Les mentions obligatoires d’une facture

Les mentions obligatoires d’une facture

Tout comme le devis, la facture est un document généré le plus souvent de manière automatique par un logiciel au cours du processus de vente d’un professionnel à un particulier, ou entre professionnels. Aussi formelle qu’elle soit, la facture n’est pas un document anodin. Elle détaille l’ensemble des prestations ou marchandises vendues et doit pour cela comporter un certain nombre de mentions obligatoires pour être légale.

Les mentions générales obligatoires sur toutes les factures

Mention Précision Comment faire dans Koban ?
Date d’émission de la facture Date à laquelle la facture a été établie
Numéro de la facture Numéro unique à chaque facture et à faire figurer sur chaque page si la facture comporte plusieurs pages Paramétrer les factures clients
Date de la vente Date effective de la fin de réalisation de la prestation ou de la livraison de la marchandise
Identité de l’acheteur Nom ou raison sociale, adresse du siège social Générer une facture finale d’après une commande
Identité du vendeur
  • Nom et prénom si entrepreneur individuel (suivi éventuellement de son nom commercial)
  • dénomination sociale si société (suivie du numéro Siren ou Siret)
  • numéro RCS pour un commerçant, suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d’immatriculation
  • numéro au Répertoire des métiers pour un artisan (n° Siren + RM + n° du département d’immatriculation)
  • adresse du siège social (et non de l’établissement)
  • si l’entreprise est une société, mention de la forme juridique (EURL, SARL, SA, SNC, SAS) et du montant du capital social
Bien démarrer avec Koban Gestion
Numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur Pour toute facture égale ou supérieure à un montant total HT de 150€
Désignation de la prestation et/ou de la marchandise vendue Nature, marque, références, matériaux, main d’oeuvre… Créer votre catalogue produit
Décompte des prestations et marchandises vendues Quantité et prix par produits et prestations, facultatif si un devis détaillé a été signé et validé conforme préalablement par le client
Prix catalogue Prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis Paramétrer vos taux de TVA
Prix majorés Frais de transport…
Taux de TVA légal appliqué et montant total de la TVA de la vente En cas de taux de TVA différents, mentionner le taux correspondant sur chaque ligne
Réduction(s) de prix Rabais, ristourne ou remise consentie lors de la vente Ajouter un tarif spécifique à un client
Somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)

Si l’entreprise est en cours d’immatriculation, la facture doit être établie au nom de la société, avec la mention « Siret en cours d’attribution », et non au nom du créateur, sous peine de rejet de la déduction de la TVA.

Attention : En plus de la sanction pénale pouvant aller jusqu’à 75 000 €, l’entreprise qui ne respecte pas ces obligations s’expose à une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au 1/4 de son montant.

La facturation entre professionnels

 

Mention Précision Comment faire dans Koban ?
Date et délais de paiement
  • Date du règlement
  • Conditions d’escompte en cas de paiement anticipé
Paramétrage et calcul de l’échéance de paiement
Taux appliqué des pénalités de retard Exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement (les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire)
Mention de l’indemnité forfaitaire de 40€ Pour les frais de recouvrement en cas de retard de paiement

 

Les mentions particulières

 

Mention Précision Comment faire dans Koban ?
« Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté » Pour les vendeurs membres d’un centre de gestion ou d’une association agréée Personnalisation du modèle de facture client
« TVA non applicable, art. 293 B du CGI » Pour le vendeur bénéficiant de la franchise en base de TVA (auto-entrepreneur…), la facture est en hors taxe

« Autoliquidation »

Indiquer clairement qu’il s’agit d’un « montant hors taxe »

Pour l’autoliquidation de la TVA en cas de sous-traitance dans le BTP
Mention de l’assurance souscrite au titre de l’activité, les coordonnées de l’assureur ou du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie Pour le vendeur exerçant une activité artisanale pour laquelle une assurance est obligatoire

 

Sources

Mention spécifique vente de pneumatiques

Article 22-2 de la loi n°96-603 du 5 juillet 1996

Mention de l’assurance professionnelle obligatoire

https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F31808

Allez plus loin avec Koban Gestion !

 

 

BONUS Clients Koban !

 

Vous êtes client Koban et vous utilisez Koban Gestion ? Nous vous avons préparé 5 modèles de facture prêts à l’emploi à télécharger pour importer directement dans l’application ! Vous n’aurez plus qu’à les personnaliser.

Oui, je sais on est trop sympa… Vous nous remercierez plus tard 😉

Gestion : 5 modèles de facture prêts à l'emploi

Réservé aux utilisateurs de Koban 😉

Guillaume

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La valeur légale d’un devis

La valeur légale d’un devis

Nous avons vu dans un précédent article les mentions obligatoires d’un devis et comment faire de votre devis un outil de vente avec quelques mentions indispensables. Grâce à nos supers conseils, vous avez rendu votre devis “sexy” et fait de lui un véritable support pour vendre, vous venez d’ailleurs d’en recevoir un signé par un client ! Pas si vite… Ce n’est pas parce qu’il y a une signature sur ce devis que celui-ci aura une réelle valeur en tant que bon de commande.

Lire notre article : La check liste pour créer le devis parfait

Un devis signé en bonne et due forme peut constituer un véritable contrat entre un professionnel et son client.

Les engagements du professionnel

Un devis est une estimation de prix pour un produit ou une offre de service établit par un professionnel à l’attention d’un client (professionnel ou particulier). Cette proposition tarifaire engage le professionnel à livrer un bien ou effectuer une prestation dans les conditions stipulées (tarifs, délais). Juridiquement, le professionnel est lié au devis qu’il établit, que ce dernier soit obligatoire ou non.

Quand un devis devient un contrat

Qu’il soit obligatoire ou non, un devis n’engage pas le client. Il peut le refuser. A contrario, dès lors que le client signe le devis avec la date et la mention manuscrite “Bon pour accord”, celui-ci devient un contrat de vente. Un devis doit être daté et signé, en double exemplaire, afin que chaque partie dispose de son propre exemplaire.

Dès la signature, un devis vaut alors contrat et engage les deux parties de manière ferme et définitive. Le professionnel a l’obligation de livrer les biens et services au prix mentionné dans les délais indiqués. Il peut par ailleurs adjoindre ses conditions générales de ventes (CGV) afin d’apporter un soutien juridique supplémentaire à l’exécution de la commande.

Le client, quant à lui, est tenu de payer le prix dû selon les conditions mentionnées au devis ou aux CGV.

Quelle est la valeur légale d’un devis ?

Le professionnel a l’obligation d’exécuter les prestations et de livrer les biens mentionnés sur le devis signé par le client. Il est possible cependant que le professionnel soit amené à effectuer des prestations complémentaires non prévues dans le devis initial. Pour que toute modification apportée à un devis ait une valeur légale, il est nécessaire d’établir un avenant qui devra être accepté et signé par le client. en l’absence d’avenant au devis, le client n’est pas engagé. Cela signifie que si le vendeur a exécuté les prestations supplémentaires, le client peut refuser d’en payer le prix lors de la présentation de la facture.

Résiliation et rétractation après commande

Une fois le devis signé, le contrat de vente et la commande associée sont réputés fermes et définitifs. Le contrat de vente engage les deux parties qui ne peuvent plus revenir dessus sauf situations particulières.

Certains cas particuliers requièrent un délai de rétractation, notamment dans le cadre de la vente par démarchage à domicile ou la vente à distance (par Internet, téléphone ou courrier). Dans ce cas, le délai de rétractation légal est de 14 jours après la signature du document.

Si un professionnel ne respecte pas le délai de livraison ou d’exécution de la prestation tels que prévus dans les conditions générales de ventes, le client a la possibilité de résilier sa commande contractualisée par la signature du devis. Un client peut signifier sa résiliation par courrier recommandé au vendeur pour non respect du délai. Cette résiliation annule la vente et libère les deux parties de leur engagement.

 

Sources :

Service public, fiche pratique : le devis

https://www.economie.gouv.fr/dgccrf/Publications/Vie-pratique/Fiches-pratiques/Devis

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La check liste pour créer le devis parfait

La check liste pour créer le devis parfait

Loin derrière les clichés de la feuille A4 austère, le devis peut être un véritable outil de vente à lui tout seul. Je ne parle pas de la proposition commerciale ou de la présentation d’une entreprise, mais bien du devis basique qui liste vos produits, prix et conditions générales de ventes. Il peut prendre plusieurs formes mais n’en demeure pas moins un bon support pour transformer directement en bon de commande.

Petite check liste du devis idéal qui a déjà fait ses preuves !

  1. Les mentions obligatoires et éléments indispensables
  2. La présentation
  3. Les (petits) détails qui font la différence
  4. La personnalisation
  5. Les incontournables

1. Les mentions obligatoires et éléments indispensables

Ce qui est évident pour vous ne l’est pas forcément pour tous…

Ce qui est obligatoire :

  • La mention “Devis” ou “Proposition de prix”
  • La date de création du devis
  • La raison sociale de l’entreprise ou le nom de l’entrepreneur pour les freelances
  • Le numéro du Registre du Commerce, Registre des métiers ou SIRET
  • Les sommes à payer en HT et TTC
  • Un décompte détaillé en quantités et prix
  • La mention “gratuit” sur les produits ou prestations le cas échéant
  • Les frais de déplacements
  • Le nom ou la raison sociale du client concerné

Ce qui est indispensable pour faire de votre devis un Bon de Commande :

  • Vos coordonnées complètes ainsi que celles de votre Service Client ou Assistance
  • Une date de validité de l’offre de prix
  • Vos conditions générales de ventes, au recto ou annexées
  • Un emplacement réservé à sa signature avec les mentions manuscrites du client
  • Vos conditions de règlement ainsi que vos coordonnées bancaires

2. La présentation

Encore plus évident, la présentation générale de votre devis doit être soignée. Un devis, c’est comme un CV, vous vous “vendez”, alors montrez-vous à votre avantage, faites envie ! Mettez-vous à la place de votre futur client… si simplement la police est illisible ou écrit trop petit…

  • Soignez la mise en page pour une bonne lisibilité, sur plusieurs pages si nécessaire pour aérer le contenu
  • Ajoutez du graphisme avec votre logo ou pourquoi pas la photo du commercial affecté afin de rendre plus humaine la relation commerciale qui s’engage avec ce futur client

3. Les (petits) détails qui font la différence

Rien de plus exaspérant qu’un devis “incomplet”. Imaginez, le client signe en achetant un service mais vous n’avez pas mentionné précisément ce qu’inclut votre service… Vous voilà donc bien embêté lors de la livraison. Deux choix possibles : offrir les fameuses options non incluses et perdre de la marge ou du chiffre d’affaires, ou bien établir un devis complémentaire que votre client risque de refuser. Compliqué de démarrer une relation commerciale dans ces conditions, n’est-ce pas ?

Soyez transparent dès votre devis, veillez à préciser et détailler au maximum ce que comprennent vos prix et prestations. Mettez le plus de détails possibles, vous gagnerez également du temps dans la mesure où votre prospect comprendra mieux ce qu’il achète.

4. La personnalisation

Le devis est votre premier contact concret avec un futur client. Tout comme le CV s’accompagne d’une lettre de motivation, envoyez votre devis avec un message personnalisé peut faire la différence. Si vous n’avez pas une âme de rédacteur, pourquoi ne pas ajouter une ligne ou deux directement sur le devis à l’attention de votre prospect ? Sans être trop familier dans le ton, profitez-en pour rassurer en anticipant les éventuelles objections comme par exemple le respect des délais ou un accord verbal préalable sur des caractéristiques demandées.

5. Les incontournables

C’est bien connu, on a qu’une chance de faire une première bonne impression. Ne faites pas l’impasse sur l’orthographe ! Une seule faute (notamment sur le nom de votre prospect…) peut vous envoyer directement à la poubelle. Si vous n’êtes pas un champion dans ce domaine, faites relire votre devis.

Choisissez le bon canal pour transmettre votre devis : courrier, email ou en mains propres. L’important est d’utiliser le canal que préfère votre prospect d’une part, et qui va vous permettre de le transformer rapidement en bon de commande d’autre part. Chacun “son école”, l’idéal étant d’avoir validé avant avec votre futur client le moyen le plus approprié pour la signature.

Les Bonus pour convertir !

Tracking d’ouverture

Les outils de gestion commerciale d’aujourd’hui permettent de créer et d’éditer vos modèles de devis personnalisés, puis de les envoyer d’un simple clic à votre prospect. Le prospect choisit de consulter, imprimer ou enregistrer à sa guise. Le tracking d’ouverture vous avertit en temps réel de la réception et ouverture de votre devis.

Signature électronique

Certaines solutions de gestion proposent la signature électronique des documents. Une fonctionnalité simple et sécurisée pour accélérer la conversion des devis en bons de commande.

Notre sélection de ressources :

Exemples et modèles de devis prêt à l’emploi

Un contrat de prestation de services

Tuto : faire un devis sur openoffice

Notre sélection Tutos Koban :

Paramétrage des devis

Paramétrage des modèles de document

Créer des versions de devis

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Loi de Finance 2017 : Qui sera impacté, comment Koban va y répondre ?

Loi de Finance 2017 : Qui sera impacté, comment Koban va y répondre ?

Pour améliorer le dispositif de lutte contre la fraude à la TVA, la loi impose, à partir du 1er janvier 2018, l’utilisation de solutions dites conformes. L’objectif principal de cette mesure est de rendre impossible la fraude à la TVA par la dissimulation d’une partie ou totalité des paiements enregistrés ou non par un logiciel de caisse, de gestion ou comptabilité.

A partir du 1er Janvier 2018, toute transaction enregistrée ne pourra plus être modifiée ou annulée sans une traçabilité complète (archivage et modifications).

Décryptage.

Qui est concerné ?

  • Toute personne, physique ou morale, assujettie à la TVA, même sous le seuil de la franchise de base
  • Toute personne, physique ou morale, encaissant des règlements clients au moyen d’un logiciel de gestion, comptabilité ou de caisse
  • Quelle que soit la taille de l’entreprise, même les indépendants

Que dit la loi ?

La loi impose à toute personne, physique ou morale assujettie à la TVA, d’utiliser un logiciel de gestion, comptabilité ou de caisse certifié conforme.

Pour être conforme, la solution doit garantir l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation ainsi que l’archivage de vos données de transaction.

  • Inaltérabilité : la solution doit pouvoir conserver toutes les données dans leur état d’origine et enregistrer toute modification ultérieure.
  • Sécurisation : la solution doit sécuriser l’ensemble des données et garantir une restitution de toutes les transactions dans leur état d’origine avec historique et traçabilité des modifications.
  • Conservation : la solution doit prévoir des clôtures journalières, mensuelles (pour les systèmes de caisse) ou annuelles au minimum ainsi qu’une conservation de l’ensemble des données pour une durée de 6 ans.
  • Archivage : la solution doit permettre l’archivage à date et en garantir l’accès à l’administration fiscale pour contrôle.

Vous devez par ailleurs pouvoir prouver la conformité à de votre solution à tout moment en présentant un certificat de conformité ou une attestation individuelle en cas de contrôle.

Concrètement, comment faire ?

Cas n°1 : Vous n’êtes pas équipé d’une solution, vous gérez sur Excel

Exit Excel ! Désolée, mais même si cela paraît expéditif, il n’en demeure pas moins véritable qu’Excel n’est pas et ne sera jamais conforme à la loi car même si vous pouvez techniquement gérer votre comptabilité sur Excel, vous ne pourrez pas garantir de figer les données comme vous y oblige la loi. Cette impossibilité rend obligatoire de s’équiper d’une solution pour une comptabilité informatisée.

La mise en conformité étant pour le 1er Janvier 2018, vous avez le temps d’étudier différentes solutions pour vous adapter à cette loi, parlez-en avec votre expert comptable ou avec nous car Koban Gestion vous permet notamment d’effectuer vos exports comptables.

Cas n°2 : Vous êtes équipé d’une solution open source

La loi est claire, il vous faut une solution satisfaisant à “des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l’article L. 115-28 du code de la consommation ou par une attestation individuelle de l’éditeur, conforme à un modèle fixé par l’administration.”

L’éditeur de la solution open source devra vous fournir ladite attestation correspondant à une version du logiciel, sous réserve que vous ne modifierez pas le programme ou que vous n’installerez pas une version non attestée par la suite.

 

Bien entendu, rares sont les entreprises qui modifient elles-mêmes les logiciels mais votre solution open source doit garantir que le code n’a pas été modifié depuis la dernière attestation.

Cas n°3 : Vous êtes équipé d’une solution SAAS ou On Premise

Vérifier sa conformité

Pour vous assurer de la conformité de votre solution, rien de plus simple : demandez une attestation ou un certificat de conformité. Mais dites-vous que, dès lors que vos factures ou encaissements d’origine sont modifiables après leur enregistrement, c’est que votre solution n’est pas conforme.

Vérifier si une évolution de mise en conformité est possible ou prévue

Si vous êtes déjà équipé et que votre solution ne pourra pas être conforme au 1er Janvier 2018, pensez dès maintenant à l’export et migration de vos données.

Cas n°4 : Vous êtes client Koban

Koban Gestion est un module qui vous permet de gérer la relation contractuelle avec vos clients (bon de commande, facture, contrat… ), vos fournisseurs (bon de commande, bon de réception, facture) et vos stocks. À cette fin, Koban vous permet d’éditer vos factures et d’enregistrer vos règlements.

La date butoir est Janvier 2018, mais Koban est déjà en ordre de marche afin de rendre le module Gestion conforme à la loi. Vous verrez évoluer le logiciel au fur et à mesure des versions avec un bouclage pour une version définitive conforme en Décembre.

Nous aurons l’occasion de vous en parler chaque mois pour vous accompagner dans votre utilisation mais sachez que pour répondre aux obligations légales, vous verrez les évolutions suivantes :

  • Suppression de la fonction de suppression des documents soldés et validés
  • En remplacement, création d’un bouton “annuler document” (Ce bouton génère un avoir ou un document de régularisation)
  • Création d’un mode TEST pour vos essais ou vos formations sur vos documents de gestion (les documents PDF seront estampillés TEST, aucun numéro de document ne sera généré)
  • Clôture mensuelle (avec calcul des totaux sur la période et sur l’exercice, la saisie ne sera plus possible sur les mois clôturés)
  • Clôture Annuelle (la saisie ne sera plus possible sur les exercices précédents)

Dans tous les cas, cela peut prendre plusieurs semaines ou mois pour une mise en conformité ou faire évoluer votre solution. Prenez le temps d’anticiper ce changement dans votre organisation, tant au niveau humain que technique car tout système nécessite un minimum de traitement des données et de formation des collaborateurs. Koban peut vous accompagner afin d’effectuer avec vous un diagnostic de votre situation, demandez nous !

Sources

https://www.legifrance.gouv.fr/eli/loi/2015/12/29/2015-1785/jo/article_88

http://proxy-pubminefi.diffusion.finances.gouv.fr/pub/document/18/22503.pdf

https://www.alain-bensoussan.com/avocats/demarches-conformite-logiciel-de-caisse/2017/04/20/

Sélection FAQ

Bien démarrer avec Koban Gestion

Mise à jour

Communiqué du ministère de l’Action et des Comptes Publics du 15 juin 2017

 

Le ministère a décidé de recentrer et de simplifier le dispositif de loi de finances pour 2016 visant l’usage de logiciels de caisse, de comptabilité et de gestion certifiés, dont l’entrée en vigueur est prévue pour le 1er janvier 2018Finalement, seuls les logiciels et systèmes de caisse seront concernés par cette échéance.

Source : http://proxy-pubminefi.diffusion.finances.gouv.fr/pub/document/18/22503.pdf

Un diagnostic Conformité & Gestion de 15 min avec Koban ?

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La réglementation Emailing

La réglementation Emailing

Vous êtes dans notre rubrique “Législation et réglementation”… Beaucoup d’articles existent sur les bonnes pratiques de rédaction et d’envoi d’emails mais très peu sur la réglementation en vigueur sur l’emailing. Koban permet à travers son module emailing, d’envoyer des campagnes emails à vos destinataires.

Cependant, au-delà de la garantie de délivrabilité des emails, Koban milite pour une bonne conduite en matière de prospection par email, notamment par notre charte que nous demandons à nos clients de respecter.

 

 

Chiffres clés

Emails sortants / heure chez Koban

Avec plus de 100 milliards d’emails professionnels envoyés chaque jour, cet outil de communication est utilisé dans 78 % des échanges avec les clients. En 2016, un internaute a reçu, en moyenne par jour, 7,54 e-mails commerciaux. Même si le nombre d’envois décline, il n’est pas rare que ce mode de communication subissent quelques dérives… Il peut parfois paraître si aisé de promouvoir sa marque alors que près de 80% des emails sont considérés comme des spams.

 

L’emailing consiste basiquement à pratiquer la promotion d’un produit, d’une offre, d’un service par email. C’est un moyen de prospection directe dont les messages doivent être en conformité avec l’ensemble du dispositif législatif et réglementaire et/ou la réglementation particulière des produits promus par l’envoi.

 

 

Tour d’horizon des incontournables pour être en règle en matière d’emailing (en France)

 

Un bon fichier, tu auras.

 

Dans le cas du BtoC, la communication auprès de particuliers, il est interdit de faire de la prospection directe par messagerie électronique à partir d’adresses mails collectées dans les espaces publics d’internet (exemple : réseaux sociaux, forums…). Les entreprises qui aujourd’hui collectent des adresses électroniques, doivent impérativement obtenir le consentement préalable des personnes dont elles recueillent l’e-mail pour pouvoir ensuite les utiliser à des fins de prospection commerciale. Vous pouvez donc acheter ou louer votre fichier si votre fournisseur respecte la législation relative à la collecte de données (CNIL). En BtoB, faites en sorte d’avoir une base de données valide et récente afin d’assurer une bonne délivrabilité des vos campagnes. Le “prix” d’un email, est souvent le gage d’une bonne qualité.

 

L’opt-in, tu pratiqueras.

 

Vos destinataires sont très sollicités. La réglementation fait clairement la distinction entre particuliers et professionnels. Obligatoire pour les particuliers et non pour les professionnels, il est toutefois fortement recommandé d’avoir l’accord préalable de votre destinataire pour lui adresser vos emails, on parlera alors d’opt-in. Dans le cas d’une newsletter, par exemple, les destinataires se seront préalablement inscrits ou auront transmis leur email à seule fin de recevoir la dite lettre d’information. En toute logique, une newsletter est un moyen de fidélisation envoyé prioritairement à vos clients afin de les tenir informés de votre activité. (Lire notre article sur fidélisation et emailing) L’idéal étant le double opt-in, c’est à dire la confirmation d’inscription à un formulaire.

 

L’opt-out, tu t’obligeras.

 

La loi autorise la prospection directe sans accord préalable ou consentement auprès des professionnels (BtoB), à la fois sur des adresses génériques (contact@nomdedomaine.com) et des adresses nominatives ou personnelles (nom@nomdedomaine.com) considérés comme personnes morales si le message est relatif à la fonction occupée au sein de l’entreprise. En revanche, la loi impose le régime de l’opt-out : “le consentement du destinataire à recevoir des emails commerciaux est présumé, sauf s’il manifeste sa volonté en sens inverse.” Vous devez intégrer un lien de désinscription, pour offrir au destinataire la possibilité d’être supprimé de votre mailing liste.

 

Au RGPD, tu te conformeras.

 

RGPD comme Règlement Général sur la Protection des Données, établi par l’Union Européenne, entrera en vigueur en 2018. Autant dire demain ! Son objectif est simple : redonner aux citoyens le contrôle de leurs données personnelles, tout en unifiant les réglementations relatives à la protection de la vie privée dans l’Union européenne. La mise en conformité devra se faire au plus tard le 25 mai 2018.

 

L’emailing sous-entend la récolte et l’exploitation de données personnelles. Au sein de l’Europe, la réglementation est claire en matière de sécurité des données informatiques. Prenez les mesures nécessaires pour garantir votre conformité au RGDP qui sera applicable au 25 mai 2018.

 

Lire notre article : Quel processus mettre en place pour être conforme au RGPD en 2018 ?

 

Les bonnes pratiques, tu intégreras.

 

La législation sur la prospection commerciale par voie électronique étant longue et parfois subtile entre professionnels et particuliers, le mieux est encore d’appliquer ces règles de manière systématique afin de garantir une certaine loyauté et sécurité informatique avant toute prospection.

 

  • Le recueil du consentement préalable
  • Votre identité clairement identifiable
  • Un lien de désinscription
  • Un email responsive

Au Sales Automation, tu te convertiras.

 

Respecter la législation autour de l’emailing c’est bien, aller plus loin c’est mieux ! Parmi les grandes tendances de l’emailing, la personnalisation est un enjeu clé. Exit l’emailing de masse, place au message ciblé. Si l’email reste le premier support publicitaire sur Internet, pour être plus efficace et améliorer votre taux d’ouverture, communiquez de manière plus personnelle avec vos destinataires.

 

Il est nécessaire pour cela d’en “savoir plus” sur vos contacts afin de bien “contextualiser” vos échanges (suivi comportemental, centre d’intérêts…) et montrer à votre destinataire que vous le “connaissez”, sans pour autant tomber dans le chatbot 😉

 

Vous-même avez sûrement déjà expérimenté ce type de “messages automatisés” certes, mais tellement plus “accessibles” : les emails one-to-one.

Exemple d’un email one-to-one :

Le sales automation, qu’est ce que c’est ?

Le principe du sales automation est très proche d’un scénario de marketing automation. La différence principale réside dans le fait que, dans un scénario de sales automation, on simule une prise de contact directe par le commercial. L’objectif du scénario sera de déclencher une réaction d’un prospect afin que le commercial reprenne la main  »pour de vrai » sur le lead.

Lire notre article sur le support de Koban : Créer un scénario de Sales Automation

A ce stade, si vous avez bien suivi, vous devriez vous demander : “Oui mais… où est donc le lien de désinscription ?!”

Justement, c’est là que se situe la subtilité… A défaut de comprendre le “Marketing Automation”, l’emailing est quant à lui à la portée de tout le monde. Le sales automation s’apparente à des échanges mails entre deux personnes et non pas de l’emailing, donc non soumis à la réglementation sur la prospection électronique de masse.

Le Sales Automation permet d’automatiser des emails one-to-one par un scénario propre à la force de vente. Nous sommes à la frontière entre commercial et marketing ! Normalement, la démarche permet d’automatiser les emails sur une cible non plus de prospects, mais de LEADS (ou opportunités de ventes), identifiés et qualifiés. En d’autres termes, pour améliorer le taux de conversion des commerciaux.

Vous pouvez allez plus loin sur le Sales Automation en lisant notre article : Sales Automation appliqué aux clients

Envie d’approfondir le Sales Automation avec Koban ? Demandez à Fabien ! fabien@koban-crm.com

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Quel processus mettre en place pour être conforme au RGPD en 2018 ?

Quel processus mettre en place pour être conforme au RGPD en 2018 ?

Le RGPD, c’est quoi ?

RGPD comme Règlement Général sur la Protection des Données, établi par l’Union Européenne, entrera en vigueur en 2018. Autant dire demain ! Son objectif est simple : redonner aux citoyens le contrôle de leurs données personnelles, tout en unifiant les réglementations relatives à la protection de la vie privée dans l’Union européenne. La mise en conformité devra se faire au plus tard le 25 mai 2018.

Cette réglementation, et notamment les derniers ajouts, auront un impact indéniable quant au management de la donnée et plus globalement au fonctionnement général du système d’information d’une entreprise. Cette directive couvre les données détenues non seulement par les personnes morales ou physiques européennes, mais également par les entreprises ou organismes non européens qui traitent les données de citoyens européens.

La définition des données à caractère personnel couvre désormais toute une série de détails comprenant les informations personnelles habituelles, mais aussi des éléments tels que les photographies et les données des réseaux sociaux.

Selon la loi, une donnée personnelle signifie :

Toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, notamment par référence à un numéro d’identification (par exemple : le numéro de sécurité sociale) ou un ou plusieurs facteurs spécifiques à son identité physique, physiologique, psychique, économique, culturelle ou sociale (par exemple : nom et prénom, date de naissance, la biométrie les données, les empreintes digitales, ADN …).

Donnée personnelle: définition, CNIL

La définition est large, mais elle implique que le RGPD est applicable si et seulement si la donnée est établie comme personnelle. Dans le cas contraire, si les données sont confirmées « anonymes » la réglementation ne s’applique pas.

Concrètement ?

Consentement renforcé et transparence

Le règlement impose la mise à disposition d’une information claire, intelligible et aisément accessible aux personnes concernées par les traitements de données.

L’expression du consentement est définie : les utilisateurs doivent être informés et leur accord requis de la collecte et usage de leurs données.

De nouveaux droits

Le droit à la portabilité des données : ce nouveau droit permet à une personne de récupérer les données qu’elle a fournies sous une forme aisément réutilisable, et, le cas échéant, de les transférer ensuite à un tiers. Rétablissant ainsi l’équilibre entre la personne et le porteur de la donnée.

Pourquoi est-ce un défi ?

L’entreprise ne peut plus se contenter d’informer que son site “utilise les cookies”, ni digitaliser sa gestion client (s’équiper d’un CRM ou un logiciel de marketing automation par exemple) sans prendre en compte les données qu’elle collecte et exploite à des fins commerciales. L’impact sera immédiat pour l’entreprise, dans l’organisation à court terme de son système d’information car pour la plupart d’entres elles, les données ne sont pas centralisées et l’entreprise ne peut donc pas en garantir ni sécuriser l’accès, la bonne gestion et le droit à l’oubli des données personnelles dans le respect de la réglementation applicable au 25 mai 2018.

Quelles applications ?

Le Marketing Automation

Koban Marketing, notre outil de Marketing Automation vous permet de suivre et faire mûrir vos pistes. L’outil vous permet de tracker vos visiteurs web puis de les alimenter régulièrement en contenus ciblés grâce à l’automatisation. Le flux des données collectées constituent une “empreinte numérique” de vos prospects par l’enregistrement continu du comportement de vos visiteurs afin d’en élaborer un profil d’acheteur. Toutes ces empreintes, dès lors qu’elles ne sont plus anonymes, sont identifiées par l’entreprise et sont concernées par l’application du RGPD.

Le fichier client

Tout client est en droit de demander l’accès aux informations détenues à son sujet. Mais au-delà des informations personnelles, celles ci peuvent impliquer un Tiers lorsqu’il s’agit de la sécurisation des données (localisation, export…). Si le stockage des informations n’est pas interne à l’entreprise, cela peut être compliqué et représenter un surcoût dans la gestion, l’accès et la transmission, ainsi que la garantie de sécurité et de droit à l’oubli pour le client.

Qui est concerné ?

Toute entreprise qui collecte et traite informatiquement des données rattachées à des individus sur le territoire européen. Et ce, qu’elles le fassent pour leur propre compte, ou pour le compte d’un tiers. Par exemple, toute entreprise de gestion et location de base de données ou les éditeurs de solutions en SAAS (comme nous) portent la responsabilité du respect de ces nouvelles règles au même titre que les entreprises dont elles gèrent/stockent les données.

Un exemple concret : Prenons l’exemple de Google Analytics.

3,3 milliards de requêtes sont effectuées chaque jour (100 milliards par mois) via Google qui couvre 96% des sites internet en Union Européenne.

source : Blog du modérateur

Vous avez autorisé, lors de votre adhésion à Google Analytics, à collecter les données de votre site en y déposant votre code de tracking. Sachez que selon les conditions d’utilisations de Google et la loi Informatique et Libertés, vous êtes juridiquement responsable de ce que Google Analytics a recueilli grâce à votre intermédiaire, même si vous n’en connaissez pas le contenu ni l’utilité.

En effet, les données recueillies sur votre site, via les cookies, peuvent être corrélée avec d’autres sources afin d’élaborer des “profils virtuels” et proposer un service ou besoin personnalisé. Prises séparément, ces informations ne permettent pas de s’introduire dans la vie personnelle de l’internaute. C’est leur exploitation et leur croisement qui porte atteinte à la vie privée de l’internaute car ils permettent d’établir l’identité d’une personne physique. Pourtant, sans ce croisement d’informations, les services de ces acteurs ne sont pas utilisables. Le croisement de ce type d’informations n’est pas illégal, si l’internaute qui les a émises a autorisé leur recueil et leur utilisation. La loi ne cherche pas à empêcher le développement de cette pratique. Au contraire, c’est tout l’enjeu des phénomènes « Big Data » et « Open Data ». La loi veut seulement garantir une pratique éthique et respectueuse des droits fondamentaux de l’individu.

Source : Audito

Quel niveau de confidentialité établir ?

 2 types de confidentialité possibles

Privacy by Design ou confidentialité par Design : tout nouveau processus d’affaire qui utilise les données personnelles doit prendre en considération la protection de la vie privée. En désignant par exemple le service informatique comme garant du cycle de vie des données dans le système d’information via un processus établi et conforme, qui veille à limiter la quantité de données traitée dès le départ (principe dit de « minimisation »).

Privacy by default ou confidentialité par défaut : les paramètres de confidentialité s’appliquent automatiquement à chaque nouvelle donnée personnelle collectée. L’utilisateur dispose donc par défaut de ses droits d’accès et de protection sans aucune modification manuelle des paramètres. Les données personnelles sont alors collectées et conservées durant la période nécessaire à fournir un produit ou un service.

Quels risques ?

Le non-respect de ce règlement expose l’entreprise à une amende d’un montant pouvant s’élever de 2% à 4% du chiffre d’affaires annuel. Par le droit à réparation des dommages matériel ou moral, toute personne ayant subi un dommage matériel ou moral du fait d’une violation du RGPD a le droit d’obtenir du responsable du traitement ou du sous-traitant réparation du préjudice subi.

Quel processus mettre en place pour être conforme ?

6 étapes pour se préparer au RGPD

1 . Désigner un pilote

Il est important de désigner un ou plusieurs responsables de la donnée, qui seront garants de leur protection et du processus de respect de la vie privée durant tout le cycle de vie de la donnée.

2. Cartographier vos traitements de données personnelles

Commencez par l’inventaire de vos données : Quelles données collectez-vous ?

  • Quels types de données ? Personnelles, publiques, génériques, nominatives…
  • Où les collectez-vous ? Cloud, serveur, SaaS…
  • Où sont-elles localisées ? Europe, Asie, US, France…
  • Comment les collectez-vous ? Achat, déclarées (formulaires), comportementales…
  • Pourquoi les collectez-vous ? Marketing, prospection, fichier client, statistiques, publicités…
  • Quel usage en faites-vous ? Commercial, administratif…
  • Combien de temps les conservez-vous ? Annuel, mensuel, usage unique…
  • Qui accède aux données ? Toute l’entreprise, un responsable, un sous-traitant, personne…

3. Prioriser les actions

Après avoir identifié les traitements de données personnelles mis en œuvre, vous devez, pour chacun d’eux, identifier les actions à mener pour vous conformer aux obligations actuelles et à venir.

4. Gérer les risques

Si vous avez identifié des traitements de données personnelles susceptibles d’engendrer des risques élevés pour les droits et libertés des personnes concernées, vous devrez mener, pour chacun de ces traitements, une étude d’impact sur la protection des données.

5. Organiser les processus internes

Pour garantir un haut niveau de protection des données personnelles en permanence, mettez en place des procédures internes qui garantissent la protection des données à tout moment, en prenant en compte l’ensemble des événements qui peuvent survenir au cours de la vie d’un traitement de données personnelles (par exemple : faille de sécurité, gestion des demandes de rectification ou d’accès, modification des données collectées, changement de prestataire etc.).

6. Documenter la conformité

Pour prouver votre conformité au règlement, vous devez constituer et regrouper la documentation nécessaire. Les actions et documents réalisés à chaque étape doivent être réexaminés et actualisés régulièrement pour assurer une protection des données en continu.

Ce qu’il faut retenir :

Obtenir et prouver le consentement de la personne pour le recueil et l’usage des données personnelles

Garantir et sécuriser la bonne gestion des données personnelles (droit d’accès et droit à l’oubli)

Sources :

Règlement européen sur la protection des données : ce qui change pour les professionnels

Les PIA (Privacy Impact Assessment) : Ces documents sont des catalogues de bonnes pratiques destinées à traiter les risques que les traitements de données à caractère personnel (DCP) peuvent faire peser sur les libertés et la vie privée des personnes concernées.

Livre Blanc Audito : solutions techniques simples de mise en conformité avec la Loi Informatique et Libertés, réglementation des cookies.

CNIL : 6 étapes pour se préparer au RGPD

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Source : Sia Partners

Clothilde

Clothilde

Responsable marketing

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