Dans le cadre de votre activité, vous vendez des produits qui font l’objet d’un abonnement, ou d’un contrat. Dans ce cadre vous avez besoin de gérer les périodes de renouvellement et de facturer périodiquement et/ou de façon automatisée.
J’ai souhaité dans mes articles vous présenter le module de gestion des contrats, pour que vous ayez une idée de son fonctionnement et de ce qu’il peut vous apporter au quotidien.
Lorsque vous gérez des abonnements ou des contrats, le plus compliqué dans un fichier Excel par exemple, est de penser à bien suivre les dates de fin de contrat.
La durée d’engagement, et donc la date de fin de contrat est importante à gérer pour 2 raisons (prenons un cas de figure fréquemment rencontré dans lequel vous vous reconnaîtrez peut-être) :
Lorsque vous créez un contrat dans Koban, les premiers éléments qui vous sont demandés sont justement :
Le contrat apparaît dans la fiche du client côté CRM, avec sa date de fin d’engagement. C’est déjà une information bien utile pour les commerciaux.
L’ensemble des contrats sont par ailleurs centralisés sur la liste des contrats, et triés sur la colonne de la date de fin. Cela permet de visualiser immédiatement ceux qui arrivent à échéance. D’ailleurs, Koban surligne en rose les contrats arrivant à échéance dans le mois qui arrive.
Enfin, pour aller plus loin, vous pouvez automatiser une action le jour de la date de fin de contrat, mais également n jours avant la date de fin. En bref, tout ce qui peut vous aider, vous et vos collaborateurs, à ne pas oublier de gérer le renouvellement !
Un cas d’école : vous automatisez un envoi de mail de renouvellement 30 jours avant, et une action à votre Administration des Ventes le jour J pour gérer le renouvellement et facturer. Tout se fait automatiquement.
Si nécessaire dans le cadre de votre activité, vous pouvez créer et gérer vos contrats clients avec Koban. Par exemple, pour des abonnements. Le contrat se crée automatiquement depuis la commande et vous pouvez facturer selon la périodicité définie. L’envoi des factures peut également se faire automatiquement.
Lorsque vous créez un contrat depuis Koban, vous le faites en général (en tous cas ça fait partie des bonnes pratiques !) depuis une commande client validée.
Koban crée le contrat et récupère depuis la commande l’ensemble des produits, quantités et prix qui constitueront les factures pendant toute la période du contrat.
Et c’est justement là que le module prend tout son intérêt !
Avec une utilisation basique, sans entrer dans trop d’automatismes, Koban vous affiche au jour le jour la liste des contrats à facturer, avec la date de prochaine facture.
Vous me direz, pour des contrats à engagement annuel, avec une seule facture par an c’est finalement assez simple. C’est vrai ! Mais pour des contrats annuels, avec une facturation mensuelle, vous voyez vite l’intérêt car il ne s’agit pas d’oublier de facturer…
Vous choisissez alors
Avouez que c’est tentant… Ne serait ce que pour gagner du temps !
Et pensez Formation ! Même si vous êtes déjà client et que vous réalisez déjà vos factures clients dans Koban, demandez nous un module de complément de formation pour démarrer dans le bon sens. Vous gagnerez au final un temps précieux, donc de l’efficacité !
