Fonctionnalités Koban – nouveautés septembre 2017

Fonctionnalités Koban – nouveautés septembre 2017

Comme à chaque nouvelle version de Koban, je vous propose un petit tour d’horizon des nouveautés. Vous retrouverez parallèlement les notices détaillées sur le support ainsi que nos vidéos tutos sur notre chaîne YouTube. L’assistance est là si vous avez besoin d’aide pour activer ou paramétrer ces nouvelles fonctionnalités.

L’essentiel de l’évolution de Koban se situe au niveau de la relance automatique (devis, factures) et la gestion des droits. Rien de complexe mais tellement pratique pour gagner du temps au quotidien dans la gestion commerciale !

Au programme donc :

  • L’horodatage des commentaires
  • La gestion des droits sur processus
  • La gestion des droits sur devis
  • La relance automatique de facture à échéance
  • Le publipostage

L’Horodatage des commentaires

Lorsque votre force de vente est constituée de plusieurs personnes, d’équipes externes et internes. Exemple : l’externalisation de la gestion des appels par un centre d’appels et une équipe de vente itinérante. L’horodatage permet d’avoir une visibilité complète de l’activité commerciale ainsi qu’une historisation des actions menée auprès d’un contact sans risque de désorganisation dans le processus de vente.

Comment faire dans Koban ?

Aller dans paramètres > personnalisation compte et/ou contact > champ commentaire dans la liste des champs : roue crantée « activer »

La gestion des droits sur processus

Lorsque votre processus commercial implique différents acteurs à des étapes différentes, si ces acteurs sont externes à votre entreprise par exemple, ou si la visibilité de ces étapes ne doit pas être possible, vous pouvez définir des droits différents au niveau de chaque étape du processus.

Comment faire dans Koban ?

Aller dans paramètres > Opportunités et devis > Processus

Choisir le processus concerné par la gestion des droits

Cliquer sur le bouton “Droits par étape”

La gestion des droits sur devis

Lorsque vous créez un devis dans Koban, vous avez maintenant la possibilité de personnaliser l’affichage et la visibilité de certains champs par utilisateur. Cette fonctionnalité n’est accessible que depuis l’administration dans Koban et permet de limiter la possibilité de voir et modifier la valeur des champs : prix de revient, marge brute, remise. Vous maîtrisez vos marges et limitez le risque d’erreur de chiffrage à la création des devis lors de l’arrivée d’un nouveau commercial ou à l’embauche d’une force de vente externalisée.

Comment faire dans Koban ?

Aller dans paramètres > Général > Profils utilisateurs

Choisir un utilisateur (exemple “commercial”)

Aller sur “Devis” et cliquer sur le bouton  bouton koban parametre sur devis 

puis choisir les droits par champs

La relance de devis

Vous réalisez plusieurs devis par semaine et il faut les relancer si vous ne voulez manquer aucune vente ! Car c’est bien connu, la réactivité est un facteur déterminant dans la prise de décision d’un acheteur. Mais personne n’aime relancer par téléphone… Alors pourquoi pas un petit mail automatique ? Vous connaissez Smart Koban ? L’assistant intelligent de Koban pour pour gestion commerciale.

Comment faire dans Koban ?

Il faut au préalable créer un Email type avec les shortcodes pour la fusion des champs

dans Paramètres > Général > Email Type

puis : aller dans Paramètres > Actions et Notifications > Smart Koban

Activer la relance de devis et choisir le nombre de jour après l’envoi du devis pour la relance

Cocher « déléguer à koban » pour que dans le pipeline, sur chaque opportunité, apparaîsse un bouton «relance directe» du devis sur chaque opportunité avec l’envoi par email type en pièce jointe

La relance automatique de facture sur échéance

Sur le même principer que la relance de devis, vous pouvez maintenant automatiser la relance de facture en fonction d’une date d’échéance. Actuellement vous ne pouvez automatiser qu’une seule relance avec un email type. Vous aurez bientôt la possibilité de créer un scénario d’après des règles et étapes spécifiques à la facturation.

Comment faire dans Koban ?

Aller dans paramètres > Actions et Notifications > Smart Koban : Relance de facture à échéance

La relance automatique de facture sur échéance

Sur le même principer que la relance de devis, vous pouvez maintenant automatiser la relance de facture en fonction d’une date d’échéance. Actuellement vous ne pouvez automatiser qu’une seule relance avec un email type. Vous aurez bientôt la possibilité de créer un scénario d’après des règles et étapes spécifiques à la facturation.

Comment faire dans Koban ?

Aller dans paramètres > Actions et Notifications > Smart Koban : Relance de facture à échéance

Vous retrouverez l’ensemble de ces vidéos dans notre centre de ressources, sur notre chaîne YouTube ainsi que dans les articles du support.

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Guillaume

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4 astuces pour bien gérer sa relation fournisseur

4 astuces pour bien gérer sa relation fournisseur

L’influence d’un fournisseur de biens ou de service dépasse les seules considérations financières. Le fournisseur est parfois un maillon indispensable dans les ressources fondamentales d’une entreprise. Un seul fournisseur peut avoir un impact considérable sur l’activité d’une entreprise si celui-ci ne peut plus pour une raison X ou Y répondre aux demandes de la clientèle.

La fin d’une relation avec un fournisseur peut avoir des répercussions conséquentes et compromettre largement la pérennité d’une entreprise. Il est donc nécessaire de savoir bien gérer ses fournisseurs afin d’éviter toute situation de rupture.

Cet article ne vous donnera pas les bonnes pratiques relationnelles entre une entreprise et son fournisseur, mais comment bien utiliser la technologie pour en améliorer l’efficacité. Car être transparent et partager certaines informations avec son fournisseur peut s’avérer stratégique en vue d’une collaboration gagnant-gagnant au service de la satisfaction du client final.

Toutes les données ne sont pas bonnes à partager, en revanche, tout ce qui contribue à l’analyse de la consommation de la clientèle cible facilitera :

  • le prévisionnel des ventes et des achats
  • les tendances du marché et l’anticipation des évolutions de la demande client
  • l’amélioration de la gestion du stock

En pratique, voici 4 astuces à mettre en oeuvre pour bien gérer sa relation fournisseur en temps réel dans Koban Gestion.

1. Bien suivre les comptes fournisseurs clés

Pourquoi c’est important ?

Les fournisseurs clés requièrent une attention particulière par le rôle stratégique qu’ils représentent dans la performance de votre entreprise. Vous devez les identifier et les suivre aussi bien que les comptes clés clients. En coordonnant un maximum votre activité avec la leur, non seulement vous pouvez réduire vos coûts de production mais vous pourrez également établir des prévisionnels de ventes exacts.

Les commandes et les bons de réception

Utiliser la technologie pour générer les bons de commande, contrôler et surveiller les achats auprès des fournisseurs facilite la vérification en interne des flux financiers liés et évite les désaccords possibles.

Avec un système de gestion intégré, vous saisissez chaque commande et suivez leur statut en temps réel (brouillon, validation, réception). Le suivi des commandes optimise la gestion et le respect des délais de livraison coté client, les bons de réceptions optimisent la gestion des stocks et disponibilité des produits côté fournisseur. Vous garantissez ainsi un approvisionnement fiable ainsi qu’un respect des délais. Pourquoi pas coordonner votre calendrier de production en amont de votre relation avec votre fournisseur ? Car passer ses commandes au bon moment est aussi un gage de qualité dans vos échanges avec vos fournisseurs notamment en ce qui concerne les échéances de livraison…

Comment faire dans Koban Gestion ?

ÉTAPE 1 Paramétrer les commandes fournisseurs

ÉTAPE 2 Créer un bon de réception de marchandises

2. Bien prioriser les paiements et respecter les délais de paiement

 

Pourquoi c’est important ?

Si l’obtention de certaines marchandises ou services exigent une rapidité indéniable et que cette exigence est une priorité stratégique pour votre entreprise, la question du coût sera secondaire. En revanche, la notion de règlement peut avoir son importance. Dans tous les cas, il est évident que respecter les délais de règlement auprès de vos fournisseurs est aussi stratégique que le respect des délais de livraison. Une entreprise peut perdre un client aussi facilement qu’un fournisseur pour un unique retard. Payez vos factures dans les délais et mettre en place une politique de règlement influencera positivement votre relation avec vos fournisseurs à court et long terme.

Gérer les dates d’échéances de factures et le renouvellement des contrats

Payer ses factures fournisseurs en retard sera fatalement générateur de tension et de conditions moins favorables pour les commandes futures. Si toutefois vous deviez avoir un retard dans un règlement, le mieux est encore d’informer son fournisseur afin que lui aussi puisse anticiper un écart dans sa trésorerie et éviter les relances anxiogènes de part et d’autre. Dans le cadre de contrats de service, la relation est par ailleurs sujette à une date d’échéance et d’un renouvellement. La technologie peut vous aider à planifier les actions et les tâches récurrentes pour bien gérer les échéances, que ce soit pour les échéances de factures comme les échéances de contrats.

Comment faire dans Koban Gestion ?

 

ÉTAPE 1 Paramétrer les factures fournisseurs et les échéances de paiement

ÉTAPE 2 Créer un contrat

ÉTAPE 3 Créer une action automatique pour le renouvellement des contrats

3. Bien gérer son approvisionnement

 

Pourquoi c’est important ?

S’il existe plusieurs méthodes de contrôle et de planification des stocks, toutes ont la même finalité : fournir un prévisionnel détaillé des quantités et dates de commandes. Avoir un contrôle efficace de son stock permet une vision juste du capital immobilisé et limite les problèmes d’approvisionnement. La technologie applique de manière informatisée ce qui est fait manuellement, par le pointage des entrées et sorties sur toute la chaîne. Un système informatique automatise les flux pour obtenir une évaluation en temps réel de l’état du stock et permet de gagner du temps lors des inventaires nécessaires à une estimation au plus juste des besoins en approvisionnement pour les années suivantes.

Bien planifier et prévoir avec l’inventaire

Les niveaux de stock dépendent du type de stock. Un stock étant immobilisé, il est nécessaire de bien le gérer pour éviter de l’occupation inutile d’espace (surtout si vous en avez peu), comme de valeur. Si vous manquez d’espace de stockage, votre fournisseur peut éventuellement être en mesure d’entreposer à votre place, mais l’un comme l’autre immobilisent du capital. Si vos ventes sont difficiles à prévoir, il est important d’avoir une visibilité en temps réel afin de s’approvisionner en prenant en compte les délais de livraison de vos fournisseurs. De la même manière, il convient d’intégrer les bons de commandes au système pour que la mise à jour du stock s’effectue à mesure que les commandes sont traitées.

Autant de flux qu’un système peut vous aider à suivre simplement de manière informatisée. Mais aucun système n’invente les données qui y sont intégrées. Un inventaire avant informatisation et à période régulière garantira la fiabilité des données.

Comment faire dans Koban Gestion ?

ÉTAPE 1 Paramétrage des stocks (multi-dépôts)

ÉTAPE 2 Inventaires

4. Bien analyser les données

 

Pourquoi c’est important ?

La technologie facilite la relation fournisseur car elle permet d’améliorer l’efficacité dans la gestion des comptes fournisseurs (commandes, facturation, stock, paiements…). La technologie permet d’avoir une évaluation fiable des flux et échanges avec les fournisseurs et aide à établir puis maintenir une bonne relation avec eux. Un système informatisé contribue à automatiser certaines tâches et actions mais les données qui y sont traitées et analysées dépendent avant tout des données qui sont intégrées manuellement. Il est possible notamment, pour les systèmes plus évolués, un traitement analytique en temps réel qui constitue un avantage stratégique concurrentiel dans certains contextes. Car pouvoir analyser les performances antérieures des ventes ou comparer le prévisionnel par fournisseur représente une aide décisionnelle non négligeable.

Gérer la relation client et fournisseur dans un seul système

En reliant votre système d’achat avec un système de commande, le flux est alors géré et suivi depuis un seul outil. Vous pouvez alors émettre automatiquement les factures clients et fournisseurs lors du passage des commandes. Vous n’oubliez plus rien. Vous gérez simplement toutes les étapes de la vente à la livraison. Un système de gestion commerciale complet permet d’enregistrer toutes les données relatives aux clients ET fournisseurs, de créer les devis, bons de commandes, factures et bons de livraison. A chaque commande client passée, vous générez automatiquement les documents fournisseurs, mettez à jour vos stocks. Vous gagnez du temps et de la rentabilité.

Comment faire avec Koban Gestion ?

Activer le Module CRM de Koban !

Un logiciel de gestion commerciale n’est que le reflet des processus internes qui y sont paramétrés. Au delà de la technologie, l’humain a son importance. Voyez vos fournisseurs comme des partenaires, soyez attentionné avec eux comme avec vos clients. La bienveillance est source de quiétude dans toute relation commerciale !

Guillaume

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Les mentions obligatoires d’une facture

Les mentions obligatoires d’une facture

Tout comme le devis, la facture est un document généré le plus souvent de manière automatique par un logiciel au cours du processus de vente d’un professionnel à un particulier, ou entre professionnels. Aussi formelle qu’elle soit, la facture n’est pas un document anodin. Elle détaille l’ensemble des prestations ou marchandises vendues et doit pour cela comporter un certain nombre de mentions obligatoires pour être légale.

Les mentions générales obligatoires sur toutes les factures

Mention Précision Comment faire dans Koban ?
Date d’émission de la facture Date à laquelle la facture a été établie
Numéro de la facture Numéro unique à chaque facture et à faire figurer sur chaque page si la facture comporte plusieurs pages Paramétrer les factures clients
Date de la vente Date effective de la fin de réalisation de la prestation ou de la livraison de la marchandise
Identité de l’acheteur Nom ou raison sociale, adresse du siège social Générer une facture finale d’après une commande
Identité du vendeur
  • Nom et prénom si entrepreneur individuel (suivi éventuellement de son nom commercial)
  • dénomination sociale si société (suivie du numéro Siren ou Siret)
  • numéro RCS pour un commerçant, suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d’immatriculation
  • numéro au Répertoire des métiers pour un artisan (n° Siren + RM + n° du département d’immatriculation)
  • adresse du siège social (et non de l’établissement)
  • si l’entreprise est une société, mention de la forme juridique (EURL, SARL, SA, SNC, SAS) et du montant du capital social
Bien démarrer avec Koban Gestion
Numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur Pour toute facture égale ou supérieure à un montant total HT de 150€
Désignation de la prestation et/ou de la marchandise vendue Nature, marque, références, matériaux, main d’oeuvre… Créer votre catalogue produit
Décompte des prestations et marchandises vendues Quantité et prix par produits et prestations, facultatif si un devis détaillé a été signé et validé conforme préalablement par le client
Prix catalogue Prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis Paramétrer vos taux de TVA
Prix majorés Frais de transport…
Taux de TVA légal appliqué et montant total de la TVA de la vente En cas de taux de TVA différents, mentionner le taux correspondant sur chaque ligne
Réduction(s) de prix Rabais, ristourne ou remise consentie lors de la vente Ajouter un tarif spécifique à un client
Somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)

Si l’entreprise est en cours d’immatriculation, la facture doit être établie au nom de la société, avec la mention « Siret en cours d’attribution », et non au nom du créateur, sous peine de rejet de la déduction de la TVA.

Attention : En plus de la sanction pénale pouvant aller jusqu’à 75 000 €, l’entreprise qui ne respecte pas ces obligations s’expose à une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au 1/4 de son montant.

La facturation entre professionnels

 

Mention Précision Comment faire dans Koban ?
Date et délais de paiement
  • Date du règlement
  • Conditions d’escompte en cas de paiement anticipé
Paramétrage et calcul de l’échéance de paiement
Taux appliqué des pénalités de retard Exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement (les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire)
Mention de l’indemnité forfaitaire de 40€ Pour les frais de recouvrement en cas de retard de paiement

 

Les mentions particulières

 

Mention Précision Comment faire dans Koban ?
« Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté » Pour les vendeurs membres d’un centre de gestion ou d’une association agréée Personnalisation du modèle de facture client
« TVA non applicable, art. 293 B du CGI » Pour le vendeur bénéficiant de la franchise en base de TVA (auto-entrepreneur…), la facture est en hors taxe

« Autoliquidation »

Indiquer clairement qu’il s’agit d’un « montant hors taxe »

Pour l’autoliquidation de la TVA en cas de sous-traitance dans le BTP
Mention de l’assurance souscrite au titre de l’activité, les coordonnées de l’assureur ou du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie Pour le vendeur exerçant une activité artisanale pour laquelle une assurance est obligatoire

 

Sources

Mention spécifique vente de pneumatiques

Article 22-2 de la loi n°96-603 du 5 juillet 1996

Mention de l’assurance professionnelle obligatoire

https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F31808

Allez plus loin avec Koban Gestion !

 

 

BONUS Clients Koban !

 

Vous êtes client Koban et vous utilisez Koban Gestion ? Nous vous avons préparé 5 modèles de facture prêts à l’emploi à télécharger pour importer directement dans l’application ! Vous n’aurez plus qu’à les personnaliser.

Oui, je sais on est trop sympa… Vous nous remercierez plus tard 😉

Gestion : 5 modèles de facture prêts à l'emploi

Réservé aux utilisateurs de Koban 😉

Guillaume

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La valeur légale d’un devis

La valeur légale d’un devis

Nous avons vu dans un précédent article les mentions obligatoires d’un devis et comment faire de votre devis un outil de vente avec quelques mentions indispensables. Grâce à nos supers conseils, vous avez rendu votre devis “sexy” et fait de lui un véritable support pour vendre, vous venez d’ailleurs d’en recevoir un signé par un client ! Pas si vite… Ce n’est pas parce qu’il y a une signature sur ce devis que celui-ci aura une réelle valeur en tant que bon de commande.

Lire notre article : La check liste pour créer le devis parfait

Un devis signé en bonne et due forme peut constituer un véritable contrat entre un professionnel et son client.

Les engagements du professionnel

Un devis est une estimation de prix pour un produit ou une offre de service établit par un professionnel à l’attention d’un client (professionnel ou particulier). Cette proposition tarifaire engage le professionnel à livrer un bien ou effectuer une prestation dans les conditions stipulées (tarifs, délais). Juridiquement, le professionnel est lié au devis qu’il établit, que ce dernier soit obligatoire ou non.

Quand un devis devient un contrat

Qu’il soit obligatoire ou non, un devis n’engage pas le client. Il peut le refuser. A contrario, dès lors que le client signe le devis avec la date et la mention manuscrite “Bon pour accord”, celui-ci devient un contrat de vente. Un devis doit être daté et signé, en double exemplaire, afin que chaque partie dispose de son propre exemplaire.

Dès la signature, un devis vaut alors contrat et engage les deux parties de manière ferme et définitive. Le professionnel a l’obligation de livrer les biens et services au prix mentionné dans les délais indiqués. Il peut par ailleurs adjoindre ses conditions générales de ventes (CGV) afin d’apporter un soutien juridique supplémentaire à l’exécution de la commande.

Le client, quant à lui, est tenu de payer le prix dû selon les conditions mentionnées au devis ou aux CGV.

Quelle est la valeur légale d’un devis ?

Le professionnel a l’obligation d’exécuter les prestations et de livrer les biens mentionnés sur le devis signé par le client. Il est possible cependant que le professionnel soit amené à effectuer des prestations complémentaires non prévues dans le devis initial. Pour que toute modification apportée à un devis ait une valeur légale, il est nécessaire d’établir un avenant qui devra être accepté et signé par le client. en l’absence d’avenant au devis, le client n’est pas engagé. Cela signifie que si le vendeur a exécuté les prestations supplémentaires, le client peut refuser d’en payer le prix lors de la présentation de la facture.

Résiliation et rétractation après commande

Une fois le devis signé, le contrat de vente et la commande associée sont réputés fermes et définitifs. Le contrat de vente engage les deux parties qui ne peuvent plus revenir dessus sauf situations particulières.

Certains cas particuliers requièrent un délai de rétractation, notamment dans le cadre de la vente par démarchage à domicile ou la vente à distance (par Internet, téléphone ou courrier). Dans ce cas, le délai de rétractation légal est de 14 jours après la signature du document.

Si un professionnel ne respecte pas le délai de livraison ou d’exécution de la prestation tels que prévus dans les conditions générales de ventes, le client a la possibilité de résilier sa commande contractualisée par la signature du devis. Un client peut signifier sa résiliation par courrier recommandé au vendeur pour non respect du délai. Cette résiliation annule la vente et libère les deux parties de leur engagement.

 

Sources :

Service public, fiche pratique : le devis

https://www.economie.gouv.fr/dgccrf/Publications/Vie-pratique/Fiches-pratiques/Devis

Guillaume

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