#TPE Témoignage client Koban : Capiany

#TPE Témoignage client Koban : Capiany

Secteur d’activité : Commerce, services et vente de vêtements sur mesure pour homme et pour femme (Tailleur sur mesure, retouche/ remise à la taille et déplacement chez le client).

Avez-vous une activité e-commerce ?

Pas encore, mais c’est prévu car nous sommes en cours de refonte de notre site web avec un extranet client, notamment pour la commande des accessoires et le renouvellement de commandes sur mesure.

Qui est Capiany ?

Capiany est une marque créée de manière à rendre accessible le vêtement sur mesure et personnalisable haut de gamme au plus grand nombre. Nous avons développé une gamme homme et femme. Le concept est de proposer une entreprise sans boutique pour offrir un maximum de service à domicile et des prix plus intéressants pour le client. Nous avons un positionnement qualité fort et 100% européen (matières premières, fournitures, services…), gage d’excellence et de préservation de l’environnement. Même les accessoires sont 100% français ! Notre éthique, c’est notre grande force car nous choisissons également des prestataires français pour tous nos besoins (CRM client par exemple ou fabriquant de catalogue de tissus..)

Combien de collaborateurs êtes-vous ?

Actuellement nous sommes 3 collaborateurs

Combien d’utilisateurs de Koban ?

Nous sommes 2 utilisateurs pour le CRM et gestion client et nous utiliserons bientôt l’outil marketing.

Notre objectif est de gérer complètement la relation clients, depuis l’édition des devis jusqu’à la facturation.

Quelle problématique générale vous a poussé à vous équiper d’un logiciel ?

Notre besoin de favoriser le développement et la croissance de l’entreprise ; et donc d’optimiser notre temps et nos outils.

Du fait de notre concept et de nos déplacements, il nous est essentiel d’avoir un service en mobilité pour une meilleure collaboration et communication entre nous.

La transmission à distance et en temps réel des informations clients que nous propose Koban est idéale pour nous.

Quelles étaient vos problématiques de gestion commerciale ?

Nous n’avions pas vraiment de problématiques commerciales mais plutôt des besoins de communication entre les collaborateurs. Nous avions une déperdition de données et d’informations, ce qui limitait notre efficacité à toutes les étapes.

Quelle(s) fonctionnalité(s) en particulier recherchiez-vous ?

Nous avions surtout besoin de retrouver toutes les infos en un seul clic !

La simplification de nos recherches et des historiques clients est un gain de temps précieux sans notre activité.

La possibilité de facturation et de campagnes emailing sont 2 fonctionnalités que nous investissons pour continuer notre développement.

Comment avez-vous connu Koban ?

Par l’agence Antidote communication qui nous a recommandé le logiciel.

Pourquoi avoir choisi Koban ?

C’est avec Koban que nous avons eu le plus de “feeling” concernant l’ergonomie en comparaison avec la concurrence mais aussi et surtout concernant l’équipe que nous avons trouvé sympathique, dynamique et réactive.

Enfin, nous avons choisi Koban car il s’agit d’un éditeur lyonnais, donc 100% français et proche de nous.

Combien de temps par jour passez-vous sur Koban ?

Pas assez ! Mais nous projetons d’y passer beaucoup plus de temps afin que l’outil devienne un réflexe car nous sommes toujours en déplacement client. Par exemple, lorsque mon associé est chez le client, il met à jour les infos directement sur Koban. Et il effectue jusqu’à 5 visites clients par jour… Moi-même je m’occupe de la facturation et des devis, soit 20 minutes par jour. Nous avons donc besoin de communiquer rapidement et efficacement.

Votre fonctionnalité préférée ?

J’en ai deux :

  • pouvoir établir la facture en direct et en un seul clic !
  • pouvoir lier Koban à notre logiciel comptable, car nous gagnons encore plus du temps !

Quels sont les bénéfices de Koban pour votre activité ?

Koban nous permet d’avoir une stratégie claire et de se projeter dans notre activité future.

Dès qu’on l’utilisera à 100%, on gagnera encore plus en efficacité commerciale ainsi qu’en rentabilité.

Que diriez-vous à une TPE pour la convaincre de s’équiper d’un logiciel CRM ?

Il faut savoir investir dans les logiciels. On ne peut voir grand sans outil adapté.

Un CRM permet d’y voir plus clair dans son activité, et permet d’optimiser son temps pour une meilleure organisation, une meilleure efficacité et une meilleure rentabilité.

Le CRM est un outil de base pour la gestion de toute entreprise qui veut se développer !

Koban en 3 mots ?

Complet, réactif, lyonnais.

Bonus : une réelle sympathie de la part de l’équipe !

Note générale

       

Eymeline Lebaron

Eymeline Lebaron

Fondatrice et co-associée chez Clype SARL

Capiany est une marque créée de manière à rendre accessible le haut de gamme au plus grand nombre. Nous avons développé une gamme homme et femme. Le concept est de proposer une entreprise sans boutique pour offrir un maximum de service à domicile.

Astuces CRM : Pourquoi dois-je synchroniser mon CRM avec ma messagerie email ?

Astuces CRM : Pourquoi dois-je synchroniser mon CRM avec ma messagerie email ?

Comment ça marche ?

Vous pouvez demander à Koban de centraliser l’ensemble des emails que vous recevez et envoyez. En général, cela vous permet de sélectionner certains mails reçus et de les lier directement à un compte, un contact ou une opportunité. ils sont alors archivés dans les fiches sur Koban, donc disponibles à tout moment dans l’historique. En synchronisant Koban avec votre messagerie (Gmail, Outlook ou autre en IMAP), vous envoyez et historisez vos emails envoyés et reçus.

Les bénéfices

  • La centralisation et l’historisation de tous vos échanges directs avec vos contacts
  • Gagnez du temps par l’automatisation des relances par emails (relance de devis, factures…)
  • Bénéficiez du tracking de l’ouverture d’email

Consulter les articles du support :

Intégrer sa messagerie à Koban

Recevoir les emails en provenance de Gmail dans Koban

Installer le plug in Koban pour Chrome

Guillaume

Guillaume

Responsable technique

API et Intégrations

API integrations Koban

Catalogue des synchornisations avec Koban

API et Intégrations

Catalogue des synchronisations avec Koban
Consulter

TPE : comment gérer les données personnelles ?

TPE : comment gérer les données personnelles ?

TPE, ou entrepreneur individuel, vous vous êtes dit (comme beaucoup d’entreprises d’ailleurs) au mieux que le RGPD ce n’était pas important, au pire que vous n’étiez pas concerné. C’est vrai, après tout, avant que la CNIL débarque chez vous pour vous contrôler, vous avez le temps… Ils auront suffisamment à faire avec les GAFA avant de regarder vers vous… Et puis, de toutes façons, vous n’utilisez pas de logiciel pour gérer votre base de contacts, vous travaillez (encore) à l’ancienne sous Excel, c’est tout juste si votre site web est référencé chez Google.

Si jusqu’ici vous pensez encore que vous êtes dans le vrai… Le RGPD concerne toute entreprise qui collecte et traite de la donnée personnelle, par un moyen automatisé ou non.

Pour mémoire, le traitement de données personnelles est défini comme suit dans le RGPD :

«Toute opération ou tout ensemble d’opérations portant sur de telles données, quel que soit le procédé utilisé, et notamment la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, ainsi que le verrouillage, l’effacement ou la destruction» (Art. 2 loi I&L).

En clair, vous avez un site web avec un formulaire de contact ? Vous gérer vos contacts sur Excel ? Vous effectuez des campagnes emailing ? Vous faites tout simplement de la prospection sur Internet ? Vous êtes donc concerné. TPE ou pas, ce n’est pas la taille de l’entreprise qui importe, mais bien le fait de collecter et traiter des données personnelles. Le risque d’un contrôle ou d’une amende de la part de la CNIL ne viendra pas forcément d’une action spontanée de l’administration elle même, mais plutôt d’une plainte d’un utilisateur ou d’un contact.

Pour autant, pas de panique. Pour votre mise en conformité, il n’est pas nécessaire de vous précipiter en faisant appel à un avocat spécialisé. On vous explique simplement comment gérer les données personnelles lorsqu’on ne dispose pas de moyens illimités.

#1 Recenser vos fichiers et établir votre registre de traitements

Voir un modèle de registre

#2 Faire le tri dans toutes vos données pour limiter la collecte et la conservation des données

#3 Respecter le droit des personnes en mettant à jour vos formulaires de site web (accord optin, finalité de traitement… ) et en donnant la possibilité à vos contacts d’exercer leurs droits facilement (désinscription, droit à l’oubli…)

#4 Sécuriser les données pour garantir et assurer au mieux la conservation des données personnelles de vos contacts (mots de passe, antivirus, chiffrement, sauvegarde…)

La CNIL a établi un guide très complet, simple et pratique pour les TPE et PME pour comprendre et mettre en conformité votre entreprise. N’hésitez pas à le télécharger pour suivre les étapes pas à pas !

Source : Guide pratique de sensibilisation au RGPD pour les petites et moyennes entreprises

Estelle

Estelle

Responsable formation

Je vous accompagne lors de la mise en place de Koban, tant sur votre stratégie web marketing que sur l’optimisation de votre activité commerciale.

Combien de temps et pourquoi doit-on conserver ses factures fournisseurs ?

Combien de temps et pourquoi doit-on conserver ses factures fournisseurs ?

En tant qu’entreprise, vous recevez et envoyez de nombreux documents : contrats, factures, bilans comptables etc. Le Code Général des Impôts (CGI) vous oblige d’ailleurs à les conserver durant une période donnée après leur production. Effectivement, cela est le cas pour les documents comptables, fiscaux, sociaux et commerciaux. La durée de conservation de ces derniers dépend de la nature des pièces. De plus, les raisons de cette conservation sont multiples. Qu’en est-il de vos factures fournisseurs ?

Reprenons les bases : qu’est-ce qu’une facture fournisseur ?

Une facture est un document de comptabilité générale. C’est ce qui prouve un achat ou une vente entre deux parties (le client et le fournisseur). En effet, la facture atteste de la dette d’un client envers son fournisseur.

Celle-ci doit mentionner différentes informations :

  • Les coordonnées du fournisseur et du client,
  • Un numéro de facture unique,
  • La date d’émission de la facture,
  • La dénomination et la quantité des produits et/ou services
  • Le Prix HT et TTC et la TVA applicables
  • La ou les dates prévues du règlement de celle-ci
  • Les pénalités en cas de retard de paiement

Ces mentions sont obligatoires et définies par l’article L441-3 du Code de Commerce.

La facture fournisseur :

Les factures fournisseurs correspondent aux factures d’achat. Ce sont toutes les factures qu’une entreprise reçoit de ses fournisseurs, tout ce qu’elle leur doit (dette). De plus, la facture engage l’entreprise à payer le fournisseur avant une certaine date.

Quel est le délai de conservation d’une facture fournisseur ?

Tout document relatif à l’entreprise doit être conservé par celle-ci. Néanmoins, la durée de conservation va varier selon les types et la nature des documents. Effectivement, les règles applicables en matière d’archive des documents d’une entreprise sont fixées soit par la loi soit selon les périodes pendant lesquelles les administrations peuvent effectuer des contrôles.

Tout d’abord, il faut différencier deux types de factures :

  • La facture proforma : elle est établie dès l’achat pour des raisons pratiques et à la demande de l’acheteur. Elle n’a ni valeur légale ni valeur comptable. Ce n’est pas un document obligatoire. Elle n’est produite qu’à titre informatif et ne peut remplacer la facture définitive. De plus, il n’y a donc pas d’obligation de conservation de ce document.
  • La facture définitive : Elle est établie dès la réalisation de la vente (c’est-à-dire, en principe, au plus tard à la livraison de la marchandise) ou suite à la réalisation de la prestation de service.

Les factures (les originaux ou les copies) doivent être conservées au minimum pendant 10 ans à partir de la vente ou de la prestation de service.

Ces dernières peuvent être conservées dans des classeurs ou de manière électronique. En optant pour le classeur, l’entreprise doit être parfaitement organisée afin d’être certain de retrouver facilement une facture et de ne surtout pas en perdre. Concernant la conservation numérique, il existe de nombreuses plateformes de comptabilité en ou encore des outils de CRM qui sont très performants. Ces derniers proposent des logiciels d’édition, de stockage et de classification des factures.

Pourquoi doit-on les conserver ?

La facture a plusieurs fonctions. Tout d’abord d’un point de vue juridique, elle constitue la preuve juridique de la réalité de la prestation rendue ou de la marchandise vendue. De plus, elle constate le droit de créance du vendeur (quittance par exemple).

Puis d’un point de vue commercial, elle détaille les conditions de négociation de la vente entre le fournisseur et son client, notamment le montant à payer.

La facture sert également de justificatif comptable puisqu’elle est nécessaire à l’établissement des comptes annuels. En effet, une entité comptable doit pouvoir présenter une preuve écrite de chaque mouvement financier reporté dans sa comptabilité.

Enfin, en fiscalité, la facture fait office de support à l’exercice des droits sur la TVA (collecte et déduction) et au contrôle de l’impôt.

 

Les factures fournisseurs doivent donc être facilement retrouvables durant au minimum 10 ans. Il n’existe pas de sanction spécifique à la non-conservation des documents d’entreprise. En fonction des circonstances, plusieurs peines peuvent cependant être applicables comme des amendes pouvant atteindre la somme de 25 000€. Il est donc primordial de respecter ce délai et de classer correctement toutes ses factures.

Pierre SEILLER

Pierre SEILLER

Responsable Marketing & communication - Wity

As a MarCom specialist, my job is to build companies/products or individuals’ image. My mission: Understand the market, get into it and develop the brand. Build brands and influence communities & environments are my specialties. Imagine marketing strategies and manage intercultural projects across the world are my abilities.

#BtoB Témoignage client Koban : Wity.fr, l’externalisation comptable 100% digitale

#BtoB Témoignage client Koban : Wity.fr, l’externalisation comptable 100% digitale

Qui est Wity ?

Filiale du Groupe SECAB, WITY.fr est le 1er cabinet global (expertise-comptable, droit, stratégie), 100% digital. En proposant une solution SAAS simple d’utilisation, WITY offre une externalisation comptable totalement digitalisée aux entrepreneurs. La plateforme évolue avec une nouvelle interface en Septembre 2018 : indicateurs de performance et prédictifs, flux bancaires et possibilité de récupérer et gérer l’ensemble de ses factures fournisseurs comme les billets de train grâce à un module d’intelligence amélioré. WITY, c’est LA compta pour les nuls, un véritable assistant personnel pour sa comptabilité au quotidien ! Et en cas de besoin, il y a toujours un comptable dédié que l’on peut appeler à tout moment.

Quelques chiffres ?

Wity, c’est aujourd’hui 15 collaborateurs et 1000 clients de tous secteurs.

Le cahier des charges initial du projet ?

Wity était déjà équipé d’un outil CRM qui n’était pas adapté à nos processus métier pour 3 raisons :

  1. Récupérer les infos du site et tunnel d’acquisition (formulaires, tracking)
  2. Connecter l’outil métier Quadratus pour récupérer les flux clients, mises à jour des données et actualisation
  3. Gérer la téléphonie : Wity propose des forfaits de prestations de conseil par téléphone à ses clients et cela nécessite une gestion des temps passés à décompter au fur et à mesure de l’utilisation du forfait

Quelles problématiques vouliez-vous résoudre avec Koban ?

  • Voir et piloter l’efficacité commerciale des collaborateurs
  • Identifier et suivre les points de contacts clients pour la consommation du forfait client
  • Capacité du CRM à s’intégrer dans un système d’informations global (téléphonie, Quadratus)
  • Avoir une approche plus personnalisée pour chaque contact et permettre plus d’automatisation dans les processus commerciaux afin de gagner du temps tout au long du cycle de vente

Nous avions beaucoup de mal à communiquer avec l’éditeur en place… Nous avons effectué un benchmark des solutions capables de s’interfacer avec Quadratus. Koban en faisait partie.

Comment s’articule aujourd’hui votre gestion commerciale et marketing ?

Nous avons en apparence un processus commercial assez simple mais le défi était de réussir à personnaliser l’approche à chaque étape du cycle de vente. Il existe finalement peu d’éditeurs CRM qui proposent cette personnalisation du processus et la possibilité d’automatiser des actions commerciales. Depuis la création d’un devis jusqu’à la transformation du contact en client, l’automatisation a permis un gain de temps considérable pour l’équipe commerciale. L’historisation et le suivi du contact est possible sur l’ensemble des points de contacts pour une gestion quotidienne simplifiée et collaborative.

D’une manière générale, Koban a permis de mieux identifier d’où provenaient nos leads et clients, même offline. Plus rien n’est oublié, nous sommes plus efficaces tout en ayant une approche plus personnalisée avec nos clients. En clair, nous disposons d’une meilleure visibilité et rentabilité de nos actions commerciales et marketing.

Les bénéfices immédiats et escomptés à long terme

Immédiats :

  • Un gain de temps pour les commerciaux de 20% grâce à l’automatisation des actions et le fait de relier le site web directement au CRM Koban
  • Une meilleure couverture du processus commercial (lead froid à upselling client)
  • Une meilleure connaissance client
  • Plus de datas ! Le Marketing est plus efficace car il est plus ciblé, par une meilleure segmentation

Long terme :

Améliorer encore la connaissance client et le suivi des contacts ! Nous n’avons pas encore exploré et exploité tout le potentiel de Koban. Pour exemple, nous pensons à intégrer le canal SMS, qui est une fonctionnalité marketing de Koban, en scénario ou en push. Nous souhaitons aller vers encore plus d’intégration et pourquoi pas mettre un outil CRM à la disposition de nos clients sur notre plateforme.

Quelles attentes avez-vous de la solution en terme d’évolution par rapport à votre activité ?

Toute cette data laisse entrevoir un potentiel à exploiter avec une analyse plus poussée dans les tableaux de bords de Koban. Nous aimerions explorer également la connectivité de Koban. Il y a déjà plusieurs extensions disponibles mais ce territoire est tellement vaste que cela devrait encore évoluer !

Les points forts et atouts de Koban ?

Sans conteste la réactivité ! Il est très appréciable de pouvoir échanger régulièrement avec un éditeur qui vous apporte des réponses rapides et claires.

Côté fonctionnel, la personnalisation des processus de ventes en particulier et de Koban d’une manière général, la finesse du paramétrage et le fait de pouvoir connecter Koban à Quadratus, via une API ouverte.

Que diriez-vous à une entreprise pour la convaincre de s’équiper avec Koban ?

Il n’est pas aisé de choisir le bon éditeur / intégrateur. L’essentiel est d’obtenir des réponses rapides, la réactivité peut parfois être un enjeu important dans la conduite du projet. L’accompagnement humain est tout aussi important. Avoir un tel niveau de communication à toutes les étapes du projet est tout aussi rassurant que la fiabilité du logiciel en lui-même.

Koban en 3 mots ?

Proximité, évolutivité, réactivité.

Les enjeux de la collaboration en 3 points ?

Intégration technique, automatisation marketing, flexibilité de la donnée.

Note générale

       

Gatien GUEMAS

Gatien GUEMAS

Growth Hacker - Wity

Passionné de culture web, de marketing digital, d’entrepreneuriat et des différents leviers de communication web : SEO, SEM, réseaux sociaux… Je suis spécialisé dans l’acquisition et la fidélisation clients.
Pierre SEILLER

Pierre SEILLER

Responsable Marketing & communication - Wity

As a MarCom specialist, my job is to build companies/products or individuals’ image. My mission: Understand the market, get into it and develop the brand. Build brands and influence communities & environments are my specialties. Imagine marketing strategies and manage intercultural projects across the world are my abilities.