Les équipes commerciales ont des objectifs de vente à atteindre. Pour évaluer les performances et les actions, il est nécessaire de construire un reporting commercial. Ce rapport permet de compiler les résultats de l’activité commerciale de l’entreprise. Pour qu’il vous aide à prendre des décisions éclairées et améliorer votre croissance, faut-il encore que le rappor soit bien construit et lisible.
Alors, qu’est-ce qu’un bon reporting commercial et comment le construire efficacement ? Nous vous détaillons tout dans cet article.
Reporting commercial : définition et importance
Le reporting commercial est un outil essentiel pour les entreprises qui souhaitent améliorer leurs performances et atteindre leurs objectifs. Il s’agit d’un processus de collecte, d’analyse et de présentation de données relatives à la force de vente, permettant aux directeurs commerciaux de prendre des décisions éclairées et de piloter leur équipe de manière efficace. Grâce à un reporting bien structuré, il est possible de mesurer les performances de la force de vente, d’identifier les axes d’amélioration et de suivre l’évolution du chiffre d’affaires. En somme, le reporting commercial est un levier stratégique pour optimiser les ventes et assurer la croissance de l’entreprise.
Reporting commercial : définition
Le reporting commercial consiste à compiler, synthétiser, analyser et présenter les données liées aux performances commerciales de l’entreprise. Ce rapport peut prendre différentes formes avec des tableaux de bord, des histogrammes, des graphiques, des tableaux croisés ou d’autres.
Le rapport commercial se mesure au global, mais aussi de façon individuelle. Cela permet de suivre les performances de chaque membre de l’équipe commerciale, de les challenger et de les aider en cas de besoin.
L’objectif premier d’un reporting commercial est de s’assurer de l’atteinte des objectifs commerciaux fixés en amont. Ce reporting permet d’être alerté rapidement si les résultats de l’entreprise ne sont pas bons et de prendre des décisions éclairées quant à la stratégie commerciale et les actions à entreprendre.
Quel est le but d’un reporting commercial ?
Mettre en place un reporting commercial est important pour les entreprises pour 3 raisons : l’amélioration des performances, la communication interne et l’anticipation.
- L’amélioration des performances
- La communication interne
- L’anticipation
1 – L’amélioration des performances
La mise en place d’un reporting commercial lisible et pertinent permet d’améliorer la rentabilité de l’entreprise. Avec des analyses détaillées, il est très facile de prendre les meilleures décisions pour adapter sa stratégie commerciale : quelles sont les actions qui génèrent le plus de chiffre d’affaires ? Quels sont les secteurs d’activité où mon taux de transformation est le meilleur ?
En identifiant les actions les plus performantes et les domaines qui sous-performent, vous pouvez allouer vos ressources et vos efforts là où ils sont nécessaires.
2 – La communication interne
Le rapport commercial facilite la communication et les synergies entre les différents membres d’une équipe. Il favorise le travail collaboratif et permet d’aligner les équipes entre elles, notamment les départements commerce et marketing. Les deux services travaillent alors main dans la main vers un objectif commun : acquérir et transformer des prospects. C’est ce qu’on appelle le Smarketing.
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3 – L’anticipation
Un reporting commercial lisible permet de suivre, régulièrement et facilement, les indicateurs clés de l’entreprise. Ainsi, il permet d’être alerté, en temps réel, quand les chiffres ne sont pas bons ou que les objectifs ne sont pas atteints. Cela vous encourage à anticiper vos prochaines actions, ou en arrêter certaines qui ne sont pas performantes.
Le suivi des indicateurs clés permet alors d’anticiper les éventuels problèmes dans l’atteinte des objectifs et de rebondir rapidement pour assurer les performances commerciales de l’entreprise. Vous pouvez plus simplement analyser les tendances du marché, la saisonnalité, une baisse de la demande.. En bref, une meilleure visibilité, une meilleure anticipation pour une meilleure croissance.
Les bénéfices du reporting commercial
Le reporting commercial offre de nombreux bénéfices pour les entreprises. Il permet de :
- Améliorer la communication entre les équipes et la direction générale, facilitant ainsi la prise de décision.
- Mesurer les performances de la force de vente et identifier les axes d’amélioration pour optimiser les résultats.
- Suivre l’évolution du chiffre d’affaires et ajuster la stratégie commerciale en conséquence.
- Optimiser la prospection et la gestion des données, ce qui contribue à une meilleure efficacité commerciale.
- Atteindre les objectifs de l’entreprise en fournissant des informations précises et en temps réel à la direction générale.
Comment faire un bon reporting commercial ?
- Définir les objectifs clés du reporting
- Choisir les bons indicateurs
- Définir le format
- Adopter la bonne fréquence de suivi
- Collecter des données fiables
1 – Définir les objectifs clés du reporting
Vous devez, tout d’abord, définir quels vont être les objectifs principaux du reporting commercial. Gardez en tête que vous ne pouvez pas tout raconter dans un seul rapport commercial. Vous devez vous demander quels sont les axes que vous voulez mettre en avant. Souhaitez-vous :
- Suivre l’activité des différents commerciaux ?
- Suivre le processus d’acquisition des prospects ?
- Bénéficier d’un suivi du pipeline commercial ?
- ….
Il y a énormément d’axes possibles. Ne tombez pas dans l’écueil de mettre trop d’informations dans un seul reporting commercial. Le risque est de vous perdre dans beaucoup de données et ne pas pouvoir les exploiter efficacement. Nous vous conseillons plutôt de créer plusieurs reportings, chacun avec un objectif précis qui vous permet de prendre des décisions éclairées.
2 – Choisir les bons indicateurs
Après avoir choisi les objectifs principaux du reporting, place aux choix des indicateurs clés (KPI) à mettre en avant. Il est important de choisir les meilleurs KPIs en fonction de votre activité. À nouveau, nous vous conseillons de ne pas trop vous éparpiller et de ne pas choisir trop d’indicateurs pour un seul reporting. Concentrez-vous sur les données les plus pertinentes, celles qui vous aident à prendre des décisions et à améliorer vos performances.
Voici quelques exemples d’indicateurs clés de performance :
- Le chiffre d’affaires : mesure les revenus générés par l’entreprise sur une période donnée.
- Taux de conversion : correspond au pourcentage des contacts convertis en clients. Très utilisé pour mesurer la performance des stratégies marketing et commerciales.
- Nombre de nouveaux clients acquis : mesure la croissance de votre base client durant une période donnée. Cet indicateur permet aussi de mesurer l’efficacité de votre stratégie d’acquisition.
- Panier moyen : correspond au montant moyen commandé par les clients de l’entreprise. C’est un KPI important, car l’augmentation du panier moyen permet d’augmenter son chiffre d’affaires, sans devoir passer par la case acquisition.
- Le coût d’acquisition client : il s’agit du montant dépensé pour acquérir un nouveau client en incluant l’ensemble des frais marketing, commerciaux etc.
- Nombre de leads générés : mesure votre capacité à générer des nouveaux prospects sur une période donnée.
- Taux de satisfaction client : correspond au pourcentage de clients satisfaits.
3 – Définir le format du reporting commercial
Troisièmement, il faut accorder une attention toute particulière au format du rapport commercial. Les différentes données doivent être mises en valeur correctement afin de mettre en lumière les tendances. Vous devez non seulement choisir un support : tableur Excel, Google sheet, solution Analytics, ou encore logiciel CRM. Autant de possibilités pour analyser les résultats commerciaux. Mais, nous reviendrons sur les différents outils un peu plus tard dans cet article.
Mais aussi, vous devez définir les types de graphiques à utiliser : tableau croisé, diagramme, camembert, histogramme, indicateur, courbe… Les possibilités sont nombreuses et le visuel joue un rôle primordial dans vos reportings de vente. Ils doivent être faciles à interpréter, intuitifs et animés. Des indicateurs clés de performance présentés sous la forme d’un tableau ou d’un histogramme ne mettrons pas en lumière les mêmes tendances.
4 – Adopter la bonne fréquence de suivi
Avec des outils spécialisés, il est aujourd’hui très simple d’automatiser la génération d’un reporting commercial à tout moment, sur une période donnée. Si ce n’est pas votre cas, il va falloir définir, dans un premier temps, la fréquence pour éditer le rapport. Cela consiste à mettre à jour les données et analyser la nouvelle période.
Dans tous les cas, que ce soit pour un rapport automatisé ou manuel, il est important de définir une fréquence de suivi et de consultation. Fixez-vous une périodicité afin que les équipes puissent se coordonner et s’organiser en fonction.
Avec certains outils, par exemple le logiciel CRM Koban, vous pouvez afficher un reporting personnalisé dès votre page d’accueil. Cela est très utile pour avoir une visibilité chaque jour sur les indicateurs les plus impactants de votre business.
5 – Collecter des données fiables
Un reporting commercial n’est rien sans informations fiables et accessibles en temps réel. Pour créer des rapports commerciaux efficaces, il faut que toutes les données relatives à l’entreprise et aux performances de chaque membre de l’équipe soient prises en compte et relier entre elles.
Il est très difficile de créer des rapports manuels lorsque les sources d’informations sont éparpillées et nombreuses. Notamment, si chaque commercial utilise son propre tableur Excel pour le suivi des ventes et que chacun partage des chiffres « aléatoires » sur ses performances.
L’utilisation d’un outil centralisé est alors beaucoup plus efficace. D’un côté, pour organiser, et planifier l’activité commerciale quotidienne. De l’autre côté, pour analyser et mesurer les performances de l’entreprise.
Les bonnes pratiques du reporting commercial
Pour que le reporting commercial soit efficace, il est important de suivre certaines bonnes pratiques. Voici quelques-unes d’entre elles :
- Définir des objectifs clairs et des indicateurs de performance pertinents pour orienter les actions commerciales.
- Collecter des données fiables et actualisées pour garantir la précision des analyses.
- Utiliser des outils de reporting adaptés aux besoins de l’entreprise pour faciliter la collecte et l’analyse des données.
- Présenter les données de manière claire et concise pour une meilleure compréhension des résultats.
- Suivre régulièrement les performances et ajuster la stratégie commerciale en conséquence pour rester aligné avec les objectifs.
La communication autour du reporting commercial
La communication est un élément clé du reporting commercial. Il est important de communiquer les résultats et les analyses aux équipes et à la direction générale de manière claire et concise. Voici quelques conseils pour améliorer la communication autour du reporting commercial :
- Utiliser des langages et des outils de communication adaptés aux besoins de l’entreprise pour une meilleure compréhension.
- Présenter les données de manière claire et concise pour faciliter l’interprétation des résultats.
- Fournir des explications et des analyses pour aider à la compréhension des résultats et des tendances.
- Encourager la discussion et la collaboration entre les équipes pour améliorer les performances et la prise de décision.
La diffusion et le suivi du reporting
La diffusion et le suivi du reporting commercial sont importants pour garantir que les résultats et les analyses soient utilisés pour améliorer les performances de l’entreprise. Voici quelques conseils pour améliorer la diffusion et le suivi du reporting :
- Diffuser les résultats et les analyses aux équipes et à la direction générale de manière régulière pour maintenir une vision claire des performances.
- Utiliser des outils de suivi pour suivre les performances et ajuster la stratégie commerciale en conséquence.
- Encourager la discussion et la collaboration entre les équipes pour identifier les opportunités d’amélioration.
- Réviser régulièrement les objectifs et les indicateurs de performance pour garantir qu’ils soient toujours pertinents et adaptés aux besoins de l’entreprise.
En suivant ces conseils, vous pourrez maximiser l’efficacité de votre reporting commercial et ainsi améliorer les performances globales de votre entreprise.
Quels outils utiliser pour faire un reporting efficace ?
Il existe plusieurs outils pour créer un reporting commercial efficace. Voici les principaux d’entre eux :
- Les tableurs Excels
- Les outils de BI (business intelligence)
- Les logiciels CRM
01 – Les tableurs Excels
Les tableurs Excel permettent une première analyse de son activité commerciale, mais ne sont pas une solution viable sur le long terme. S’il est vrai que c’est un outil très efficace, il n’en reste pas moins chronophage et contre-productif dans son utilisation.
Le suivi et la tenue d’un tableur Excel est très difficile au quotidien. Les données doivent être remplies manuellement, les informations ne se mettent pas à jour en temps réel, les chiffres sont purement déclaratifs et ce n’est pas une solution collaborative. Bref, le risque d’erreur est très accrue ainsi que la parte de temps au quotidien.
En conclusion, les tableurs Excel sont une bonne solution si vous démarrez votre activité. Mais ce n’est pas la meilleure solution sur le long terme.
02 – Les outils de BI (business intelligence)
Un outil de business intelligence est une solution technologique conçue pour collecter, traiter, analyser et présenter tous types de données commerciales. La plupart du temps, la plateforme est connectée à différentes sources de données de l’entreprise, permettant ainsi une centralisation des informations. Ces outils sont très performants pour transformer les informations rassemblées et les présenter de façon très visuelle et significative pour les utilisateurs.
Notez donc qu’il s’agit d’un outil tierce sur lequel il faut vous connecter afin d’accéder aux tableaux de bord.
03 – Les logiciels CRM
Dernier outil pour créer un reporting commercial efficace : le logiciel CRM en ligne (=customer relationship management). Par définition, une solution CRM permet de gérer et développer votre activité commerciale au travers de plusieurs fonctionnalités : base de données centralisée, vue pipeline, suivi des offres commerciales, gestion de l’activité quotidienne, création et envoi de devis, signature électronique (et pleins d’autres).
Toutes les données commerciales sont donc présentes dans l’outil CRM ce qui vous permet de créer des tableaux de bord personnalisés. Les rapports de performance sont générés automatiquement, mis à jour et accessibles en temps réel.
Comment Koban CRM vous aide dans la réalisation de votre reporting
La solution CRM Koban permet la création de reportings commerciaux personnalisés et complets. Notre CRM Français permet d’un côté, de gérer toute l’activité commerciale, du premier contact, jusqu’à la fidélisation en passant par la signature électronique. De l’autre côté, d’analyser et de mesurer les performances commerciales globales et individuelles de l’entreprise.
Vous pouvez facilement créer plusieurs tableaux de bord, choisir les formats, les KPIs à analyser et même, choisir les endroits où afficher vos KPIs préférés. Voici quelqu’unes de nos fonctionnalités phares :
- Centralisation et accessibilité des données : toutes les informations commerciales sont partagées sur la plateforme CRM. Pour créer les tableaux de bord, il suffit de sélectionner quelles données vous souhaitez mettre en exergue, et sous quels axes vous souhaitez les mesurer. Le logiciel fait tout le reste pour vous. Plus besoin de compiler des chiffres issus de diverses sources ou de mettre à jour manuellement le reporting.
- Liberté de création et de choix des indicateurs : histogramme, camembert, courbe, graphique araignée, il y en a pour tous les goûts. Vous personnaliser vos tableaux de bords en un clic, les adapter, les modifier, les supprimer ou en ajouter de nouveaux formats.
- Affichage des KPIs : les indicateurs clés de performance peuvent être affochés à différents endroits sur votre plateforme CRM Koban. Dès la page d’accueil pour avoir une visualisation directe des reportings les plus importants. Sur une fiche entreprise pour avoir des KPIs individuels par clients. Ou encore dans le module analyse avec des tableaux de bord plus poussés.
