Tableau de Prospection : Guide pratique + modèle gratuit

Le tableau de prospection est un outil de suivi des prospects. Il permet de piloter l’ensemble des opérations de prospection, qui ont pour but de mener à une vente. Le tableau de prospection va notamment lister les coordonnées des prospects, leur niveau de maturité, les historiques des échanges, leur intérêt ou encore les actions à venir. La plupart du temps, les tableaux sont réalisés sur un fichier Excel ou sur Google sheet.

En bref, grâce au tableau de prospection commerciale, vous pourrez savoir exactement où vous en êtes avec tel ou tel prospect, prioriser les relances et mener intelligemment les échanges jusqu’à la vente.

Voici un exemple d’un tableau de suivi commercial :

Pour accompagner vos actions de prospection, voici un modèle de tableau de prospection Excel gratuit à télécharger. Il est 100% réutilisable, à personnaliser avec vos propres données !

Le tableau de prospection est un outil essentiel pour l’équipe commerciale. Il permet d’optimiser les actions de prospection, et d’assurer une gestion efficace des opportunités commerciales. Le tableau de suivi commercial présente ainsi de nombreux intérêts :

Le tableau de prospection permet de centraliser l’ensemble des informations concernant un client ou un prospect. Grâce à une structuration claire et des colonnes dédiées (nom du contact, statut du prospect, date de relance, actions à réaliser…), il est facile d’assurer le suivi de chaque opportunité commerciale. Ainsi, les commerciaux garantissent un suivi rigoureux, évitent les oublis, et priorisent les relances.

Chaque étape du cycle de vente est représentée dans le tableau de suivi. Le responsable des ventes bénéficie d’une vision d’ensemble sur l’avancement de chaque opportunité. Et les équipes commerciales améliorent le taux de conversion des prospects grâce à un suivi personnalisé, avec des relances au bon moment et un discours adapté à la maturité du prospect.

Avec des données centralisées, il sera possible de réaliser une analyse des données. Vous obtiendrez facilement une vue d’ensemble sur le nombre de contacts prospectés, le nombre de rendez-vous ou encore le taux de conversion des prospects.

Avec ces indicateurs clés de performance (KPI), le responsable des ventes peut assurer le suivi des objectifs mais aussi mettre en place un plan d’action commercial adapté.

Avec un tableau de prospection bien remplie, les commerciaux vont améliorer leur connaissance client. Grâce à elle, ils pourront personnaliser les échanges, adapter les discours commerciaux et les techniques de vente. Plus question de demander deux fois la même information au prospect ou d’oublier d’envoyer un email de suivi. L’expérience du prospect est grandement améliorée ainsi que ses chances de conversion.

En résumé, un tableau de prospection est bien plus qu’une simple liste de contacts : c’est un levier stratégique pour organiser, analyser et améliorer vos efforts de prospection

Avant de commencer à créer votre tableau, il est nécessaire de clarifier vos objectifs. Ceux-ci vont forcément découler de la stratégie de prospection élaborée. Voici quelques questions à vous poser pour définir vos objectifs :

Par exemple, vous pouvez créer un premier tableau de prospection avec pour premier objectif de convertir des prospects en clients. Et un deuxième tableau de suivi pour générer de la vente additionnelle sur des clients existants.

Un bon tableau de prospection va entièrement dépendre de ses colonnes et de sa structuration. Si vous réalisez un tableau trop complexe avec trop de colonnes, les équipes commerciales ne le rempliront pas. A l’inverse, si les colonnes du tableau ne sont pas assez pertinentes, le suivi des opportunités ne sera pas efficace. Il faut trouver le juste milieu !

Voici, à minima, les colonnes que nous vous conseillons d’intégrer au tableau de prospection :

Les colonnes citées représentent le strict minimum pour un tableau de prospection. N’hésitez pas à ajouter d’autres informations de segmentation qui sont pertinentes pour votre activité (origine, adresse, secteur d’activité..). Chaque tableau de prospection doit être unique et correspondre à vos besoins. De plus, pensez à uniformiser les champs avec des listes et avec les bons formats de colonnes. Très important pour filtrer et pour créer des champs de calculs automatiques.

Un tableau de prospection doit évoluer dans le temps, au fil des besoins et de la croissance de l’entreprise. Ne soyez pas rigide et permettez une adaptation selon les retours et besoins des commerciaux.

Mais aussi, n’oubliez pas de faire vivre le tableau de prospection. A chaque nouvelle information récoltée, pensez à bien l’ajouter dans votre outil de suivi. Cela peut concerner le changement du statut des prospects, un changement d’étape dans le cycle de vente, une nouvelle remarque à ajouter..

Le tableau de prospection est un outil précieux pour organiser et suivre vos opportunités, mais il comporte quelques limites à ne pas négliger.

Les tableaux basiques, réalisés sur Google Sheet ou Excel, nécessitent très souvent des actions manuelles. Que ce soit pour mettre à jour des informations, programmer les relances ou encore calculer les indicateurs clés de performance. De plus, il n’est pas possible d’automatiser certaines actions, comme l’envoi d’un email, ou la création d’une alerte sur un changement d’étape.

Cette répétition manuelle augmente les risques d’erreurs (comme l’oubli d’une relance), la gestion devient très vite chronophage et les équipes commerciales finissent par perdre du temps. Par exemple, imaginez un commercial devoir relancer 50 prospects chaque semaine. Il peut passer à côté d’opportunités importantes en oubliant de mettre à jour une seule colonne du tableau.

Un tableau de prospection avec un volume de données important peut vite devenir très complexe à gérer :

La collaboration est possible avec un tableau de prospection, mais reste instable. Des problèmes peuvent rapidement survenir lorsque plusieurs personnes accèdent et modifient le fichier en même temps. Certaines données peuvent être écrasées ou supprimées, il est difficile de savoir qui a fait quoi, et ne parlons pas des commerciaux qui oublient d’enregistrer et de fermer le fichier.

Imaginez, deux commerciaux qui relancent le même prospect sans le savoir car ils ne voient pas en temps réel les mises à jour du tableau. L’image de l’entreprise en prendra un coup et les chances de convertir le prospect seront quasi nulles.

Les tableaux de suivi de prospection ne fournissent pas, automatiquement, des rapports visuels ou dynamiques. Le manager doit consacrer beaucoup de temps et d’énergie pour réaliser des tableaux de bords visuels et intuitifs. De plus, ces derniers sont très vite obsolètes.

La prise de décision est alors moins éclairée et il est difficile d’identifier les points faibles ou les axes d’amélioration dans la stratégie de prospection.

Malgré la bonne volonté des équipes commerciales, un tableau de prospection est souvent figé dans sa structure initiale. Les formules dans les cellules obligent à conserver une certaine structure et ne laissent pas de place à la modification. Il devient donc quasi impossible de le faire évoluer avec votre croissance sans risquer de désorganiser le tableau ou d’introduire des incohérences.

Enfin, le tableau sur Google Sheet ou Excel n’est pas synchronisable avec vos autres outils comme Outlook.

Le tableau de prospection est un outil efficace pour démarrer et structurer vos efforts commerciaux, en particulier pour les petites équipes ou pour un faible volume de données. Cependant, à mesure que votre activité se développe, il est important de reconnaître ses limites et de considérer d’autres solutions, comme les logiciels CRM (customer relationship management). C’est ce que nous allons voir tout de suite !

Le tableau de prospection commerciale est un bon outil de démarrage, mais un logiciel CRM reste la meilleure solution pour le suivi des prospects et augmenter ses ventes.

Le logiciel CRM est un outil de gestion de la relation client. Il centralise et automatise toutes les interactions avec les clients ou prospects, de leur première prise de contact jusqu’à leur fidélisation. Tandis qu’un tableau de prospection permet un suivi des opportunités statique, un CRM va bien au-delà avec des fonctionnalités avancées telles que l’automatisation des relances, le scoring des prospects, ou encore la génération de tableaux de bords dynamiques.

Voici un tableau comparant le logiciel CRM et le tableau de prospection :

Vous l’aurez compris, le logiciel CRM offre beaucoup plus d’avantages pour optimiser la prospection, maximiser les conversions et augmenter les ventes. Mais une question subsiste : quels logiciels CRM choisir ? Entre Salesforce, Hubspot, Zoho, Pipedrive, Koban….

Koban est un logiciel CRM Français, conçu spécifiquement pour répondre aux besoins des PME. L’outil CRM offre une solution complète et évolutive permettant de gérer efficacement l’ensemble du cycle de vie client, de l’acquisition à la fidélisation.

Quelques fonctionnalités clés de Koban pour optimiser la prospection :