#PME Témoignage client Koban : Laboratoire Lips France

#PME Témoignage client Koban : Laboratoire Lips France

Laboratoire Lips France est une société qui existe depuis 5 ans. Nous sommes fabricant de liquides et matériels pour cigarettes électroniques. Nous avons une gamme de produits très large allant des liquides avec arômes aux produits spécifiques comme les sels de nicotine, destinés aux primo-vapoteurs. Nous produisons et commercialisons notamment le liquide “La Chose”, numéro trois des ventes en France sur ce marché. L’entreprise a démarré à quatre personnes et nous sommes aujourd’hui une vingtaine dont un responsable commercial et un responsable export.

Le besoin d’un CRM a émergé avant mon entrée dans l’entreprise il y a un an et demi. Il a fallu constituer une équipe de vente et se doter d’un CRM pour suivre et piloter l’activité commerciale individuelle et collective. Nous avions une réelle problématique d’organisation et de suivi de l’activité. Notre choix s’est rapidement porté sur Koban pour deux critères essentiels, la simplicité d’utilisation de l’outil et son coût. Pour ma part, j’ai été très séduit par l’ergonomie de l’application et la facilité à exécuter les requêtes.

Nous avons bénéficié d’une formation avec Estelle avant la mise à disposition du CRM à l’équipe. La formation s’est très bien passée. Très structurée, elle a bénéficié à toute l’équipe et a surtout favorisé les échanges ainsi qu’une prise en main rapide de l’outil par tous. Son côté pratique et convivial a rendu l’outil encore plus attractif. La formation a permis de dynamiser l’équipe qui n’exprime aucun frein quant à l’utilisation de l’outil. Je forme maintenant moi-même les nouveaux arrivants sans difficulté particulière dans la mesure où l’outil est simple.

Par exemple, une nouvelle commerciale est arrivée fin août et elle se sert de Koban au quotidien en remplissant ses compte-rendus directement sur son mobile ou sa tablette en sortant de rendez-vous. C’est pratique et accessible !

Nous sommes aujourd’hui 7 personnes à utiliser Koban CRM essentiellement pour la qualification des rendez-vous et le suivi des objectifs. Notre volonté est de maintenir un niveau de qualification élevé sur nos contacts commerciaux. Grâce au CRM, nous avons été rapidement opérationnels pour l’atteinte des objectifs. Nous avons gagné en efficacité commerciale et organisationnelle simplement par le suivi du planning des actions et des RDV. Je sais que je peux encore améliorer le pilotage de l’activité grâce à la vision du pipeline et des indicateurs du tableau commercial. Pour la petite histoire, lors du choix du CRM, le tableau de bord d’accueil personnalisable avec les widgets indicateurs de Koban nous avait beaucoup plu car c’est visuel et d’une efficacité redoutable pour le suivi commercial.

Nous avons une gestion commerciale et des processus de ventes traditionnels et aujourd’hui le CRM nous convient très bien. Nous avons recruté depuis peu un responsable marketing et allons donc faire évoluer notre utilisation de Koban sur les fonctionnalités Marketing, notamment pour l’emailing et le sourcing des prospects.

Koban en 3 mots :

Simplicité, efficacité, opérationnel !

Note générale

        

Thierry Place

Thierry Place

Directeur commercial - Laboratoire Lips France

Laboratoire Lips France est une société qui existe depuis 5 ans. Nous sommes fabricant de liquides et matériels pour cigarettes électroniques.

#TPE Témoignage client Koban : Keltis

#TPE Témoignage client Koban : Keltis

Secteur d’activité : Conseil RH et recrutement pour la TPE et PME

Je suis Bastien Rizzo, directeur général de la société Keltis, je travaille en collaboration avec deux associés Anthony et Gérald. Keltis est un cabinet de recrutement spécialisé dans différents secteurs d’activité, sachant que chaque associé a sa spécialisation. Nous avons trois divisions :

  • La division technique et ingénierie pour le recrutement de profil de techniciens, ingénieurs en passant par des postes à responsabilité, cette division est une dominante importante du cabinet
  • La division tertiaire et transport logistique pour le recrutement des fonctions support et environnement logistique
  • La division Ingénierie Informatique pour le recrutement des fonctions IT.

Nous travaillons avec beaucoup de grands comptes logistiques et industriels sur toute la France ainsi que des PME-PMI (région Rhône-Alpes principalement mais également sur IDF, Alsace, Bordelais, sud de la France…). Il nous arrive de placer également des candidats dans un environnement international. Nous sommes un pur cabinet de recrutement pour un placement en CDD ou CDI et notre objectif est d’être à la fois proches de nos clients et des candidats pour mettre en relation l’un et l’autre afin qu’ils se correspondent parfaitement. Notre défi est de très bien connaître clients et candidats pour faciliter le matching entre les deux. Notre cabinet existe depuis février 2017 et nous accueillons bientôt deux nouveaux collaborateurs à partir de janvier 2019.

 

Notre activité nous amène à brasser beaucoup de candidatures tout en menant le développement commercial du cabinet. Notre contexte fait que nous sommes des commerciaux avant tout, nous devons développer notre clientèle sur toute la France. Le CRM devenait indispensable pour créer un portefeuille clients diversifié, l’organiser et le suivre. L’outil devait accompagner notre développement commercial et nous permettre une gestion fluide des candidatures. L’activité commerciale nécessite de gérer au quotidien les rappels et relances de nos prospects en intégrant des données spécifiques de segmentation. Opérer la gestion des candidats dans le même outil était important afin d’intégrer chaque profil et pouvoir le rapprocher rapidement des offres qui lui correspondent. Nous gérons une vingtaine de candidats par semaine et la centralisation des données ainsi que leur analyse est cruciale afin de suivre notre jobboard et proposer des profils qualifiés en priorité à nos clients.

 

Pour notre projet, nous sommes partis de zéro. L’enjeu était de centraliser gestion commerciale quotidienne et gestion des candidats dans un seul et même outil. Pour suivre, gérer et segmenter notre base de données en mode collaboratif et interactif entre les différents collaborateurs. Lors de notre sélection de l’éditeur, bien entendu Koban nous a plu mais nous avons surtout apprécié la relation avec le chargé d’affaire. Les réponses étaient claires et précises. Toutes nos attentes ont été prises en compte. L’outil a été mis en place rapidement et nous avons bénéficié d’une formation à l’utilisation. Toutes les fonctionnalités recherchées sont opérationnelles, grâce à Koban nous disposons aujourd’hui d’un CRM pour suivre l’activité de chacun. Nous avons gagné en efficacité : tâches, rendez-vous, entretiens candidats, planification, tags… autant de fonctionnalités qui rendent son utilisation simple et facilite notre quotidien. Nous sommes véritablement satisfaits de notre choix !

 

Nous sommes encore de “jeunes utilisateurs” de Koban. Pour la partie gestion des candidats, c’est opérationnel et efficace. Il nous faut encore utiliser le CRM pour notre propre développement commercial, cela nous permettra entre autre d’en mesurer la rentabilité. Pour ma part, j’utilise Koban de plus en plus, j’ouvre Koban tous les jours, l’interface est sympa et claire. Certes, j’ai beaucoup d’actions en retard… mais je peux d’ores et déjà suivre notre chiffre d’affaires par client. Le module gestion de Koban permet par ailleurs d’effectuer sa facturation simplement et de gagner du temps. Nous avons encore à découvrir le module Marketing mais chaque chose en son temps !

 

Chaque contexte est différent, mais pour une entreprise comme la nôtre, je conseille vivement de choisir Koban car l’échange et la relation client est top ! Toute l’équipe est très réactive et nous bénéficions d’un vrai suivi client. Il ne faut pas choisir son éditeur uniquement sur l’aspect fonctionnel de la solution car pour faire évoluer un outil avec son entreprise, il faut pouvoir échanger avec lui pour qu’il comprenne vos évolutions futures.

 

Koban en 3 mots :

Bon relationnel, à l’écoute, interface pro !

Note générale

       

Bastien Rizzo

Bastien Rizzo

Associé - Chargé d'affaires

KELTIS est un cabinet de recrutement spécialisé dans les domaines Transport & Logistique, Ingénierie& Technique, Informatique & Télécommunication et Métiers Supports. 

#PME Témoignage client Koban : Laboratoires Embryolisse

#PME Témoignage client Koban : Laboratoires Embryolisse

Embryolisse est une marque pionnière en dermo-cosmétique, créée en 1950 par un médecin. Nous vendons nos soins en pharmacie et parapharmacie, par e-commerce et par correspondance papier avec règlement par chèque. Nous sommes une vingtaine de collaborateurs à Issy-les-Moulineaux dont trois personnes pour la partie communication, CRM et digital.

Auparavant, nous utilisions ACT pour la gestion de notre base de données clients. Cet outil est à l’origine plutôt orienté force de vente et n’était pas adapté pour héberger la base de données qui devenait conséquente. Nous avions atteint les limites du système. Nous avions besoin de mieux connaître et segmenter nos clients afin d’apporter plus de personnalisation dans nos échanges avec eux. Nous cherchions également plus de souplesse dans l’extraction de nos données, l’outil que nous avions ne nous permettant pas de traiter les données et la moindre extraction nous prenait beaucoup de temps. Par ailleurs, notre système n’était pas du tout agile, nous avions besoin de nous professionnaliser et nous voulions connecter l’ensemble du système pour gagner du temps et éviter les erreurs liées à de la ressaisie d’informations.  

Nous avons procédé à plusieurs consultations et notre besoin s’est précisé au cours de ces études. La première étude a fait ressortir une sélection d’outils qui nous ont parus trop élaborés par rapport à notre besoin. Puis, lors de la seconde étude, les solutions trouvées n’étaient pas proposées on premise, critère indispensable pour notre DSI qui souhaitait que notre base de données soit hébergée sur notre propre serveur. Koban nous a été recommandé lors de la troisième consultation. Nous avons retenu cet éditeur pour plusieurs raisons. D’une part, Koban est une entreprise à taille humaine, comme nous et cela nous a rassuré quant à l’attention portée au client. Nous souhaitions un éditeur attentif et réactif sur nos besoins et l’accompagnement tout au long du projet. Dès la phase de consultation, Fabien a suivi notre dossier et s’est beaucoup impliqué. Les réponses étaient toujours précises et claires. Le deuxième critère de sélection était le prix. L’aspect budgétaire était important et Koban est une solution abordable.

Nous avions un double enjeu :

  • La réorganisation de notre service clients en automatisant certaines tâches au bénéfice de missions à plus forte valeur ajoutée
  • Un marketing plus performant : avoir une vision 360° de nos clients et personnaliser les messages

L’outil et l’accompagnement Koban nous ont permis d’être prêts dans les temps pour notre mise en conformité au règlement européen pour la protection des données. Nous avons une clientèle de particuliers et nous devions être vigilants sur cet aspect dès le début du projet.

Le déploiement s’est très bien passé grâce à Estelle qui a pris soin d’anticiper nos besoins, les paramétrages et la préparation de notre formation en amont. C’était didactique, concret et calé sur la meilleure façon d’utiliser l’outil pour nos processus. Koban s’est impliqué dès le début et tout au long de l’accompagnement nécessaire à l’avancée du projet. Au moindre souci rencontré, nous sommes rapidement pris en charge, nous ne sommes jamais seuls avec l’outil. La difficulté du projet vient de notre système qui est particulier. Koban sert de passerelle entre notre site e-commerce et notre outil de gestion commerciale, et il permet de simplifier et fluidifier le traitement de nos données. Une fois la phase de consolidation des données passée, nous souhaitons d’ailleurs aller vers encore plus de simplicité.

Le bénéfice immédiat constaté est un gain de temps sur le traitement de nos commandes ainsi que dans le pilotage de nos campagnes marketing par l’exploitation de nos données clients directement dans l’outil. Il nous reste à améliorer le côté analyse des datas des campagnes, mais Koban nous accompagne également sur ce sujet pour permettre une utilisation optimale. Nous irons bientôt sur une meilleure performance marketing grâce notamment au module de Marketing Automation de Koban.

Les critères de choix de la solution Koban se sont confirmés lors du déploiement. Koban est un éditeur à taille humaine qui est à l’écoute de ses clients, ne cherche pas à vendre des prestations inutiles ni à faire entrer son client au « chausse pied » dans son logiciel. Par ailleurs, l’accessibilité et la réactivité du support de Koban font de cet éditeur un partenaire parfaitement fiable. Un CRM est indispensable pour parler à sa clientèle aujourd’hui, en conformité avec le RGPD.

Koban en 3 mots :

Super équipe, agilité, fiabilité !

Note générale

       

Nathalie Guasch

Nathalie Guasch

Responsable communication

Embryolisse est une marque pionnière en dermo-cosmétique, créée en 1950 par un médecin. Nous vendons nos soins en pharmacie et parapharmacie, par e-commerce et par correspondance papier avec règlement par chèque. Nous sommes une vingtaine de collaborateurs à Issy-les-Moulineaux dont trois personnes pour la partie communication, CRM et digital.

Pourquoi 6 mois après sa mise en application vous n’êtes toujours pas en conformité avec le RGPD…

Pourquoi 6 mois après sa mise en application vous n’êtes toujours pas en conformité avec le RGPD…

Notez que chez Koban, nous ne parlons pas RGPD tous les matins au café. Mais il nous a semblé important de faire une piqûre de rappel sur ce sujet pour plusieurs raisons. D’une part c’est un sujet d’intérêt, j’en veux pour preuve le pic incessant des visites web sur nos articles en rapport sur notre blog et surtout car ces visites démontrent à quel point vous n’êtes pas prêt. Et pourtant, le Règlement Général sur la protection des données est entré en vigueur il y a six mois. À notre grand désarroi, peu de nos clients se sont effectivement emparé du sujet… Car il ne suffit pas de se dire que son fournisseur CRM est français pour être en conformité ! (Oui, Koban est 100% français.)

Si vous n’êtes toujours pas en conformité six mois après le mise en application du RGPD, trois raisons principales :

  • Vous n’avez pas le temps de vous en occuper,
  • Vous ne savez pas comment vous y prendre et par où commencer,
  • Vous pensez (encore) que vous n’êtes pas concerné.

Nous ne prendrons pas le temps ici de vous convaincre de “l’intérêt” d’être conforme… car le texte entré en vigueur le 25 Mai s’applique aux entreprises de toutes tailles qui collectent et opèrent un traitement de données personnelles. Nous parlons des données personnelles relatives aussi bien aux clients, fournisseurs, employés.

Donc, parlons peu, mais parlons bien ! Le texte est entré en vigueur en Mai, il est temps d’agir. Vous le savez pertinemment puisque comme tout le monde, vous recevez vous-même une floppée d’emails pour recueillir votre consentement à la conservation de vos propres données…

Vous n’avez pas le temps

La bonne nouvelle, c’est que vous savez qu’il faut s’en occuper. C’est d’ailleurs un point de votre todo liste que vous replanifiez systématiquement. Or, à six mois de l’entrée en vigueur, cela devient urgent. Du coup, vous allez déléguer le sujet au nouvel arrivant dans votre entreprise qui maîtrise un tant soit peu le digital… Mauvaise idée… Quitte à déléguer, il existe un certain nombre d’organismes agréés pour accompagner votre mise en conformité. Bien entendu il faudra prévoir un budget et c’est encore la meilleure option si vous souhaitez être conforme rapidement. Car soyons honnête, vous ne trouverez jamais le temps et cela sera moins cher que l’amende prévue en cas de contrôle.

Vous ne savez pas comment faire ni par où commencer

Là aussi, si vraiment cela fait 6 mois que vous cherchez comment faire, nous vous recommandons de faire appel à un(e) juriste ou expert(e) agréé(e) pour mener à bien ce chantier. Car de deux choses l’une, soit vous avez été désigné d’office DPD (Délégué à la protection de la donnée) au sein de l’entreprise en n’ayant aucune compétence requise pour cela, soit votre entreprise ne dispose vraiment d’aucune ressource budgétaire pour déléguer la mission. L’un dans l’autre, on vous l’accorde ça ne vous explique pas par où commencer… Je ne saurais que trop vous recommander de vous rendre sur le site de la CNIL qui a édité plusieurs guides et boîtes à outils très bien faits et accessibles à tous.

Pour vous aider concrètement, voyons simplement les étapes essentielles pour votre mise en conformité (sachant que vous disposez d’un maximum d’informations directement sur le site de la CNIL).

6 étapes pour se préparer au RGPD : https://www.cnil.fr/sites/default/files/atoms/files/pdf_6_etapes_interactifv2.pdf

Désigner un pilote

Il est important de désigner un ou plusieurs responsables de la donnée, qui seront garants de leur protection et du processus de respect de la vie privée durant tout le cycle de vie de la donnée.

Cartographier vos traitements de données personnelles dans un tableau excel

Faites par l’inventaire de vos données en vous posant les simples questions :

  • Quelles données collectez-vous ?
  • Quels types de données ? Personnelles, publiques, génériques, nominatives…
  • Où les collectez-vous ? Cloud, serveur, SaaS…
  • Où sont-elles localisées ? Europe, Asie, US, France…
  • Comment les collectez-vous ? Achat, déclarées (formulaires), comportementales…
  • Pourquoi les collectez-vous ? Marketing, prospection, fichier client, statistiques, publicités…
  • Quel usage en faites-vous ? Marketing, commercial, administratif…
  • Combien de temps les conservez-vous ? Annuel, mensuel, usage unique…
  • Qui accède aux données ? Toute l’entreprise, un responsable, un sous-traitant, personne…

Prioriser les actions

Après avoir identifié les traitements de données personnelles mis en œuvre, vous devez, pour chacun d’eux, identifier les actions à mener pour vous conformer aux obligations actuelles.

Gérer les risques

Si vous avez identifié des traitements de données personnelles susceptibles d’engendrer des risques élevés pour les droits et libertés des personnes concernées, vous devrez mener, pour chacun de ces traitements, une étude d’impact sur la protection des données.

Organiser les processus internes

Pour garantir un haut niveau de protection des données personnelles en permanence, mettez en place des procédures internes qui garantissent la protection des données à tout moment, en prenant en compte l’ensemble des événements qui peuvent survenir au cours de la vie d’un traitement de données personnelles (par exemple : faille de sécurité, gestion des demandes de rectification ou d’accès, modification des données collectées, changement de prestataire etc.).

Documenter la conformité

Pour prouver votre conformité au règlement, vous devez constituer et regrouper la documentation nécessaire. Les actions et documents réalisés à chaque étape doivent être réexaminés et actualisés régulièrement pour assurer une protection des données en continu.

Mettez à jour votre site web !

N’oubliez pas un élément essentiel de votre mise en conformité : il ne s’agit pas seulement de garantir et sécuriser le traitement des données par l’établissement d’un registre mais également d’appliquer la conformité à la collecte des données que vous effectuez. Vous devez obtenir et prouver le consentement de la personne pour le recueil et l’usage des données personnelles. Pensez donc à mettre à jour votre site web pour les mentions d’informations obligatoires (cookies et formulaires).

Télécharger la liste de mise en conformité au format PDF

Les informations recueillies sur ce formulaire sont enregistrées dans un fichier informatisé par Koban pour permettre de vous adresser des contenus adaptés à vos centres d'intérêt. Elles sont conservées pendant 3 ans et sont destinées au service marketing. Conformément à la loi « informatique et libertés », vous pouvez exercer votre droit d'accès aux données vous concernant et les faire rectifier en contactant : clothilde[at]koban-crm.com.

Si vous êtes client Koban, vous disposez d’un dossier complet sur notre support :

Traitement des données dans Koban

Nous proposons par ailleurs une formation / assistance spécifique pour le paramétrage de la protection des données dans votre Koban.

Clothilde

Clothilde

Responsable marketing

Acquisition, engagement, conversion et fidélisation n'ont plus de secrets pour moi #Smarketing #Inbound #CRM #MarketingAutomation

RGPD 2018

fa legislation

Toutes les ressources RGPD

#TPE Témoignage client Koban : FCA – Formation Conseil Achats

#TPE Témoignage client Koban : FCA – Formation Conseil Achats

Secteur d’activité : Conseil stratégique et formation pour l’entreprise BtoB, spécialisation achats

Avez-vous une activité e-commerce ?

Non, nous utilisons Internet uniquement pour nous faire connaître. Nous ne pratiquons pas la vente directement depuis notre site web.

Qui est FCA ?

Formation Conseil Achats (FCA) propose de la formation, du conseil et des achats opérationnels pour l’entreprise. Notre accompagnement peut aller jusqu’au recrutement d’acheteurs et ainsi répondre à toutes les problématiques achats au sein de l’entreprise : la professionnalisation et les moyens opérationnels. Certifiées Datadock, nos formations sont prises en charge par les OPCA.

FCA existe depuis 2015. Au départ, FCA ce sont deux associés qui ont monté une structure qui s’est peu à peu diversifiée. Aujourd’hui FCA, ce sont 8 collaborateurs avec des expériences d’acheteurs très diverses.

Combien d’utilisateurs de Koban ?

Nous sommes deux utilisateurs de Koban plutôt sur la partie Marketing, CRM et gestion d’évènements.

Quelle problématique générale vous a poussé à vous équiper d’un logiciel ?

Il nous fallait centraliser nos données afin de mieux les exploiter, notamment pour la gestion des évènements de notre réseau. Nous avons donc importé notre base de données sur Koban et 80% de mon temps sur Koban est consacré à la gestion d’évènements. Nous allons bientôt aborder le marketing automation. La partie CRM est encore sous exploitée.

Quelles étaient vos problématiques de gestion commerciale ?

Par rapport au CRM précédent, les problématiques étaient d’avoir un logiciel avec plus de fonctionnalités comme la gestion du pipeline, la traçabilité des actions digitales et contacts engagés. La planification des actions commerciales et marketing manuelles ou automatiques.

Quelle(s) fonctionnalité(s) en particulier recherchiez-vous ?

3 en particuliers :

  • le marketing automation avec les scénarios d’élevage
  • la gestion des évènements
  • la gestion de projet

Comment avez-vous connu Koban ?

J’ai connu Koban via une intervenante dans une association professionnelle du nord est lyonnais.

Pourquoi avoir choisi Koban ?

J’ai suivi une conférence sur les réseaux sociaux et j’avais fait part de notre recherche d’un outil complet.

Lors de la présentation de Koban, le rapport qualité prix ainsi que la proximité avec l’éditeur ont été des arguments qui m’ont immédiatement convaincu.

Combien de temps par jour passez-vous sur Koban ?

En moyenne je passe 1,5 heures par jour, essentiellement pour le marketing.

Votre fonctionnalité préférée ?

Ce qui me plait plus c’est la gestion d’événement qui est relativement simple d’utilisation. Notre activité de conseil stratégique fait que l’on intervient à un haut niveau hiérarchique décisionnel. Nous avons un réseau conséquent à gérer via nos évènements. Koban simplifie l’organisation et le temps à y consacrer. Grâce à Koban nous faisons également fructifier nos contacts.

Quels sont les bénéfices de Koban pour votre activité ?

Un gain de temps indéniable et zéro perte d’information par l’historique complet et clair sur nos contacts.

Un mot sur la formation ?

J’avais été très content car j’ai pu rejoindre facilement l’éditeur qui a su se rendre disponible rapidement et répondre à mes problématiques opérationnelles immédiates. J’ai ainsi pu démarrer rapidement sur le logiciel. Je regrette simplement de n’avoir pas suivi cette formation en sessions plus fractionnées car l’ensemble des informations transmises est dense et nécessite un temps d’assimilation. Je suis certain de solliciter Koban pour de prochaines formations afin d’améliorer encore mon utilisation du logiciel.

Que diriez-vous à une TPE pour la convaincre de s’équiper d’un CRM ?

Je dirais qu’au final il y a beaucoup de données et d’informations dont la TPE dispose mais qu’elle ne pense pas forcément à exploiter. Un CRM permet de mieux qualifier ses données et de les exploiter véritablement à titre commercial. Travailler sur Excel ne permet pas de faire des “croisements” ainsi que de l’analyse pertinente des données. Chaque contact peut être profilé pour avoir encore plus de connaissance client. De plus, la gestion du temps sur de petites structures, c’est primordial.

Koban en 3 mots ?

Proximité, suivi (des contacts et de l’assistance Koban !), rapport qualité / prix

Une véritable maîtrise des coûts lors de l’équipement, aucune mauvaise surprise !

Koban fait un effort énorme sur l’assistance pour que ses utilisateurs ne se retrouvent pas seuls avec le logiciel.

Note générale

       

Damien Dell'Aquila

Damien Dell'Aquila

Responsable Marketing FCA

Formation Conseil Achats (FCA) propose de la formation, du conseil et des achats opérationnels pour l’entreprise. Notre accompagnement peut aller jusqu’au recrutement d’acheteurs et ainsi répondre à toutes les problématiques achats au sein de l’entreprise : la professionnalisation et les moyens opérationnels.