C’est la rentrée ! Agendas, cahiers, nouvelles chaussures, nouvelles résolutions, vous êtes prêts ? Super, moi aussi ! Mais j’ai profité de mes vacances pour me poser des questions sur mon organisation. Et oui, moi qui prône l’efficacité, je ne gère pas toujours les bonnes priorités, et attention au surmenage…
Mon secret à moi, c’est mon coach et partenaire, Renaud Fremont, d’Umaneo. Vous savez, c’est le genre de personne qui pose tout le temps la question qui dérange et agace… le poil à gratter, mais qui fait avancer !
Voici quelques échanges autour de cette interrogation : comment être plus efficace sans travailler plus ?
Moi (Estelle) : encore une semaine de fou, j’ai l’impression de ne pas avoir avancé dans mes dossiers et pourtant j’ai travaillé au moins 70 heures par jour.
Renaud : et pourquoi dis-tu que tu n’as pas avancé ? Puisque tu as travaillé autant, c’est que tes affaires avancent !
Estelle : pas vraiment, je suis tout le temps dérangée par des coups de fil, des mails… J’ai bossé, bien sûr, mais je ne suis pas sûre d’avoir priorisé les bonnes tâches.
Renaud : encore un problème d’organisation
Estelle : comment ça « encore » ? moi qui prône l’organisation commerciale pour être plus efficace…
Renaud : non, ce que je veux dire, c’est que de nombreux commerciaux partagent avec toi ce sentiment de beaucoup travailler sans être véritablement efficace, et que c’est souvent une question d’organisation.
Estelle : comment expliques-tu ce phénomène ?
Renaud : le commercial a aujourd’hui une tâche beaucoup plus complexe dans l’entreprise qu’il y a une vingtaine d’années. Avant, il prenait son téléphone le lundi pour planifier sa tournée, prenait sa voiture le mardi avec son carnet de commandes, allait voir ses clients et revenait le vendredi en déposant à la poste ses bons de commandes et sa feuille de frais. Et il recommençait le lundi d’après…
Estelle : ça, ça existe encore, mais le commercial d’aujourd’hui ne fait pas que ça. Surtout quand il est aussi manager et chef d’entreprise (et ne parlons même pas de notre vie privée !)
Renaud : exactement. Aujourd’hui, le commercial est multitâche : il doit évidemment vendre, mais assure aussi le service après-vente. Il fait de la prospection, et on compte sur lui pour remonter des éléments sur la concurrence, le marché, afin d’établir la stratégie de l’entreprise. Il lui arrive aussi de manager… Un vrai petit couteau suisse.
Estelle : et heureusement qu’il utilise le CRM de Koban pour faire le reporting automatiquement 🙂
Renaud :tu as tout à fait raison, le logiciel CRM est d’autant plus indispensable quand on a plusieurs missions et une multitude de contacts à suivre. Mais l’enjeu que tu pointes est d’être efficace dans des fonctions qui font appel à des compétences et des ressources totalement différentes, et il faut trouver une réponse que l’outil CRM ne te donnera pas !
Estelle : et bien tu touches juste, Koban ne peut pas décider pour moi ce qui est vraiment prioritaire dans ma journée. C’est moi qui le sais ! Et c’est exactement la question que je me pose : si je ne peux clairement pas réaliser toutes les actions que je me suis planifiée, faut-il que j’arrête carrément de faire certaines choses ?
Renaud : connais-tu Eisenhower ?
Estelle : le général américain ? Je pense que tout le monde le connaît au moins de nom, mais quel rapport avec la choucroute ?
Renaud : Eisenhower a mis au point une matrice, qui porte son nom d’ailleurs, et qui lui a permis de s’organiser efficacement. C’est aujourd’hui un outil très souvent utilisé.
Estelle : raconte, ça m’intéresse !
Renaud : trace deux axes : l’axe vertical est celui de l’urgence, l’axe horizontal et celui de l’importance. Tu traces ensuite 4 zones qui délimitent des domaines où tu positionnes les tâches que tu dois exécuter :
- La zone urgente et importante : là, ce seront les tâches qui demanderont que tu arrêtes tout ce que tu es en train de faire pour t’en occuper. Un client important qui menace par exemple de tout arrêter si tu ne lui envoies pas sur le champ ce qu’il a commandé il y a deux mois.
- La zone urgente, mais pas importante : tu trouves ici les tâches que tu délégueras. Les toilettes débordent, c’est urgent de les réparer mais ce n’est peut-être pas ton rôle de le faire. Tu peux trouver certainement quelqu’un qui a plus le temps ou pour qui cette tâche peut devenir urgente et importante, par rapport au reste de ses activités.
- La zone importante, mais non urgente : c’est la zone où tu devras planifier les tâches. Un client te demande de passer le voir pour lui présenter votre nouveau catalogue, tu ne vas pas tout arrêter pour lui répondre ! Par contre tu vas le planifier pour le faire quand tu auras du temps et avant que cela ne devienne urgent. Et ton CRM va t’aider à ne pas oublier.
Estelle : mais on a parfois l’impression que tout est toujours urgent. Surtout lorsqu’il s’agit des demandes des clients… On est dans la course à la réactivité.
Renaud : demande-toi alors si tu apportes vraiment de la valeur à répondre immédiatement, au détriment de ta propre organisation et ton efficacité, ou si pour une réponse dans deux jours est amplement satisfaisante.
Estelle : c’est vrai, maintenant que tu le dis, il m’arrive souvent que des clients me demandent des devis ou des propositions, mais lorsque je les appelle pour en discuter quelques jours après, ils ne les ont même pas encore regardé. Peut-être n’étais-ce pas urgent au point de tout abandonner pour le faire.
Renaud : tu vois, tu commences à comprendre.
Estelle : et la dernière zone alors ? la zone du ni important, ni urgent ?
Renaud :d’après toi, si une tâche n’est ni urgente, ni importante…
Estelle : … je vois où tu veux en venir : est-ce que je dois vraiment m’en occuper ?
Renaud : tu comprends de mieux en mieux ! Ce sont en général les tâches parasites, la petite recherche sur le web d’une information qui de toute façon ne te servira finalement pas, la saisie de tableaux que personne ne regarde, même pas toi, la lecture d’une newsletter alors que tu sais que le contenu n’est pas intéressant…
Estelle : Au pire, ces tâches là, si elles m’intéressent quand même intellectuellement par exemple (je pense à des lectures), je les ferai quand j’aurai vraiment du temps et que je serai plus zen. Mais concrètement, comme peut-on déterminer si une tâche est importante ou urgente ?
Renaud : je conseille souvent de le faire physiquement : trouve-toi un tableau Véléda et trace cette matrice. Puis avec des post-it, tu classes tes tâches toi-même au fur et à mesure qu’elles arrivent. Et c’est surtout un classement relatif : cette tâche est-elle plus importante que telle autre? Et c’est ainsi que tu pourras commencer à t’organiser.
Estelle : ça ne coûte rien d’essayer finalement. Mais dis-moi, il y a bien un vice là-dedans, sinon tout le monde le ferait.
Renaud : le vice caché apparaît lorsque tu es confrontée à des personnes qui ne veulent pas s’organiser, et encore moins se remettre en question. Généralement, si elles font cet exercice, elles classent toutes leurs tâches dans urgent et important. Et là, la matrice ne sert à rien, il leur faut un véritable coaching.
Estelle : je vais vraiment essayer, et je démarre dès la reprise !
Renaud : disons que si tu parviens à bien utiliser la matrice et mes conseils, tu auras du temps pour partager avec tes clients sur ton blog cette astuce qui aide à être efficace
A vous de jouer ! Parole de chef d’entreprise et commerciale surbookée, ça marche !
