[Webinaire] La gestion client dans Koban

[Webinaire] La gestion client dans Koban

Catalogue produit, TVA, contrats, facturation, bon de livraison, stocks, fournisseur… 1 heure pour apprendre et comprendre le parcours gestion client dans Koban.

Estelle

Estelle

Responsable formation

Je vous accompagne lors de la mise en place de Koban, tant sur votre stratégie web marketing que sur l’optimisation de votre activité commerciale.

Vidéos Tutos

vidéos koban

Améliorer votre pratique quotidienne et utilisation de Koban

  • Niveau d’expertise
  • Temps de lecture
restons connectés
capture FP gestion

Parcourir par catégorie

capture note 2017

4 astuces pour bien gérer sa relation fournisseur

4 astuces pour bien gérer sa relation fournisseur

L’influence d’un fournisseur de biens ou de service dépasse les seules considérations financières. Le fournisseur est parfois un maillon indispensable dans les ressources fondamentales d’une entreprise. Un seul fournisseur peut avoir un impact considérable sur l’activité d’une entreprise si celui-ci ne peut plus pour une raison X ou Y répondre aux demandes de la clientèle.

La fin d’une relation avec un fournisseur peut avoir des répercussions conséquentes et compromettre largement la pérennité d’une entreprise. Il est donc nécessaire de savoir bien gérer ses fournisseurs afin d’éviter toute situation de rupture.

Cet article ne vous donnera pas les bonnes pratiques relationnelles entre une entreprise et son fournisseur, mais comment bien utiliser la technologie pour en améliorer l’efficacité. Car être transparent et partager certaines informations avec son fournisseur peut s’avérer stratégique en vue d’une collaboration gagnant-gagnant au service de la satisfaction du client final.

Toutes les données ne sont pas bonnes à partager, en revanche, tout ce qui contribue à l’analyse de la consommation de la clientèle cible facilitera :

  • le prévisionnel des ventes et des achats
  • les tendances du marché et l’anticipation des évolutions de la demande client
  • l’amélioration de la gestion du stock

En pratique, voici 4 astuces à mettre en oeuvre pour bien gérer sa relation fournisseur en temps réel dans Koban Gestion.

1. Bien suivre les comptes fournisseurs clés

Pourquoi c’est important ?

Les fournisseurs clés requièrent une attention particulière par le rôle stratégique qu’ils représentent dans la performance de votre entreprise. Vous devez les identifier et les suivre aussi bien que les comptes clés clients. En coordonnant un maximum votre activité avec la leur, non seulement vous pouvez réduire vos coûts de production mais vous pourrez également établir des prévisionnels de ventes exacts.

Les commandes et les bons de réception

Utiliser la technologie pour générer les bons de commande, contrôler et surveiller les achats auprès des fournisseurs facilite la vérification en interne des flux financiers liés et évite les désaccords possibles.

Avec un système de gestion intégré, vous saisissez chaque commande et suivez leur statut en temps réel (brouillon, validation, réception). Le suivi des commandes optimise la gestion et le respect des délais de livraison coté client, les bons de réceptions optimisent la gestion des stocks et disponibilité des produits côté fournisseur. Vous garantissez ainsi un approvisionnement fiable ainsi qu’un respect des délais. Pourquoi pas coordonner votre calendrier de production en amont de votre relation avec votre fournisseur ? Car passer ses commandes au bon moment est aussi un gage de qualité dans vos échanges avec vos fournisseurs notamment en ce qui concerne les échéances de livraison…

Comment faire dans Koban Gestion ?

ÉTAPE 1 Paramétrer les commandes fournisseurs

ÉTAPE 2 Créer un bon de réception de marchandises

2. Bien prioriser les paiements et respecter les délais de paiement

 

Pourquoi c’est important ?

Si l’obtention de certaines marchandises ou services exigent une rapidité indéniable et que cette exigence est une priorité stratégique pour votre entreprise, la question du coût sera secondaire. En revanche, la notion de règlement peut avoir son importance. Dans tous les cas, il est évident que respecter les délais de règlement auprès de vos fournisseurs est aussi stratégique que le respect des délais de livraison. Une entreprise peut perdre un client aussi facilement qu’un fournisseur pour un unique retard. Payez vos factures dans les délais et mettre en place une politique de règlement influencera positivement votre relation avec vos fournisseurs à court et long terme.

Gérer les dates d’échéances de factures et le renouvellement des contrats

Payer ses factures fournisseurs en retard sera fatalement générateur de tension et de conditions moins favorables pour les commandes futures. Si toutefois vous deviez avoir un retard dans un règlement, le mieux est encore d’informer son fournisseur afin que lui aussi puisse anticiper un écart dans sa trésorerie et éviter les relances anxiogènes de part et d’autre. Dans le cadre de contrats de service, la relation est par ailleurs sujette à une date d’échéance et d’un renouvellement. La technologie peut vous aider à planifier les actions et les tâches récurrentes pour bien gérer les échéances, que ce soit pour les échéances de factures comme les échéances de contrats.

Comment faire dans Koban Gestion ?

 

ÉTAPE 1 Paramétrer les factures fournisseurs et les échéances de paiement

ÉTAPE 2 Créer un contrat

ÉTAPE 3 Créer une action automatique pour le renouvellement des contrats

3. Bien gérer son approvisionnement

 

Pourquoi c’est important ?

S’il existe plusieurs méthodes de contrôle et de planification des stocks, toutes ont la même finalité : fournir un prévisionnel détaillé des quantités et dates de commandes. Avoir un contrôle efficace de son stock permet une vision juste du capital immobilisé et limite les problèmes d’approvisionnement. La technologie applique de manière informatisée ce qui est fait manuellement, par le pointage des entrées et sorties sur toute la chaîne. Un système informatique automatise les flux pour obtenir une évaluation en temps réel de l’état du stock et permet de gagner du temps lors des inventaires nécessaires à une estimation au plus juste des besoins en approvisionnement pour les années suivantes.

Bien planifier et prévoir avec l’inventaire

Les niveaux de stock dépendent du type de stock. Un stock étant immobilisé, il est nécessaire de bien le gérer pour éviter de l’occupation inutile d’espace (surtout si vous en avez peu), comme de valeur. Si vous manquez d’espace de stockage, votre fournisseur peut éventuellement être en mesure d’entreposer à votre place, mais l’un comme l’autre immobilisent du capital. Si vos ventes sont difficiles à prévoir, il est important d’avoir une visibilité en temps réel afin de s’approvisionner en prenant en compte les délais de livraison de vos fournisseurs. De la même manière, il convient d’intégrer les bons de commandes au système pour que la mise à jour du stock s’effectue à mesure que les commandes sont traitées.

Autant de flux qu’un système peut vous aider à suivre simplement de manière informatisée. Mais aucun système n’invente les données qui y sont intégrées. Un inventaire avant informatisation et à période régulière garantira la fiabilité des données.

Comment faire dans Koban Gestion ?

ÉTAPE 1 Paramétrage des stocks (multi-dépôts)

ÉTAPE 2 Inventaires

4. Bien analyser les données

 

Pourquoi c’est important ?

La technologie facilite la relation fournisseur car elle permet d’améliorer l’efficacité dans la gestion des comptes fournisseurs (commandes, facturation, stock, paiements…). La technologie permet d’avoir une évaluation fiable des flux et échanges avec les fournisseurs et aide à établir puis maintenir une bonne relation avec eux. Un système informatisé contribue à automatiser certaines tâches et actions mais les données qui y sont traitées et analysées dépendent avant tout des données qui sont intégrées manuellement. Il est possible notamment, pour les systèmes plus évolués, un traitement analytique en temps réel qui constitue un avantage stratégique concurrentiel dans certains contextes. Car pouvoir analyser les performances antérieures des ventes ou comparer le prévisionnel par fournisseur représente une aide décisionnelle non négligeable.

Gérer la relation client et fournisseur dans un seul système

En reliant votre système d’achat avec un système de commande, le flux est alors géré et suivi depuis un seul outil. Vous pouvez alors émettre automatiquement les factures clients et fournisseurs lors du passage des commandes. Vous n’oubliez plus rien. Vous gérez simplement toutes les étapes de la vente à la livraison. Un système de gestion commerciale complet permet d’enregistrer toutes les données relatives aux clients ET fournisseurs, de créer les devis, bons de commandes, factures et bons de livraison. A chaque commande client passée, vous générez automatiquement les documents fournisseurs, mettez à jour vos stocks. Vous gagnez du temps et de la rentabilité.

Comment faire avec Koban Gestion ?

Activer le Module CRM de Koban !

Un logiciel de gestion commerciale n’est que le reflet des processus internes qui y sont paramétrés. Au delà de la technologie, l’humain a son importance. Voyez vos fournisseurs comme des partenaires, soyez attentionné avec eux comme avec vos clients. La bienveillance est source de quiétude dans toute relation commerciale !

Guillaume

Guillaume

Responsable technique

  • Niveau d’expertise
  • Temps de lecture
restons connectés
capture FP gestion

Parcourir par catégorie

capture note 2017

Les mentions obligatoires d’une facture

Les mentions obligatoires d’une facture

Tout comme le devis, la facture est un document généré le plus souvent de manière automatique par un logiciel au cours du processus de vente d’un professionnel à un particulier, ou entre professionnels. Aussi formelle qu’elle soit, la facture n’est pas un document anodin. Elle détaille l’ensemble des prestations ou marchandises vendues et doit pour cela comporter un certain nombre de mentions obligatoires pour être légale.

Les mentions générales obligatoires sur toutes les factures

 

Mention Précision Comment faire dans Koban ?
Date d’émission de la facture Date à laquelle la facture a été établie
Numéro de la facture Numéro unique à chaque facture et à faire figurer sur chaque page si la facture comporte plusieurs pages Paramétrer les factures clients
Date de la vente Date effective de la fin de réalisation de la prestation ou de la livraison de la marchandise
Identité de l’acheteur Nom ou raison sociale, adresse du siège social Générer une facture finale d’après une commande
Identité du vendeur
  • Nom et prénom si entrepreneur individuel (suivi éventuellement de son nom commercial)
  • dénomination sociale si société (suivie du numéro Siren ou Siret)
  • numéro RCS pour un commerçant, suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d’immatriculation
  • numéro au Répertoire des métiers pour un artisan (n° Siren + RM + n° du département d’immatriculation)
  • adresse du siège social (et non de l’établissement)
  • si l’entreprise est une société, mention de la forme juridique (EURL, SARL, SA, SNC, SAS) et du montant du capital social
Bien démarrer avec Koban Gestion
Numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur Pour toute facture égale ou supérieure à un montant total HT de 150€
Désignation de la prestation et/ou de la marchandise vendue Nature, marque, références, matériaux, main d’oeuvre… Créer votre catalogue produit
Décompte des prestations et marchandises vendues Quantité et prix par produits et prestations, facultatif si un devis détaillé a été signé et validé conforme préalablement par le client
Prix catalogue Prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis Paramétrer vos taux de TVA
Prix majorés Frais de transport…
Taux de TVA légal appliqué et montant total de la TVA de la vente En cas de taux de TVA différents, mentionner le taux correspondant sur chaque ligne
Réduction(s) de prix Rabais, ristourne ou remise consentie lors de la vente Ajouter un tarif spécifique à un client
Somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)

Si l’entreprise est en cours d’immatriculation, la facture doit être établie au nom de la société, avec la mention « Siret en cours d’attribution », et non au nom du créateur, sous peine de rejet de la déduction de la TVA.

Attention : En plus de la sanction pénale pouvant aller jusqu’à 75 000 €, l’entreprise qui ne respecte pas ces obligations s’expose à une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au 1/4 de son montant.

La facturation entre professionnels

 

Mention Précision Comment faire dans Koban ?
Date et délais de paiement
  • Date du règlement
  • Conditions d’escompte en cas de paiement anticipé
Paramétrage et calcul de l’échéance de paiement
Taux appliqué des pénalités de retard Exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement (les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire)
Mention de l’indemnité forfaitaire de 40€ Pour les frais de recouvrement en cas de retard de paiement

 

Les mentions particulières

 

Mention Précision Comment faire dans Koban ?
« Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté » Pour les vendeurs membres d’un centre de gestion ou d’une association agréée Personnalisation du modèle de facture client
« TVA non applicable, art. 293 B du CGI » Pour le vendeur bénéficiant de la franchise en base de TVA (auto-entrepreneur…), la facture est en hors taxe
« Autoliquidation »

Indiquer clairement qu’il s’agit d’un « montant hors taxe »

Pour l’autoliquidation de la TVA en cas de sous-traitance dans le BTP
Mention de l’assurance souscrite au titre de l’activité, les coordonnées de l’assureur ou du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie Pour le vendeur exerçant une activité artisanale pour laquelle une assurance est obligatoire

 

Sources

Mention spécifique vente de pneumatiques

Article 22-2 de la loi n°96-603 du 5 juillet 1996

Mention de l’assurance professionnelle obligatoire

https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F31808

Allez plus loin avec Koban Gestion !

 

 

BONUS Clients Koban !

 

Vous êtes client Koban et vous utilisez Koban Gestion ? Nous vous avons préparé 5 modèles de facture prêts à l’emploi à télécharger pour importer directement dans l’application ! Vous n’aurez plus qu’à les personnaliser.

Oui, je sais on est trop sympa… Vous nous remercierez plus tard 😉

Gestion : 5 modèles de facture prêts à l'emploi

Réservé aux utilisateurs de Koban 😉
Guillaume

Guillaume

Responsable technique

  • Niveau d’expertise
  • Temps de lecture
restons connectés
capture FP gestion

Parcourir par catégorie

capture note 2017

La valeur légale d’un devis

La valeur légale d’un devis

Nous avons vu dans un précédent article les mentions obligatoires d’un devis et comment faire de votre devis un outil de vente avec quelques mentions indispensables. Grâce à nos supers conseils, vous avez rendu votre devis “sexy” et fait de lui un véritable support pour vendre, vous venez d’ailleurs d’en recevoir un signé par un client ! Pas si vite… Ce n’est pas parce qu’il y a une signature sur ce devis que celui-ci aura une réelle valeur en tant que bon de commande.

Lire notre article : La check liste pour créer le devis parfait

Un devis signé en bonne et due forme peut constituer un véritable contrat entre un professionnel et son client.

Les engagements du professionnel

Un devis est une estimation de prix pour un produit ou une offre de service établit par un professionnel à l’attention d’un client (professionnel ou particulier). Cette proposition tarifaire engage le professionnel à livrer un bien ou effectuer une prestation dans les conditions stipulées (tarifs, délais). Juridiquement, le professionnel est lié au devis qu’il établit, que ce dernier soit obligatoire ou non.

Quand un devis devient un contrat

Qu’il soit obligatoire ou non, un devis n’engage pas le client. Il peut le refuser. A contrario, dès lors que le client signe le devis avec la date et la mention manuscrite “Bon pour accord”, celui-ci devient un contrat de vente. Un devis doit être daté et signé, en double exemplaire, afin que chaque partie dispose de son propre exemplaire.

Dès la signature, un devis vaut alors contrat et engage les deux parties de manière ferme et définitive. Le professionnel a l’obligation de livrer les biens et services au prix mentionné dans les délais indiqués. Il peut par ailleurs adjoindre ses conditions générales de ventes (CGV) afin d’apporter un soutien juridique supplémentaire à l’exécution de la commande.

Le client, quant à lui, est tenu de payer le prix dû selon les conditions mentionnées au devis ou aux CGV.

Quelle est la valeur légale d’un devis ?

Le professionnel a l’obligation d’exécuter les prestations et de livrer les biens mentionnés sur le devis signé par le client. Il est possible cependant que le professionnel soit amené à effectuer des prestations complémentaires non prévues dans le devis initial. Pour que toute modification apportée à un devis ait une valeur légale, il est nécessaire d’établir un avenant qui devra être accepté et signé par le client. en l’absence d’avenant au devis, le client n’est pas engagé. Cela signifie que si le vendeur a exécuté les prestations supplémentaires, le client peut refuser d’en payer le prix lors de la présentation de la facture.

Résiliation et rétractation après commande

Une fois le devis signé, le contrat de vente et la commande associée sont réputés fermes et définitifs. Le contrat de vente engage les deux parties qui ne peuvent plus revenir dessus sauf situations particulières.

Certains cas particuliers requièrent un délai de rétractation, notamment dans le cadre de la vente par démarchage à domicile ou la vente à distance (par Internet, téléphone ou courrier). Dans ce cas, le délai de rétractation légal est de 14 jours après la signature du document.

Si un professionnel ne respecte pas le délai de livraison ou d’exécution de la prestation tels que prévus dans les conditions générales de ventes, le client a la possibilité de résilier sa commande contractualisée par la signature du devis. Un client peut signifier sa résiliation par courrier recommandé au vendeur pour non respect du délai. Cette résiliation annule la vente et libère les deux parties de leur engagement.

 

Sources :

Service public, fiche pratique : le devis

https://www.economie.gouv.fr/dgccrf/Publications/Vie-pratique/Fiches-pratiques/Devis

Guillaume

Guillaume

Responsable technique

  • Niveau d’expertise
  • Temps de lecture
restons connectés
capture FP gestion

Parcourir par catégorie

capture note 2017

La check liste pour créer le devis parfait

La check liste pour créer le devis parfait

Loin derrière les clichés de la feuille A4 austère, le devis peut être un véritable outil de vente à lui tout seul. Je ne parle pas de la proposition commerciale ou de la présentation d’une entreprise, mais bien du devis basique qui liste vos produits, prix et conditions générales de ventes. Il peut prendre plusieurs formes mais n’en demeure pas moins un bon support pour transformer directement en bon de commande.

Petite check liste du devis idéal qui a déjà fait ses preuves !

  1. Les mentions obligatoires et éléments indispensables
  2. La présentation
  3. Les (petits) détails qui font la différence
  4. La personnalisation
  5. Les incontournables

1. Les mentions obligatoires et éléments indispensables

Ce qui est évident pour vous ne l’est pas forcément pour tous…

Ce qui est obligatoire :

  • La mention “Devis” ou “Proposition de prix”
  • La date de création du devis
  • La raison sociale de l’entreprise ou le nom de l’entrepreneur pour les freelances
  • Le numéro du Registre du Commerce, Registre des métiers ou SIRET
  • Les sommes à payer en HT et TTC
  • Un décompte détaillé en quantités et prix
  • La mention “gratuit” sur les produits ou prestations le cas échéant
  • Les frais de déplacements
  • Le nom ou la raison sociale du client concerné

Ce qui est indispensable pour faire de votre devis un Bon de Commande :

  • Vos coordonnées complètes ainsi que celles de votre Service Client ou Assistance
  • Une date de validité de l’offre de prix
  • Vos conditions générales de ventes, au recto ou annexées
  • Un emplacement réservé à sa signature avec les mentions manuscrites du client
  • Vos conditions de règlement ainsi que vos coordonnées bancaires

2. La présentation

Encore plus évident, la présentation générale de votre devis doit être soignée. Un devis, c’est comme un CV, vous vous “vendez”, alors montrez-vous à votre avantage, faites envie ! Mettez-vous à la place de votre futur client… si simplement la police est illisible ou écrit trop petit…

  • Soignez la mise en page pour une bonne lisibilité, sur plusieurs pages si nécessaire pour aérer le contenu
  • Ajoutez du graphisme avec votre logo ou pourquoi pas la photo du commercial affecté afin de rendre plus humaine la relation commerciale qui s’engage avec ce futur client

3. Les (petits) détails qui font la différence

Rien de plus exaspérant qu’un devis “incomplet”. Imaginez, le client signe en achetant un service mais vous n’avez pas mentionné précisément ce qu’inclut votre service… Vous voilà donc bien embêté lors de la livraison. Deux choix possibles : offrir les fameuses options non incluses et perdre de la marge ou du chiffre d’affaires, ou bien établir un devis complémentaire que votre client risque de refuser. Compliqué de démarrer une relation commerciale dans ces conditions, n’est-ce pas ?

Soyez transparent dès votre devis, veillez à préciser et détailler au maximum ce que comprennent vos prix et prestations. Mettez le plus de détails possibles, vous gagnerez également du temps dans la mesure où votre prospect comprendra mieux ce qu’il achète.

4. La personnalisation

Le devis est votre premier contact concret avec un futur client. Tout comme le CV s’accompagne d’une lettre de motivation, envoyez votre devis avec un message personnalisé peut faire la différence. Si vous n’avez pas une âme de rédacteur, pourquoi ne pas ajouter une ligne ou deux directement sur le devis à l’attention de votre prospect ? Sans être trop familier dans le ton, profitez-en pour rassurer en anticipant les éventuelles objections comme par exemple le respect des délais ou un accord verbal préalable sur des caractéristiques demandées.

5. Les incontournables

C’est bien connu, on a qu’une chance de faire une première bonne impression. Ne faites pas l’impasse sur l’orthographe ! Une seule faute (notamment sur le nom de votre prospect…) peut vous envoyer directement à la poubelle. Si vous n’êtes pas un champion dans ce domaine, faites relire votre devis.

Choisissez le bon canal pour transmettre votre devis : courrier, email ou en mains propres. L’important est d’utiliser le canal que préfère votre prospect d’une part, et qui va vous permettre de le transformer rapidement en bon de commande d’autre part. Chacun “son école”, l’idéal étant d’avoir validé avant avec votre futur client le moyen le plus approprié pour la signature.

Les Bonus pour convertir !

Tracking d’ouverture

Les outils de gestion commerciale d’aujourd’hui permettent de créer et d’éditer vos modèles de devis personnalisés, puis de les envoyer d’un simple clic à votre prospect. Le prospect choisit de consulter, imprimer ou enregistrer à sa guise. Le tracking d’ouverture vous avertit en temps réel de la réception et ouverture de votre devis.

Signature électronique

Certaines solutions de gestion proposent la signature électronique des documents. Une fonctionnalité simple et sécurisée pour accélérer la conversion des devis en bons de commande.

Notre sélection de ressources :

Exemples et modèles de devis prêt à l’emploi

Un contrat de prestation de services

Tuto : faire un devis sur openoffice

Notre sélection Tutos Koban :

Paramétrage des devis

Paramétrage des modèles de document

Créer des versions de devis

Guillaume

Guillaume

Responsable technique

  • Niveau d’expertise
  • Temps de lecture
restons connectés
capture FP gestion

Parcourir par catégorie

capture note 2017

Loi de Finance 2017 : Qui sera impacté, comment Koban va y répondre ?

Loi de Finance 2017 : Qui sera impacté, comment Koban va y répondre ?

Pour améliorer le dispositif de lutte contre la fraude à la TVA, la loi impose, à partir du 1er janvier 2018, l’utilisation de solutions dites conformes. L’objectif principal de cette mesure est de rendre impossible la fraude à la TVA par la dissimulation d’une partie ou totalité des paiements enregistrés ou non par un logiciel de caisse, de gestion ou comptabilité.

A partir du 1er Janvier 2018, toute transaction enregistrée ne pourra plus être modifiée ou annulée sans une traçabilité complète (archivage et modifications).

Décryptage.

Qui est concerné ?

 

  • Toute personne, physique ou morale, assujettie à la TVA, même sous le seuil de la franchise de base
  • Toute personne, physique ou morale, encaissant des règlements clients au moyen d’un logiciel de gestion, comptabilité ou de caisse
  • Quelle que soit la taille de l’entreprise, même les indépendants

 

Que dit la loi ?

 

La loi impose à toute personne, physique ou morale assujettie à la TVA, d’utiliser un logiciel de gestion, comptabilité ou de caisse certifié conforme.

Pour être conforme, la solution doit garantir l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation ainsi que l’archivage de vos données de transaction.

  • Inaltérabilité : la solution doit pouvoir conserver toutes les données dans leur état d’origine et enregistrer toute modification ultérieure.
  • Sécurisation : la solution doit sécuriser l’ensemble des données et garantir une restitution de toutes les transactions dans leur état d’origine avec historique et traçabilité des modifications.
  • Conservation : la solution doit prévoir des clôtures journalières, mensuelles (pour les systèmes de caisse) ou annuelles au minimum ainsi qu’une conservation de l’ensemble des données pour une durée de 6 ans.
  • Archivage : la solution doit permettre l’archivage à date et en garantir l’accès à l’administration fiscale pour contrôle.

Vous devez par ailleurs pouvoir prouver la conformité à de votre solution à tout moment en présentant un certificat de conformité ou une attestation individuelle en cas de contrôle.

Concrètement, comment faire ?

 

Cas n°1 : Vous n’êtes pas équipé d’une solution, vous gérez sur Excel

 

Exit Excel ! Désolée, mais même si cela paraît expéditif, il n’en demeure pas moins véritable qu’Excel n’est pas et ne sera jamais conforme à la loi car même si vous pouvez techniquement gérer votre comptabilité sur Excel, vous ne pourrez pas garantir de figer les données comme vous y oblige la loi. Cette impossibilité rend obligatoire de s’équiper d’une solution pour une comptabilité informatisée.

La mise en conformité étant pour le 1er Janvier 2018, vous avez le temps d’étudier différentes solutions pour vous adapter à cette loi, parlez-en avec votre expert comptable ou avec nous car Koban Gestion vous permet notamment d’effectuer vos exports comptables.

Cas n°2 : Vous êtes équipé d’une solution open source

 

La loi est claire, il vous faut une solution satisfaisant à “des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l’article L. 115-28 du code de la consommation ou par une attestation individuelle de l’éditeur, conforme à un modèle fixé par l’administration.”

L’éditeur de la solution open source devra vous fournir ladite attestation correspondant à une version du logiciel, sous réserve que vous ne modifierez pas le programme ou que vous n’installerez pas une version non attestée par la suite.

 

Bien entendu, rares sont les entreprises qui modifient elles-mêmes les logiciels mais votre solution open source doit garantir que le code n’a pas été modifié depuis la dernière attestation.

 

Cas n°3 : Vous êtes équipé d’une solution SAAS ou On Premise

 

Vérifier sa conformité

Pour vous assurer de la conformité de votre solution, rien de plus simple : demandez une attestation ou un certificat de conformité. Mais dites-vous que, dès lors que vos factures ou encaissements d’origine sont modifiables après leur enregistrement, c’est que votre solution n’est pas conforme.

Vérifier si une évolution de mise en conformité est possible ou prévue

Si vous êtes déjà équipé et que votre solution ne pourra pas être conforme au 1er Janvier 2018, pensez dès maintenant à l’export et migration de vos données.

Cas n°4 : Vous êtes client Koban

 

Koban Gestion est un module qui vous permet de gérer la relation contractuelle avec vos clients (bon de commande, facture, contrat… ), vos fournisseurs (bon de commande, bon de réception, facture) et vos stocks. À cette fin, Koban vous permet d’éditer vos factures et d’enregistrer vos règlements.

La date butoir est Janvier 2018, mais Koban est déjà en ordre de marche afin de rendre le module Gestion conforme à la loi. Vous verrez évoluer le logiciel au fur et à mesure des versions avec un bouclage pour une version définitive conforme en Décembre.

Nous aurons l’occasion de vous en parler chaque mois pour vous accompagner dans votre utilisation mais sachez que pour répondre aux obligations légales, vous verrez les évolutions suivantes :

  • Suppression de la fonction de suppression des documents soldés et validés
  • En remplacement, création d’un bouton “annuler document” (Ce bouton génère un avoir ou un document de régularisation)
  • Création d’un mode TEST pour vos essais ou vos formations sur vos documents de gestion (les documents PDF seront estampillés TEST, aucun numéro de document ne sera généré)
  • Clôture mensuelle (avec calcul des totaux sur la période et sur l’exercice, la saisie ne sera plus possible sur les mois clôturés)
  • Clôture Annuelle (la saisie ne sera plus possible sur les exercices précédents)

Dans tous les cas, cela peut prendre plusieurs semaines ou mois pour une mise en conformité ou faire évoluer votre solution. Prenez le temps d’anticiper ce changement dans votre organisation, tant au niveau humain que technique car tout système nécessite un minimum de traitement des données et de formation des collaborateurs. Koban peut vous accompagner afin d’effectuer avec vous un diagnostic de votre situation, demandez nous !

Sources

https://www.legifrance.gouv.fr/eli/loi/2015/12/29/2015-1785/jo/article_88

http://proxy-pubminefi.diffusion.finances.gouv.fr/pub/document/18/22503.pdf

https://www.alain-bensoussan.com/avocats/demarches-conformite-logiciel-de-caisse/2017/04/20/

Sélection FAQ

Bien démarrer avec Koban Gestion

Mise à jour

Communiqué du ministère de l’Action et des Comptes Publics du 15 juin 2017

 

Le ministère a décidé de recentrer et de simplifier le dispositif de loi de finances pour 2016 visant l’usage de logiciels de caisse, de comptabilité et de gestion certifiés, dont l’entrée en vigueur est prévue pour le 1er janvier 2018Finalement, seuls les logiciels et systèmes de caisse seront concernés par cette échéance.

 

Source : http://proxy-pubminefi.diffusion.finances.gouv.fr/pub/document/18/22503.pdf

 

Un diagnostic Conformité & Gestion de 15 min avec Koban ?

Guillaume

Guillaume

Responsable technique

Poser une question au support

  • Niveau d’expertise
  • Temps de lecture
restons connectés
capture FP gestion

Parcourir par catégorie

capture note 2017

Gérer les contrats (abonnements, maintenance) dans Koban

Gérer les contrats (abonnements, maintenance) dans Koban

Pour de nombreuses sociétés, la facturation passe aussi par des abonnements. Koban permet désormais de générer et gérer ces contrats, de suivre leur date de renouvellement, et de générer les factures associées. Cette fonctionnalité apporte un vrai gain de temps, une lisibilité et un meilleur suivi des clients pour améliorer la fidélisation.

Retour en images…

Créer un contrat en quelques clics

 

Sur la fiche de votre client, vous pouvez créer le contrat en quelques clics : nom du contrat, durée du contrat, produits concernés, montants… Vous renseignez ces informations rapidement et facilement.

Koban saisie facile de contrat client

Vous pouvez personnaliser votre contrat si vous souhaitez préciser et enregistrer certaines informations. Pour exemple, nos clients commercialisant des copieurs noteront ici un coût copie noir et blanc, un forfait de volume… Bref, à vous de décider quelles informations vous avez besoin d’avoir sur chaque contrat.

Connaître les périodes de renouvellement des contrats

 

Dans la fiche de votre client, vous accédez donc à l’ensemble des contrats en cours et vous affichez les dates de renouvellement à venir. Une information précieuse pour les commerciaux !

Koban affichage du contrat dans la fiche client

Le commercial ou le chargé de clientèle peut alors anticiper et planifier un appel bien avant la date d’échéance pour garantir une bonne expérience client. De nombreuses bonnes pratiques peuvent d’ailleurs être mises en place et automatisées dans Koban !

L’ensemble des contrats en cours est également disponible dans une vue dédiée, triable et filtrable. Vous avez ainsi une vue synthétique et immédiatement exploitable de ceux qui sont en retard ou sur le point d’être renouvelés. Des déclencheurs automatiques peuvent vous aider à gérer en gagnant du temps, nous vous en parlerons dans un prochain billet du blog !

Koban liste des contrats en cours

Facturer les renouvellements de contrats

 

Pour renouveler les contrats et générer la facture liée, Koban est conçu pour vous simplifier la vie.

Dans le contrat, il suffit de cliquer sur le bouton de renouvellement. Koban recalcule la période et vous propose de générer directement la facture concernée.

koban-fenetre-de-renouvellement-de-contrat

La facture est générée en brouillon, vous n’avez plus qu’à la vérifier, puis la valider et l’envoyer à votre client.

koban-facture-de-renouvellement-sur-contrat

Consulter notre Aide en ligne

Poser une question au support

Estelle

Estelle

Responsable formation

Je vous accompagne lors de la mise en place de Koban, tant sur votre stratégie web marketing que sur l’optimisation de votre activité commerciale.

  • Niveau d’expertise
  • Temps de lecture
restons connectés
capture FP gestion

Parcourir par catégorie

capture note 2017

Du pratico-pratique pour vos factures : avoirs, duplication et suivi comptable

Du pratico-pratique pour vos factures : avoirs, duplication et suivi comptable

Dans Koban Gestion, vous gérez vos factures clients ou fournisseurs. Depuis cette fin d’été, vous pouvez dupliquer une facture, lui lier un avoir et disposer d’une vue comptable mensuelle. Tour d’horizon de ces nouveautés qui font gagner du temps.

Dupliquer une facture dans Koban

 

Cette fonctionnalité est un plus pour tous ceux qui émettent souvent les mêmes factures. Ces factures reprennent les mêmes lignes de produits, et sont même souvent du même montant. Autant dire que les recréer chaque fois est une vraie perte de temps.

Désormais, vous pouvez dupliquer avec un simple clic chaque facture. Il suffit ensuite de l’affecter au bon client (ou fournisseur) et de vérifier les échéances.

L’aide en ligne est accessible depuis votre assistance Koban, mais vous pouvez la consulter ici : DUPLIQUER UNE FACTURE

Créer un avoir dans Koban

 

Vous pouviez déjà créer une facture en précisant qu’il s’agissait d’un avoir.

Désormais, vous pouvez créer un avoir depuis une facture émise. C’est plus rapide et cela permet une vraie traçabilité entre le devis, la commande, la facture et l’avoir généré.

L’aide en ligne est également publiée : CREER UN AVOIR DEPUIS UNE FACTURE CLIENT

Une vue comptable mois par mois

 

Vous listez chaque mois les factures émises et devez communiquer cette liste à votre comptable ? Ce dernier vous demande les PDF de certaines (ou toutes) factures émises ?

Vous disposez désormais d’une liste automatique mois par mois, dans laquelle vous accédez à chaque fichier facture en un simple clic. Votre comptable peut même demander à y accéder directement avec un accès Koban (dans ce cas précis, contactez-nous).

Tout est dans l’aide en ligne également : VUE COMPTABLE MENSUELLE DES FACTURES

J’en profite pour vous rappeler les derniers articles du blog traitant des fonctionnalités du module Gestion de Koban : les fournisseurs et les stocks. Prenez le temps de les consulter, c’est toujours intéressant.

A très vite pour de nouvelles astuces Koban !

Consulter notre Aide en ligne

Poser une question au support

Estelle

Estelle

Responsable formation

Je vous accompagne lors de la mise en place de Koban, tant sur votre stratégie web marketing que sur l’optimisation de votre activité commerciale.

  • Niveau d’expertise
  • Temps de lecture
restons connectés
capture FP gestion

Parcourir par catégorie

capture note 2017

Koban : le CRM complet intègre la gestion clients-fournisseurs-stocks (2)

Koban : le CRM complet intègre la gestion clients-fournisseurs-stocks (2)

Dans notre précédant article, nous sommes revenus sur la gestion des fournisseurs au sein de Koban : commandes, factures et bons de réception. Cette semaine, je vous propose de balayer la gestion des stocks intégrée dans Koban : entrées, sorties, dépôts et inventaires, voici un aperçu du champ des possibles.

 

 

Des stocks accessibles grâce au cloud

 


L’application de gestion de stocks de Koban est accessible en mode saas, et hébergée sur le cloud. Autrement dit, vous accédez à votre solution depuis n’importe quel ordinateur connecté à internet.

Chaque utilisateur dispose de son identifiant personnel et de son mot de passe, l’accès est donc sécurisé comme sur tous les modules de Koban.

 

Une gestion des stocks avec plusieurs dépôts

 


Si vous êtes organisés avec plusieurs dépôts, notre gestion des stocks est faite pour vous.

Vous créez vos dépôts très simplement, en leur donnant un nom et une adresse. Vous pouvez créer le nombre de dépôts que vous souhaitez.

 

Des entrées en stock manuelles ou à partir des bons de réception

 


Pour entrer un produit en stock, vous avez deux possibilités.

L’entrée en stock peut se faire manuellement. Vous sélectionnez le produit, la quantité et le dépôt concerné.

Si vous gérez également vos relations avec vos fournisseurs, Koban vous permet de générer des bons de réception. Dans ce cas, la validation d’un bon de réception permet de générer une entrée de stocks automatiquement, toujours en fonction du dépôt concerné.

 

 

Des sorties de stocks manuelles ou à partir des bons de livraison ou factures

 


Pour enregistrer une sortie de stock, vous avez là encore deux façons de travailler.

Vous pouvez simplement saisir une sortie manuelle. C’est par exemple le cas quand il n’y a pas de facturation client associée : vous sortez des produits pour un salon, un cadeau… ou parce que vous ne gérez pas vos factures clients dans Koban.

Si vous gérez votre facturation clients dans Koban, vous pouvez automatiser une sortie de stock lorsque vous générez un bon de livraison ou une facture (en fonction de votre manière de fonctionner).

 

 

Les seuils de réapprovisionnement

 

Eviter d’être en rupture de stock, voilà une vraie problématique !

Pour chaque produit, vous pouvez définir un seuil de réapprovisionnement. Dans votre interface de stocks, dès qu’un dépôt atteint ce seuil, il apparaît en rouge, ce qui vous permet de réagir en temps réel. Anticipation !

 

 

Gestion des inventaires

 


Koban Gestion Pro intègre la gestion des inventaires.

Pour chaque dépôt, vous créez un inventaire quand vous le souhaitez. Vous mettez à jour les quantités de produits. Lorsque vous validez votre inventaire, les stocks sont mis à jour.

Estelle

Estelle

Responsable formation

Je vous accompagne lors de la mise en place de Koban, tant sur votre stratégie web marketing que sur l’optimisation de votre activité commerciale.

  • Niveau d’expertise
  • Temps de lecture
restons connectés
capture FP gestion

Parcourir par catégorie

capture note 2017

Koban : le CRM complet intègre la gestion clients-fournisseurs-stocks (1)

Koban : le CRM complet intègre la gestion clients-fournisseurs-stocks (1)

Vous êtes utilisateurs du CRM de Koban et vous voulez aller plus loin que les devis ? Commandes et factures des clients mais également des fournisseurs, et même gestion des stocks et des inventaires. Zoom en 3 articles sur ce que vous permet de faire Koban Gestion, le complément de Koban CRM.

Aujourd’hui, on parle des fournisseurs !

Mais si voulez passer directement à case Gestion de stocks, c’est par là : La gestion des stocks dans Koban

Centraliser les fournisseurs

 

Dans Koban Gestion Pro, vous pouvez créer un statut fournisseur. De manière imagée, c’est un tiroir supplémentaire au sein de votre base de données qui permet de ranger les fournisseurs au bon endroit.

Sur la fiche d’un fournisseur, vous renseignez son nom, les contacts, et l’ensemble des coordonnées utiles : mails, téléphones, adresses, site web.

Pour plus de précision, vous pouvez également personnaliser les fiches en ajoutant des champs ou des tags.

Exemple : on ajoute souvent un tag pour le ou les domaines d’activité. On peut également préciser le nombre de salariés, la validation d’une certaine compétence, l’appartenance à un réseau… Bref, ce qui vous est nécessaire pour bien connaître vos interlocuteurs et faciliter votre travail avec eux.

Gérer les produits des fournisseurs

 

Vous liez des produits à un fournisseur.

Pour chaque produit, vous avez la possibilité de saisir les tarifs consentis par le fournisseur, mais également un minimum de commande.

C’est aussi parfois l’occasion de saisir par exemple le numéro de référence chez votre fournisseur.

Note : les produits peuvent être gérés en stock dans Koban, nous en reparlons dans les prochains articles.

Générer commandes et bons de réception

 

Lorsque vous passez une commande fournisseur, rien de plus simple. Vous générez votre commande avec la liste des produits que vous souhaitez.

Lorsque la commande est prête, vous pouvez générer le bon de commande en PDF et l’envoyer directement par mail à votre interlocuteur.

La fiche du fournisseur se met à jour automatiquement : un indicateur permet de connaître le montant total des commandes de l’année.

Vous accédez également à l’historique de toutes les commandes passées.

Enfin, lorsque vous réceptionnez les produits, vous pouvez également générer les bons de réception partiels ou totaux en fonction de la commande qui avait été passée.

Gérer les factures fournisseurs

 

Lorsque vous recevez la facture fournisseur, vous pouvez la générer dans Koban pour suivre les montants dus et la cohérence avec les bons de réception ou la commande passée.

Les factures PDF peuvent être rangées dans Koban. A tout moment, vous les retrouvez et pouvez les consulter ou imprimer.

Combien ça coûte ?

 

L’accès aux fonctionnalités liées aux fournisseurs (et à la gestion de stocks) se fait via le module Koban Gestion Pro.

Koban Gestion Pro comprend :

  • La gestion fournisseurs telle que nous vous l’avons résumée ici
  • La gestion des stocks
  • La gestion clients
Estelle

Estelle

Responsable formation

Je vous accompagne lors de la mise en place de Koban, tant sur votre stratégie web marketing que sur l’optimisation de votre activité commerciale.

  • Niveau d’expertise
  • Temps de lecture
restons connectés
capture FP gestion

Parcourir par catégorie

capture note 2017