Fonctionnalités Koban – Les nouveautés Juin 2017

Fonctionnalités Koban – Les nouveautés Juin 2017

Au programme ce mois-ci :

  • Affectation automatique et pilotage de la durée d’affectation
  • De nouveaux déclencheurs
  • Contrôle des champs obligatoires quand on passe de piste à compte particulier
  • Plugin in code postal / ville

 

 

Mais aussi…

Des évolutions sur l’affectation automatique

 

Si votre équipe de vente est constituée de plusieurs commerciaux, vous pouvez désormais définir vos propres règles d’affectation sur une période donnée ou sur un secteur géographique : pratique pour gérer les congés et ne perdre aucune opportunité !

Bien évidemment, sur chaque règle que vous définissez, vous pouvez ajouter des déclencheurs comme une notification d’affectation au commercial concerné : idéal pour éviter la surcharge de travail d’un commercial par rapport aux autres.

 

Les champs obligatoires

Il est désormais possible de contrôler des champs obligatoires sur les pistes de comptes particuliers

Exemple : lorsque qu’un compte particulier est passé en piste, le téléphone est alors obligatoire en qualification.

Le champ est rendu obligatoire mais s’affiche pas dans le formulaire.

Lors de la création d’un compte pour la piste, si les champs obligatoires ne sont pas renseignés, koban ouvre la fenêtre pour renseigner les champs obligatoires de la fiche.

 

Plugin in code postal / ville

Une base de données des villes a été intégrée au logiciel, de fait lorsqu’un code postal est saisi dans une fiche de compte, Koban recherche la ville correspondante.

Prochaine version

Nous travaillons sur l’amélioration de notre module Analyse

Des nouveautés sur l’application mobile

 

 

 

Rendez-vous en Septembre !

 

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Fonctionnalités Koban – Les nouveautés Printemps 2017

Fonctionnalités Koban – Les nouveautés Printemps 2017

Beaucoup de nouveautés pour ce mois de mai bien chargé chez Koban ! Je vous propose comme d’habitude un tour d’horizon, nous alimentons en parallèle les articles du support pour vous permettre de paramétrer et mettre en place les fonctionnalités qui vous intéressent.

Gérer les pistes qualifiées injoignables

Le module Marketing connecté aux formulaires ou landing pages de votre site internet alimente votre CRM en pistes (ou leads) qualifiées. Traditionnellement, vos commerciaux prennent alors le relais pour contacter la piste et valider qu’elle est bien qualifiée. Comprenez par là que cette personne a bien un projet auquel vous savez répondre, un budget… bref que c’est plus qu’une piste, mais bel et bien un prospect. 
Or, il arrive que cette piste reste injoignable malgré toutes les tentatives d’appels. Ou que le numéro de téléphone communiqué ne soit pas bon. C’est agaçant mais ce n’est pas une raison pour ne plus tenter de contacter cette personne ! 
Nous vous proposons donc que le commercial, dans ce cas, pour ne pas s’épuiser en appels infructueux, passe la piste en Refusée, mais pour une raison : « Injoignable ». Et la magie du marketing automation, c’est qu’à ce moment là, vous pouvez automatiquement basculer cette piste dans un scénario d’emails, envoyés depuis l’adresses du commercial, pour tenter d’obtenir une réponse par mail. Qui ne tente rien n’a rien, alors autant essayer l’email si le téléphone ne donne rien !

Ça se passe comment dans Koban ?

koban marketing - scénario email sur un lead injoignable

Honnêtement, autant certains paramétrages du marketing nécessitent d’être un peu concentré, autant cette fois-ci, c’est simplissime. Vous définissez les raisons de refus d’une piste (Injoignable, numéro erroné, pas de projet à court terme etc etc). Puis vous automatisez l’automatisme suivant : Quand une piste est refusée pour la raison « Injoignable », alors lancer le scénario « Suivi de piste injoignable ». Logique !

Gérer le bilan ou le résultat d’une action

Cette fonctionnalité permet, par exemple, de saisir si un appel a été fructueux ou sans réponse, si un rendez-vous est considéré comme fructueux ou sans suite… Cette notion de résultat peut s’avérer intéressante si on décide, par exemple, qu’après 5 relances d’un devis, on perd l’opportunité et/ou on lance un scénario de relance automatisé, par emails, pour ne pas épuiser le temps des commerciaux.

Ça se passe comment dans Koban ?

koban CRM - personnalisation des résultats des actions commerciales

CRM - vue du Résultat d'une action sur la fiche action

Vous devez d’abord sélectionner les types d’actions sur lesquels vous voulez justement gérer le résultat. C’est souvent sur un type d’appel « Appel sortant », mais faites en fonction de votre propre process. Côté Paramètres, dans votre liste de types d’actions, il suffit de cocher les types concernés.
 Puis vous paramétrez dans les listes (Paramètres>Général) la liste des résultats d’actions, avec les valeurs qui vous intéressent.
 Au moment de clôturer l’action, la fenêtre résultat s’ouvre, il suffit alors de choisir le résultat dans la liste proposée.

Scénario : un étape de génération d’un document personnalisé

Vous avez besoin, dans une des étapes de votre scénario de marketing automation ou de sales automation, d’envoyer à votre contact un document. Mais ce document n’est pas le même pour chaque contact, et non, c’est plus compliqué : ce document contient ce que nous appelons des champs de fusion. Ce sont des données sur votre contact, ou votre compte, qui doivent venir alimenter le document avant qu’on ne l’envoie. les applications en cours aujourd’hui sont des bons de commande, des contrats, des offres personnalisées…

Ça se passe comment dans Koban ?

koban marketing - scénario avec une fusion de document

Comme tous les documents « intelligents » dans Koban, le modèle de document doit préalablement être intégré dans votre logiciel. Et non ce n’est pas un document de type Word ou Excel, mais bien un document au format .rdl ! Si vous ne maîtrisez pas ce format (c’est normal, c’est plutôt le terrain de jeu des informaticiens ou des développeurs), nous pouvons le faire pour vous.
 Dans votre scénario, il suffira d’ajouter une étape de type Document, et de sélectionner votre modèle de document à fusionner. Pratique et efficace !

Historisation des tags

Jusqu’à présent dans Koban, un tag acquis restait actif toute la vie, à moins de le supprimer manuellement. Vous pouvez désormais décider qu’un tag n’est en fait valable que X jours, et que passé ce délai, il doit être historisé.

Ça se passe comment dans Koban ?

koban crm - historisation des tags

Lors du paramétrage de vos catégories de tags, un nouvel onglet est apparu, qui vous permet d’activer l’historisation, et de sélectionner le nombre de jours.

Remontée des campagnes marketing sur les commandes et les factures

Afin de continuer à dérouler le suivi de l’efficacité et de la rentabilité d’une campagne marketing, celle-ci remonte désormais dans les propriétés des commandes et des factures, dans la gestion commerciale de Koban. Dans le cas où une piste a été générée via une campagne marketing, puis transformée en prospect dans la foulée, la campagne remonte automatiquement dans la commande puis dans la facture liée. Elle reste modifiable manuellement. Si la campagne n’est pas renseignée, elle peut l’être manuellement au moment de la création de la commande ou de la facture. Un bon moyen de savoir, in fine, combien a réellement rapporté une campagne donnée.

Ça se passe comment dans Koban ?

koban gestion et marketing - suivi de la campagne marketing sur une commande ou une facture

Lors de la création de la commande, ou de la facture, vous pouvez afficher les propriétés. Dans la liste des champs modifiables qui s’affiche, vous avez désormais à votre disposition le champ « Campagne marketing ». Rappel au passage : vos campagnes se créent dans le module Marketing de Koban !

Amélioration de la détection des doublons

Le doublon, notre pire cauchemar ! Il n’est pas toujours facile de le détecter lorsque l’on renseigne une nouvelle fiche sur un compte, ou un contact. Pourtant, une jolie base de données bien propre est quand même indispensable pour travailler. Vous pouvez désormais définir des règles de détection des doublons sur les emails, les noms et le SIRET.

Ça se passe comment dans Koban ?

CRM - gestion des doulons dans la base de données

Côté paramétrage, dans le menu Comptes>Gestion des doublons, vous choisissez les champs sur lesquels vous souhaitez gérer les doublons, et sélectionnez le mode de gestion : le blocage total de la saisie, ou l’alerte de d’utilisateur qui peut quand même continuer à saisir.

Un nouveau statut de commande : la commande « en préparation »

Nous avions les commandes brouillons, les commandes à valider, les commandes en cours, les commandes soldées. Les commandes « en préparation » rejoignent cette petite famille pour ceux d’entre vous qui ont un travail logistique à réaliser quand la commande tombe.

Ça se passe comment dans Koban ?

koban gestion - commandes en préparation

Rien de spécial à faire : le statut est dans les statuts standards de Koban. Lorsque vous créez une commande, vous la validez pour qu’elle passe « en cours », et il suffit dans votre habituel menu bleu de cliquer sur « En préparation », et la commande va se ranger toute seule dans la liste des commandes à préparer. Une fois préparée, cette commande pourra permettre de générer les factures de solde ou tout autre process que vous souhaitez mettre en place.

Gestion des emails de concurrents et des emails de test

Pour ceux d’entre vous qui utilisent le module de marketing pour publier des formulaires et des landing pages sur leurs sites, vous savez que 2 types de coordonnées nous agacent un peu : les concurrents qui viennent remplir des formulaires (c’est de bonne guerre mais enfin ça chagrine), et les emails de test qu’on utilise pour vérifier que tout fonctionne bien. Vous pouvez désormais créer une liste noire avec des noms de domaine ou des adresses emails. Ces pistes concernées ne remontent pas dans les statistiques et n’entrent pas dans le scénarios.

Ca se passe comment dans Koban ?

marketing - gestion de la liste noire par noms de domaines et emails

Côté paramétrage du marketing, vous avez désormais un nouvel onglet appelé Liste noire. Dans cette liste vous saisissez : soit carrément un nom de domaine, si vous souhaitez filtrer toute adresse email avec ce nom de domaine (cas des concurrents par exemple), soit uniquement une adresse email particulière.

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Gérer les contrats (abonnements, maintenance) dans Koban

Gérer les contrats (abonnements, maintenance) dans Koban

Pour de nombreuses sociétés, la facturation passe aussi par des abonnements. Koban permet désormais de générer et gérer ces contrats, de suivre leur date de renouvellement, et de générer les factures associées. Cette fonctionnalité apporte un vrai gain de temps, une lisibilité et un meilleur suivi des clients pour améliorer la fidélisation.

Retour en images…

Créer un contrat en quelques clics

Sur la fiche de votre client, vous pouvez créer le contrat en quelques clics : nom du contrat, durée du contrat, produits concernés, montants… Vous renseignez ces informations rapidement et facilement.

Koban saisie facile de contrat client

Vous pouvez personnaliser votre contrat si vous souhaitez préciser et enregistrer certaines informations. Pour exemple, nos clients commercialisant des copieurs noteront ici un coût copie noir et blanc, un forfait de volume… Bref, à vous de décider quelles informations vous avez besoin d’avoir sur chaque contrat.

Connaître les périodes de renouvellement des contrats

Dans la fiche de votre client, vous accédez donc à l’ensemble des contrats en cours et vous affichez les dates de renouvellement à venir. Une information précieuse pour les commerciaux !

Koban affichage du contrat dans la fiche client

Le commercial ou le chargé de clientèle peut alors anticiper et planifier un appel bien avant la date d’échéance pour garantir une bonne expérience client. De nombreuses bonnes pratiques peuvent d’ailleurs être mises en place et automatisées dans Koban !

L’ensemble des contrats en cours est également disponible dans une vue dédiée, triable et filtrable. Vous avez ainsi une vue synthétique et immédiatement exploitable de ceux qui sont en retard ou sur le point d’être renouvelés. Des déclencheurs automatiques peuvent vous aider à gérer en gagnant du temps, nous vous en parlerons dans un prochain billet du blog !

Koban liste des contrats en cours

Facturer les renouvellements de contrats

Pour renouveler les contrats et générer la facture liée, Koban est conçu pour vous simplifier la vie.
Dans le contrat, il suffit de cliquer sur le bouton de renouvellement. Koban recalcule la période et vous propose de générer directement la facture concernée.

koban-fenetre-de-renouvellement-de-contrat

La facture est générée en brouillon, vous n’avez plus qu’à la vérifier, puis la valider et l’envoyer à votre client.

koban-facture-de-renouvellement-sur-contrat

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Fonctionnalités Koban – Les nouveautés Été 2016 (2)

Fonctionnalités Koban – Les nouveautés Été 2016 (2)

C’est la rentrée ! Depuis le début de la semaine, la version Koban Eté (2) est disponible sur votre compte Koban. Au menu : Géolocaliser les prospects, gérer les paramètres d’URL Google, créer des devis directement…

Quoi de neuf ?

Koban CRM

  • Nous avons amélioré le module de géolocalisation de vos comptes : Désormais vous pouvez affecter une couleur de puce par statut. Vous pouvez donc géolocaliser les prospects, clients, partenaires…
  • Vous pouvez maintenant choisir d’afficher le contact (en plus du compte) sur le tableau des processus
  • De la même manière, vous pouvez choisir d’afficher le contact concerné par un RDV sur l’agenda (en plus du compte)
  • Le module Outlook est désormais compatible avec Outlook 2016
  • Un nouveau type de champ personnalisé est arrivé : Il s’agit du type de champ contact : Pratique pour lier une opportunité ou un compte à un contact ne faisant pas partie de l’entreprise !
  • Nous avons introduit la possibilité de créer un devis directement, sans nécessiter une opportunité au préalable. Vous choisissez : soit l’opportunité est créée automatiquement, soit le devis est saisi, sans opportunité attachée
  • Un nouveau bouton est apparu pour la création d’une action : Créer et cloturer. Cela vous permet de créer une action et de tout suite la cloturer en une manipulation. C’est un bouton bien utile pour historiser un évènement passé, non planifié au préalable.
  • Vous pouvez maintenant créer des champs personnalisés sur les actions

Koban Marketing

  • Vous pouvez maintenant suivre vos paramètres d’URL Google avec Koban Marketing. Pour ceux qui maitrisent le concept, les paramètres source et campagne de Google Analytics peuvent maintenant être exploités directement par Koban. Pratique pour suivre les visiteurs arrivant de la part d’un site référent ou d’une newsletter promotionnelle par exemple
  • Grâce au connecteur Zapier, vous pouvez maintenant créer automatiquement des pistes depuis une autre application

Koban Gestion

  • Vous pouvez désormais  gérer vos échéances de paiement fournisseur

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Fonctionnalités Koban – Les nouveautés Été 2016 (1)

Fonctionnalités Koban – Les nouveautés Été 2016 (1)

Depuis le début de la semaine, la version Koban Eté (1) est disponible (c’est à dire la première version de cet été 2016).

Quoi de neuf ?

Koban CRM

  • Vous pouvez maintenant affecter plusieurs commerciaux à un même compte ou contact
  • On peut affecter un commercial différent du commercial gérant un compte sur un contact particulier
  • Nous avons amélioré la transformation d’une piste en contact

Koban Marketing

  • Nous avons continué à améliorer l’outil de création et de modification de modèles d’emails
  • Vous pouvez maintenant définir des évènements récurrents (comme des webinaires par exemple)
  • Vous pouvez déclencher un scénario automatisé sur une présence constatée à un évènement

Module d’analyse

Nous avons travaillé sur ce module afin de le rendre plus paramétrable. Notre objectif est de vous permettre de personnaliser vos tableaux d’analyse et vos indicateurs en fonction de vos besoins. Ce nouveau module est activable sur simple demande auprès de notre support et est en béta-test pendant quelques semaine. Avis aux amateurs !

Et la suite ?

Nous allons continuer à améliorer notre module d’analyse en fonction de vos besoins.

…La suite en fin d’été !

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Gérer ses concurrents dans Koban CRM : mieux connaître pour mieux argumenter

Gérer ses concurrents dans Koban CRM : mieux connaître pour mieux argumenter

Connaître la concurrence est une des conditions pour argumenter et transformer les ventes. Koban CRM offre une alternative efficace au bon vieux tableau Excel rarement à jour et partagé avec les équipes.

Un statut de comptes : les concurrents

Dans Koban CRM, vous centralisez bien sûr vos clients et vos prospects. Mais ce travail de renseignement que vous effectuez sur leurs fiches peut également être fait sur les fiches de vos concurrents ! Car oui, bien connaître ses concurrents permet 1) de répondre face à un prospect bien informé et 2) de préparer l’argumentaire adapté pour assurer une meilleure transformation lors d’un rendez-vous.

Dans Koban, c’est simple : il suffit de créer un statut de compte que vous appellerez « Concurrents ». Libre à vous de renseigner les informations pertinentes : taille de l’entreprise, ancienneté, produits phares, forces et faiblesses.

Centraliser les informations utiles pour les commerciaux

Koban est un CRM en ligne, donc chaque commercial ou utilisateur a accès à la liste des concurrents et au détail de leurs fiches. Une astuce : vous pouvez les inciter à utiliser le réseau social de Koban pour poser des questions, ajouter des informations remontées du terrain…

La concurrence évolue, comme votre entreprise. Décidez en interne qui a la charge de mettre à jour les fiches de concurrents, pour que vous disposiez de l’information la plus complète et actualisée possible. Dans notre équipe, c’est Fabien qui s’en occupe, et qui nous présente les informations les plus importantes à chaque réunion commerciale.

Aller plus loin : gérer l’ensemble de l’argumentaire commercial

Pour aider davantage vos équipes à être à l’aise en rdv et à assurer leur taux de transformation, vous pouvez également aller plus loin et centraliser dans Koban l’ensemble de votre argumentaire de vente.

Arguments, objections, contre-arguments… Le module complémentaire Koban Knowledge est intégré à Koban CRM. Vous y centralisez votre argumentaire, remontez objections et arguments rencontrés sur le terrain, et bénéficiez avec le temps de prédictions fiables sur le déroulé des futurs rdv prospects.

Centraliser, partager, former en continu… Les clés de la réussite pour votre équipe de vente, actuelle et… à venir !

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