Koban est une solution complète comprenant un module de facturation. Nous vous proposons de découvrir toutes les fonctionnalités gestion en 3min top chrono ! Alors, on y va ?
La relance facture n’est jamais chose facile dans une entreprise : il faut préserver la relation client tout en étant ferme pour ne pas risquer sa trésorerie. Les clients aiment rarement recevoir des lettres de relance, une mise en demeure ou encore des pénalités de retard.
Pour autant, ces derniers font malheureusement partie du quotidien et c’est une chose à laquelle il faut vous préparer. Mais alors, comment relancer intelligemment et finement vos factures impayées ? S’il n’existe pas de formule magique, vous pouvez mettre en place une procédure fiable pour réduire les risques d’impayés ainsi que vos délais de paiement.
Rappel : quel est le délai légal pour obtenir le paiement d’une facture impayée ?
Au niveau de la justice et du droit, il y a ce qu’on appelle un délai de prescription. C’est le délai pendant lequel, un créancier, peut agir en justice pour réclamer le paiement d’une facture. Une fois cette échéance passée, le créancier ne peut plus réclamer le paiement de sa ou ses factures impayées. Pour les factures entre professionnels, il est de 5 ans. Pour les factures de professionnel à un particulier, il est réduit à 2 ans.
Relance facture : Comment relancer un client ?
1- S’assurer d’avoir tous les justificatifs de la dette du client
Avant d’entamer une procédure de recouvrement client ou des démarches judiciaires, c’est à vous de vous assurer que vous avez tous les éléments nécessaires pour réclamer votre créance.
- Une preuve de l’engagement du client à payer sa créance : un contrat, un bon de commande, un devis
- La preuve que la facture est effectivement en retard de paiement avec le montant de la facture (vos conditions générales de vente ont dû être transmises à votre client pour l’informer)
- La preuve que vous avez réalisé les prestations. En fonction de votre secteur, cela peut se matérialiser par plusieurs choses.
- On vous conseille également de rassembler des éléments plus informels tels que des échanges de mails qui peuvent faire foi.
2- Mettre en place un plan de relance
Avant d’aller plus loin, nous vous conseillons de rechercher une solution à l’amiable pour la relance facture. N’oublions pas que les retards de paiement ou les impayés peuvent provenir d’un simple oubli ou encore d’une omission ou d’une erreur. Il ne s’agit donc pas d’accuser le client de ne pas vouloir payer sa dette. De plus, avoir recours à une solution à l’amiable est beaucoup plus économique et permet de conserver une bonne relation avec son client.
Pour faire une relance facture et encaisser vos paiements, plusieurs possibilités s’offrent à vous :
- Faire une relance e-mail
- La relance téléphonique
- La relance courrier
A notre sens, la relance courrier est de moins en moins utilisée car jugée pas assez rapide. Envoyer une lettre a également un côté beaucoup plus légal et formel qui peut brusquer certains clients. Nous allons donc nous concentrer sur la relance facture par courriel et par téléphone. C’est simple, nous vous conseillons de mixer les deux pour accélérer le paiement des factures.
3- Automatiser la relance facture
La relance des factures impayées est une tâche plutôt fastidieuse et loin d’être passionnante. Pour simplifier la procédure de recouvrement, l’automatisation est la clé via un logiciel performant.
Par exemple, avec un CRM en ligne comme Koban, vous paramétrez votre plan de relance, puis automatiquement, toutes les factures arrivant à échéance seront relancées selon un timing prédéfini. Première lettre de relance par e-mail avec la facture en pièce jointe, relance téléphonique, dernière relance avant mise en demeure…. A vous de définir votre processus et de le mettre en musique dans Koban.
Comment faire une relance facture par e-mail ?
Le mail de relance facture constitue très souvent la première étape de sa procédure de recouvrement. Il a l’avantage d’être moins formel qu’une lettre recommandée et est souvent plus apprécié. C’est donc parfait pour entamer un recouvrement à l’amiable et relancer ses factures impayées.
Avec les outils adaptés, la relance de facture par email permet la traçabilité et de conserver une trace écrite. En cas de contentieux, l’email a une valeur juridique.
Pour effectuer une bonne relance mail, voici ce qu’il faut mettre dans son contenu :
- La nature de sa facture
- La date d’échéance dépassée
- Le montant de la facture restant dû
- Ladite facture en pièce jointe
Attention ici à rester très cordial. Le but de cette première lettre de relance est d’informer la société cliente. Et non de lui faire peur avec toutes les procédures juridiques qu’il encourt ni d’éventuelles pénalités de retard.
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Relance facture : quand relancer un client pour une facture ?
La question du timing est très importante. Le but n’est pas de relancer le paiement trop tôt pour éviter de brusquer le client. Mais l’entreprise ne peut pas se permettre d’attendre trop longtemps par risque de déséquilibrer sa trésorerie.
La première relance facture doit intervenir dès que le délai de paiement est arrivé à échéance. C’est à ce moment-là qu’il est possible d’entamer une procédure de recouvrement client.
Le délai entre les relances des facture impayées
Oui, mais si ma première relance facture est restée sans réponse, quand dois-je faire parvenir les autres relances de paiement ?
Si votre première relance est restée sans réponse et sans paiement, il faut envoyer une seconde relance, toujours à l’amiable. Nous vous conseillons d’attendre une semaine avant cette seconde relance pour laisser le temps au client de revenir vers vous. Si la facture reste toujours impayée, nous vous conseillons de passer à une relance téléphonique qui aura plus d’impact. N’hésitez pas à réduire le délai entre les relances (2 à 3 jours) par la suite. Une autre astuce est d’écrire depuis le courrier électronique de la dirigeante / directeur. Les sociétés ont tendance à répondre plus vite 😉
Si malgré tout, le paiement n’est toujours pas effectué et vous n’avez pas une preuve de la bonne foi du client, vous pouvez passer à une procédure plus légale avec la mise en demeure et un recouvrement judiciaire (ce que l’on vous souhaite le moins souvent!)
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Modèles de lettre de relance
Voici différents modèles pour envoyer vos relances aux client :
Première lettre de relance :
Bonjour Madame / Monsieur,
Sauf erreur de ma part, nous n’avons pas reçu le règlement de notre facture numéro XXXXX, datée du XX/XX/XXXX et arrivée à échéance en date du XX. Nous vous remercions de procéder à son règlement dans les meilleurs délais.
Pour toutes fins utiles, vous trouverez ladite facture en pièce jointe.
Dans le cas où vous avez procédé récemment au règlement de cette facture, vous pouvez ne pas tenir compte de cet email.
En vous remerciant, je vous prie d’agréer l’expression de nos salutations distinguées.
Bon à savoir : c’est à vous de juger les formules de politesses à intégrer dans vos lettres de relance en fonction de votre proximité avec le client.
Deuxième lettre de relance :
Bonjour Madame / Monsieur,
Je fais suite à ma première relance datant du XX qui est restée sans réponse, sauf erreur de ma part. Le paiement de la facture numéro XX datée du XX pour un montant restant dû de X euros, ne nous est toujours pas parvenu.
Je vous prie de bien vouloir procéder à son paiement au plus vite pour éviter toutes procédures de mise en demeure.
Nous vous tenons à votre disposition,
Cordialement.
Tips : pour aller plus loin et si le client ne procède toujours pas au paiement de la facture, vous pouvez également stopper ou couper les prestations impayées. Par exemple, si vous vendez un abonnement, vous pouvez très bien suspendre l’abonnement jusqu’au règlement de la facture.
Relance facture : nos conseils pour éviter d’en arriver jusque-là
Se renseigner en amont sur votre client
La première étape, qui semble plutôt évidente, c’est d’éviter les retards de paiement et donc la relance de facture impayées. Ça peut sembler plutôt basique mais au final, peu d’entreprises ont un vrai processus pour s’assurer du paiement des factures en temps et en heure, avant d’arriver à l’étape pénible du recouvrement.
Pour cela, vos commerciaux vont être sollicités ! Dès lors que vous rentrez un nouveau prospect chaud, il faut s’assurer de sa solvabilité. Faites un tour sur internet et regardez :
- Son entreprise est-elle récente ? Est-ce une création d’entreprise ?
- Est-elle solvable ? Pourra t-elle payer mes services ?
- Quel est son bilan ? Y a-t-il des procédures juridiques en cours comme un redressement judiciaire ?
- Est-elle en plein rachat ?
Il y a certains signes qui ne trompent pas. Si tel est le cas, il faut prévenir les équipes et mettre un point de vigilance accru sur ce futur client.
Mettre en place des facturations régulières
Deuxième petit conseil, c’est de mettre en place une facturation régulière. Cela permet d’éviter de se retrouver avec une grosse facture à la fin du projet qui est en impayée. Avec l’envoi de factures régulières, vous limitez le risque d’impayés et d’avoir recours à une procédure de recouvrement judiciaire.
Relancer les factures avant qu’elles arrivent à échéance
Pour faire payer les sociétés plus rapidement, il peut être judicieux de relancer les factures arrivant à échéance. Vous pouvez mettre en plus une petite procédure pour relancer les factures X jours avant la date d’échéance. Attention, il s’agit ici d’une « pré relance », il faut donc être moins formel avec un ton plus « détendu ».
Voila, on vous a tout dit ! On espère que ce guide vous aidera pour vos prochaines relances :). Et comme d’habitude, si vous souhaitez en savoir plus sur notre outil complet Koban, je vous invite à nous contacter pour échanger sur votre projet et définir si nous pouvons avancer ensemble.
