Les mentions obligatoires d’une facture

Les mentions obligatoires d’une facture

Tout comme le devis, la facture est un document généré le plus souvent de manière automatique par un logiciel au cours du processus de vente d’un professionnel à un particulier, ou entre professionnels. Aussi formelle qu’elle soit, la facture n’est pas un document anodin. Elle détaille l’ensemble des prestations ou marchandises vendues et doit pour cela comporter un certain nombre de mentions obligatoires pour être légale.

Les mentions générales obligatoires sur toutes les factures

 

Mention Précision Comment faire dans Koban ?
Date d’émission de la facture Date à laquelle la facture a été établie
Numéro de la facture Numéro unique à chaque facture et à faire figurer sur chaque page si la facture comporte plusieurs pages Paramétrer les factures clients
Date de la vente Date effective de la fin de réalisation de la prestation ou de la livraison de la marchandise
Identité de l’acheteur Nom ou raison sociale, adresse du siège social Générer une facture finale d’après une commande
Identité du vendeur
  • Nom et prénom si entrepreneur individuel (suivi éventuellement de son nom commercial)
  • dénomination sociale si société (suivie du numéro Siren ou Siret)
  • numéro RCS pour un commerçant, suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d’immatriculation
  • numéro au Répertoire des métiers pour un artisan (n° Siren + RM + n° du département d’immatriculation)
  • adresse du siège social (et non de l’établissement)
  • si l’entreprise est une société, mention de la forme juridique (EURL, SARL, SA, SNC, SAS) et du montant du capital social
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Numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur Pour toute facture égale ou supérieure à un montant total HT de 150€
Désignation de la prestation et/ou de la marchandise vendue Nature, marque, références, matériaux, main d’oeuvre… Créer votre catalogue produit
Décompte des prestations et marchandises vendues Quantité et prix par produits et prestations, facultatif si un devis détaillé a été signé et validé conforme préalablement par le client
Prix catalogue Prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis Paramétrer vos taux de TVA
Prix majorés Frais de transport…
Taux de TVA légal appliqué et montant total de la TVA de la vente En cas de taux de TVA différents, mentionner le taux correspondant sur chaque ligne
Réduction(s) de prix Rabais, ristourne ou remise consentie lors de la vente Ajouter un tarif spécifique à un client
Somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)

Si l’entreprise est en cours d’immatriculation, la facture doit être établie au nom de la société, avec la mention « Siret en cours d’attribution », et non au nom du créateur, sous peine de rejet de la déduction de la TVA.

Attention : En plus de la sanction pénale pouvant aller jusqu’à 75 000 €, l’entreprise qui ne respecte pas ces obligations s’expose à une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au 1/4 de son montant.

La facturation entre professionnels

 

Mention Précision Comment faire dans Koban ?
Date et délais de paiement
  • Date du règlement
  • Conditions d’escompte en cas de paiement anticipé
Paramétrage et calcul de l’échéance de paiement
Taux appliqué des pénalités de retard Exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement (les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire)
Mention de l’indemnité forfaitaire de 40€ Pour les frais de recouvrement en cas de retard de paiement

 

Les mentions particulières

 

Mention Précision Comment faire dans Koban ?
« Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté » Pour les vendeurs membres d’un centre de gestion ou d’une association agréée Personnalisation du modèle de facture client
« TVA non applicable, art. 293 B du CGI » Pour le vendeur bénéficiant de la franchise en base de TVA (auto-entrepreneur…), la facture est en hors taxe
« Autoliquidation »

Indiquer clairement qu’il s’agit d’un « montant hors taxe »

Pour l’autoliquidation de la TVA en cas de sous-traitance dans le BTP
Mention de l’assurance souscrite au titre de l’activité, les coordonnées de l’assureur ou du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie Pour le vendeur exerçant une activité artisanale pour laquelle une assurance est obligatoire

 

Sources

Mention spécifique vente de pneumatiques

Article 22-2 de la loi n°96-603 du 5 juillet 1996

Mention de l’assurance professionnelle obligatoire

https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F31808

Allez plus loin avec Koban Gestion !

 

 

BONUS Clients Koban !

 

Vous êtes client Koban et vous utilisez Koban Gestion ? Nous vous avons préparé 5 modèles de facture prêts à l’emploi à télécharger pour importer directement dans l’application ! Vous n’aurez plus qu’à les personnaliser.

Oui, je sais on est trop sympa… Vous nous remercierez plus tard 😉

Gestion : 5 modèles de facture prêts à l'emploi

Réservé aux utilisateurs de Koban 😉
Guillaume

Guillaume

Responsable technique

Loi de Finance 2017 : Qui sera impacté, comment Koban va y répondre ?

Loi de Finance 2017 : Qui sera impacté, comment Koban va y répondre ?

Pour améliorer le dispositif de lutte contre la fraude à la TVA, la loi impose, à partir du 1er janvier 2018, l’utilisation de solutions dites conformes. L’objectif principal de cette mesure est de rendre impossible la fraude à la TVA par la dissimulation d’une partie ou totalité des paiements enregistrés ou non par un logiciel de caisse, de gestion ou comptabilité.

A partir du 1er Janvier 2018, toute transaction enregistrée ne pourra plus être modifiée ou annulée sans une traçabilité complète (archivage et modifications).

Décryptage.

Qui est concerné ?

 

  • Toute personne, physique ou morale, assujettie à la TVA, même sous le seuil de la franchise de base
  • Toute personne, physique ou morale, encaissant des règlements clients au moyen d’un logiciel de gestion, comptabilité ou de caisse
  • Quelle que soit la taille de l’entreprise, même les indépendants

 

Que dit la loi ?

 

La loi impose à toute personne, physique ou morale assujettie à la TVA, d’utiliser un logiciel de gestion, comptabilité ou de caisse certifié conforme.

Pour être conforme, la solution doit garantir l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation ainsi que l’archivage de vos données de transaction.

  • Inaltérabilité : la solution doit pouvoir conserver toutes les données dans leur état d’origine et enregistrer toute modification ultérieure.
  • Sécurisation : la solution doit sécuriser l’ensemble des données et garantir une restitution de toutes les transactions dans leur état d’origine avec historique et traçabilité des modifications.
  • Conservation : la solution doit prévoir des clôtures journalières, mensuelles (pour les systèmes de caisse) ou annuelles au minimum ainsi qu’une conservation de l’ensemble des données pour une durée de 6 ans.
  • Archivage : la solution doit permettre l’archivage à date et en garantir l’accès à l’administration fiscale pour contrôle.

Vous devez par ailleurs pouvoir prouver la conformité à de votre solution à tout moment en présentant un certificat de conformité ou une attestation individuelle en cas de contrôle.

Concrètement, comment faire ?

 

Cas n°1 : Vous n’êtes pas équipé d’une solution, vous gérez sur Excel

 

Exit Excel ! Désolée, mais même si cela paraît expéditif, il n’en demeure pas moins véritable qu’Excel n’est pas et ne sera jamais conforme à la loi car même si vous pouvez techniquement gérer votre comptabilité sur Excel, vous ne pourrez pas garantir de figer les données comme vous y oblige la loi. Cette impossibilité rend obligatoire de s’équiper d’une solution pour une comptabilité informatisée.

La mise en conformité étant pour le 1er Janvier 2018, vous avez le temps d’étudier différentes solutions pour vous adapter à cette loi, parlez-en avec votre expert comptable ou avec nous car Koban Gestion vous permet notamment d’effectuer vos exports comptables.

Cas n°2 : Vous êtes équipé d’une solution open source

 

La loi est claire, il vous faut une solution satisfaisant à “des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l’article L. 115-28 du code de la consommation ou par une attestation individuelle de l’éditeur, conforme à un modèle fixé par l’administration.”

L’éditeur de la solution open source devra vous fournir ladite attestation correspondant à une version du logiciel, sous réserve que vous ne modifierez pas le programme ou que vous n’installerez pas une version non attestée par la suite.

 

Bien entendu, rares sont les entreprises qui modifient elles-mêmes les logiciels mais votre solution open source doit garantir que le code n’a pas été modifié depuis la dernière attestation.

 

Cas n°3 : Vous êtes équipé d’une solution SAAS ou On Premise

 

Vérifier sa conformité

Pour vous assurer de la conformité de votre solution, rien de plus simple : demandez une attestation ou un certificat de conformité. Mais dites-vous que, dès lors que vos factures ou encaissements d’origine sont modifiables après leur enregistrement, c’est que votre solution n’est pas conforme.

Vérifier si une évolution de mise en conformité est possible ou prévue

Si vous êtes déjà équipé et que votre solution ne pourra pas être conforme au 1er Janvier 2018, pensez dès maintenant à l’export et migration de vos données.

Cas n°4 : Vous êtes client Koban

 

Koban Gestion est un module qui vous permet de gérer la relation contractuelle avec vos clients (bon de commande, facture, contrat… ), vos fournisseurs (bon de commande, bon de réception, facture) et vos stocks. À cette fin, Koban vous permet d’éditer vos factures et d’enregistrer vos règlements.

La date butoir est Janvier 2018, mais Koban est déjà en ordre de marche afin de rendre le module Gestion conforme à la loi. Vous verrez évoluer le logiciel au fur et à mesure des versions avec un bouclage pour une version définitive conforme en Décembre.

Nous aurons l’occasion de vous en parler chaque mois pour vous accompagner dans votre utilisation mais sachez que pour répondre aux obligations légales, vous verrez les évolutions suivantes :

  • Suppression de la fonction de suppression des documents soldés et validés
  • En remplacement, création d’un bouton “annuler document” (Ce bouton génère un avoir ou un document de régularisation)
  • Création d’un mode TEST pour vos essais ou vos formations sur vos documents de gestion (les documents PDF seront estampillés TEST, aucun numéro de document ne sera généré)
  • Clôture mensuelle (avec calcul des totaux sur la période et sur l’exercice, la saisie ne sera plus possible sur les mois clôturés)
  • Clôture Annuelle (la saisie ne sera plus possible sur les exercices précédents)

Dans tous les cas, cela peut prendre plusieurs semaines ou mois pour une mise en conformité ou faire évoluer votre solution. Prenez le temps d’anticiper ce changement dans votre organisation, tant au niveau humain que technique car tout système nécessite un minimum de traitement des données et de formation des collaborateurs. Koban peut vous accompagner afin d’effectuer avec vous un diagnostic de votre situation, demandez nous !

Sources

https://www.legifrance.gouv.fr/eli/loi/2015/12/29/2015-1785/jo/article_88

http://proxy-pubminefi.diffusion.finances.gouv.fr/pub/document/18/22503.pdf

https://www.alain-bensoussan.com/avocats/demarches-conformite-logiciel-de-caisse/2017/04/20/

Sélection FAQ

Bien démarrer avec Koban Gestion

Mise à jour

Communiqué du ministère de l’Action et des Comptes Publics du 15 juin 2017

 

Le ministère a décidé de recentrer et de simplifier le dispositif de loi de finances pour 2016 visant l’usage de logiciels de caisse, de comptabilité et de gestion certifiés, dont l’entrée en vigueur est prévue pour le 1er janvier 2018Finalement, seuls les logiciels et systèmes de caisse seront concernés par cette échéance.

 

Source : http://proxy-pubminefi.diffusion.finances.gouv.fr/pub/document/18/22503.pdf

 

Un diagnostic Conformité & Gestion de 15 min avec Koban ?

Guillaume

Guillaume

Responsable technique

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Du pratico-pratique pour vos factures : avoirs, duplication et suivi comptable

Du pratico-pratique pour vos factures : avoirs, duplication et suivi comptable

Dans Koban Gestion, vous gérez vos factures clients ou fournisseurs. Depuis cette fin d’été, vous pouvez dupliquer une facture, lui lier un avoir et disposer d’une vue comptable mensuelle. Tour d’horizon de ces nouveautés qui font gagner du temps.

Dupliquer une facture dans Koban

 

Cette fonctionnalité est un plus pour tous ceux qui émettent souvent les mêmes factures. Ces factures reprennent les mêmes lignes de produits, et sont même souvent du même montant. Autant dire que les recréer chaque fois est une vraie perte de temps.

Désormais, vous pouvez dupliquer avec un simple clic chaque facture. Il suffit ensuite de l’affecter au bon client (ou fournisseur) et de vérifier les échéances.

L’aide en ligne est accessible depuis votre assistance Koban, mais vous pouvez la consulter ici : DUPLIQUER UNE FACTURE

Créer un avoir dans Koban

 

Vous pouviez déjà créer une facture en précisant qu’il s’agissait d’un avoir.

Désormais, vous pouvez créer un avoir depuis une facture émise. C’est plus rapide et cela permet une vraie traçabilité entre le devis, la commande, la facture et l’avoir généré.

L’aide en ligne est également publiée : CREER UN AVOIR DEPUIS UNE FACTURE CLIENT

Une vue comptable mois par mois

 

Vous listez chaque mois les factures émises et devez communiquer cette liste à votre comptable ? Ce dernier vous demande les PDF de certaines (ou toutes) factures émises ?

Vous disposez désormais d’une liste automatique mois par mois, dans laquelle vous accédez à chaque fichier facture en un simple clic. Votre comptable peut même demander à y accéder directement avec un accès Koban (dans ce cas précis, contactez-nous).

Tout est dans l’aide en ligne également : VUE COMPTABLE MENSUELLE DES FACTURES

J’en profite pour vous rappeler les derniers articles du blog traitant des fonctionnalités du module Gestion de Koban : les fournisseurs et les stocks. Prenez le temps de les consulter, c’est toujours intéressant.

A très vite pour de nouvelles astuces Koban !

Consulter notre Aide en ligne

 

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Estelle

Estelle

Responsable formation

Je vous accompagne lors de la mise en place de Koban, tant sur votre stratégie web marketing que sur l’optimisation de votre activité commerciale.