Fiche prospect : conseils et exemples pour la construire

La fiche prospect est le point de départ du développement de votre entreprise. Concevoir une bonne fiche prospect permet d’accéder à l’information rapidement, de suivre les interactions passées et futures et d’améliorer les performances commerciales. En bref, le fichier de prospection est un enjeu majeur pour toutes les entreprises en matière de stratégie commerciale ou stratégie marketing.

Cela peut paraître « futile », mais croyez-nous, dans tous les projets déployés sur Koban, la question de la structuration d’une fiche prospect est récurrente. Dans cet article, nous verrons :

1 – C’est quoi une fiche prospect ?
2 – Comment collecter les information de la fiche prospect ?
3 – Quels outils pour créer une fiche prospect ?

Que ce soit en BtoB ou BtoC, une fiche prospect est un document qui recense toutes les données sur le prospect. On peut l’assimiler à la carte d’identité de votre futur client. La différence fondamentale réside dans le fait que c’est vous qui allez décider les informations importantes qui vont y figurer. Certaines seront standards (l’adresse ou encore le secteur d’activité) et d’autres seront plus spécifiques à votre domaine.

Lorsque l’on travaille en BtoB, on constate deux types de fiches prospects :

En fonction de votre organisation, cette fiche peut-être en différents formats : dans un fichier word, sur un tableur Excel, format PDF ou encore dans une solution informatisée comme un CRM. Les fiches prospects sont essentiellement créées et utilisées par les équipes commerciales. Cette base de données permet d’améliorer la gestion de votre relation client, c’est pour cela que la mise à jour à toute son importance.

Les informations récoltées peuvent être très diverses. L’objectif étant d’assurer un suivi commercial efficace et d’être rapidement en mesure de cibler vos contacts. Vous pouvez renseigner des données génériques (adresses postales, email, secteur d’activité, effectif..) et d’autres données plus spécifiques liées à vos besoins (lien vers les réseaux sociaux, fonction du contact, besoins, langue du contact etc…).

Le but de cet article n’est pas de lister toutes les informations que vous pouvez renseigner dans une fiche mais nous vous avons écrit une check-list dédiée. Vous pouvez la consulter juste ici : « Quelles sont les informations à récolter pour qualifier une fiche prospect ? «

Il est utile de rappeler qu’il faut lister les dites-informations qui sont indispensables pour la bonne gestion de votre relation client. Ne foncez pas tête baissée en voulant récolter toutes les données qui vous tombent sous la main. Votre fiche prospect risque de vite devenir illisible et les données importantes de passer à la trappe. Posez-vous cette question : est-ce que cette information sera utile pour le service commercial ou marketing afin de lancer des campagnes emailing ou SMS ? Si la réponse est non, cette information n’a rien à faire dans votre outil. Au contraire, si la réponse est oui, il faut la renseigner dans cette partie du fichier !

💡 Notre conseil ici : créez une fiche prospect vierge avec toutes les informations que vous souhaitez récolter. Cette fiche constitue votre point de départ. De plus, si vous utilisez un outil CRM, pensez à définir la structure des champs à récolter (s’agit t’il d’une liste ? D’un champ à choix multiple ? D’un champ date ?). N’hésitez pas à contacter votre éditeur si nécessaire ! Ces méthodes vous aident à retrouver les informations plus rapidement sur chaque personne.

La fiche prospect regroupe les informations d’un seul prospect (ou client) avec une certaine mise en forme. C’est une fiche que les commerciaux vont souvent aller consulter et remplir en fonction des différentes interactions (rendez-vous, emails, offre..). Le fichier de prospects, quant à lui, regroupe différentes fiches prospects classées selon des critères tel un annuaire.

C’est donc une différence de visualisation et d’exploitation. Les informations présentes sur une fiche prospect vont vous permettre de créer des fichiers de prospection et ainsi lancer des actions commerciales et marketing personnalisées : campagne de prospection téléphonique ou physique, campagne marketing (e mailing, SMS..).

Par exemple, vous pouvez créer un fichier de prospection avec toutes les entreprises prospects qui sont dans le secteur d’activité de l’industrie et qui ont un effectif de plus de 25 salariés. La création de ce segment ne peut seulement être possible si toutes les données sont préalablement renseignées dans vos fiches prospects individuellement.

Vous l’aurez compris, une fiche prospect doit contenir un maximum d’informations pertinentes pour votre activité et la gestion de votre relation client. Inutile de la surcharger avec des données futiles ou qui ne seront ni utilisées par vos commerciaux ni par votre équipe marketing, il est nécessaire de faire une sélection afin d’alléger les bases de données. Mais comment récupérer toutes les informations pour qualifier vos fichiers de prospection ?

Vous avez en interne une source d’information inestimable : oui, je parle bien de votre équipe commerciale. Ils sont en contact direct avec vos prospects et clients, ce sont donc les mieux placés pour récolter des données fiables et de qualité. Car oui, la façon la plus simple (et moins onéreuse) de récolter des données, c’est tout simplement de demander aux réseaux professionnels qui vous entour.

Dans le cadre d’une relation commerciale, les prospects et clients seront toujours enclins à vous fournir des informations jugées utiles pour la bonne gestion de la relation client.

💡 Attention, la récolte des données pour alimenter son fichier de prospection est un sujet récurrent. Les informations d’hier ne seront plus forcément justes demain. Il faut penser à mettre à jour régulièrement les fichiers de prospection

A l’ère du digitale, votre site internet est une vraie mine d’or d’informations. Il serait dommage de s’en priver pour remplir vos fichiers prospects. Voici ce qu’on préconise pour exploiter à bon escient les données de votre site web :

Mettez en place une stratégie d’inbound marketing pour attirer les internautes vers votre site internet et amenez-les à vous laisser des coordonnées grâce à des leads magnets. Il s’agit simplement de demander à vos internautes de remplir un formulaire en échange d’un produit ou d’un service (livre blanc ou modèle à télécharger, guide, participation à un évènement ou à un webinaire..). C’est du gagnant-gagnant. D’un côté, votre prospect repart avec du contenu intéressant. De votre côté, vous enrichissez votre fichier de prospection pour convertir de nouveaux clients et augmenter votre chiffre d’affaires grâce à votre base de données.

👉 Evidemment, le contenu proposé en échange doit avoir un lien avec vos produits / services. Le but étant d’acquérir des prospects intéressants (commercialement parlant) pour votre entreprise et qui ont une chance de convertir par la suite.

Connectez vos formulaires web à votre CRM pour créer des fichiers prospects automatiquement. Certains outils CRM (dont Koban) proposent des fonctionnalités marketing qui permettent de lier votre site internet à votre système CRM. Ainsi, dès qu’un internaute remplit un formulaire, une fiche prospect est automatiquement créée avec toutes les informations qu’il vous a donné.

Mettez en place une solution de tracking pour récolter des informations sur les internautes qui n’ont pas encore laissé leurs coordonnées. Certaines solutions (comme Koban également) permettent de mettre en place un tracking pour suivre le parcours des visiteurs. Vous n’avez donc pas encore leurs coordonnées mais vous savez déjà quelles pages ils ont visité ou encore quels sont leurs centres d’intérêt.

Toutes ces solutions vont vous permettre d’alimenter automatiquement vos fichiers prospects. Votre travail sera donc de réussir à les exploiter pour faire avancer la relation client et convertir le prospect en client.

💡 En mettant en place une stratégie d’inbound marketing, tous les prospects récoltés ne seront pas au même niveau de maturité. Certains auront un véritable projet, tandis que d’autres, ne seront qu’au stade de la prise d’information dans votre fichier. L’enjeu sera de réussir à les dissocier grâce à des fonctionnalités de lead scoring.

Vous n’êtes pas sans savoir que le digital regorge d’informations publiquement accessibles pour améliorer vos fichiers de base de données. Il y a les réseaux sociaux d’un côté mais également tous les sites d’informations très connus. Certains sont payants et d’autres totalement gratuits. On peut penser notamment à societe.com, manageo (et beaucoup d’autres).

💡 Vous pourrez facilement trouver des outils payants qui vous promettent de qualifier votre fichier prospect en quelques minutes avec des données fiables. Ou encore d’acheter des bases de données pour compléter votre fichier. A notre sens, il faut être vigilant avec ces pratiques. Les données récoltées ne sont souvent pas à la hauteur des espérances : elles peuvent être obsolètes, fausses, ou mal renseignées. Le coût est souvent assez onéreux et il faut faire attention au respect de la loi RGPD.

Vous l’aurez compris, l’objectif n’est pas de passer tout son temps à faire du cyberharcèlement. Mais des recherches très simples peuvent être riches en information :

Encore une fois, il est plus simple de chercher lorsque nous savons quoi chercher. L’idée n’est pas de se balader sur les différentes sources d’informations par pur plaisir. N’oubliez donc pas de lister les données clés à récolter.

Les événements sont un excellent moyen d’enrichir son réseau et ses fichiers de prospection. N’hésitez pas à participer à des évènements de votre secteur : que vous soyez là en tant qu’exposant ou simple visiteur. N’oubliez pas de prendre avec vous vos cartes de visites (oui, je vous assure, elles existent encore!) et un outil de prospection afin de renseigner rapidement les contacts rencontrés dans votre base de données.

Une fois toutes les données durement récoltées, il est légitime de se poser la question de la centralisation et de l’exploitation de vos fichiers prospects. Comme nous le mentionnons, vous pouvez évidemment utiliser un tableur Excel pour regrouper vos fiches prospects. Toutefois, ce logiciel risque rapidement de montrer ses limites d’un point de vue visuel, pour exploiter les informations et assurer un suivi de vente efficace. Car rappelons le, le but de créer des fiches prospects est bel et bien de les convertir en clients et de vendre.

De l’autre côté, vous avez la possibilité d’utiliser un logiciel CRM (=customer relationship management). Ce type de logiciel permet de créer des fichiers prospects personnalisés (c’est-à-dire que vous pouvez la structurer et ajouter des champs comme vous le souhaitez), de suivre les affaires en cours et de lancer des actions commerciales ou marketing dans le but d’augmenter votre chiffre d’affaires. Par exemple, dans un logiciel CRM comme Koban, vous pouvez sélectionner une cible (toutes les entreprises du secteur « industrie ») et lancer un emailing suivi d’une campagne de prospection téléphonique sur tous les cliqueurs.

Voici un exemple d’un fichier de prospection sur Excel et sur un CRM :

Un fichier de prospection est une véritable mine d’or pour vos équipes commerciales, il améliore les processus de vente et convertit un grand nombre de prospects grâce à la personnalisation des offres.

Un bon fichier de prospection doit être en constante évolution.