paramètres > personnalisation compte et/ou contact > champ commentaire dans la liste des champs : roue crantée « activer »

La gestion des droits sur processus

Lorsque votre processus commercial implique différents acteurs à des étapes différentes, si ces acteurs sont externes à votre entreprise par exemple, ou si la visibilité de ces étapes ne doit pas être possible, vous pouvez définir des droits différents au niveau de chaque étape du processus.

Comment faire dans Koban ?

Aller dans paramètres > Opportunités et devis > Processus

Choisir le processus concerné par la gestion des droits

Cliquer sur le bouton “Droits par étape”

La gestion des droits sur devis

Lorsque vous créez un devis dans Koban, vous avez maintenant la possibilité de personnaliser l’affichage et la visibilité de certains champs par utilisateur. Cette fonctionnalité n’est accessible que depuis l’administration dans Koban et permet de limiter la possibilité de voir et modifier la valeur des champs : prix de revient, marge brute, remise. Vous maîtrisez vos marges et limitez le risque d’erreur de chiffrage à la création des devis lors de l’arrivée d’un nouveau commercial ou à l’embauche d’une force de vente externalisée.

Comment faire dans Koban ?

Aller dans paramètres > Général > Profils utilisateurs

Choisir un utilisateur (exemple “commercial”)

Aller sur “Devis” et cliquer sur le bouton  bouton koban parametre sur devis 

puis choisir les droits par champs

La relance de devis

Vous réalisez plusieurs devis par semaine et il faut les relancer si vous ne voulez manquer aucune vente ! Car c’est bien connu, la réactivité est un facteur déterminant dans la prise de décision d’un acheteur. Mais personne n’aime relancer par téléphone… Alors pourquoi pas un petit mail automatique ? Vous connaissez Smart Koban ? L’assistant intelligent de Koban pour pour gestion commerciale.

Comment faire dans Koban ?

Il faut au préalable créer un Email type avec les shortcodes pour la fusion des champs

dans Paramètres > Général > Email Type

puis : aller dans Paramètres > Actions et Notifications > Smart Koban

Activer la relance de devis et choisir le nombre de jour après l’envoi du devis pour la relance

Cocher « déléguer à koban » pour que dans le pipeline, sur chaque opportunité, apparaîsse un bouton «relance directe» du devis sur chaque opportunité avec l’envoi par email type en pièce jointe

La relance automatique de facture sur échéance

Sur le même principer que la relance de devis, vous pouvez maintenant automatiser la relance de facture en fonction d’une date d’échéance. Actuellement vous ne pouvez automatiser qu’une seule relance avec un email type. Vous aurez bientôt la possibilité de créer un scénario d’après des règles et étapes spécifiques à la facturation.

Comment faire dans Koban ?

Aller dans paramètres > Actions et Notifications > Smart Koban : Relance de facture à échéance

La relance automatique de facture sur échéance

Sur le même principer que la relance de devis, vous pouvez maintenant automatiser la relance de facture en fonction d’une date d’échéance. Actuellement vous ne pouvez automatiser qu’une seule relance avec un email type. Vous aurez bientôt la possibilité de créer un scénario d’après des règles et étapes spécifiques à la facturation.

Comment faire dans Koban ?

Aller dans paramètres > Actions et Notifications > Smart Koban : Relance de facture à échéance

Vous retrouverez l’ensemble de ces vidéos dans notre centre de ressources, sur notre chaîne YouTube ainsi que dans les articles du support.

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4 astuces pour bien gérer sa relation fournisseur

4 astuces pour bien gérer sa relation fournisseur

L’influence d’un fournisseur de biens ou de service dépasse les seules considérations financières. Le fournisseur est parfois un maillon indispensable dans les ressources fondamentales d’une entreprise. Un seul fournisseur peut avoir un impact considérable sur l’activité d’une entreprise si celui-ci ne peut plus pour une raison X ou Y répondre aux demandes de la clientèle.

La fin d’une relation avec un fournisseur peut avoir des répercussions conséquentes et compromettre largement la pérennité d’une entreprise. Il est donc nécessaire de savoir bien gérer ses fournisseurs afin d’éviter toute situation de rupture.

Cet article ne vous donnera pas les bonnes pratiques relationnelles entre une entreprise et son fournisseur, mais comment bien utiliser la technologie pour en améliorer l’efficacité. Car être transparent et partager certaines informations avec son fournisseur peut s’avérer stratégique en vue d’une collaboration gagnant-gagnant au service de la satisfaction du client final.

Toutes les données ne sont pas bonnes à partager, en revanche, tout ce qui contribue à l’analyse de la consommation de la clientèle cible facilitera :

  • le prévisionnel des ventes et des achats
  • les tendances du marché et l’anticipation des évolutions de la demande client
  • l’amélioration de la gestion du stock

En pratique, voici 4 astuces à mettre en oeuvre pour bien gérer sa relation fournisseur en temps réel dans Koban Gestion.

1. Bien suivre les comptes fournisseurs clés

Pourquoi c’est important ?

Les fournisseurs clés requièrent une attention particulière par le rôle stratégique qu’ils représentent dans la performance de votre entreprise. Vous devez les identifier et les suivre aussi bien que les comptes clés clients. En coordonnant un maximum votre activité avec la leur, non seulement vous pouvez réduire vos coûts de production mais vous pourrez également établir des prévisionnels de ventes exacts.

Les commandes et les bons de réception

Utiliser la technologie pour générer les bons de commande, contrôler et surveiller les achats auprès des fournisseurs facilite la vérification en interne des flux financiers liés et évite les désaccords possibles.

Avec un système de gestion intégré, vous saisissez chaque commande et suivez leur statut en temps réel (brouillon, validation, réception). Le suivi des commandes optimise la gestion et le respect des délais de livraison coté client, les bons de réceptions optimisent la gestion des stocks et disponibilité des produits côté fournisseur. Vous garantissez ainsi un approvisionnement fiable ainsi qu’un respect des délais. Pourquoi pas coordonner votre calendrier de production en amont de votre relation avec votre fournisseur ? Car passer ses commandes au bon moment est aussi un gage de qualité dans vos échanges avec vos fournisseurs notamment en ce qui concerne les échéances de livraison…

Comment faire dans Koban Gestion ?

ÉTAPE 1 Paramétrer les commandes fournisseurs

ÉTAPE 2 Créer un bon de réception de marchandises

2. Bien prioriser les paiements et respecter les délais de paiement

 

Pourquoi c’est important ?

Si l’obtention de certaines marchandises ou services exigent une rapidité indéniable et que cette exigence est une priorité stratégique pour votre entreprise, la question du coût sera secondaire. En revanche, la notion de règlement peut avoir son importance. Dans tous les cas, il est évident que respecter les délais de règlement auprès de vos fournisseurs est aussi stratégique que le respect des délais de livraison. Une entreprise peut perdre un client aussi facilement qu’un fournisseur pour un unique retard. Payez vos factures dans les délais et mettre en place une politique de règlement influencera positivement votre relation avec vos fournisseurs à court et long terme.

Gérer les dates d’échéances de factures et le renouvellement des contrats

Payer ses factures fournisseurs en retard sera fatalement générateur de tension et de conditions moins favorables pour les commandes futures. Si toutefois vous deviez avoir un retard dans un règlement, le mieux est encore d’informer son fournisseur afin que lui aussi puisse anticiper un écart dans sa trésorerie et éviter les relances anxiogènes de part et d’autre. Dans le cadre de contrats de service, la relation est par ailleurs sujette à une date d’échéance et d’un renouvellement. La technologie peut vous aider à planifier les actions et les tâches récurrentes pour bien gérer les échéances, que ce soit pour les échéances de factures comme les échéances de contrats.

Comment faire dans Koban Gestion ?

 

ÉTAPE 1 Paramétrer les factures fournisseurs et les échéances de paiement

ÉTAPE 2 Créer un contrat

ÉTAPE 3 Créer une action automatique pour le renouvellement des contrats

3. Bien gérer son approvisionnement

 

Pourquoi c’est important ?

S’il existe plusieurs méthodes de contrôle et de planification des stocks, toutes ont la même finalité : fournir un prévisionnel détaillé des quantités et dates de commandes. Avoir un contrôle efficace de son stock permet une vision juste du capital immobilisé et limite les problèmes d’approvisionnement. La technologie applique de manière informatisée ce qui est fait manuellement, par le pointage des entrées et sorties sur toute la chaîne. Un système informatique automatise les flux pour obtenir une évaluation en temps réel de l’état du stock et permet de gagner du temps lors des inventaires nécessaires à une estimation au plus juste des besoins en approvisionnement pour les années suivantes.

Bien planifier et prévoir avec l’inventaire

Les niveaux de stock dépendent du type de stock. Un stock étant immobilisé, il est nécessaire de bien le gérer pour éviter de l’occupation inutile d’espace (surtout si vous en avez peu), comme de valeur. Si vous manquez d’espace de stockage, votre fournisseur peut éventuellement être en mesure d’entreposer à votre place, mais l’un comme l’autre immobilisent du capital. Si vos ventes sont difficiles à prévoir, il est important d’avoir une visibilité en temps réel afin de s’approvisionner en prenant en compte les délais de livraison de vos fournisseurs. De la même manière, il convient d’intégrer les bons de commandes au système pour que la mise à jour du stock s’effectue à mesure que les commandes sont traitées.

Autant de flux qu’un système peut vous aider à suivre simplement de manière informatisée. Mais aucun système n’invente les données qui y sont intégrées. Un inventaire avant informatisation et à période régulière garantira la fiabilité des données.

Comment faire dans Koban Gestion ?

ÉTAPE 1 Paramétrage des stocks (multi-dépôts)

ÉTAPE 2 Inventaires

4. Bien analyser les données

 

Pourquoi c’est important ?

La technologie facilite la relation fournisseur car elle permet d’améliorer l’efficacité dans la gestion des comptes fournisseurs (commandes, facturation, stock, paiements…). La technologie permet d’avoir une évaluation fiable des flux et échanges avec les fournisseurs et aide à établir puis maintenir une bonne relation avec eux. Un système informatisé contribue à automatiser certaines tâches et actions mais les données qui y sont traitées et analysées dépendent avant tout des données qui sont intégrées manuellement. Il est possible notamment, pour les systèmes plus évolués, un traitement analytique en temps réel qui constitue un avantage stratégique concurrentiel dans certains contextes. Car pouvoir analyser les performances antérieures des ventes ou comparer le prévisionnel par fournisseur représente une aide décisionnelle non négligeable.

Gérer la relation client et fournisseur dans un seul système

En reliant votre système d’achat avec un système de commande, le flux est alors géré et suivi depuis un seul outil. Vous pouvez alors émettre automatiquement les factures clients et fournisseurs lors du passage des commandes. Vous n’oubliez plus rien. Vous gérez simplement toutes les étapes de la vente à la livraison. Un système de gestion commerciale complet permet d’enregistrer toutes les données relatives aux clients ET fournisseurs, de créer les devis, bons de commandes, factures et bons de livraison. A chaque commande client passée, vous générez automatiquement les documents fournisseurs, mettez à jour vos stocks. Vous gagnez du temps et de la rentabilité.

Comment faire avec Koban Gestion ?

Activer le Module CRM de Koban !

Un logiciel de gestion commerciale n’est que le reflet des processus internes qui y sont paramétrés. Au delà de la technologie, l’humain a son importance. Voyez vos fournisseurs comme des partenaires, soyez attentionné avec eux comme avec vos clients. La bienveillance est source de quiétude dans toute relation commerciale !

Guillaume

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TOP 3 des fonctionnalités utilisateurs Koban CRM, Marketing, Gestion

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