Durant cette période inédite que nous vivons tous actuellement, il nous a semblé indispensable de changer notre planning éditorial et vous proposer du contenu pour vous aider à affronter cette épreuve au mieux.
Pour ceux qui ne le savent pas encore, l’équipe Koban est déjà habituée à faire du télétravail plus ou moins régulièrement. On va essayer, au travers de cet article, de vous donner toutes les bests practices et des astuces pour exploiter au mieux votre outil CRM (quel qu’il soit !) en période de télétravail.
Alors c’est parti !
#1 Partager de l’information
Avant toute chose, partager de l’information doit devenir prioritaire. Quand on est tous dans le même bureau, il y a souvent des échanges informels pour se tenir au courant de l’avancée d’un projet, pour parler d’un échange téléphonique qu’on vient d’avoir avec un prospect etc… Le premier challenge consiste ici à continuer de partager ce type d’informations, d’une part car ces commentaires peuvent être importants pour les échanges futurs, mais aussi pour garder le lien avec les autres membres de l’équipe.
Pour ce faire, il faut s’obliger encore plus aujourd’hui, à remplir votre CRM de façon exhaustive. Ne pas hésiter sur les commentaires, ne pas hésiter à mettre plus de détails sur les actions etc… Tous les CRM gratuits ou payants possèdent ce type de fonctionnalités, alors il faut en tirer parti !
#2 Prévoir des plages de réunions
Ce n’est pas parce que chacun est dans son salon que les réunions ne peuvent pas se faire. Les réunions sont extrêmement importantes dans un contexte traditionnel, mais le sont encore plus dans un contexte de télétravail. Les réunions vont permettre non seulement de faire le point avec votre équipe sur les projets en cours, mais également sur des difficultés rencontrées.
Au delà de ça, les réunions en visioconférence ou par téléphone, permettent de garder le lien social et d’entretenir une « vie d’entreprise » malgré un contexte particulier.
Les agendas partagés sont le meilleur moyen de le faire. Il faut prévoir des plages horaires récurrentes dans les agendas de chacun, qui seront réservées pour les réunions commerciales ou autres. Ainsi, les salariés peuvent s’organiser afin d’être plus au calme durant ces créneaux là.
#3 Identifier la baisse potentielle d’activité de vos salariés
Il est possible, durant toute la période de télétravail, que certains de vos collaborateurs connaissent une baisse d’activité certains jours. Afin de l’anticiper et surtout d’en prendre conscience, il semble important d’avoir accès aux agendas de chacun. Le but évidemment n’est pas de surveiller vos salariés, mais plutôt d’identifier les créneaux « creux » sur lesquels vous pouvez positionner de nouvelles tâches.
On reporte souvent des actions « secondaires » par manque de temps car la priorité va toujours au client (et c’est normal). Mais cette période est bel et bien l’occasion de remettre le nez dedans et d’en venir à bout. D’autant plus que la plupart du temps, ces tâches ne sont pas prioritaires car elles ne concernent pas la vente directe. Elles sont pourtant parfois stratégiques pour améliorer son organisation ou ses futures actions. Une bonne occasion de reprendre votre activité sur de nouvelles bases propres et claires (oui, autant voir le bon côté des choses hein !).
#4 Organiser et suivre les projets en cours
La plupart des rendez-vous physiques étant annulés et certaines entreprises fermées, cela implique le report et / ou l’annulation de certains de vos projets en cours. Il est nécessaire d’utiliser votre CRM afin d’identifier tous les projets « chauds » et de les relancer afin de savoir quelle est la démarche à adopter.
Tout dépend de votre secteur, mais il est envisageable de continuer certains projets à distance, d’organiser des réunions en visioconférence ou autres. Le tout est de mettre en place une démarche pro active afin de proposer des solutions à vos prospects / clients et de les rassurer durant cette période. Cela vous aidera également à anticiper la charge de travail « post-confinement ». Effectivement, si tous vos rendez-vous doivent être reportés il va falloir réussir à s’organiser au mieux pour ne pas se retrouver surcharger.
Espérons que ces quelques conseils aideront celles et ceux qui ont un outil en ligne à travailler et anticiper l’avenir. Evidemment, il existe en plus du CRM de nombreux outils pour vous aider à « télétravailler » : join.me, zoom, mattermost, slack, trello… Et j’en passe. Toute l’équipe reste disponible si vous avez besoin d’aide, n’hésitez pas et… restez chez vous/prenez soin de vous !
