Tags et opportunités : de l’utilité de taguer vos opportunités avec un tag “Gamme de produits”

Tags et opportunités : de l’utilité de taguer vos opportunités avec un tag “Gamme de produits”

Taguer une opportunité : pour quelle remontée d’information ?

Si vous êtes commercial ou directeur commercial, l’utilisation des opportunités au sein de votre processus de vente n’est plus un secret pour vous.

Vous disposez en effet dans le module CRM de Koban d’une vue permettant de visualiser l’avancée de chaque opportunité jusqu’à sa signature, que ce soit par étape du processus ou par date prévue de décision.

Vous utilisez sans doute, lorsque vous affichez votre processus de vente, le filtre « Affecté à » qui vous permet d’afficher les opportunités en cours pour chaque commercial.

Cependant, vous souhaiteriez également pouvoir affiner votre connaissance des opportunités en cours en sachant rapidement, pour chaque grande gamme de produits que vous proposez :

  • Le nombre et le montant des opportunités en cours
  • Le taux de transformation des opportunités
  • L’évolution du montant gagné mois par mois

La solution (presque) magique consiste à taguer chaque opportunité. Le tag, vous savez, est cette petite étiquette de couleur paramétrable par vos soins et super facile à utiliser.

Voici un explicatif rapide de « comment ça marche » et quelques visuels pour vous puissiez vous rendre compte de l’utilité au quotidien du tag sur les opportunités.

Concrètement, comment taguer une opportunité avec une gamme de produits ?

Les tags sont très utilisés dans Koban car ils permettent de qualifier et segmenter de façon simple et rapide.

Dans notre cas, nous souhaitons taguer les grandes familles de produits. Nous avons donc créé une catégorie de tags que nous avons appelée (de façon très originale, je vous le concède) « Gamme de produits ».

Dans cette catégorie « Gamme de produits », nous avons créé les gammes que nous souhaitions analyser.

Voici ci-dessous un exemple :

Dans notre cas, nous avons en outre 2 gammes qui s’appellent Serveur et Fibre.

L’astuce consiste donc à ajouter le tag sur chaque opportunité. Encore de la saisie, me direz-vous ? Certes, mais taguer une opportunité prend moins d’une seconde et vous apporte in fine une information riche… A vous de voir si cela vaut le coup 😉

Voici une opportunité taguée avec le tag Gamme de produits Fibre.

Sachez que vous pouvez aussi décider de rendre la saisie du tag obligatoire par vos commerciaux au moment de la création de l’opportunité, non pas pour les contraindre, mais bien pour les inciter à saisir tout de suite les éléments importants pour vous.

Conseil d’utilisation du tag Gamme de produits pendant la réunion commerciale

Une fois que les opportunités sont bien taggées, vous pouvez afficher votre processus, sélectionner le tag souhaité en haut à droite, et lancer le filtre.

Ci-dessous, vous voyez seulement les opportunités taggées « Fibre ».

Il n’y en a dans notre exemple que 4, pour un montant de CA prévisionnel de 120 500 €.

Vous pouvez ainsi travailler votre pipeline par gamme, et afficher directement le taux de transformation de cette gamme.

Il vous appartient de décider ensuite de la stratégie : que faire d’une gamme qui génère beaucoup d’opportunités, donc du temps de prospection pour vos commerciaux, si le taux de transformation est extrêmement faible ?

Utilisation du tag Gamme de produits dans le module d’analyse de Koban

Dans le module d’analyse fourni par Koban, vous pouvez décider d’ajouter également un filtre par Gamme de produits.

Voici ci-dessous un exemple de tableau de bord d’analyse faisant apparaître de filtre par le tag gamme de produits.

Vous disposez ainsi, en temps réel, des indicateurs globaux de l’activité de prospection, mais également d’une analyse directe en filtrant par gamme de produits.

Idéal pour vérifier le lancement d’une nouvelle gamme, et affiner votre stratégie et vos argumentaires si les résultats ne sont pas ceux escomptés.

L’idée n’est pas de vous donner une recette, mais de vous fournir les éléments chiffrés en temps réel, qui vous permettront d’anticiper et d’ajuster vos actions commerciales, et de mieux accompagner vos équipes.

Estelle

Estelle

Responsable formation

Je vous accompagne lors de la mise en place de Koban, tant sur votre stratégie web marketing que sur l’optimisation de votre activité commerciale.

[RGPD] Ré-Optin : 2 astuces pour ré-engager vos contacts et valider leur accord Optin

[RGPD] Ré-Optin : 2 astuces pour ré-engager vos contacts et valider leur accord Optin

Vous le savez, à compter du 25 mai 2018, la désormais bien connue loi sur le traitement des données personnelles sera applicable. Concrètement, vous devez, surtout si vous traitez avec les particuliers, obtenir leur accord explicite pour pouvoir continuer à communiquer auprès d’eux, entre autres via le canal emailing.

L’Optin ou le Consentement explicite obligatoire

Toutes les données à caractère personnel doivent être obtenues avec l’accord préalable de l’individu, en BtoC comme en BtoB.

Le RGPD précise que les professionnels du marketing pourront contacter les résidents européens seulement si ces derniers ont donné en amont un consentement explicite. Ce consentement doit être express. Cela signifie qu’il doit provenir d’un acte positif. La personne doit véritablement avoir été confrontée à la nécessité de donner son accord au traitement. Ainsi, il est précisé dans le Règlement, qu’ « il ne saurait dès lors y avoir de consentement en cas de silence, de case cochée par défaut ou d’inactivité. » Tout en sachant que la preuve du consentement reste à la charge du responsable des traitements.

Source CNIL : https://www.cnil.fr/cnil-direct/question/371?visiteur=pro

Le règlement reste encore flou concernant le BtoB. Dans tous les cas, Koban vous recommande d’intégrer par défaut la notion d’opt-in à minima lors de la collecte de données via vos formulaires web.

Il vous faut donc mettre à jour vos formulaires Koban avec l’ajout de cases à cocher, et des mentions claires afin que les internautes donnent leur accord ou non pour chaque utilisation de données (email, profilage, revente de données à un tiers…) et demander le consentement clair pour chacune des données collectées pouvant impliquer un traitement. La finalité du traitement devra être clairement identifiée au moment où la collecte des données est effectuée (par un message d’information clair et dans l’information légale du site web par exemple). Il vous faut également  conserver une trace pour prouver ce consentement (champ provenance et date de création du contact)

En pratique dans Koban

Vous devez de toutes manières sortir la liste de tous les « contacts » (au sens générique donc cela comprend les comptes, contacts et pistes dans Koban) qui ne sont pas « Optin ». Par exemple, et pour mémoire, les clients sont par définition « Optin ». Ils ne sont pas concernés par vos campagnes de Re-Optin. Vous n’avez rien à faire de ce côté-là donc.

Sont concernés en général les prospects, suspects, ou pistes. Votre requête sera donc de la forme d’un critère « Optin égal à Non ».

Une fois votre requête réalisée, vous allez devoir préparer une campagne emailing pour inciter vos contacts à accepter d’être contacté par vos soins. Autrement dit, à cocher la case Optin. On parle de campagne de Ré-Optin.

Voici 2 façons d’utiliser Koban dans ce cadre, que vous retrouverez de manière détaillée dans nos articles de support.

Gestion du champ Optin depuis le bouton dans un mailing

Voici une première façon de procéder.

Dans l’emailing, l’idée est d’insérer un bouton simple, que vous appellerez de manière explicite « Je valide mon accord » ou « Je confirme mon abonnement », bref tout libellé clair permettant au contact de savoir qu’en cliquant, il confirme et accepte d’être contacté.

Classiquement, un bouton dans un emailing envoie vers une page Web de votre site. On adjoint donc au bouton une adresse URL dite de « destination ».

Cette fois-ci, Koban vous permet de lier votre bouton non pas à une adresse URL de destination, mais à un code automatique que nous vous fournissons.

Ainsi, lorsque votre contact clique sur le bouton depuis l’emailing reçu, il n’a rien d’autre à faire pour valider son accord, et sa fiche dans Koban est automatiquement cochée Optin.

Gestion du champ Optin dans une page web dédiée (landing page)

L’autre solution consiste à créer, depuis votre site internet ou depuis Koban, une « landing page », c’est-à-dire une page dédiée, dans laquelle votre contact confirmera son email et son accord pour être contacté. Vous lui demanderez en fait de cocher le champ d’accord Optin directement sur la landing page elle-même.

Cette page ayant évidemment une adresse URL, vous allez, dans l’emailing de Ré-Optin que vous envoyez, paramétrer un bouton de validation comme dans l’exemple plus haut mais, cette fois-ci, qui dirigera vers votre landing page.

Lorsque le destinataire clique sur le bouton, il est donc dirigé vers cette landing page de Ré-Optin, et décide (ou pas !) de cocher la case Optin.

Je vous propose de retrouver le détail de ces deux paramétrages sur le support :

FAQ utilisateurs Koban

fa-faq koban

Accès direct à la FAQ et assistance des utilisateurs Koban

RGPD 2018

fa legislation

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Estelle

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Les erreurs à éviter dans un projet CRM

Les erreurs à éviter dans un projet CRM

En tant qu’éditeur et intégrateur de logiciels et ayant mené à bien plus de 200 projets CRM, nous avons mis en place une méthodologie de déploiement afin d’accompagner et garantir le succès des projets qui nous sont confiés. Nous ne nous estimons pas encore à l’abri d’un échec et nous pensons qu’il peut être encore utile de rappeler certains fondamentaux pour prévenir ceux qui se lancent dans l’acquisition d’un CRM. Au delà du choix du bon logiciel, certains points sont pour nous une évidence quant à la probabilité de réussite lors du déploiement.

Lire notre article : Comment choisir son éditeur / intégrateur CRM ?

Car choisir le bon outil ne suffit pas, l’accompagnement à chaque étape est important. D’une intégration standard à la migration d’un système d’informations complet, le facteur humain est essentiel dans la réussite du projet.

  1. Ne pas définir de responsable de projet
  2. Ne pas définir de cahier des charges
  3. Ne pas tenir compte de la conformité RGPD
  4. Ne pas formaliser son processus commercial
  5. Décider seul sans impliquer personne de son équipe
  6. Considérer l’éditeur comme un simple fournisseur
  7. Ne pas (se) former ni former les utilisateurs
  8. Importer tout et n’importe quoi

Ne pas définir de responsable de projet

Il sera le pilote, le référent du projet, pour l’entreprise comme pour l’intégrateur. Cela implique qu’il connaît vos processus métiers, votre activité, votre organisation, votre système d’informations actuel. Il dispose idéalement de compétences techniques afin de bien comprendre et appréhender les capacités et les limites d’un logiciel CRM. Si votre référent interne n’a pas de compétences techniques, reposez-vous sur le chef de projet de l’intégrateur, qui saura comprendre et traduire avec pédagogie vos objectifs dans le logiciel.

Ne pas définir de cahier des charges

C’est la bible de votre projet. Il recense l’ensemble de votre projet, tant d’un point de vue technique qu’humain. Grâce à lui, l’intégrateur comprend vos enjeux et saura y répondre en termes de faisabilité, délais, budget.

Lire notre article : Un cahier des charges pour votre projet CRM, une perte de temps ?

Ne pas tenir compte de la conformité RGPD

Choisir votre CRM conforme au Règlement général de la protection des données. C’est à dire un éditeur qui a intégré la protection des données dès la conception de votre CRM et vous permet d’être en conformité avec la loi. En clair, l’éditeur doit vous donner la possibilité, dès la conception de l’application, de vous conformer aux règles de protection des données personnelles que vous traitez.

Aller plus loin : Consulter toutes nos ressources RGPD

Ne pas formaliser son processus commercial

La raison d’être du CRM est de structurer et organiser l’activité commerciale. Or, sans processus commercial, point de salut. Dans le cycle de vente, le processus commercial regroupe donc toutes les étapes du CRM par lesquelles doit passer une opportunité dès lors qu’elle est détectée puis transformée en vente. Un processus commercial clair et structuré permet de gagner en visibilité et en efficacité. Fini le pilotage à vue ou le changement de paramètre quotidien de votre CRM. Votre cycle de vente et le processus associé sont le socle d’un CRM, sans quoi il ne serait qu’un outil de gestion de base de données.

Lire notre article : Ne construisez pas de processus commercial

Décider seul sans impliquer personne de son équipe

Le choix d’un CRM est généralement initié par le dirigeant ou le manager commercial qui ont besoin d’une meilleure visibilité de leur activité afin de piloter et anticiper le chiffre d’affaires de l’entreprise. De fait, l’objectif stratégique rejoint rarement les attentes et usages des utilisateurs finaux, à savoir l’équipe commerciale terrain. Pourtant, c’est bien la force de vente qui va utiliser au quotidien le CRM. Il s’agit donc de savoir identifier les fonctionnalités requises par les administrateurs comme pour les utilisateurs. Rien de pire pour un commercial que de se voir imposer un outil qui ne convient ni à son organisation, ni à ses habitudes.

Lire notre article : CRM, 4 conseils pour favoriser l’adoption et l’utilisation en entreprise.

Considérer l’éditeur / intégrateur comme un simple fournisseur

Le rôle de l’éditeur est primordial en amont d’un projet de système d’informations afin d’identifier l’ensemble des contraintes techniques, et en aval du projet pour sa capacité à se projeter et à évoluer avec l’entreprise. L’éditeur est de plus en plus un élément stratégique pour accompagner le développement de l’entreprise car il en comprend autant l’enjeu technique que commercial.

Lire notre article : L’éditeur, nouveau consultant IT ?

Ne pas (se) former ni former les utilisateurs

La formation est le moyen le plus efficace pour une adoption et utilisation rapide du logiciel par toute l’équipe. Cela permet de maîtriser l’utilisation, plus rapidement, et de valider les process et les paramétrages en équipe. Car une ergonomie simple et intuitive ne fait pas tout. Une formation concrète et appliquée, permet aux équipes utilisatrices de se familiariser tout de suite avec les différentes fonctionnalités, et de gagner ainsi un temps précieux.

Lire notre article : La formation, facteur clé de réussite d’un projet CRM ?

Importer tout et n’importe quoi dans le CRM

Trop de données, tue la donnée. Premièrement, ce n’est pas “RGPD compliant”. Ensuite, avoir de la donnée qui n’est pas exploitée ne sert à rien, à part “polluer” votre base. Profitez d’un projet CRM ou de migration pour opérer un grand nettoyage et identifier les données utiles au regard de l’utilisation qui en sera faite.

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Estelle

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[Webinaire] La gestion client dans Koban

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La formation : facteur clé de réussite d’un projet CRM ?

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Les CRM les plus simples sont souvent proposés sans formation ni accompagnement. Pourtant la formation est le moyen le plus efficace pour une adoption et utilisation rapide du logiciel par toute l’équipe. Cela permet de maîtriser l’utilisation, plus rapidement, et de valider les process et les paramétrages en équipe. Car une ergonomie simple et intuitive ne fait pas tout. Et s’autoformer avec l’aide en ligne demande du temps.

 

Une formation concrète et appliquée, permet aux équipes utilisatrices de se familiariser tout de suite avec les différentes fonctionnalités, et de gagner ainsi un temps précieux.

 

Le coût d’une formation s’estime à la journée, est réalisable à distance ou sur site.

3 questions au responsable projet / formation – Estelle Lecanu

Combien de temps dure en moyenne un projet CRM du début à la fin et pourquoi cela peut durer plusieurs mois dans certains cas ?

La moyenne de mise en place est de 2 à 4 mois.

Tout dépend déjà de l’existant. Par exemple, ne serait-ce que pour mettre en place la base de données des clients et des prospects, si les données sont déjà bien centralisées, bien structurées, et en accord avec le fonctionnement interne de l’équipe commerciale, le travail de paramétrage des fiches clients et l’import vont très vite. A contrario, quand chacun a son fichier, sur outlook ou sur excel, alors le travail amont est plus laborieux.

De la même manière, mais on en parle ci-après, le temps disponible de l’équipe travaillant avec nous lors de la mise en place joue sur la durée. Quand une personne est clairement en charge du projet et libère du temps pour travailler avec nous, le projet avance beaucoup plus vite.

Dernier point que j’évoquerais : la durée peut être allongée si des passerelles doivent être développées avec d’autres outils. Dans ce cas, la durée dépendra non seulement du client, mais aussi des prestataires en charge de ces passerelles et de la bonne définition des flux entre outils.

Quel est l’élément déterminant selon vous dans la réussite d’un projet CRM ?

Si je ne dois en retenir qu’un seul, je dirais la disponibilité du chef de projet chez le client. Ce chef de projet doit bien connaître les besoins des utilisateurs, les objectifs de l’entreprise, les contraintes internes. Il doit vraiment avoir du temps car la mise en place est un projet à part entière, avant, pendant, et même après, pendant les premiers temps de l’utilisation. C’est sans doute vers lui que se tourneront les utilisateurs pour les premiers ajustements de paramétrage.

Quel(s) conseil(s) donneriez-vous face à une équipe réfractaire à l’utilisation d’un CRM ?

Je dis souvent en plaisantant qu’on peut voir le verre à moitié vide… ou à moitié plein ! Oui bien sûr il y a des contraintes lorsque l’on démarre avec un CRM : il faut accepter de structurer les données, de rentrer dans l’outil, de changer ses habitudes. On peut vivre cela comme un flicage. Mais pour moi, le CRM permet de ne rien oublier, de partager l’information, de mieux manager les équipes, d’anticiper la prospection, en un mot de vendre mieux. N’est ce pas in fine l’objectif de chaque vendeur ?

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