[Sales Automation] Comment savoir si mon prospect a ouvert mon devis ? Quand relancer un prospect ?

[Sales Automation] Comment savoir si mon prospect a ouvert mon devis ? Quand relancer un prospect ?

Suite de notre série pratico-pratique de méthodes à votre portée pour améliorer votre efficacité commerciale. Bien évidemment, le pré-requis n°1 est d’être équipé d’un CRM. Car pour gagner de nouveaux clients, pas de secret, il faut prospecter. La prospection et le suivi commercial nécessitent des efforts qui sont d’autant plus importants lorsque vous ne disposez pas d’un outil pour centraliser l’ensemble de vos données et actions.

Si toutefois, vous restez un fervent adepte d’Excel (pourquoi pas…), je vous invite à télécharger directement notre tableur “Prospecter avec Excel”. Il vous est toujours possible d’automatiser certaines tâches mais vous continuerez de perdre du temps et de l’efficacité…

Pour tous les autres, voici comment gagner en efficacité et augmenter mécaniquement votre chiffre d’affaires simplement en suivant nos recommandations pour ce qui est du suivi et de la relance de vos prospects.

De l’importance du suivi dans la gestion commerciale

Le CRM est l’outil (presque ?) incontournable de la force de vente dont sont équipées 9 PME sur 10, tant il permet d’avoir une visibilité à 360° de votre gestion commerciale. Un CRM sert à récolter, centraliser, suivre et entretenir la relation avec chaque contact, qu’il soit prospect ou déjà client. Le simple fait de disposer d’une base de données unifiée et centralisée au sein d’un seul outil réduit l’effort commercial individuel à fournir pour l’atteinte des objectifs. En mode collaboratif, le management des ventes est optimisé par la remontée et l’analyse d’indicateurs individuels et collectifs. Les tâches répétitives comme la relance des prospects peuvent être mutualisées au sein d’une action commerciale unique comme une campagne téléphonique par exemple.

Concrètement, grâce au CRM :

  • Vous augmentez le nombre d’opportunités de ventes grâce à une meilleure visibilité de votre portefeuille d’affaires
  • Vous augmentez votre panier moyen de vente par l’identification des opportunités de vente additionnelle grâce à la fidélisation de votre clientèle existante
  • Vous augmentez le taux de conversion de vos prospects en clients par le suivi de chaque prospect tout au long du cycle de vente
  • Vous réduisez la durée de votre cycle de vente

Bref, optimiser votre suivi commercial, c’est raccourcir votre cycle de vente et augmenter votre chiffre d’affaires.

De l’importance de la relance

Parce que plus de 50% des prospects ne sont jamais relancés, que la proposition commerciale compte pour 35% dans la décision de travailler ou non avec un fournisseur, que la réactivité d’un commercial est déterminante dans le choix d’un fournisseur, votre offre se doit d’être percutante, simple et efficace et surtout vos prospects doivent être rappelés ! La relance, au bon moment, est l’un des facteurs clés de réussite pour la vente.

Or, qui dit relance, dit téléphone… Qui aime décrocher son téléphone ?… Alors quitte à devoir relancer, autant s’organiser afin d’être efficace et perdre le moins de temps possible. Et ça tombe bien, un CRM est idéalement fait pour ça : savoir qui, comment et quand relancer. Comme nous l’évoquons souvent, tous les CRM ne se valent pas… Vous n’êtes pas tous à égalité quant aux fonctionnalités de votre CRM qui permettent un gain d’efficacité pour la relance.

4 méthodes pour plus d’efficacité dans la relance

1. Le tracking du devis (ou de la proposition commerciale)

Cette fonctionnalité n’a l’air de rien mais… elle est bien pratique pour savoir QUAND relancer ! A l’évidence, un commercial se concentre naturellement en priorité sur les prospects “chauds”. Or, le tracking du devis vous permet de savoir qui vient d’ouvrir et lire votre devis, si vous l’avez envoyé par email. Fini la relance systématique de tous les contacts ayant un devis en cours et qui vous répondent “Non, désolé, je n’ai pas encore eu le temps de regarder…”. Sans compter que c’est exaspérant pour tout le monde de rappeler plusieurs fois pour rien.

On pourrait presque appeler cela de l’intelligence commerciale !

2. La requête intelligente

Chez Koban, on parle souvent de requête. La requête est une liste ou un segment de contacts créé à partir de filtres sur vos champs ou tags. Il existe deux types de requêtes : la requête statique ou la requête dynamique, appelée également “requête intelligente”. Vous pouvez exploiter des requêtes intelligentes pour automatiser des actions comme la modification ou l’ajout en masse d’une donnée ou simplement lancer un scénario.

Plus d’infos dans cet article : Exploiter les requêtes dans Koban

3. La campagne de phoning

Vous pouvez créer une campagne phoning “Relance devis en cours” d’après une requête sur vos contacts :

Aller dans “Opportunités > Devis en cours” et Créer une requête avec les filtres :

Date envoi du dernier devis est inférieur à la date du jour ET Résultat de l’opportunité est vide

A partir d’une requête, vous pouvez créer des campagnes email ou phoning dans Koban. Pour cela, rien de plus simple : créez la requête sur les contacts ou les devis en cours, puis créer une campagne et ajouter votre requête à votre campagne en cliquant sur le bouton “Ajouter des comptes”.

Lire notre article complet : Créer une nouvelle campagne phoning dans Koban

4. Le scénario Sales Automation

Comme nous l’avons vu, vous pouvez programmer un déclencheur (automatisme) sur une requête et la rendre ainsi intelligente. Toutes les nuits, Koban parcourra votre requête et déclenchera l’automatisme sur tout nouveau contact entré dans votre requête d’après les filtres définis. Vous pouvez donc envoyer automatiquement un contact dans un scénario.

Le principe du Sales Automation est d’adresser des emails one-to-one de suivi de chaque contact. En automatisant le suivi de vos contacts, vous gagnez en temps et en efficacité car vous laissez Koban gérer le suivi commercial et plus particulièrement la relance de vos devis.

Toute la marche à suivre dans cet article : Créer un scénario de Sales Automation

A lire, pour aller plus loin : Sales Automation, Intelligence collective, Télémarketing… Comment mieux prospecter avec un CRM ?

Fabien

Fabien

Responsable commercial

Boosteur de performance commerciale pour les entreprises B2B et B2C | CRM et Marketing Automation

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La valeur légale d’un devis

La valeur légale d’un devis

Nous avons vu dans un précédent article les mentions obligatoires d’un devis et comment faire de votre devis un outil de vente avec quelques mentions indispensables. Grâce à nos supers conseils, vous avez rendu votre devis “sexy” et fait de lui un véritable support pour vendre, vous venez d’ailleurs d’en recevoir un signé par un client ! Pas si vite… Ce n’est pas parce qu’il y a une signature sur ce devis que celui-ci aura une réelle valeur en tant que bon de commande.

Lire notre article : La check liste pour créer le devis parfait

Un devis signé en bonne et due forme peut constituer un véritable contrat entre un professionnel et son client.

Les engagements du professionnel

Un devis est une estimation de prix pour un produit ou une offre de service établit par un professionnel à l’attention d’un client (professionnel ou particulier). Cette proposition tarifaire engage le professionnel à livrer un bien ou effectuer une prestation dans les conditions stipulées (tarifs, délais). Juridiquement, le professionnel est lié au devis qu’il établit, que ce dernier soit obligatoire ou non.

Quand un devis devient un contrat

Qu’il soit obligatoire ou non, un devis n’engage pas le client. Il peut le refuser. A contrario, dès lors que le client signe le devis avec la date et la mention manuscrite “Bon pour accord”, celui-ci devient un contrat de vente. Un devis doit être daté et signé, en double exemplaire, afin que chaque partie dispose de son propre exemplaire.

Dès la signature, un devis vaut alors contrat et engage les deux parties de manière ferme et définitive. Le professionnel a l’obligation de livrer les biens et services au prix mentionné dans les délais indiqués. Il peut par ailleurs adjoindre ses conditions générales de ventes (CGV) afin d’apporter un soutien juridique supplémentaire à l’exécution de la commande.

Le client, quant à lui, est tenu de payer le prix dû selon les conditions mentionnées au devis ou aux CGV.

Quelle est la valeur légale d’un devis ?

Le professionnel a l’obligation d’exécuter les prestations et de livrer les biens mentionnés sur le devis signé par le client. Il est possible cependant que le professionnel soit amené à effectuer des prestations complémentaires non prévues dans le devis initial. Pour que toute modification apportée à un devis ait une valeur légale, il est nécessaire d’établir un avenant qui devra être accepté et signé par le client. en l’absence d’avenant au devis, le client n’est pas engagé. Cela signifie que si le vendeur a exécuté les prestations supplémentaires, le client peut refuser d’en payer le prix lors de la présentation de la facture.

Résiliation et rétractation après commande

Une fois le devis signé, le contrat de vente et la commande associée sont réputés fermes et définitifs. Le contrat de vente engage les deux parties qui ne peuvent plus revenir dessus sauf situations particulières.

Certains cas particuliers requièrent un délai de rétractation, notamment dans le cadre de la vente par démarchage à domicile ou la vente à distance (par Internet, téléphone ou courrier). Dans ce cas, le délai de rétractation légal est de 14 jours après la signature du document.

Si un professionnel ne respecte pas le délai de livraison ou d’exécution de la prestation tels que prévus dans les conditions générales de ventes, le client a la possibilité de résilier sa commande contractualisée par la signature du devis. Un client peut signifier sa résiliation par courrier recommandé au vendeur pour non respect du délai. Cette résiliation annule la vente et libère les deux parties de leur engagement.

 

Sources :

Service public, fiche pratique : le devis

https://www.economie.gouv.fr/dgccrf/Publications/Vie-pratique/Fiches-pratiques/Devis

Guillaume

Guillaume

Responsable technique

La check liste pour créer le devis parfait

La check liste pour créer le devis parfait

Loin derrière les clichés de la feuille A4 austère, le devis peut être un véritable outil de vente à lui tout seul. Je ne parle pas de la proposition commerciale ou de la présentation d’une entreprise, mais bien du devis basique qui liste vos produits, prix et conditions générales de ventes. Il peut prendre plusieurs formes mais n’en demeure pas moins un bon support pour transformer directement en bon de commande.

Petite check liste du devis idéal qui a déjà fait ses preuves !

 

  1. Les mentions obligatoires et éléments indispensables
  2. La présentation
  3. Les (petits) détails qui font la différence
  4. La personnalisation
  5. Les incontournables

 

1. Les mentions obligatoires et éléments indispensables

 

Ce qui est évident pour vous ne l’est pas forcément pour tous…

Ce qui est obligatoire :

  • La mention “Devis” ou “Proposition de prix”
  • La date de création du devis
  • La raison sociale de l’entreprise ou le nom de l’entrepreneur pour les freelances
  • Le numéro du Registre du Commerce, Registre des métiers ou SIRET
  • Les sommes à payer en HT et TTC
  • Un décompte détaillé en quantités et prix
  • La mention “gratuit” sur les produits ou prestations le cas échéant
  • Les frais de déplacements
  • Le nom ou la raison sociale du client concerné

 

Ce qui est indispensable pour faire de votre devis un Bon de Commande :

  • Vos coordonnées complètes ainsi que celles de votre Service Client ou Assistance
  • Une date de validité de l’offre de prix
  • Vos conditions générales de ventes, au recto ou annexées
  • Un emplacement réservé à sa signature avec les mentions manuscrites du client
  • Vos conditions de règlement ainsi que vos coordonnées bancaires

 

2. La présentation

 

Encore plus évident, la présentation générale de votre devis doit être soignée. Un devis, c’est comme un CV, vous vous “vendez”, alors montrez-vous à votre avantage, faites envie ! Mettez-vous à la place de votre futur client… si simplement la police est illisible ou écrit trop petit…

  • Soignez la mise en page pour une bonne lisibilité, sur plusieurs pages si nécessaire pour aérer le contenu
  • Ajoutez du graphisme avec votre logo ou pourquoi pas la photo du commercial affecté afin de rendre plus humaine la relation commerciale qui s’engage avec ce futur client

 

3. Les (petits) détails qui font la différence

 

Rien de plus exaspérant qu’un devis “incomplet”. Imaginez, le client signe en achetant un service mais vous n’avez pas mentionné précisément ce qu’inclut votre service… Vous voilà donc bien embêté lors de la livraison. Deux choix possibles : offrir les fameuses options non incluses et perdre de la marge ou du chiffre d’affaires, ou bien établir un devis complémentaire que votre client risque de refuser. Compliqué de démarrer une relation commerciale dans ces conditions, n’est-ce pas ?

Soyez transparent dès votre devis, veillez à préciser et détailler au maximum ce que comprennent vos prix et prestations. Mettez le plus de détails possibles, vous gagnerez également du temps dans la mesure où votre prospect comprendra mieux ce qu’il achète.

4. La personnalisation

 

Le devis est votre premier contact concret avec un futur client. Tout comme le CV s’accompagne d’une lettre de motivation, envoyez votre devis avec un message personnalisé peut faire la différence. Si vous n’avez pas une âme de rédacteur, pourquoi ne pas ajouter une ligne ou deux directement sur le devis à l’attention de votre prospect ? Sans être trop familier dans le ton, profitez-en pour rassurer en anticipant les éventuelles objections comme par exemple le respect des délais ou un accord verbal préalable sur des caractéristiques demandées.

5. Les incontournables

 

C’est bien connu, on a qu’une chance de faire une première bonne impression. Ne faites pas l’impasse sur l’orthographe ! Une seule faute (notamment sur le nom de votre prospect…) peut vous envoyer directement à la poubelle. Si vous n’êtes pas un champion dans ce domaine, faites relire votre devis.

Choisissez le bon canal pour transmettre votre devis : courrier, email ou en mains propres. L’important est d’utiliser le canal que préfère votre prospect d’une part, et qui va vous permettre de le transformer rapidement en bon de commande d’autre part. Chacun “son école”, l’idéal étant d’avoir validé avant avec votre futur client le moyen le plus approprié pour la signature.

Les Bonus pour convertir !

 

Tracking d’ouverture

 

Les outils de gestion commerciale d’aujourd’hui permettent de créer et d’éditer vos modèles de devis personnalisés, puis de les envoyer d’un simple clic à votre prospect. Le prospect choisit de consulter, imprimer ou enregistrer à sa guise. Le tracking d’ouverture vous avertit en temps réel de la réception et ouverture de votre devis.

Signature électronique

 

Certaines solutions de gestion proposent la signature électronique des documents. Une fonctionnalité simple et sécurisée pour accélérer la conversion des devis en bons de commande.

Notre sélection de ressources :

Exemples et modèles de devis prêt à l’emploi

Un contrat de prestation de services

Tuto : faire un devis sur openoffice

Notre sélection Tutos Koban :

Paramétrage des devis

Paramétrage des modèles de document

Créer des versions de devis

Guillaume

Guillaume

Responsable technique