[RGPD] Comment mettre en place l'optin et le double optin dans Koban ?

Mise à jour Septembre 2020.

Comme on vous l’explique depuis plusieurs mois, votre mise en conformité RGPD passe par un certain nombre de paramétrages directement dans le logiciel que vous utilisez pour la collecte et le traitement de vos données. Il n’est plus temps de vous demander si vous êtes ou non concernés, ni si vous avez encore le temps de vous atteler à ce chantier, il va falloir prendre le sujet en mains, maintenant.

Certes, la Présidente de la CNIL elle-même prévient : “nous allons faire preuve de pragmatisme et de souplesse. Il y a un certain nombre de principes du RGPD qui ne sont pas nouveaux. Par exemple, l’obligation de devoir préciser à quelles fins des données personnelles sont collectées, ou bien les limites relatives à la durée de conservation d’une donnée. Sur ces points, nous contrôlerons le 26 mai, comme on le faisait le 12 avril. En revanche, sur les principes ou outils nouveaux, comme le droit à la portabilité des données d’un service à un autre, les délégués à la protection des données ou le registre de traitement, nous adopterons une posture d’accompagnement. Notre but ne sera pas de sanctionner immédiatement des manquements à des obligations nouvelles liées au RGPD. Cela durera certainement le temps de l’année 2018. Après, on verra.”

Source : Les Echos.fr

La mise en conformité est un process qui peut être long à mettre en oeuvre, mais si commenciez par actualiser votre site web ? C’est à dire l’ajout d’une case à cocher afin de recueillir le consentement éclairé de vos contacts pour recevoir de l’information de votre part. En langage marketing : l’optin !

Quid de la prospection commerciale par email ?

“Pour les particuliers (B to C)

Le principe : pas de message commercial sans accord préalable du destinataire

Pour les professionnels (B to B)

La CNIL est encore conciliante concernant le BtoB. Seulement, les providers d’emails (dont nous dépendons) sont beaucoup plus stricts. Ils obligent à récolter l’opt-in pour les professionnels BtoB également.

Le principe est donc le même que pour les particuliers : pas de message commercial sans accord préalable du destinataire

Source : CNIL

Dans les deux cas, le RGPD vise à intégrer plus de transparence et de respect dans l’utilisation des données personnelles.

Qu’est-ce que l’optin ?

Optin = recueil du consentement de la personne

“Le consentement est une démarche active de l’utilisateur, explicite et de préférence écrite, qui doit être libre, spécifique, et informée. Dans un formulaire en ligne, il peut se matérialiser, par exemple, par une case à cocher non cochée par défaut.

Le consentement est « préalable » à la collecte des données.

Le consentement préalable de la personne concernée est notamment requis :

En cas de collecte de données sensibles
De réutilisation des données à d’autres fins
D’utilisation de cookies pour certaines finalités
D’utilisation des données à des fins de prospection commerciale par voie électronique”

Source : CNIL

Comment faire dans Koban ?

Le champ Optin est un champ fondamental dans votre gestion de données. En effet, toute fiche de compte/contact/piste cochée “Optin” doit avoir accepté de recevoir de votre part des informations à des fins que vous aurez précisées.

3 possibilités de paramétrer le champ optin dans Koban :

Rendre une fiche optin manuellement
Rendre plusieurs fiches optin d’une requête avec la modification du champ en masse
Rendre une fiche optin depuis un formulaire

Consulter l’article du support :

Optin : Paramétrages du champ Optin dans Koban

Qu’est-ce que le double optin ?

C’est le simple fait de demander une confirmation de consentement par email. Pourquoi utiliser le double optin ? Cette action n’a rien d’obligatoire, elle est surtout utile par exemple :

pour recueillir le consentement des contacts dont les données personnelles ont été transmises par carte de visite sur un salon
après inscription à une liste de diffusion pour éviter les emails non conformes ou les inscriptions non désirées