Reprenons les bases : qu’est-ce qu’une facture fournisseur ?

Une facture est un document de comptabilité générale. C’est ce qui prouve un achat ou une vente entre deux parties (le client et le fournisseur). En effet, la facture atteste de la dette d’un client envers son fournisseur.

Celle-ci doit mentionner différentes informations :

• Les coordonnées du fournisseur et du client,
• Un numéro de facture unique,
• La date d’émission de la facture,
• La dénomination et la quantité des produits et/ou services
• Le Prix HT et TTC et la TVA applicables
• La ou les dates prévues du règlement de celle-ci
• Les pénalités en cas de retard de paiement

Ces mentions sont obligatoires et définies par l’article L441-3 du Code de Commerce.

La facture fournisseur :

Les factures fournisseurs correspondent aux factures d’achat. Ce sont toutes les factures qu’une entreprise reçoit de ses fournisseurs, tout ce qu’elle leur doit (dette). De plus, la facture engage l’entreprise à payer le fournisseur avant une certaine date.

Quel est le délai de conservation d’une facture fournisseur ?

Tout document relatif à l’entreprise doit être conservé par celle-ci. Néanmoins, la durée de conservation va varier selon les types et la nature des documents. Effectivement, les règles applicables en matière d’archive des documents d’une entreprise sont fixées soit par la loi soit selon les périodes pendant lesquelles les administrations peuvent effectuer des contrôles.

Tout d’abord, il faut différencier deux types de factures :

• La facture proforma : elle est établie dès l’achat pour des raisons pratiques et à la demande de l’acheteur. Elle n’a ni valeur légale ni valeur comptable. Ce n’est pas un document obligatoire. Elle n’est produite qu’à titre informatif et ne peut remplacer la facture définitive. De plus, il n’y a donc pas d’obligation de conservation de ce document.
• La facture définitive : Elle est établie dès la réalisation de la vente (c’est-à-dire, en principe, au plus tard à la livraison de la marchandise) ou suite à la réalisation de la prestation de service.

Les factures (les originaux ou les copies) doivent être conservées au minimum pendant 10 ans à partir de la vente ou de la prestation de service.

Ces dernières peuvent être conservées dans des classeurs ou de manière électronique. En optant pour le classeur, l’entreprise doit être parfaitement organisée afin d’être certain de retrouver facilement une facture et de ne surtout pas en perdre. Concernant la conservation numérique, il existe de nombreuses plateformes de comptabilité en ou encore des outils de CRM qui sont très performants. Ces derniers proposent des logiciels d’édition, de stockage et de classification des factures.

Pourquoi doit-on les conserver ?

La facture a plusieurs fonctions. Tout d’abord d’un point de vue juridique, elle constitue la preuve juridique de la réalité de la prestation rendue ou de la marchandise vendue. De plus, elle constate le droit de créance du vendeur (quittance par exemple).

Puis d’un point de vue commercial, elle détaille les conditions de négociation de la vente entre le fournisseur et son client, notamment le montant à payer.

La facture sert également de justificatif comptable puisqu’elle est nécessaire à l’établissement des comptes annuels. En effet, une entité comptable doit pouvoir présenter une preuve écrite de chaque mouvement financier reporté dans sa comptabilité.

Enfin, en fiscalité, la facture fait office de support à l’exercice des droits sur la TVA (collecte et déduction) et au contrôle de l’impôt.

Les factures fournisseurs doivent donc être facilement retrouvables durant au minimum 10 ans. Il n’existe pas de sanction spécifique à la non-conservation des documents d’entreprise. En fonction des circonstances, plusieurs peines peuvent cependant être applicables comme des amendes pouvant atteindre la somme de 25 000€. Il est donc primordial de respecter ce délai et de classer correctement toutes ses factures.