Combien de temps et pourquoi doit-on conserver ses factures fournisseurs ?

Combien de temps et pourquoi doit-on conserver ses factures fournisseurs ?

En tant qu’entreprise, vous recevez et envoyez de nombreux documents : contrats, factures, bilans comptables etc. Le Code Général des Impôts (CGI) vous oblige d’ailleurs à les conserver durant une période donnée après leur production. Effectivement, cela est le cas pour les documents comptables, fiscaux, sociaux et commerciaux. La durée de conservation de ces derniers dépend de la nature des pièces. De plus, les raisons de cette conservation sont multiples. Qu’en est-il de vos factures fournisseurs ?

Reprenons les bases : qu’est-ce qu’une facture fournisseur ?

Une facture est un document de comptabilité générale. C’est ce qui prouve un achat ou une vente entre deux parties (le client et le fournisseur). En effet, la facture atteste de la dette d’un client envers son fournisseur.

Celle-ci doit mentionner différentes informations :

  • Les coordonnées du fournisseur et du client,
  • Un numéro de facture unique,
  • La date d’émission de la facture,
  • La dénomination et la quantité des produits et/ou services
  • Le Prix HT et TTC et la TVA applicables
  • La ou les dates prévues du règlement de celle-ci
  • Les pénalités en cas de retard de paiement

Ces mentions sont obligatoires et définies par l’article L441-3 du Code de Commerce.

La facture fournisseur :

Les factures fournisseurs correspondent aux factures d’achat. Ce sont toutes les factures qu’une entreprise reçoit de ses fournisseurs, tout ce qu’elle leur doit (dette). De plus, la facture engage l’entreprise à payer le fournisseur avant une certaine date.

Quel est le délai de conservation d’une facture fournisseur ?

Tout document relatif à l’entreprise doit être conservé par celle-ci. Néanmoins, la durée de conservation va varier selon les types et la nature des documents. Effectivement, les règles applicables en matière d’archive des documents d’une entreprise sont fixées soit par la loi soit selon les périodes pendant lesquelles les administrations peuvent effectuer des contrôles.

Tout d’abord, il faut différencier deux types de factures :

  • La facture proforma : elle est établie dès l’achat pour des raisons pratiques et à la demande de l’acheteur. Elle n’a ni valeur légale ni valeur comptable. Ce n’est pas un document obligatoire. Elle n’est produite qu’à titre informatif et ne peut remplacer la facture définitive. De plus, il n’y a donc pas d’obligation de conservation de ce document.
  • La facture définitive : Elle est établie dès la réalisation de la vente (c’est-à-dire, en principe, au plus tard à la livraison de la marchandise) ou suite à la réalisation de la prestation de service.

Les factures (les originaux ou les copies) doivent être conservées au minimum pendant 10 ans à partir de la vente ou de la prestation de service.

Ces dernières peuvent être conservées dans des classeurs ou de manière électronique. En optant pour le classeur, l’entreprise doit être parfaitement organisée afin d’être certain de retrouver facilement une facture et de ne surtout pas en perdre. Concernant la conservation numérique, il existe de nombreuses plateformes de comptabilité en ou encore des outils de CRM qui sont très performants. Ces derniers proposent des logiciels d’édition, de stockage et de classification des factures.

Pourquoi doit-on les conserver ?

La facture a plusieurs fonctions. Tout d’abord d’un point de vue juridique, elle constitue la preuve juridique de la réalité de la prestation rendue ou de la marchandise vendue. De plus, elle constate le droit de créance du vendeur (quittance par exemple).

Puis d’un point de vue commercial, elle détaille les conditions de négociation de la vente entre le fournisseur et son client, notamment le montant à payer.

La facture sert également de justificatif comptable puisqu’elle est nécessaire à l’établissement des comptes annuels. En effet, une entité comptable doit pouvoir présenter une preuve écrite de chaque mouvement financier reporté dans sa comptabilité.

Enfin, en fiscalité, la facture fait office de support à l’exercice des droits sur la TVA (collecte et déduction) et au contrôle de l’impôt.

 

Les factures fournisseurs doivent donc être facilement retrouvables durant au minimum 10 ans. Il n’existe pas de sanction spécifique à la non-conservation des documents d’entreprise. En fonction des circonstances, plusieurs peines peuvent cependant être applicables comme des amendes pouvant atteindre la somme de 25 000€. Il est donc primordial de respecter ce délai et de classer correctement toutes ses factures.

Pierre SEILLER

Pierre SEILLER

Responsable Marketing & communication - Wity

As a MarCom specialist, my job is to build companies/products or individuals’ image. My mission: Understand the market, get into it and develop the brand. Build brands and influence communities & environments are my specialties. Imagine marketing strategies and manage intercultural projects across the world are my abilities.

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Témoignage client Koban : Wity.fr, l’externalisation comptable 100% digitale

Témoignage client Koban : Wity.fr, l’externalisation comptable 100% digitale

Qui est Wity ?

Filiale du Groupe SECAB, WITY.fr est le 1er cabinet global (expertise-comptable, droit, stratégie), 100% digital. En proposant une solution SAAS simple d’utilisation, WITY offre une externalisation comptable totalement digitalisée aux entrepreneurs. La plateforme évolue avec une nouvelle interface en Septembre 2018 : indicateurs de performance et prédictifs, flux bancaires et possibilité de récupérer et gérer l’ensemble de ses factures fournisseurs comme les billets de train grâce à un module d’intelligence amélioré. WITY, c’est LA compta pour les nuls, un véritable assistant personnel pour sa comptabilité au quotidien ! Et en cas de besoin, il y a toujours un comptable dédié que l’on peut appeler à tout moment.

Quelques chiffres ?

Wity, c’est aujourd’hui 15 collaborateurs et 1000 clients de tous secteurs.

Le cahier des charges initial du projet ?

Wity était déjà équipé d’un outil CRM qui n’était pas adapté à nos processus métier pour 3 raisons :

  1. Récupérer les infos du site et tunnel d’acquisition (formulaires, tracking)
  2. Connecter l’outil métier Quadratus pour récupérer les flux clients, mises à jour des données et actualisation
  3. Gérer la téléphonie : Wity propose des forfaits de prestations de conseil par téléphone à ses clients et cela nécessite une gestion des temps passés à décompter au fur et à mesure de l’utilisation du forfait

Quelles problématiques vouliez-vous résoudre avec Koban ?

  • Voir et piloter l’efficacité commerciale des collaborateurs
  • Identifier et suivre les points de contacts clients pour la consommation du forfait client
  • Capacité du CRM à s’intégrer dans un système d’informations global (téléphonie, Quadratus)
  • Avoir une approche plus personnalisée pour chaque contact et permettre plus d’automatisation dans les processus commerciaux afin de gagner du temps tout au long du cycle de vente

Nous avions beaucoup de mal à communiquer avec l’éditeur en place… Nous avons effectué un benchmark des solutions capables de s’interfacer avec Quadratus. Koban en faisait partie.

Comment s’articule aujourd’hui votre gestion commerciale et marketing ?

Nous avons en apparence un processus commercial assez simple mais le défi était de réussir à personnaliser l’approche à chaque étape du cycle de vente. Il existe finalement peu d’éditeurs CRM qui proposent cette personnalisation du processus et la possibilité d’automatiser des actions commerciales. Depuis la création d’un devis jusqu’à la transformation du contact en client, l’automatisation a permis un gain de temps considérable pour l’équipe commerciale. L’historisation et le suivi du contact est possible sur l’ensemble des points de contacts pour une gestion quotidienne simplifiée et collaborative.

D’une manière générale, Koban a permis de mieux identifier d’où provenaient nos leads et clients, même offline. Plus rien n’est oublié, nous sommes plus efficaces tout en ayant une approche plus personnalisée avec nos clients. En clair, nous disposons d’une meilleure visibilité et rentabilité de nos actions commerciales et marketing.

Les bénéfices immédiats et escomptés à long terme

Immédiats :

  • Un gain de temps pour les commerciaux de 20% grâce à l’automatisation des actions et le fait de relier le site web directement au CRM Koban
  • Une meilleure couverture du processus commercial (lead froid à upselling client)
  • Une meilleure connaissance client
  • Plus de datas ! Le Marketing est plus efficace car il est plus ciblé, par une meilleure segmentation

Long terme :

Améliorer encore la connaissance client et le suivi des contacts ! Nous n’avons pas encore exploré et exploité tout le potentiel de Koban. Pour exemple, nous pensons à intégrer le canal SMS, qui est une fonctionnalité marketing de Koban, en scénario ou en push. Nous souhaitons aller vers encore plus d’intégration et pourquoi pas mettre un outil CRM à la disposition de nos clients sur notre plateforme.

Quelles attentes avez-vous de la solution en terme d’évolution par rapport à votre activité ?

Toute cette data laisse entrevoir un potentiel à exploiter avec une analyse plus poussée dans les tableaux de bords de Koban. Nous aimerions explorer également la connectivité de Koban. Il y a déjà plusieurs extensions disponibles mais ce territoire est tellement vaste que cela devrait encore évoluer !

Les points forts et atouts de Koban ?

Sans conteste la réactivité ! Il est très appréciable de pouvoir échanger régulièrement avec un éditeur qui vous apporte des réponses rapides et claires.

Côté fonctionnel, la personnalisation des processus de ventes en particulier et de Koban d’une manière général, la finesse du paramétrage et le fait de pouvoir connecter Koban à Quadratus, via une API ouverte.

Que diriez-vous à une entreprise pour la convaincre de s’équiper avec Koban ?

Il n’est pas aisé de choisir le bon éditeur / intégrateur. L’essentiel est d’obtenir des réponses rapides, la réactivité peut parfois être un enjeu important dans la conduite du projet. L’accompagnement humain est tout aussi important. Avoir un tel niveau de communication à toutes les étapes du projet est tout aussi rassurant que la fiabilité du logiciel en lui-même.

Koban en 3 mots ?

Proximité, évolutivité, réactivité.

Les enjeux de la collaboration en 3 points ?

Intégration technique, automatisation marketing, flexibilité de la donnée.

Note générale

       

Gatien GUEMAS

Gatien GUEMAS

Growth Hacker - Wity

Passionné de culture web, de marketing digital, d’entrepreneuriat et des différents leviers de communication web : SEO, SEM, réseaux sociaux… Je suis spécialisé dans l’acquisition et la fidélisation clients.
Pierre SEILLER

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Tags et opportunités : de l’utilité de taguer vos opportunités avec un tag “Gamme de produits”

Tags et opportunités : de l’utilité de taguer vos opportunités avec un tag “Gamme de produits”

Taguer une opportunité : pour quelle remontée d’information ?

Si vous êtes commercial ou directeur commercial, l’utilisation des opportunités au sein de votre processus de vente n’est plus un secret pour vous.

Vous disposez en effet dans le module CRM de Koban d’une vue permettant de visualiser l’avancée de chaque opportunité jusqu’à sa signature, que ce soit par étape du processus ou par date prévue de décision.

Vous utilisez sans doute, lorsque vous affichez votre processus de vente, le filtre « Affecté à » qui vous permet d’afficher les opportunités en cours pour chaque commercial.

Cependant, vous souhaiteriez également pouvoir affiner votre connaissance des opportunités en cours en sachant rapidement, pour chaque grande gamme de produits que vous proposez :

  • Le nombre et le montant des opportunités en cours
  • Le taux de transformation des opportunités
  • L’évolution du montant gagné mois par mois

La solution (presque) magique consiste à taguer chaque opportunité. Le tag, vous savez, est cette petite étiquette de couleur paramétrable par vos soins et super facile à utiliser.

Voici un explicatif rapide de « comment ça marche » et quelques visuels pour vous puissiez vous rendre compte de l’utilité au quotidien du tag sur les opportunités.

Concrètement, comment taguer une opportunité avec une gamme de produits ?

Les tags sont très utilisés dans Koban car ils permettent de qualifier et segmenter de façon simple et rapide.

Dans notre cas, nous souhaitons taguer les grandes familles de produits. Nous avons donc créé une catégorie de tags que nous avons appelée (de façon très originale, je vous le concède) « Gamme de produits ».

Dans cette catégorie « Gamme de produits », nous avons créé les gammes que nous souhaitions analyser.

Voici ci-dessous un exemple :

Dans notre cas, nous avons en outre 2 gammes qui s’appellent Serveur et Fibre.

L’astuce consiste donc à ajouter le tag sur chaque opportunité. Encore de la saisie, me direz-vous ? Certes, mais taguer une opportunité prend moins d’une seconde et vous apporte in fine une information riche… A vous de voir si cela vaut le coup 😉

Voici une opportunité taguée avec le tag Gamme de produits Fibre.

Sachez que vous pouvez aussi décider de rendre la saisie du tag obligatoire par vos commerciaux au moment de la création de l’opportunité, non pas pour les contraindre, mais bien pour les inciter à saisir tout de suite les éléments importants pour vous.

Conseil d’utilisation du tag Gamme de produits pendant la réunion commerciale

Une fois que les opportunités sont bien taggées, vous pouvez afficher votre processus, sélectionner le tag souhaité en haut à droite, et lancer le filtre.

Ci-dessous, vous voyez seulement les opportunités taggées « Fibre ».

Il n’y en a dans notre exemple que 4, pour un montant de CA prévisionnel de 120 500 €.

Vous pouvez ainsi travailler votre pipeline par gamme, et afficher directement le taux de transformation de cette gamme.

Il vous appartient de décider ensuite de la stratégie : que faire d’une gamme qui génère beaucoup d’opportunités, donc du temps de prospection pour vos commerciaux, si le taux de transformation est extrêmement faible ?

Utilisation du tag Gamme de produits dans le module d’analyse de Koban

Dans le module d’analyse fourni par Koban, vous pouvez décider d’ajouter également un filtre par Gamme de produits.

Voici ci-dessous un exemple de tableau de bord d’analyse faisant apparaître de filtre par le tag gamme de produits.

Vous disposez ainsi, en temps réel, des indicateurs globaux de l’activité de prospection, mais également d’une analyse directe en filtrant par gamme de produits.

Idéal pour vérifier le lancement d’une nouvelle gamme, et affiner votre stratégie et vos argumentaires si les résultats ne sont pas ceux escomptés.

L’idée n’est pas de vous donner une recette, mais de vous fournir les éléments chiffrés en temps réel, qui vous permettront d’anticiper et d’ajuster vos actions commerciales, et de mieux accompagner vos équipes.

Estelle

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Responsable formation

Je vous accompagne lors de la mise en place de Koban, tant sur votre stratégie web marketing que sur l’optimisation de votre activité commerciale.

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[RGPD] Ré-Optin : 2 astuces pour ré-engager vos contacts et valider leur accord Optin

[RGPD] Ré-Optin : 2 astuces pour ré-engager vos contacts et valider leur accord Optin

Vous le savez, à compter du 25 mai 2018, la désormais bien connue loi sur le traitement des données personnelles sera applicable. Concrètement, vous devez, surtout si vous traitez avec les particuliers, obtenir leur accord explicite pour pouvoir continuer à communiquer auprès d’eux, entre autres via le canal emailing.

L’Optin ou le Consentement explicite obligatoire

Toutes les données à caractère personnel doivent être obtenues avec l’accord préalable de l’individu, en BtoC comme en BtoB.

Le RGPD précise que les professionnels du marketing pourront contacter les résidents européens seulement si ces derniers ont donné en amont un consentement explicite. Ce consentement doit être express. Cela signifie qu’il doit provenir d’un acte positif. La personne doit véritablement avoir été confrontée à la nécessité de donner son accord au traitement. Ainsi, il est précisé dans le Règlement, qu’ « il ne saurait dès lors y avoir de consentement en cas de silence, de case cochée par défaut ou d’inactivité. » Tout en sachant que la preuve du consentement reste à la charge du responsable des traitements.

Source CNIL : https://www.cnil.fr/cnil-direct/question/371?visiteur=pro

Le règlement reste encore flou concernant le BtoB. Dans tous les cas, Koban vous recommande d’intégrer par défaut la notion d’opt-in à minima lors de la collecte de données via vos formulaires web.

Il vous faut donc mettre à jour vos formulaires Koban avec l’ajout de cases à cocher, et des mentions claires afin que les internautes donnent leur accord ou non pour chaque utilisation de données (email, profilage, revente de données à un tiers…) et demander le consentement clair pour chacune des données collectées pouvant impliquer un traitement. La finalité du traitement devra être clairement identifiée au moment où la collecte des données est effectuée (par un message d’information clair et dans l’information légale du site web par exemple). Il vous faut également  conserver une trace pour prouver ce consentement (champ provenance et date de création du contact)

En pratique dans Koban

Vous devez de toutes manières sortir la liste de tous les « contacts » (au sens générique donc cela comprend les comptes, contacts et pistes dans Koban) qui ne sont pas « Optin ». Par exemple, et pour mémoire, les clients sont par définition « Optin ». Ils ne sont pas concernés par vos campagnes de Re-Optin. Vous n’avez rien à faire de ce côté-là donc.

Sont concernés en général les prospects, suspects, ou pistes. Votre requête sera donc de la forme d’un critère « Optin égal à Non ».

Une fois votre requête réalisée, vous allez devoir préparer une campagne emailing pour inciter vos contacts à accepter d’être contacté par vos soins. Autrement dit, à cocher la case Optin. On parle de campagne de Ré-Optin.

Voici 2 façons d’utiliser Koban dans ce cadre, que vous retrouverez de manière détaillée dans nos articles de support.

Gestion du champ Optin depuis le bouton dans un mailing

Voici une première façon de procéder.

Dans l’emailing, l’idée est d’insérer un bouton simple, que vous appellerez de manière explicite « Je valide mon accord » ou « Je confirme mon abonnement », bref tout libellé clair permettant au contact de savoir qu’en cliquant, il confirme et accepte d’être contacté.

Classiquement, un bouton dans un emailing envoie vers une page Web de votre site. On adjoint donc au bouton une adresse URL dite de « destination ».

Cette fois-ci, Koban vous permet de lier votre bouton non pas à une adresse URL de destination, mais à un code automatique que nous vous fournissons.

Ainsi, lorsque votre contact clique sur le bouton depuis l’emailing reçu, il n’a rien d’autre à faire pour valider son accord, et sa fiche dans Koban est automatiquement cochée Optin.

Gestion du champ Optin dans une page web dédiée (landing page)

L’autre solution consiste à créer, depuis votre site internet ou depuis Koban, une « landing page », c’est-à-dire une page dédiée, dans laquelle votre contact confirmera son email et son accord pour être contacté. Vous lui demanderez en fait de cocher le champ d’accord Optin directement sur la landing page elle-même.

Cette page ayant évidemment une adresse URL, vous allez, dans l’emailing de Ré-Optin que vous envoyez, paramétrer un bouton de validation comme dans l’exemple plus haut mais, cette fois-ci, qui dirigera vers votre landing page.

Lorsque le destinataire clique sur le bouton, il est donc dirigé vers cette landing page de Ré-Optin, et décide (ou pas !) de cocher la case Optin.

Je vous propose de retrouver le détail de ces deux paramétrages sur le support :

FAQ utilisateurs Koban

fa-faq koban

Accès direct à la FAQ et assistance des utilisateurs Koban

RGPD 2018

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Les erreurs à éviter dans un projet CRM

Les erreurs à éviter dans un projet CRM

En tant qu’éditeur et intégrateur de logiciels et ayant mené à bien plus de 200 projets CRM, nous avons mis en place une méthodologie de déploiement afin d’accompagner et garantir le succès des projets qui nous sont confiés. Nous ne nous estimons pas encore à l’abri d’un échec et nous pensons qu’il peut être encore utile de rappeler certains fondamentaux pour prévenir ceux qui se lancent dans l’acquisition d’un CRM. Au delà du choix du bon logiciel, certains points sont pour nous une évidence quant à la probabilité de réussite lors du déploiement.

Lire notre article : Comment choisir son éditeur / intégrateur CRM ?

Car choisir le bon outil ne suffit pas, l’accompagnement à chaque étape est important. D’une intégration standard à la migration d’un système d’informations complet, le facteur humain est essentiel dans la réussite du projet.

  1. Ne pas définir de responsable de projet
  2. Ne pas définir de cahier des charges
  3. Ne pas tenir compte de la conformité RGPD
  4. Ne pas formaliser son processus commercial
  5. Décider seul sans impliquer personne de son équipe
  6. Considérer l’éditeur comme un simple fournisseur
  7. Ne pas (se) former ni former les utilisateurs
  8. Importer tout et n’importe quoi

Ne pas définir de responsable de projet

Il sera le pilote, le référent du projet, pour l’entreprise comme pour l’intégrateur. Cela implique qu’il connaît vos processus métiers, votre activité, votre organisation, votre système d’informations actuel. Il dispose idéalement de compétences techniques afin de bien comprendre et appréhender les capacités et les limites d’un logiciel CRM. Si votre référent interne n’a pas de compétences techniques, reposez-vous sur le chef de projet de l’intégrateur, qui saura comprendre et traduire avec pédagogie vos objectifs dans le logiciel.

Ne pas définir de cahier des charges

C’est la bible de votre projet. Il recense l’ensemble de votre projet, tant d’un point de vue technique qu’humain. Grâce à lui, l’intégrateur comprend vos enjeux et saura y répondre en termes de faisabilité, délais, budget.

Lire notre article : Un cahier des charges pour votre projet CRM, une perte de temps ?

Ne pas tenir compte de la conformité RGPD

Choisir votre CRM conforme au Règlement général de la protection des données. C’est à dire un éditeur qui a intégré la protection des données dès la conception de votre CRM et vous permet d’être en conformité avec la loi. En clair, l’éditeur doit vous donner la possibilité, dès la conception de l’application, de vous conformer aux règles de protection des données personnelles que vous traitez.

Aller plus loin : Consulter toutes nos ressources RGPD

Ne pas formaliser son processus commercial

La raison d’être du CRM est de structurer et organiser l’activité commerciale. Or, sans processus commercial, point de salut. Dans le cycle de vente, le processus commercial regroupe donc toutes les étapes du CRM par lesquelles doit passer une opportunité dès lors qu’elle est détectée puis transformée en vente. Un processus commercial clair et structuré permet de gagner en visibilité et en efficacité. Fini le pilotage à vue ou le changement de paramètre quotidien de votre CRM. Votre cycle de vente et le processus associé sont le socle d’un CRM, sans quoi il ne serait qu’un outil de gestion de base de données.

Lire notre article : Ne construisez pas de processus commercial

Décider seul sans impliquer personne de son équipe

Le choix d’un CRM est généralement initié par le dirigeant ou le manager commercial qui ont besoin d’une meilleure visibilité de leur activité afin de piloter et anticiper le chiffre d’affaires de l’entreprise. De fait, l’objectif stratégique rejoint rarement les attentes et usages des utilisateurs finaux, à savoir l’équipe commerciale terrain. Pourtant, c’est bien la force de vente qui va utiliser au quotidien le CRM. Il s’agit donc de savoir identifier les fonctionnalités requises par les administrateurs comme pour les utilisateurs. Rien de pire pour un commercial que de se voir imposer un outil qui ne convient ni à son organisation, ni à ses habitudes.

Lire notre article : CRM, 4 conseils pour favoriser l’adoption et l’utilisation en entreprise.

Considérer l’éditeur / intégrateur comme un simple fournisseur

Le rôle de l’éditeur est primordial en amont d’un projet de système d’informations afin d’identifier l’ensemble des contraintes techniques, et en aval du projet pour sa capacité à se projeter et à évoluer avec l’entreprise. L’éditeur est de plus en plus un élément stratégique pour accompagner le développement de l’entreprise car il en comprend autant l’enjeu technique que commercial.

Lire notre article : L’éditeur, nouveau consultant IT ?

Ne pas (se) former ni former les utilisateurs

La formation est le moyen le plus efficace pour une adoption et utilisation rapide du logiciel par toute l’équipe. Cela permet de maîtriser l’utilisation, plus rapidement, et de valider les process et les paramétrages en équipe. Car une ergonomie simple et intuitive ne fait pas tout. Une formation concrète et appliquée, permet aux équipes utilisatrices de se familiariser tout de suite avec les différentes fonctionnalités, et de gagner ainsi un temps précieux.

Lire notre article : La formation, facteur clé de réussite d’un projet CRM ?

Importer tout et n’importe quoi dans le CRM

Trop de données, tue la donnée. Premièrement, ce n’est pas “RGPD compliant”. Ensuite, avoir de la donnée qui n’est pas exploitée ne sert à rien, à part “polluer” votre base. Profitez d’un projet CRM ou de migration pour opérer un grand nettoyage et identifier les données utiles au regard de l’utilisation qui en sera faite.

LIVRE BLANC : RÉUSSIR SON PROJET CRM

40 pages

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