Combien de temps et pourquoi doit-on conserver ses factures fournisseurs ?

Combien de temps et pourquoi doit-on conserver ses factures fournisseurs ?

En tant qu’entreprise, vous recevez et envoyez de nombreux documents : contrats, factures, bilans comptables etc. Le Code Général des Impôts (CGI) vous oblige d’ailleurs à les conserver durant une période donnée après leur production. Effectivement, cela est le cas pour les documents comptables, fiscaux, sociaux et commerciaux. La durée de conservation de ces derniers dépend de la nature des pièces. De plus, les raisons de cette conservation sont multiples. Qu’en est-il de vos factures fournisseurs ?

Reprenons les bases : qu’est-ce qu’une facture fournisseur ?

Une facture est un document de comptabilité générale. C’est ce qui prouve un achat ou une vente entre deux parties (le client et le fournisseur). En effet, la facture atteste de la dette d’un client envers son fournisseur.

Celle-ci doit mentionner différentes informations :

  • Les coordonnées du fournisseur et du client,
  • Un numéro de facture unique,
  • La date d’émission de la facture,
  • La dénomination et la quantité des produits et/ou services
  • Le Prix HT et TTC et la TVA applicables
  • La ou les dates prévues du règlement de celle-ci
  • Les pénalités en cas de retard de paiement

Ces mentions sont obligatoires et définies par l’article L441-3 du Code de Commerce.

La facture fournisseur :

Les factures fournisseurs correspondent aux factures d’achat. Ce sont toutes les factures qu’une entreprise reçoit de ses fournisseurs, tout ce qu’elle leur doit (dette). De plus, la facture engage l’entreprise à payer le fournisseur avant une certaine date.

Quel est le délai de conservation d’une facture fournisseur ?

Tout document relatif à l’entreprise doit être conservé par celle-ci. Néanmoins, la durée de conservation va varier selon les types et la nature des documents. Effectivement, les règles applicables en matière d’archive des documents d’une entreprise sont fixées soit par la loi soit selon les périodes pendant lesquelles les administrations peuvent effectuer des contrôles.

Tout d’abord, il faut différencier deux types de factures :

  • La facture proforma : elle est établie dès l’achat pour des raisons pratiques et à la demande de l’acheteur. Elle n’a ni valeur légale ni valeur comptable. Ce n’est pas un document obligatoire. Elle n’est produite qu’à titre informatif et ne peut remplacer la facture définitive. De plus, il n’y a donc pas d’obligation de conservation de ce document.
  • La facture définitive : Elle est établie dès la réalisation de la vente (c’est-à-dire, en principe, au plus tard à la livraison de la marchandise) ou suite à la réalisation de la prestation de service.

Les factures (les originaux ou les copies) doivent être conservées au minimum pendant 10 ans à partir de la vente ou de la prestation de service.

Ces dernières peuvent être conservées dans des classeurs ou de manière électronique. En optant pour le classeur, l’entreprise doit être parfaitement organisée afin d’être certain de retrouver facilement une facture et de ne surtout pas en perdre. Concernant la conservation numérique, il existe de nombreuses plateformes de comptabilité en ou encore des outils de CRM qui sont très performants. Ces derniers proposent des logiciels d’édition, de stockage et de classification des factures.

Pourquoi doit-on les conserver ?

La facture a plusieurs fonctions. Tout d’abord d’un point de vue juridique, elle constitue la preuve juridique de la réalité de la prestation rendue ou de la marchandise vendue. De plus, elle constate le droit de créance du vendeur (quittance par exemple).

Puis d’un point de vue commercial, elle détaille les conditions de négociation de la vente entre le fournisseur et son client, notamment le montant à payer.

La facture sert également de justificatif comptable puisqu’elle est nécessaire à l’établissement des comptes annuels. En effet, une entité comptable doit pouvoir présenter une preuve écrite de chaque mouvement financier reporté dans sa comptabilité.

Enfin, en fiscalité, la facture fait office de support à l’exercice des droits sur la TVA (collecte et déduction) et au contrôle de l’impôt.

 

Les factures fournisseurs doivent donc être facilement retrouvables durant au minimum 10 ans. Il n’existe pas de sanction spécifique à la non-conservation des documents d’entreprise. En fonction des circonstances, plusieurs peines peuvent cependant être applicables comme des amendes pouvant atteindre la somme de 25 000€. Il est donc primordial de respecter ce délai et de classer correctement toutes ses factures.

Pierre SEILLER

Pierre SEILLER

Responsable Marketing & communication - Wity

As a MarCom specialist, my job is to build companies/products or individuals’ image. My mission: Understand the market, get into it and develop the brand. Build brands and influence communities & environments are my specialties. Imagine marketing strategies and manage intercultural projects across the world are my abilities.

4 astuces pour bien gérer sa relation fournisseur

4 astuces pour bien gérer sa relation fournisseur

L’influence d’un fournisseur de biens ou de service dépasse les seules considérations financières. Le fournisseur est parfois un maillon indispensable dans les ressources fondamentales d’une entreprise. Un seul fournisseur peut avoir un impact considérable sur l’activité d’une entreprise si celui-ci ne peut plus pour une raison X ou Y répondre aux demandes de la clientèle.

La fin d’une relation avec un fournisseur peut avoir des répercussions conséquentes et compromettre largement la pérennité d’une entreprise. Il est donc nécessaire de savoir bien gérer ses fournisseurs afin d’éviter toute situation de rupture.

Cet article ne vous donnera pas les bonnes pratiques relationnelles entre une entreprise et son fournisseur, mais comment bien utiliser la technologie pour en améliorer l’efficacité. Car être transparent et partager certaines informations avec son fournisseur peut s’avérer stratégique en vue d’une collaboration gagnant-gagnant au service de la satisfaction du client final.

Toutes les données ne sont pas bonnes à partager, en revanche, tout ce qui contribue à l’analyse de la consommation de la clientèle cible facilitera :

  • le prévisionnel des ventes et des achats
  • les tendances du marché et l’anticipation des évolutions de la demande client
  • l’amélioration de la gestion du stock

En pratique, voici 4 astuces à mettre en oeuvre pour bien gérer sa relation fournisseur en temps réel dans Koban Gestion.

1. Bien suivre les comptes fournisseurs clés

Pourquoi c’est important ?

Les fournisseurs clés requièrent une attention particulière par le rôle stratégique qu’ils représentent dans la performance de votre entreprise. Vous devez les identifier et les suivre aussi bien que les comptes clés clients. En coordonnant un maximum votre activité avec la leur, non seulement vous pouvez réduire vos coûts de production mais vous pourrez également établir des prévisionnels de ventes exacts.

Les commandes et les bons de réception

Utiliser la technologie pour générer les bons de commande, contrôler et surveiller les achats auprès des fournisseurs facilite la vérification en interne des flux financiers liés et évite les désaccords possibles.

Avec un système de gestion intégré, vous saisissez chaque commande et suivez leur statut en temps réel (brouillon, validation, réception). Le suivi des commandes optimise la gestion et le respect des délais de livraison coté client, les bons de réceptions optimisent la gestion des stocks et disponibilité des produits côté fournisseur. Vous garantissez ainsi un approvisionnement fiable ainsi qu’un respect des délais. Pourquoi pas coordonner votre calendrier de production en amont de votre relation avec votre fournisseur ? Car passer ses commandes au bon moment est aussi un gage de qualité dans vos échanges avec vos fournisseurs notamment en ce qui concerne les échéances de livraison…

Comment faire dans Koban Gestion ?

ÉTAPE 1 Paramétrer les commandes fournisseurs

ÉTAPE 2 Créer un bon de réception de marchandises

2. Bien prioriser les paiements et respecter les délais de paiement

Pourquoi c’est important ?

Si l’obtention de certaines marchandises ou services exigent une rapidité indéniable et que cette exigence est une priorité stratégique pour votre entreprise, la question du coût sera secondaire. En revanche, la notion de règlement peut avoir son importance. Dans tous les cas, il est évident que respecter les délais de règlement auprès de vos fournisseurs est aussi stratégique que le respect des délais de livraison. Une entreprise peut perdre un client aussi facilement qu’un fournisseur pour un unique retard. Payez vos factures dans les délais et mettre en place une politique de règlement influencera positivement votre relation avec vos fournisseurs à court et long terme.

Gérer les dates d’échéances de factures et le renouvellement des contrats

Payer ses factures fournisseurs en retard sera fatalement générateur de tension et de conditions moins favorables pour les commandes futures. Si toutefois vous deviez avoir un retard dans un règlement, le mieux est encore d’informer son fournisseur afin que lui aussi puisse anticiper un écart dans sa trésorerie et éviter les relances anxiogènes de part et d’autre. Dans le cadre de contrats de service, la relation est par ailleurs sujette à une date d’échéance et d’un renouvellement. La technologie peut vous aider à planifier les actions et les tâches récurrentes pour bien gérer les échéances, que ce soit pour les échéances de factures comme les échéances de contrats.

Comment faire dans Koban Gestion ?

ÉTAPE 1 Paramétrer les factures fournisseurs et les échéances de paiement

ÉTAPE 2 Créer un contrat

ÉTAPE 3 Créer une action automatique pour le renouvellement des contrats

3. Bien gérer son approvisionnement

Pourquoi c’est important ?

S’il existe plusieurs méthodes de contrôle et de planification des stocks, toutes ont la même finalité : fournir un prévisionnel détaillé des quantités et dates de commandes. Avoir un contrôle efficace de son stock permet une vision juste du capital immobilisé et limite les problèmes d’approvisionnement. La technologie applique de manière informatisée ce qui est fait manuellement, par le pointage des entrées et sorties sur toute la chaîne. Un système informatique automatise les flux pour obtenir une évaluation en temps réel de l’état du stock et permet de gagner du temps lors des inventaires nécessaires à une estimation au plus juste des besoins en approvisionnement pour les années suivantes.

Bien planifier et prévoir avec l’inventaire

Les niveaux de stock dépendent du type de stock. Un stock étant immobilisé, il est nécessaire de bien le gérer pour éviter de l’occupation inutile d’espace (surtout si vous en avez peu), comme de valeur. Si vous manquez d’espace de stockage, votre fournisseur peut éventuellement être en mesure d’entreposer à votre place, mais l’un comme l’autre immobilisent du capital. Si vos ventes sont difficiles à prévoir, il est important d’avoir une visibilité en temps réel afin de s’approvisionner en prenant en compte les délais de livraison de vos fournisseurs. De la même manière, il convient d’intégrer les bons de commandes au système pour que la mise à jour du stock s’effectue à mesure que les commandes sont traitées.

Autant de flux qu’un système peut vous aider à suivre simplement de manière informatisée. Mais aucun système n’invente les données qui y sont intégrées. Un inventaire avant informatisation et à période régulière garantira la fiabilité des données.

Comment faire dans Koban Gestion ?

ÉTAPE 1 Paramétrage des stocks (multi-dépôts)

ÉTAPE 2 Inventaires

4. Bien analyser les données

Pourquoi c’est important ?

La technologie facilite la relation fournisseur car elle permet d’améliorer l’efficacité dans la gestion des comptes fournisseurs (commandes, facturation, stock, paiements…). La technologie permet d’avoir une évaluation fiable des flux et échanges avec les fournisseurs et aide à établir puis maintenir une bonne relation avec eux. Un système informatisé contribue à automatiser certaines tâches et actions mais les données qui y sont traitées et analysées dépendent avant tout des données qui sont intégrées manuellement. Il est possible notamment, pour les systèmes plus évolués, un traitement analytique en temps réel qui constitue un avantage stratégique concurrentiel dans certains contextes. Car pouvoir analyser les performances antérieures des ventes ou comparer le prévisionnel par fournisseur représente une aide décisionnelle non négligeable.

Gérer la relation client et fournisseur dans un seul système

En reliant votre système d’achat avec un système de commande, le flux est alors géré et suivi depuis un seul outil. Vous pouvez alors émettre automatiquement les factures clients et fournisseurs lors du passage des commandes. Vous n’oubliez plus rien. Vous gérez simplement toutes les étapes de la vente à la livraison. Un système de gestion commerciale complet permet d’enregistrer toutes les données relatives aux clients ET fournisseurs, de créer les devis, bons de commandes, factures et bons de livraison. A chaque commande client passée, vous générez automatiquement les documents fournisseurs, mettez à jour vos stocks. Vous gagnez du temps et de la rentabilité.

Comment faire avec Koban Gestion ?

Activer le Module CRM de Koban !

Un logiciel de gestion commerciale n’est que le reflet des processus internes qui y sont paramétrés. Au delà de la technologie, l’humain a son importance. Voyez vos fournisseurs comme des partenaires, soyez attentionné avec eux comme avec vos clients. La bienveillance est source de quiétude dans toute relation commerciale !

Guillaume

Guillaume

Responsable technique

Koban : le CRM complet intègre la gestion clients-fournisseurs-stocks (1/2)

Koban : le CRM complet intègre la gestion clients-fournisseurs-stocks (1/2)

Vous êtes utilisateurs du CRM de Koban et vous voulez aller plus loin que les devis ? Commandes et factures des clients mais également des fournisseurs, et même gestion des stocks et des inventaires. Zoom en 3 articles sur ce que vous permet de faire Koban Gestion, le complément de Koban CRM.

Aujourd’hui, on parle des fournisseurs !

Mais si voulez passer directement à case Gestion de stocks, c’est par là : La gestion des stocks dans Koban

Centraliser les fournisseurs

 

Dans Koban Gestion Pro, vous pouvez créer un statut fournisseur. De manière imagée, c’est un tiroir supplémentaire au sein de votre base de données qui permet de ranger les fournisseurs au bon endroit.

Sur la fiche d’un fournisseur, vous renseignez son nom, les contacts, et l’ensemble des coordonnées utiles : mails, téléphones, adresses, site web.

Pour plus de précision, vous pouvez également personnaliser les fiches en ajoutant des champs ou des tags.

Exemple : on ajoute souvent un tag pour le ou les domaines d’activité. On peut également préciser le nombre de salariés, la validation d’une certaine compétence, l’appartenance à un réseau… Bref, ce qui vous est nécessaire pour bien connaître vos interlocuteurs et faciliter votre travail avec eux.

Gérer les produits des fournisseurs

 

Vous liez des produits à un fournisseur.

Pour chaque produit, vous avez la possibilité de saisir les tarifs consentis par le fournisseur, mais également un minimum de commande.

C’est aussi parfois l’occasion de saisir par exemple le numéro de référence chez votre fournisseur.

Note : les produits peuvent être gérés en stock dans Koban, nous en reparlons dans les prochains articles.

Générer commandes et bons de réception

 

Lorsque vous passez une commande fournisseur, rien de plus simple. Vous générez votre commande avec la liste des produits que vous souhaitez.

Lorsque la commande est prête, vous pouvez générer le bon de commande en PDF et l’envoyer directement par mail à votre interlocuteur.

La fiche du fournisseur se met à jour automatiquement : un indicateur permet de connaître le montant total des commandes de l’année.

Vous accédez également à l’historique de toutes les commandes passées.

Enfin, lorsque vous réceptionnez les produits, vous pouvez également générer les bons de réception partiels ou totaux en fonction de la commande qui avait été passée.

Gérer les factures fournisseurs

 

Lorsque vous recevez la facture fournisseur, vous pouvez la générer dans Koban pour suivre les montants dus et la cohérence avec les bons de réception ou la commande passée.

Les factures PDF peuvent être rangées dans Koban. A tout moment, vous les retrouvez et pouvez les consulter ou imprimer.

Combien ça coûte ?

 

L’accès aux fonctionnalités liées aux fournisseurs (et à la gestion de stocks) se fait via le module Koban Gestion Pro.

Koban Gestion Pro comprend :

  • La gestion fournisseurs telle que nous vous l’avons résumée ici
  • La gestion des stocks
  • La gestion clients
Estelle

Estelle

Responsable formation

Je vous accompagne lors de la mise en place de Koban, tant sur votre stratégie web marketing que sur l’optimisation de votre activité commerciale.