Fonctionnalités Koban – nouveautés Hiver 2018

Fonctionnalités Koban – nouveautés Hiver 2018

Les fonctionnalités focus de cette nouvelle version :

 

Créer des actions sur bon de commande et facture

 

Il n’était pas possible auparavant de planifier des actions directement depuis l’édition des factures et des commandes. C’est désormais possible et cela peut s’avérer très pratique notamment pour planifier les actions de relances sur les factures arrivées à échéances par exemple !

 

Accès facture : Accueil > Gestion clients > Factures échues > Choisir une facture et planifier votre action au moment de l’édition de la facture (ou depuis une facture existante) en bas à droite de la fenêtre.

Accès commande : Accueil > Gestion clients > Commandes > Choisir une commande et planifier votre action en bas à droite de la fenêtre ou directement lors de l’édition d’une nouvelle commande

 

Pour afficher toutes les actions planifiées sur la liste de vos factures :

Accueil > Gestion clients > Factures échues > cliquer sur la roue crantée en haut à droite de la liste et choisissez d’ajouter la colonne intitulée “Prochaine action”

Cette “petite” nouveauté vous donne la possibilité de gérer toutes les relances depuis votre agenda ou en créant ensuite une requête intelligente depuis les actions qui envoie automatique la requête dans une campagne de prospection téléphonique par exemple.

 

Un peu plus d’automatisation dans la gestion commerciale qui vous fera gagner du temps !

Requêtes intelligentes

 

Pour rappel, la requête intelligente dans Koban, est une requête “dynamique”. Lorsque vous effectuez une requête sur une liste (comptes, contacts, pistes, actions…), pour activer la requête afin qu’elle soit dynamique, il suffit de cliquer sur le DRAPEAU en haut à droite de la requête pour y ajouter un déclencheur. Koban passe alors 1 fois par nuit dans la requête pour déclencher l’automatisme associé.

 

Il est possible de lancer des campagnes marketing, prospection téléphonique et emailing depuis des requêtes intelligentes sur opportunités, actions et objets spécifiques.

Pour lancer une requête intelligente, il vous faudra toujours créer une requête au préalable.

Exemple de requête intelligente sur objet personnalisé :

Créer une requête sur un objet personnalisé de type “Machines” avec critère “Date d’échéance…” puis envoyer la requête dans une campagne emailing pour renouveler le contrat avant la date de fin.

Amélioration de la saisie du bilan d’action

Dans votre gestion commerciale, vous pouvez avoir besoin de lister et gérer certaines actions en particulier pour planifier une action suivante automatique par exemple. Pratique notamment pour le manager qui souhaite suivre les résultats des rendez-vous de toute une équipe.

Accès : Paramètres > Action > Type d’action > Créer un nouveau type d’action ou cocher en face de l’action dans la colonne “Gérer le bilan”

Au moment de clôturer l’action : renseigner le détail (exemple : reporting de rendez-vous ou d’entretien) et valider

Pour lister et créer des requêtes intelligentes sur action :

Accueil > Indicateur “mes actions” > Cliquer sur “+ d’informations” > Créer une requête sur le critère “Résultat d’action”

Afficher votre requête puis cliquer en haut à droite sur le DRAPEAU pour créer un déclencheur.

Transformer des pistes en compte / contact sur le résultat d’une requête

 

Très pratique notamment pour la gestion de contacts de type “particuliers” en BtoC, pour transformer toutes les pistes qualifiées en contacts directement et en masse.

Accès :

Accueil > Pistes > Créer une requête sur une liste de pistes (qualifiées ou engagées) > Afficher la requête puis cliquer en haut à droite sur le DRAPEAU > Choisir “créer le compte ou le contact en masse” puis sur le bouton “Lancer l’opération”

Mais encore…

Amélioration de l’analyse par marge sur le chiffre d’affaires

Un nouveau module Koban Drupal pour intégrer directement le tracking de votre site web par Koban !

Merci à Vadim de devdotcom pour sa contribution.

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Guillaume

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[RGPD] Où sont stockées vos données ? Le Cloud pour les nuls

[RGPD] Où sont stockées vos données ? Le Cloud pour les nuls

Vous vous dites “encore un énième article sur le cloud !” Et vous avez raison. Sauf que la question est toujours posée, surtout avec l’arrivée du RGPD. Le nouveau règlement européen sur la protection des données personnelles est paru au journal officiel de l’Union européenne et entrera en application le 25 mai 2018.

Si vous vous posez effectivement la question, cet article vous apportera (on l’espère !) des réponses concrètes en vulgarisant un peu le discours. N’en déplaise aux DSI et autres experts informatiques à qui n’est pas destiné l’article 😉

Si vous ne vous êtes jamais posé la question, il est grand temps de vous y atteler, car que ce soit à titre privé ou professionnel, le RGPD a pour but de garantir la sécurité et l’accès à vos données. Concrètement, confieriez-vous les clés de chez vous à une tierce personne, sans garantie de confiance ni règles ? Évidemment, non.

C’est parti donc pour une révision express sur le Cloud ! Mot clé : Transparence.

Le Cloud, c’est quoi ?

Le Cloud (ou le SAAS – Software As A Service) a permis de rendre accessible et plus abordable un certain nombre de logiciels en libérant des contraintes d’intégration, d’installation et de maintenance. L’accès se fait alors à distance et l’ensemble des données du logiciel ou d’une application est donc hébergé et stocké par l’éditeur. Le mode SAAS permet non seulement de gagner en mobilité, mais également un usage partagé et collaboratif. Les prérequis sont donc simples, pour utiliser une application en SAAS comme un CRM par exemple, il suffit d’un navigateur et un accès internet. Le Cloud n’a pas simplifié que les usages, il a réduit de fait l’investissement lié à ce type d’équipement.

Les exemples de services collaboratifs les plus utilisés en mode SaaS sont le partage d’agendas en ligne, les outils de conférence à distance, les services de gestion de contacts et de présence, la gestion documentaire et/ou de contenu ainsi que la messagerie d’entreprise. Aujourd’hui, la quasi-totalité des suites et outils marketing sont désormais proposées en mode SAAS, comme Koban. Plébiscité pour ses avantages comme son coût réduit et sa simplicité d’utilisation, le marché croît régulièrement.

A l’heure de la mise en conformité, le SAAS voit remonter ses inconvénients comme freins à la protection des données personnelles. Car le Cloud “soulève un certain nombre de difficultés au regard du respect de la législation relative à la protection des données personnelles, en particulier dans le cas du Cloud public. Ces difficultés sont amplifiées dans le cas des offres standardisées avec des contrats d’adhésion ne laissant pas aux clients la possibilité de les négocier. De manière générale, il est constaté que les clients souffrent d’une insuffisance de transparence de la part des prestataires de Cloud quant aux conditions de réalisation des prestations, notamment sur la sécurité et sur la question de savoir si leurs données sont transférées à l’étranger, et plus précisément à destination de quels pays.”

source : CNIL

Le Cloud : avantage ou inconvénient ?

Les avantages du Cloud ne sont plus à démontrer… Avantage financier par une réduction des coûts à l’inverse de l’intégration en mode licence, et la mutualisation des ressources et serveurs partagés de l’application. Gain de temps par un déploiement technique simplifié et rapide. Le Cloud présente donc un avantage manifeste pour toute entreprise qui souhaite construire un système d’information unifié et collaboratif à moindre coût. Avec le SAAS, l’informatique est externalisée et les déploiements plus rapides. Le paiement à la consommation permet également de réduire et optimiser les coûts. Le Cloud répond en un sens à un mode d’achat qui a évolué avec le consommateur et sa mobilité. Revers de la médaille pour les éditeurs : la volatilité et la rotation parfois importante des clients qui n’hésitent plus à changer de solution, dès lors que celle-ci ne correspond plus à leur besoin ou usages. Les éditeurs se voient donc contraints d’améliorer sans cesse l’expérience utilisateur, optimisant et facilitant ainsi leur application.

Les inconvénients du Cloud sont essentiellement liés à la question de la sécurité des données relatives à l’entreprise cliente, qui sont généralement hébergées et stockées par l’éditeur de la solution. L’ensemble des données étant par définition “délocalisé”, il convient donc d’être vigilant lorsqu’une entreprise doit gérer des données notamment “sensibles” ou “confidentielles” en contractualisant la nature des échanges avec le fournisseur (éditeur).

Le SAAS implique :

  • de sécuriser l’accès aux données de l’entreprise
  • d’évaluer le risque lié à une défaillance de son prestataire, fournisseur
  • de permettre une compatibilité entre plusieurs applications pour l’intégration dans un système d’information
  • de limiter le risque de perte des données lors de migration

Cloud vs RGPD

Ne vous sauvez pas… La solution n’est pas de revenir au mode licence, avec la hausse du coût que cela représenterait. Vous vous voyez ne plus partager votre agenda avec vos collègues ou ne plus utiliser la géolocalisation bien pratique de votre application CRM quand vous êtes en déplacement? Bien sûr que non. Le Cloud est indéniablement pratique. Sauf que côté sécurité des données, tout le monde n’est pas logé à la même enseigne… et cela génère des risques, autant côté éditeur que client. Il est donc nécessaire de s’assurer que ces “nouveaux” risques sont bien maîtrisés avant de choisir une solution Cloud. Le tout étant normalement formalisé lors de contrats pour les prestations liées à ce type de services.

Le RGPD, côté client

L’article 23 du RGPD appelle les contrôleurs de données à conserver et à traiter uniquement les données absolument nécessaires à l’accomplissement de leurs fonctions, ainsi qu’à limiter l’accès aux données personnelles à ceux qui interviennent dans leur traitement.

Le RGPD comprend des suggestions spécifiques sur les types d’actions de sécurité susceptibles d’être considérés comme « pertinents par rapport au risque », comme :

  • Le cryptage des données personnelles
  • La capacité d’assurer la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience des systèmes et des services qui traitent les données personnelles
  • La possibilité de restaurer les données et d’assurer l’accès aux données en temps opportun en cas d’incident physique ou technique

Le RGPD, côté fournisseur (ou éditeur)

Le concept de « la protection de la vie privée par conception » ou “privacy by design” existe depuis des années, mais avec le RGPD celui-ci fait désormais partie des obligations légales. À la base, la « confidentialité par conception » demandait à inclure la notion de protection des données dès la conception d’un système, plutôt qu’à être rajouté. Plus précisément – « Le contrôleur doit … mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées … de manière efficace … afin d’être en conformité avec la règlementation et de protéger les droits des personnes concernées ». En clair, l’éditeur doit vous donner la possibilité, dès la conception de l’application, de vous conformer aux règles de protection des données personnelles que vous traitez. La “Privacy by Design” est un mécanisme de protection qui a pour but de prendre en compte des questions de protection des données personnelles dès la conception des produits. Cependant, il est important d’y appliquer un contrôle. Ce contrôle se matérialise par l’intervention d’un « délégué à la protection des données », qui sera en charge de veiller à la bonne application de la protection des données personnelles.

 

Alors, le Cloud est-il compatible avec la conservation de données privées ?

Techniquement, une donnée dite “privée” hébergée sur un Cloud public est accessible par n’importe qui, en premier lieu par le fournisseur du service de stockage. Quand bien même cela irait à l’encontre de toute règle définie dans le cadre du RGPD… La solution pourrait venir du client, qui déciderait de crypter toutes les données qu’il choisirait de stocker ou de revenir au mode licence avec un niveau de sécurité accru de tout son système d’information… Rendant par là tout échange ou collaboration quasi impossible.

Avant d’en arriver à cet extrême, quelques recommandations peuvent vous permettre de garantir et sécuriser l’accès et le stockage de vos données sur le Cloud.

Les 2 règles de bases avant de choisir son application SAAS :

  • Savoir OÙ sont localisées les données : où se situent géographiquement les serveurs de stockage et d’hébergement de vos données
  • Obtenir un niveau de transparence suffisant de la part du fournisseur notamment sur les conditions de réalisation des prestations, sécurité, éventuel transfert à l’étranger des données, etc.

Les recommandations de la Commission européenne

Recommandation n°1 : Identifier clairement les données et les traitements qui passeront dans le Cloud

De l’intérêt d’établir un registre de ses données, pour en identifier le responsable du traitement, le type de données, la source, la finalité de traitement, les échanges et transferts, leur lieu d’hébergement… Sachant que certains types de données sont soumises à une réglementation spécifique, comme les données de santé qui ne peuvent être stockées que par un hébergeur agréé par le Ministère de la santé.

Recommandation n°2 : Définir ses propres exigences de sécurité technique et juridique

A l’inverse d’une réponse d’un éditeur à un cahier des charges spécifique pour un système, le principe du Cloud est de “s’abonner en ligne”. Il convient donc de s’assurer que le fournisseur répond bien à votre niveau d’exigence de sécurité, notamment pour ce qui concerne :

  • Les contraintes légales (localisation des données, garantie de sécurité et de confidentialité, réglementations spécifiques à certains types de données, etc.)
  • Les contraintes pratiques (disponibilité, réversibilité/portabilité , etc.)
  • Les contraintes techniques (interopérabilité avec le système existant, etc.)

Recommandation n°3 : Conduire une analyse de risques afin d’identifier les mesures de sécurité essentielles pour l’entreprise

Ceci afin de définir les mesures de sécurité appropriées à exiger de la part de son fournisseur. Une liste complète de 35 risques a été établie par l’ENISA (Agence Européenne chargée de la sécurité des réseaux et de l’information). Les principaux risques pour l’entreprise étant :

  • La perte de gouvernance sur le traitement des données
  • La dépendance technologique vis à vis d’un fournisseur (impossibilité de changer de solution sans perte de données par exemple)
  • Une faille d’accès au système d’information avec un risque de modification des données suite à une défaillance du fournisseur
  • Une destruction ineffective ou non sécurisée des données, ou durée de conservation trop longue
  • Un problème de gestion des droits d’accès par une insuffisance de moyens fournis par le prestataire
  • Une indisponibilité du service du prestataire ou des moyens d’accès au service
  • Fermeture du service du prestataire ou rachat du prestataire par un tiers
  • Non conformité réglementaire, notamment pour des transferts de données hors UE

La Commission européenne recommande que le client évalue la pertinence de ces risques pour sa propre situation et étudie les mesures mises en place par lui-même et par le prestataire pour réduire ces risques.

Lire notre article : [RGPD] Sécurité de la donnée : check liste d’évaluation

Recommandation n°4 : Identifier le type de Cloud pertinent pour le traitement envisagé

“Chaque offre de service de Cloud étant spécifique, il convient de les comparer en identifiant les forces et les faiblesses de chacune au regard du traitement considéré. Une telle analyse permettra de sélectionner l’offre de Cloud computing la mieux adaptée. Il est à noter qu’il peut tout à fait être envisagé de choisir des solutions de Cloud computing différentes en fonction des traitements.”

Source : CNIL

Recommandation n°5 : Choisir un prestataire présentant des garanties suffisantes

“En tant que responsables du traitement, les clients de services de Cloud computing doivent s’assurer qu’ils sont en mesure de remplir leurs obligations. Pour ce faire, ils doivent choisir des prestataires garantissant la mise en place de mesures de sécurité et de confidentialité appropriées, et qui soient transparents vis-à-vis de leurs clients sur les moyens employés pour exécuter leurs prestations (transfert de données à l’étranger, recours à des sous-traitants, politique et mesures de sécurité, etc.).”

Source : CNIL

 

D’une manière générale, la CNIL a constaté que les utilisateurs souffrent surtout d’un manque de transparence de la part des fournisseurs de service. Le RGPD n’a pas pour vocation à inciter les entreprises à un retour en arrière quant à leur transformation digitale. Il vise à offrir plus de transparence et de sécurité aux utilisateurs quant à l’accès et au traitement qui est fait de leurs données. Et n’oubliez pas que, pour répondre aux exigences de qualité et de service client, l’éditeur d’un logiciel peut vous apporter assistance en entrant dans votre système. Bien choisir une application SAAS, c’est d’abord vérifier que le prestataire est en mesure de garantir et de sécuriser vos données par une charte informatique et un contrat de confidentialité adéquat.

PS : Pour info, chez Koban, le stockage et l’hébergement des données se localisent dans l’Union européenne 😉

Source : CNIL, Recommandations pour les entreprises qui envisagent de souscrire à des services de Cloud computing

Guillaume

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Fonctionnalités Koban – nouveautés Automne 2017

Fonctionnalités Koban – nouveautés Automne 2017

Les fonctionnalités focus de cette nouvelle version :

Un nouveau module analyse

Mise en place du nouveau moteur d’analyse (statistiques). Plus performant et disposant de plus de capacité au niveau des indicateurs d’analyse.

Pour bénéficier de cette nouvelle ergonomie et version du module Analyse de Koban, il faut nous en faire la demande.

Demandez l’accès auprès de votre commercial Koban !

 

Tous les articles du support pour comprendre et paramétrer le module Analyse (nouvelle ergonomie) :

 

Koban désormais disponible sur Google Play

 

Application Mobile

  • L’application mobile Koban est maintenant disponible sur Google Play
  • Amélioration globale de la stabilité de l’application

Tous les articles du support pour comprendre et paramétrer :

Installer Koban Mobile pour Android

 

Nouvel écran rapide de saisie des paiements

Mise en place d’un écran rapide de saisie des paiements. Cet écran récapitule les paiements client qui arrivent à échéance et de saisir rapidement les paiements qui ont eu lieu.

Accès : Accueil > Gestion client > Paiements (bouton orange en haut à droite) > bouton “paiement” Dernière colonne de la liste

Tous les articles du support pour comprendre et paramétrer :

Paramétrage et calcul de l’échéance de paiement

Planifier une action dans un scénario automatisé

On peut désormais ajouter une étape de création d’action au niveau d’un scénario.

Tous les articles du support pour comprendre et paramétrer :

Paramétrage d’un scénario de Marketing Automation

 

 

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Faut-il adapter son organisation à son logiciel de gestion ou l’inverse ?

Faut-il adapter son organisation à son logiciel de gestion ou l’inverse ?

Parlons d’abord “usages” avant de parler “organisation”

Les nouveaux usages ont modifié en profondeur l’organisation commerciale de l’entreprise. L’évolution des usages internes à l’entreprise comme de ses processus sont corrélés aux usages externes à l’entreprise, ceux des acheteurs. L’entreprise a dû s’adapter à ses acheteurs, qui revendiquent un consumérisme digital exacerbé. On nous apprend qu’il faut savoir répondre aux attentes et anticiper les besoins d’une clientèle pour la fidéliser et ainsi assurer la pérennité de l’entreprise. L’adoption d’un logiciel de gestion commerciale ou de gestion de la relation client est dès lors un enjeu majeur comme levier de croissance de l’entreprise. Ce qui se pourrait se résumer au départ comme un projet CRM peut devenir à court terme un objectif stratégique quant à cette quête de la gestion d’une base de données unifiée, permettant de gérer prospect et client tout au long du cycle de vie.

Quels problèmes sont inhérents à la mise en place d’un CRM ?

D’après le baromètre réalisé par l’Observatoire du Marketing client, la base de données unique est au centre des préoccupations des annonceurs et entreprises qui ont bien perçu l’importance d’interagir de façon personnalisée avec leurs clients tout au long du cycle de vie. Les entreprises privilégient d’ailleurs des campagnes CRM multicanales en utilisant en moyenne 4,6 canaux (Email, site internet, courrier postal, médias sociaux, mobile). Le digital fait donc l’unanimité face aux canaux dits “traditionnels” tel que le téléphone. Cette stratégie CRM pourtant adaptée aux usages des consommateurs semble bien adoptée mais… 97% des annonceurs avouent rencontrer des difficultés d’organisation et 91% des difficultés d’efficacité.

La gestion d’une base de données unifiée, via un CRM ou logiciel spécifique de gestion de la relation client passe nécessairement par des compétences internes, or les compétences spécifiques liées à une expertise “data” sont encore rares au sein même des entreprises.

En terme d’efficacité, les principaux problèmes viennent d’un usage restreint faute de temps et d’organisation, ou inadapté du fait de cahiers des charges trop court termistes.

Les entreprises souffrent de ce déficit de compétences afin d’exploiter et analyser les données elles-mêmes qui sont encore pilotées “à vue” et sans évaluation réelle, faute d’outil adapté.

Comment les logiciels de gestion s’adaptent-ils à ces nouveaux usages des utilisateurs ?

 

Quand bien même les entreprises s’équipent de logiciels de gestion ou logiciels métiers, ceux-ci restent donc majoritairement sous utilisés. Les annonceurs ont largement basculé vers le digital en s’équipant de logiciels qui sont le plus souvent disproportionnés en terme de fonctionnalités par rapport aux besoins réels de l’entreprise. Si le SAAS a largement favorisé l’intégration CRM en en démocratisant l’usage et réduisant le coût, il a en revanche limité l’efficacité par le manque de formation dispensé aux utilisateurs. Mal ou insuffisamment renseigné, le CRM perd de sa rentabilité et de sa réactivité dans les actions commerciales ou marketing qui pourraient être menées.

Une stratégie CRM doit de prendre en compte les usages des utilisateurs au même titre que la croissance de l’entreprise et l’évolution du cadre juridique autour de la donnée.

Lire notre article : Quel processus mettre en place pour être conforme au RGPD 2018 ?

D’une manière générale, un logiciel de gestion doit s’adapter aux nouvelles évolutions issues de la transformation numérique. Il s’agit avant tout de s’informatiser en optimisant ses coûts, afin de gagner en rentabilité et en efficacité. Le Cloud ou le SAAS sont une opportunité réelle de s’équiper à moindre coût, pour une organisation où mobilité et productivité sont des leviers commerciaux importants. Si les systèmes d’informations étaient auparavant tournés vers des obligations légales (comptabilité, paie…), l’équipement doit aujourd’hui répondre à une interopérabilité dans des domaines tout autant spécifiques en fonction des métiers. En effet, le cycle de vie d’un client est aussi différent que les outils existants selon qu’on soit dans un contexte BtoB ou BtoC. L’entreprise pense son organisation autour des nouveaux comportements de ses clients et la façon dont elle interagit avec eux. L’efficacité des outils répond à une exigence d’exploitation de la connaissance client, au service d’un marketing “intelligent”, capable de personnaliser et de proposer les offres adaptées au bon moment du cycle de vie. Le client se retrouve au coeur d’une stratégie CRM où le multicanal bouscule l’organisation interne de l’entreprise qui se voit obligée de tenir la promesse d’une expérience client optimisée.

Le cahier des charges fonctionnel, garant d’un logiciel adapté à son organisation

 

Le chemin est encore long avant de voir l’entreprise établir une stratégie globale autour de la connaissance client. La problématique étant de savoir évaluer les besoins fonctionnels à l’adoption d’un logiciel non plus en silo, service par service, mais dans une vision long terme d’un système d’information complet et évolutif. Bien entendu, certains métiers, aux processus spécifiques, nécessitent un logiciel métier adapté. Mais en matière d’usage, le logiciel n’est plus complexe et il est rendu accessible aux utilisateurs simplement par une intégration cohérente au sein du système d’information.

Personnalisable et collaboratif, le CRM d’aujourd’hui s’adapte aux nouveaux usages des utilisateurs (mobilité, GED, RSE…), impacte l’organisation interne et redistribue les rôles. Une gestion fine des droits et du rôle de chacun permet à l’utilisateur final de retrouver les fonctionnalités clés de son métier dans un environnement pourtant global de la gestion de l’entreprise.

Quelle que soit l’envergure d’un projet CRM, la définition d’un cahier des charges permet une expression précise des besoins tant fonctionnels que stratégiques d’une entreprise au sein d’un système d’information global. Plus l’expression de ces besoins sera précise, plus la solution proposée sera en phase avec l’organisation et les usages de l’entreprise.

source : https://www.mediapost.fr/wp-content/uploads/2017/06/Barometre-Strategies-CRM-data-BDD-DMP-2017.pdf

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Fonctionnalités Koban – nouveautés septembre 2017

Fonctionnalités Koban – nouveautés septembre 2017

Comme à chaque nouvelle version de Koban, je vous propose un petit tour d’horizon des nouveautés. Vous retrouverez parallèlement les notices détaillées sur le support ainsi que nos vidéos tutos sur notre chaîne YouTube. L’assistance est là si vous avez besoin d’aide pour activer ou paramétrer ces nouvelles fonctionnalités.

L’essentiel de l’évolution de Koban se situe au niveau de la relance automatique (devis, factures) et la gestion des droits. Rien de complexe mais tellement pratique pour gagner du temps au quotidien dans la gestion commerciale !

Au programme donc :

  • L’horodatage des commentaires
  • La gestion des droits sur processus
  • La gestion des droits sur devis
  • La relance automatique de facture à échéance
  • Le publipostage

L’Horodatage des commentaires

Lorsque votre force de vente est constituée de plusieurs personnes, d’équipes externes et internes. Exemple : l’externalisation de la gestion des appels par un centre d’appels et une équipe de vente itinérante. L’horodatage permet d’avoir une visibilité complète de l’activité commerciale ainsi qu’une historisation des actions menée auprès d’un contact sans risque de désorganisation dans le processus de vente.

Comment faire dans Koban ?

Aller dans paramètres > personnalisation compte et/ou contact > champ commentaire dans la liste des champs : roue crantée « activer »

La gestion des droits sur processus

Lorsque votre processus commercial implique différents acteurs à des étapes différentes, si ces acteurs sont externes à votre entreprise par exemple, ou si la visibilité de ces étapes ne doit pas être possible, vous pouvez définir des droits différents au niveau de chaque étape du processus.

Comment faire dans Koban ?

Aller dans paramètres > Opportunités et devis > Processus

Choisir le processus concerné par la gestion des droits

Cliquer sur le bouton “Droits par étape”

La gestion des droits sur devis

Lorsque vous créez un devis dans Koban, vous avez maintenant la possibilité de personnaliser l’affichage et la visibilité de certains champs par utilisateur. Cette fonctionnalité n’est accessible que depuis l’administration dans Koban et permet de limiter la possibilité de voir et modifier la valeur des champs : prix de revient, marge brute, remise. Vous maîtrisez vos marges et limitez le risque d’erreur de chiffrage à la création des devis lors de l’arrivée d’un nouveau commercial ou à l’embauche d’une force de vente externalisée.

Comment faire dans Koban ?

Aller dans paramètres > Général > Profils utilisateurs

Choisir un utilisateur (exemple “commercial”)

Aller sur “Devis” et cliquer sur le bouton  bouton koban parametre sur devis 

puis choisir les droits par champs

La relance de devis

Vous réalisez plusieurs devis par semaine et il faut les relancer si vous ne voulez manquer aucune vente ! Car c’est bien connu, la réactivité est un facteur déterminant dans la prise de décision d’un acheteur. Mais personne n’aime relancer par téléphone… Alors pourquoi pas un petit mail automatique ? Vous connaissez Smart Koban ? L’assistant intelligent de Koban pour pour gestion commerciale.

Comment faire dans Koban ?

Il faut au préalable créer un Email type avec les shortcodes pour la fusion des champs

dans Paramètres > Général > Email Type

puis : aller dans Paramètres > Actions et Notifications > Smart Koban

Activer la relance de devis et choisir le nombre de jour après l’envoi du devis pour la relance

Cocher « déléguer à koban » pour que dans le pipeline, sur chaque opportunité, apparaîsse un bouton «relance directe» du devis sur chaque opportunité avec l’envoi par email type en pièce jointe

La relance automatique de facture sur échéance

Sur le même principer que la relance de devis, vous pouvez maintenant automatiser la relance de facture en fonction d’une date d’échéance. Actuellement vous ne pouvez automatiser qu’une seule relance avec un email type. Vous aurez bientôt la possibilité de créer un scénario d’après des règles et étapes spécifiques à la facturation.

Comment faire dans Koban ?

Aller dans paramètres > Actions et Notifications > Smart Koban : Relance de facture à échéance

La relance automatique de facture sur échéance

Sur le même principer que la relance de devis, vous pouvez maintenant automatiser la relance de facture en fonction d’une date d’échéance. Actuellement vous ne pouvez automatiser qu’une seule relance avec un email type. Vous aurez bientôt la possibilité de créer un scénario d’après des règles et étapes spécifiques à la facturation.

Comment faire dans Koban ?

Aller dans paramètres > Actions et Notifications > Smart Koban : Relance de facture à échéance

Vous retrouverez l’ensemble de ces vidéos dans notre centre de ressources, sur notre chaîne YouTube ainsi que dans les articles du support.

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