Choisir un outil CRM gratuit : bonne ou mauvaise idée ?

par | Nov 5, 2018 | TPE |

La question mérite d’être posée puisque vous êtes arrivé ici via une simple recherche Google en tapant les mots “CRM gratuit”. Vous avez donc besoin d’un CRM mais…

3 possibilités :

  • Vous n’avez pas le budget pour vous équiper
  • Vous ne voulez pas investir pour un tel outil
  • Vous avez besoin d’un CRM simple (qui dit simple, dit gratuit ?)

Vous êtes donc bien convaincu de son utilité, vous savez même a priori ce qu’est un CRM et les fonctionnalités dont vous avez besoin.

Sur le principe, que vous n’ayez pas le budget pour vous équiper d’un CRM peut se comprendre. Vous êtes peut-être une jeune entreprise qui doit nécessairement faire des “choix” financiers en matière d’investissement. Et votre priorité n’est clairement pas sur les outils. Après tout, Internet et le SAAS ont tellement démocratisé l’accès et l’usage d’outils digitaux, qu’il devient presque inconcevable qu’un CRM soit payant. Rien que pour l’emailing, un outil gratuit comme Mailchimp “fait très bien le job” lorsqu’on dispose d’une base de contacts réduite (moins de 2000 contacts) et qu’on envoie simplement une newsletter mensuelle à ses contacts.

Mais en creusant un peu tout au long de votre recherche du CRM idéal gratuit (“idéal” voulant dire “correspondant à votre usage à 100%”), vous prenez peu à peu conscience des fonctionnalités dont vous pourriez avoir besoin maintenant voire plus tard si vous faites l’exercice de vous projeter (oui, on vous souhaite que votre entreprise se développe !). Pour mémoire, tous les Customer Relationship Management (CRM) ont la même finalité : la gestion de la relation client. En clair, permettre de centraliser et gérer l’ensemble de vos contacts, historiser vos interactions, gérer et piloter un prévisionnel de vente (pipeline).

Télécharger notre check liste : Ai-je besoin d’un CRM ?

Vous n’avez pas le budget

Si votre besoin et vos processus sont simples, vous n’aurez que l’embarras du choix parmi les nombreux outils gratuits disponibles. Attention toutefois à ne pas galvauder le mot “simple”… Grâce au CRM, vous allez pouvoir fluidifier vos processus commerciaux, gagner en temps et en productivité, améliorer votre prospection… Des bénéfices à court terme qui vont contribuer à optimiser la qualité de votre relation client et augmenter mécaniquement votre chiffre d’affaires ou vos marges. Vous serez plus efficace au quotidien, indéniablement. Un CRM, même gratuit, est donc une vraie bonne idée. Cet outil n’est pas uniquement réservé à la PME qui doit piloter une équipe commerciale. Il est fortement recommandé et largement accessible à la petite entreprise, voire l’entrepreneur individuel.

“Il faut savoir investir dans les logiciels. On ne peut voir grand sans outil adapté. Un CRM permet d’y voir plus clair dans son activité, et permet d’optimiser son temps pour une meilleure organisation, une meilleure efficacité et une meilleure rentabilité. Le CRM est un outil de base pour la gestion de toute entreprise qui veut se développer !”

Interview de Eymeline Lebaron, Fondatrice et co-associée chez CLYPE SARL.

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“A mon avis, une TPE, dans son organisation aurait besoin d’un outil tel que Koban, car le gain de temps est considérable, on gagne en sérénité, qu’on soit seul ou en équipe on est toujours amené à devoir noter les tâches à accomplir et calculer le prévisionnel sur le mois, trimestre, l’année et prévoir des actions à mener en conséquence (prospecter, lancer une campagne, relancer les pistes en veille).”

Interview de Eugénia Ostroverkh, Business Developer chez Argalis.

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Vous ne voulez pas investir pour un tel outil

Deux raisons principales vont faire que vous ne voulez pas investir : soit vous ne percevez pas la rentabilité d’un tel équipement, soit vous ne disposez pas du budget nécessaire. Dans les deux cas, le CRM gratuit vous conviendra parfaitement dans la mesure où il ne nécessite aucun investissement. N’attendez donc pas de rentabilité, sourcez celui qui vous plaît le plus “ergonomiquement parlant” et lancez-vous ! Si vous “cherchez un prix”, en positionnant votre argumentaire sur le coût trop élevé de certains CRM, comparez ce qui est comparable.

D’une part, faites le point sur les fonctionnalités que vous cherchez au sein de l’outil et faites un tour d’horizon rapide des tarifs logiciels sur le marché. Force est de constater que beaucoup de CRM payants sont tout à fait abordables. Le modèle SAAS ayant permis de réduire considérablement l’investissement. Il est aujourd’hui possible de s’équiper d’un CRM évolué à moins de 20€ / mois… soit 240€ / an. Clairement, sans chercher à atteindre la rentabilité, question investissement, c’est moins cher qu’un abonnement mobile. Il s’agit donc de bien définir votre besoin et de bien comprendre ce qu’on a pour ce prix. Tous les CRM ne sont pas pour toutes les entreprises : BtoB, BtoC, multi structure, facturation, franchiseur… autant de fonctionnalités que d’usages possibles.

Télécharger notre cahier des charges simplifié pour un projet CRM (liste des fonctionnalités)

“Si l’on n’est pas capable d’investir dans un tel outil, on passe à côté de beaucoup d’opportunités de développement. Ne serait-ce que le fait de recevoir un devis qui n’est pas professionnel nuit vraiment à l’image d’une entreprise. Pour la TPE, dans un environnement concurrentiel cela permet d’être efficace et de prendre une longueur d’avance. Koban étant simple et adapté pour la TPE, je recommande ! Certaines fonctionnalités sont très poussées mais on peut choisir celles que l’on veut utiliser sans peine. C’est comme un expert comptable, on ne se pose pas la question, c’est indispensable.”

Interview de Renaud Fremont, Gérant et Fondateur Umaneo.

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Vous avez besoin d’un CRM simple (qui dit simple, dit gratuit ?)

Tout utilisateur veut que son CRM soit simple d’utilisation. On entend par simple : intuitif, facile à utiliser et surtout à paramétrer. Soyons clairs, gratuit ne signifie pas que le CRM sera simple mais plutôt “simplifié”. La couverture fonctionnelle sera réduite à sa plus simple utilisation : gérer une base limitée de contacts et un pipeline de vente. Si la volumétrie de vos contacts est faible (moins de 200), le CRM gratuit sera amplement suffisant. Par ailleurs, si vous ne souhaitez pas automatiser certaines actions et que vous êtes seul(e), le principe collaboratif du logiciel vous importera peu. De la même manière, ne cherchez pas à connecter votre CRM à vos autres outils… Bref, qui dit gratuit, dit limité en fonctionnalités et en nombre de contacts. Le modèle gratuit permettra de suivre vos clients et éventuellement vos devis et factures.

“Nous étions déjà équipé d’un CRM, mais nous avions besoin que l’outil soit plus collaboratif et permette une réelle centralisation des données. Le CRM que nous utilisions était gratuit mais nous avions atteint ses limites. La question s’est donc naturellement posée au moment de passer à la version payante : garder l’actuel ou choisir un autre CRM ?”

Interview de Frédéric Clermont, Directeur associé – Business development NOVAMAP.

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“Nous avons en apparence un processus commercial assez simple mais le défi était de réussir à personnaliser l’approche à chaque étape du cycle de vente. Il existe finalement peu d’éditeurs CRM qui proposent cette personnalisation du processus et la possibilité d’automatiser des actions commerciales. Depuis la création d’un devis jusqu’à la transformation du contact en client, l’automatisation a permis un gain de temps considérable pour l’équipe commerciale. L’historisation et le suivi du contact est possible sur l’ensemble des points de contacts pour une gestion quotidienne simplifiée et collaborative.”

Interview de Pierre SEILLIER, Responsable Marketing et Communication – Groupe SECAB.

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Essayez de vous projeter lors du choix de votre CRM. Aujourd’hui, vous êtes seul mais demain ? Dans quelle mesure le CRM choisit pourra accompagner votre croissance ? Quel coût cela représente-t-il si vous devez prendre des licences supplémentaires ou importer une volumétrie de contacts importante ? Vous faudra-t-il ajouter un outil payant pour l’emailing ? Démarrer sur un outil gratuit peut être une bonne idée mais anticiper sur l’évolution de son entreprise c’est encore mieux.

Clothilde

Clothilde

Responsable marketing

Acquisition, engagement, conversion et fidélisation n'ont plus de secrets pour moi #Smarketing #Inbound #CRM #MarketingAutomation