Vous avez pris la bonne décision d’investir dans un logiciel CRM. Vos recherches ont déjà commencé, vous avez déjà vos premières préférences (promis, on dira pas que c’est Koban). Seulement voilà, une question trotte dans votre tête : comment faire avec les outils que vous utilisez au quotidien ? Mon CRM peut-il se connecter avec tous mes outils préférés ?
Déjà, félicitations. Vous avez eu le bon réflexe de vous poser la question de l’intégration de votre future solution avec votre système d’information existant. On a tendance à penser que les outils vont se synchroniser avec un simple bouton, la légendaire magie de l’informatique, mais… ça peut être un peu plus complexe 😉 On vous explique dans cet article les différentes possibilités pour connecter votre CRM avec vos outils du quotidien.
#1 La connexion avec des outils extérieurs est-elle possible ?
Première réponse simple, oui, un outil CRM peut se connecter à des outils extérieurs. Nous parlons d’une généralité, il peut exister toutefois certains outils du marché qui n’ont pas de connexion extérieure. Mais ça reste tout de même une minorité, le besoin d’une intégration à 100% est trop important aujourd’hui.
Toutefois, tous les logiciels CRM n’ont pas forcément les même possibilités en matière d’intégration. Il existe deux cas de figure majeurs :
Le CRM a déjà un plugin (un lien) existant vers l’outil extérieur que vous souhaitez connecter
Dans beaucoup d’outils modernes, il y a déjà des plugins existants pour vous offrir une liaison entre votre CRM et des outils extérieurs. Par exemple, Koban a un plugin pour outlook, pour wordpress, pour corporama (et d’autres!).
C’est le cas idéal. C’est-à-dire que vous avez juste à paramétrer le plugin et hop la liaison est faite. Vos outils sont alors interconnectés ce qui vous offre une vision 100% intégrée.
⚠️ Attention, ce n’est pas le cas de tous les CRM et les plugins disponibles dépendent de l’outil choisi. Il faut bien penser à vérifier cela avec votre éditeur en amont., mais également demander comment fonctionne le lien, quelles sont les informations qui transitent, quelles sont les limites éventuelles du fonctionnement, car il y peut y en avoir.
Le CRM n’a pas de plugin existant vers l’outil extérieur que vous souhaitez connecter
C’est quelque chose qui peut arriver lorsque vous avez des besoins d’interconnexion avec des outils spécifiques (type ERP, outil « maison », application etc…). Ou tout simplement, quand l’éditeur n’a pas encore eu l’occasion de développer un plugin pour cet outil. Mais cela ne veut pas dire que votre connexion est impossible.
- La connexion est possible si l’outil CRM a une API « ouverte »
L’API c’est un terme de développeur et le but n’est pas de rentrer dans des définitions techniques. Mais schématiquement, une API permet de créer un « pont » entre deux logiciels et donc, de les connecter ensemble. Concrètement, même si il n’existe pas de plugin, il est possible de connecter votre CRM a un outil extérieur, du moment où les deux outils ont une API ouverte. La communication entre les outils nécessitera alors la création d’une passerelle entre les 2 outils, mais qui sera simplifiée et en général en temps réel.
Pour information, Koban met à disposition une API ouverte ce qui permet à notre logiciel de se connecter avec vos outils préférés.
- La connexion n’est pas toujours possible si l’outil n’a pas une API ouverte
Par contre, si il n’existe pas de plugin et que le logiciel n’a pas une API ouverte, il va être plus technique et parfois impossible de connecter d’autres outils extérieurs. Deux outils sans API peuvent communiquer via un échange de fichiers, à une certaine fréquence, mais on ne sera pas en temps réel et la mise en oeuvre est forcément plus lourde et technique. Certains outils ne permettent pas du tout les échanges, même via des fichiers…Il faut donc bien veiller à valider ces points en amont de votre prise de décision. Il serait dommage de migrer vers un nouveau CRM, pour au final, devoir en changer pour manque d’intégrations 2 mois plus tard.
#2 Quels sont les frais liés à la connexion d’outils extérieurs ?
On ne va pas parler pour nos confrères, mais voila comment ça se passe chez Koban. Il n’y a pas de frais additionnels pour connecter des outils extérieurs via des plugins existants. Les plugins sont là, ils sont faits pour être utilisés !
Concernant le développement d’une liaison vers un outil par l’API (dans le cas où il n’existe pas de plugin). Chez Koban, il y a trois possibilités :
- Nous avons une documentation API en ligne, c’est-à-dire que si vous avez les compétences en interne, vous pouvez développer la liaison par vous-même.
- Au même titre, si vous travaillez avec un prestataire extérieur, il est possible que ça soit lui qui s’occupe de la liaison. Il n’y a aucune obligation de passer par les développeurs Koban.
- Enfin, si vous n’avez pas les compétences en interne ni un prestataire extérieur, vous pouvez faire appel à Koban. Dans ce cas, on vous proposera un devis sur mesure dont le budget dépendra de votre projet.
#3 Mon CRM peut-il se connecter à TOUS les outils ?
C’est une question assez difficile. On peut faire énormément de choses avec l’informatique et des bons développeurs (comme ceux chez Koban ;)). Toutefois, il y a – au moins – une condition à respecter pour qu’une liaison soit possible : soit les DEUX outils ont une API ouverte, soit ils peuvent exporter et importer des fichier de façon automatisé (on parle souvent dans notre jargon d’échange de fichiers plats). Si ce n’est pas le cas, il est impossible de créer un « pont » entre les deux pour récupérer des informations d’un côté comme de l’autre.
Si les deux outils offrent une des 2 solutions, une connexion est possible (sauf exception mais on ne l’a encore jamais rencontrée!). Il y a évidemment d’autres critères qui rentrent en ligne de compte par la suite : les informations à récupérer, le budget, le timing etc… Ce qu’il faut comprendre c’est que chaque liaison entre 2 outils est unique. C’est un projet sur-mesure et il vaut mieux valider les différents besoins avec un technicien en amont.
Chez Koban, nos développeurs prennent le temps d’échanger avec l’équipe technique du second outil afin de vérifier la faisabilité du projet. De cette façon, pas de mauvaises surprises au lancement ! Et puis on écrit ce que l’on souhaite échanger comme informations, dans quel sens, à quelle fréquence…
#4 Des exemples de connexions possibles avec des outils extérieurs ?
Il en existe beaucoup mais on va essayer de regrouper par catégories afin de vous donner une idée des possibilités.
Connexion avec des outils de messagerie
Intégrer sa boite email à son CRM est aujourd’hui utile pour gérer sa relation client.
Connexion avec des logiciels de facturation
Même si il est possible de faire la facturation avec Koban, il peut arriver, pour une raison X ou Y, que vous souhaitiez garder votre outil de facturation actuel. On pense notamment à des outils type sage, EBP… Dans ce cas, c’est possible en passant directement par l’API.
Connexion avec des ERP
Lorsque vous travaillez avec des ERP (pour de la production ou de la logistique par exemple), il est nécessaire de le lier à votre solution CRM. Certaines données seront importantes à remonter dans un logiciel comme dans l’autre pour avoir une vision 100% intégrée.
Par exemple, on gèrera alors le commerce pur dans Koban (prospection, opportunités, devis), mais l’administration des ventes (commandes, factures, règlements) dans l’ERP.
Connexion avec des logiciels de téléphonie
Si vous avez des call-centers ou des besoins pour faire du click-to-call par exemple.
Connexion avec des sites vitrines / e-commerce
A l’ère du digitale, il est aujourd’hui indispensable de récupérer des données depuis son site internet. Savoir quel prospect a visité cette page de mon site, lequel a rempli un formulaire de contact, lequel a abandonné son panier… Intégrées dans un CRM, ces data jouent un rôle clé dans votre transformation. Sans parler des possibilités d’automatisation et de suivi par la suite !
#5 Doit-on connecter tous ses outils du quotidien ?
Même si les possibilités sont nombreuses, tous les outils de votre système d’information actuel ne doivent pas forcément avoir une connexion avec votre CRM.
Il faut se demander si les données intégrées seront d’une quelconque aide pour la relation commerciale. Si la réponse est non, pas la peine de faire développer un lien avec l’outil extérieur!
Le mieux est toujours d’échanger avec votre éditeur afin qu’il vous accompagne dans la réflexion. N’hésitez pas à nous solliciter si vous avez un projet, ou même si vous avez besoin de conseils ! On est là pour ça.
