Gérer les contrats (abonnements, maintenance) dans Koban

Pour de nombreuses sociétés, la facturation passe aussi par des abonnements. Koban permet désormais de générer et gérer ces contrats, de suivre leur date de renouvellement, et de générer les factures associées. Cette fonctionnalité apporte un vrai gain de temps, une lisibilité et un meilleur suivi des clients pour améliorer la fidélisation.

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Créer un contrat en quelques clics

Sur la fiche de votre client, vous pouvez créer le contrat en quelques clics : nom du contrat, durée du contrat, produits concernés, montants… Vous renseignez ces informations rapidement et facilement.

Vous pouvez personnaliser votre contrat si vous souhaitez préciser et enregistrer certaines informations. Pour exemple, nos clients commercialisant des copieurs noteront ici un coût copie noir et blanc, un forfait de volume… Bref, à vous de décider quelles informations vous avez besoin d’avoir sur chaque contrat.

Connaître les périodes de renouvellement des contrats

Dans la fiche de votre client, vous accédez donc à l’ensemble des contrats en cours et vous affichez les dates de renouvellement à venir. Une information précieuse pour les commerciaux !

Le commercial ou le chargé de clientèle peut alors anticiper et planifier un appel bien avant la date d’échéance pour garantir une bonne expérience client. De nombreuses bonnes pratiques peuvent d’ailleurs être mises en place et automatisées dans Koban !

L’ensemble des contrats en cours est également disponible dans une vue dédiée, triable et filtrable. Vous avez ainsi une vue synthétique et immédiatement exploitable de ceux qui sont en retard ou sur le point d’être renouvelés. Des déclencheurs automatiques peuvent vous aider à gérer en gagnant du temps, nous vous en parlerons dans un prochain billet du blog !

Facturer les renouvellements de contrats

Pour renouveler les contrats et générer la facture liée, Koban est conçu pour vous simplifier la vie.

Dans le contrat, il suffit de cliquer sur le bouton de renouvellement. Koban recalcule la période et vous propose de générer directement la facture concernée.

La facture est générée en brouillon, vous n’avez plus qu’à la vérifier, puis la valider et l’envoyer à votre client.