Pour améliorer le dispositif de lutte contre la fraude à la TVA, la loi impose, à partir du 1er janvier 2018, l’utilisation de solutions dites conformes. L’objectif principal de cette mesure est de rendre impossible la fraude à la TVA par la dissimulation d’une partie ou totalité des paiements enregistrés ou non par un logiciel de caisse, de gestion ou comptabilité.
A partir du 1er Janvier 2018, toute transaction enregistrée ne pourra plus être modifiée ou annulée sans une traçabilité complète (archivage et modifications).
Décryptage.
Qui est concerné ?
- Toute personne, physique ou morale, assujettie à la TVA, même sous le seuil de la franchise de base
- Toute personne, physique ou morale, encaissant des règlements clients au moyen d’un logiciel de gestion, comptabilité ou de caisse
- Quelle que soit la taille de l’entreprise, même les indépendants
Que dit la loi ?
La loi impose à toute personne, physique ou morale assujettie à la TVA, d’utiliser un logiciel de gestion, comptabilité ou de caisse certifié conforme.
Pour être conforme, la solution doit garantir l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation ainsi que l’archivage de vos données de transaction.
- Inaltérabilité : la solution doit pouvoir conserver toutes les données dans leur état d’origine et enregistrer toute modification ultérieure.
- Sécurisation : la solution doit sécuriser l’ensemble des données et garantir une restitution de toutes les transactions dans leur état d’origine avec historique et traçabilité des modifications.
- Conservation : la solution doit prévoir des clôtures journalières, mensuelles (pour les systèmes de caisse) ou annuelles au minimum ainsi qu’une conservation de l’ensemble des données pour une durée de 6 ans.
- Archivage : la solution doit permettre l’archivage à date et en garantir l’accès à l’administration fiscale pour contrôle.
Vous devez par ailleurs pouvoir prouver la conformité à de votre solution à tout moment en présentant un certificat de conformité ou une attestation individuelle en cas de contrôle.
Concrètement, comment faire ?
Cas n°1 : Vous n’êtes pas équipé d’une solution, vous gérez sur Excel
Exit Excel ! Désolée, mais même si cela paraît expéditif, il n’en demeure pas moins véritable qu’Excel n’est pas et ne sera jamais conforme à la loi car même si vous pouvez techniquement gérer votre comptabilité sur Excel, vous ne pourrez pas garantir de figer les données comme vous y oblige la loi. Cette impossibilité rend obligatoire de s’équiper d’une solution pour une comptabilité informatisée.
La mise en conformité étant pour le 1er Janvier 2018, vous avez le temps d’étudier différentes solutions pour vous adapter à cette loi, parlez-en avec votre expert comptable ou avec nous car Koban Gestion vous permet notamment d’effectuer vos exports comptables.
Cas n°2 : Vous êtes équipé d’une solution open source
La loi est claire, il vous faut une solution satisfaisant à “des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l’article L. 115-28 du code de la consommation ou par une attestation individuelle de l’éditeur, conforme à un modèle fixé par l’administration.”
L’éditeur de la solution open source devra vous fournir ladite attestation correspondant à une version du logiciel, sous réserve que vous ne modifierez pas le programme ou que vous n’installerez pas une version non attestée par la suite.
Bien entendu, rares sont les entreprises qui modifient elles-mêmes les logiciels mais votre solution open source doit garantir que le code n’a pas été modifié depuis la dernière attestation.
Cas n°3 : Vous êtes équipé d’une solution SAAS ou On Premise
Vérifier sa conformité
Pour vous assurer de la conformité de votre solution, rien de plus simple : demandez une attestation ou un certificat de conformité. Mais dites-vous que, dès lors que vos factures ou encaissements d’origine sont modifiables après leur enregistrement, c’est que votre solution n’est pas conforme.
Vérifier si une évolution de mise en conformité est possible ou prévue
Si vous êtes déjà équipé et que votre solution ne pourra pas être conforme au 1er Janvier 2018, pensez dès maintenant à l’export et migration de vos données.
Cas n°4 : Vous êtes client Koban
Koban Gestion est un module qui vous permet de gérer la relation contractuelle avec vos clients (bon de commande, facture, contrat… ), vos fournisseurs (bon de commande, bon de réception, facture) et vos stocks. À cette fin, Koban vous permet d’éditer vos factures et d’enregistrer vos règlements.
La date butoir est Janvier 2018, mais Koban est déjà en ordre de marche afin de rendre le module Gestion conforme à la loi. Vous verrez évoluer le logiciel au fur et à mesure des versions avec un bouclage pour une version définitive conforme en Décembre.
Nous aurons l’occasion de vous en parler chaque mois pour vous accompagner dans votre utilisation mais sachez que pour répondre aux obligations légales, vous verrez les évolutions suivantes :
- Suppression de la fonction de suppression des documents soldés et validés
- En remplacement, création d’un bouton “annuler document” (Ce bouton génère un avoir ou un document de régularisation)
- Création d’un mode TEST pour vos essais ou vos formations sur vos documents de gestion (les documents PDF seront estampillés TEST, aucun numéro de document ne sera généré)
- Clôture mensuelle (avec calcul des totaux sur la période et sur l’exercice, la saisie ne sera plus possible sur les mois clôturés)
- Clôture Annuelle (la saisie ne sera plus possible sur les exercices précédents)
Dans tous les cas, cela peut prendre plusieurs semaines ou mois pour une mise en conformité ou faire évoluer votre solution. Prenez le temps d’anticiper ce changement dans votre organisation, tant au niveau humain que technique car tout système nécessite un minimum de traitement des données et de formation des collaborateurs. Koban peut vous accompagner afin d’effectuer avec vous un diagnostic de votre situation, demandez nous !
Sources
https://www.legifrance.gouv.fr/eli/loi/2015/12/29/2015-1785/jo/article_88
http://proxy-pubminefi.diffusion.finances.gouv.fr/pub/document/18/22503.pdf
https://www.alain-bensoussan.com/avocats/demarches-conformite-logiciel-de-caisse/2017/04/20/
Sélection FAQ
Bien démarrer avec Koban Gestion
Mise à jour
Communiqué du ministère de l’Action et des Comptes Publics du 15 juin 2017
Le ministère a décidé de recentrer et de simplifier le dispositif de loi de finances pour 2016 visant l’usage de logiciels de caisse, de comptabilité et de gestion certifiés, dont l’entrée en vigueur est prévue pour le 1er janvier 2018. Finalement, seuls les logiciels et systèmes de caisse seront concernés par cette échéance.
Source : http://proxy-pubminefi.diffusion.finances.gouv.fr/pub/document/18/22503.pdf
