Fonctionnalités Koban – Les nouveautés Automne 2018

Fonctionnalités Koban – Les nouveautés Automne 2018

Les fonctionnalités focus de cette nouvelle version :

Gestion avancée : Prévisionnel de facturation depuis une commande

Ce prévisionnel est une aide au pilotage. Il ne permet pas de générer automatiquement des factures, mais bien de visualiser un rythme de facturation prévu lors de la validation d’une commande client (une entrée en commande en quelque sorte) et de faire le point en interne sur la facturation finalement effectivement réalisée à partir d’une commande.

Koban intègre 3 possibilités pour générer un prévisionnel de facturation depuis une commande en cours

Une commande en cours dans Koban comporte une ou plusieurs lignes de produits, avec des quantités, des montants…

Première possibilité : la plus simple ! Vous allez définir dans votre catalogue de produit, pour chaque produit, le délai de facturation moyen. Lorsque vous validez votre commande, Koban balaie les produits présents, ligne par ligne, et calcule seul les montants qui seront a priori facturés en fonction de ce délai.

Seconde possibilité : depuis le bon de commande dans sa globalité, vous allez simplement découper le montant global de la commande en x échéances, chacune définie par une date prévisionnelle et un pourcentage du montant total de la commande.

Troisième possibilité : depuis le bon de commande, mais cette fois ci pour chaque ligne de produit, vous allez définir soit une date de facturation unique (pour le montant total de la ligne), soit (plus complexe) découper cette ligne de produit en x échéances, chacune définie par une date prévisionnelle, et un pourcentage ou un montant.

Petite note de l’équipe : c’est une fonctionnalité avancée, donc si vous la mettez en place, assurez-vous de bien maîtriser le module de Commande et Facturation Clients.

Lire l’article sur le support : Depuis une commande validée, créer un prévisionnel de facturation

Marketing automation : refonte du module de scénarios

Première étape majeure dans la refonte du module Marketing de Koban que nous allons réaliser tout au long de l’année 2019 (parce que vous le valez bien) :! Le module de création des scénarios évolue dans son ergonomie (drag and drop / Glisser-Déposer) et élargit le champ des possibles dans la création des règles et analyse de comportement.

Première belle amélioration, qu’apprécieront les “early adopters” (comme on dit en français) du module : l’éditeur est modifié pour incorporer un composant en mode « drag and drop ». Ca veut simplement dire que chaque nouvelle étape du scénario peut désormais être ajoutée par un simple Glisser-Déposer.

L’accès aux propriétés de chaque composant peut s’effectuer via un clic sur le composant. Une fenêtre en popin s’affiche et permet en direct de modifier et d’enregistrer les propriétés. La consultation en mode « lecture » (via le menu principal et non le menu paramètres) reste disponible mais a maintenant le même rendu que l’affichage en mode édition.

Chaque étape est supprimable, quelle que soit sa place dans le scénario les utilisateurs chevronnés apprécieront puisque cela permet de corriger facilement un erreur). Lors d’une suppression, l’étape précédente est automatiquement liée à l’étape suivante.

Gros “Plus” également, plébiscité par les utilisateurs : Une fonction “Simulation” est ajoutée au module pour tester en réel les scénarios, qu’ils soient actifs ou non !

Lire l’article sur le support : Paramétrage d’un scénario de Marketing Automation

Mais encore…

Emailing. Modification de l’ajout via requête

L’ajout via requête des destinataires à l’emailing a été amélioré. Désormais, un compteur affiche les destinataires déjà intégrés afin de constater l’avancement de l’intégration. Vous savez si vous avez le temps de boire une verveine-menthe ou pas pendant que Koban charge !

 

SMS. Précisions sur le texte

L’information sur le nombre de caractères autorisés et les caractères interdits a été ajoutée au message du texte SMS au niveau de la phase de conception.

 

Saisie des catégories de tag via regroupement

Lorsque des tags sont paramétrés avec un regroupement (c’est un peu comme une sous-famille de tags pour les classer) ainsi qu’un ordre, la liste déroulante au niveau de la fiche de l’objet reprend ce classement. Un petit exemple pour mieux comprendre ?

Vous avez défini une catégorie de tags “métiers”, dans laquelle vous avez une centaine de valeurs différentes. Vous avez regroupé ces valeurs par grands métiers, qui sont les fameurs regroupements : Informatique, Commerce, RH…. Lors de la saisie, les tags sont désormais rangés par regroupement, il est donc plus facile de saisir un tag métier via ce classement.

 

Tag sur saisie d’action

Lorsqu’un tag est marqué “obligatoire sur action”, alors il s’affiche dans le formulaire de création d’une action et devient obligatoire.

Petite note de l’équipe : c’est pratique pour ceux qui veulent vraiment affiner leur gestion et leur analyse des actions.

 

Création d’un nouveau type de compte

Lorsque vous créez un nouveau Type de compte, Koban affiche par défaut une organisation de fiche standard, avec les différents widgets affichés par défaut. Vos administrateurs peuvent personnaliser cet affichage depuis maintenant quelques mois sur la nouvelle ergonomie, masquer certains zones, en afficher d’autres, et organiser différemment la fiche. L’avez vous mis en place d’ailleurs ?

 

Pour rappel, pensez à regarder le support sur la personnalisation des fiches de comptes : https://koban.freshdesk.com/solution/articles/6000195789-param%C3%A9trages-9-ergonomie-personnaliser-l-affichage-des-widgets-dans-une-fiche-de-compte

Export comptable Cegid et export des règlements

L’export comptable des règlements est disponible en cliquant sur le bouton « Exporter les règlements » sous Gestion > Export comptable.

Un écran permet de paramétrer l’export comptable des règlements :

  • Le journal concerné
  • Le compte général
  • Le compte comptable pour chaque mode de règlement

Un bouton permet d’enregistrer les modifications et un autre permet d’exporter.

L’écran d’export permet de lister les règlements mois par mois et de sélectionner les règlements à intégrer (règlements effectués au mois sélectionné et non comptabilisés).

Enfin, le dernier écran permet de choisir le format d’export et de comptabiliser ou non les règlements.

 

Côté Export comptable des factures, le nouveau format mis à jour pour CEGID permet d’afficher les colonnes suivantes au format CSV :

  • Journal
  • Date
  • Compte général
  • Compte auxiliaire
  • Référence interne (Numéro Facture)
  • Libellé (concaténation du numéro de facture et du nom du client)
  • Débit
  • Crédit

Petite note de l’équipe : l’informatique c’est magique… pas sans vous. Si vous souhaitez réaliser les exports comptables (et par extension les exports des règlements), vous devez vérifier que votre logiciel de compta est Koban-compatible et vous avez des paramétrages préalables à réaliser et vérifier, en accord avec votre expert comptable.

On vous explique tout sur le support mais vous pouvez aussi nous en parler : https://koban.freshdesk.com/solution/articles/6000095350-param%C3%A9trages-10-param%C3%A9trer-koban-pour-g%C3%A9n%C3%A9rer-un-export-comptable-des-factures

Consulter notre Aide en ligne

Consulter la Release Notes

Guillaume

Guillaume

Responsable technique

Choisir un outil CRM gratuit : bonne ou mauvaise idée ?

Choisir un outil CRM gratuit : bonne ou mauvaise idée ?

La question mérite d’être posée puisque vous êtes arrivé ici via une simple recherche Google en tapant les mots “CRM gratuit”. Vous avez donc besoin d’un CRM mais…

3 possibilités :

  • Vous n’avez pas le budget pour vous équiper
  • Vous ne voulez pas investir pour un tel outil
  • Vous avez besoin d’un CRM simple (qui dit simple, dit gratuit ?)

Vous êtes donc bien convaincu de son utilité, vous savez même a priori ce qu’est un CRM et les fonctionnalités dont vous avez besoin.

Sur le principe, que vous n’ayez pas le budget pour vous équiper d’un CRM peut se comprendre. Vous êtes peut-être une jeune entreprise qui doit nécessairement faire des “choix” financiers en matière d’investissement. Et votre priorité n’est clairement pas sur les outils. Après tout, Internet et le SAAS ont tellement démocratisé l’accès et l’usage d’outils digitaux, qu’il devient presque inconcevable qu’un CRM soit payant. Rien que pour l’emailing, un outil gratuit comme Mailchimp “fait très bien le job” lorsqu’on dispose d’une base de contacts réduite (moins de 2000 contacts) et qu’on envoie simplement une newsletter mensuelle à ses contacts.

Mais en creusant un peu tout au long de votre recherche du CRM idéal gratuit (“idéal” voulant dire “correspondant à votre usage à 100%”), vous prenez peu à peu conscience des fonctionnalités dont vous pourriez avoir besoin maintenant voire plus tard si vous faites l’exercice de vous projeter (oui, on vous souhaite que votre entreprise se développe !). Pour mémoire, tous les Customer Relationship Management (CRM) ont la même finalité : la gestion de la relation client. En clair, permettre de centraliser et gérer l’ensemble de vos contacts, historiser vos interactions, gérer et piloter un prévisionnel de vente (pipeline).

Télécharger notre check liste : Ai-je besoin d’un CRM ?

Vous n’avez pas le budget

Si votre besoin et vos processus sont simples, vous n’aurez que l’embarras du choix parmi les nombreux outils gratuits disponibles. Attention toutefois à ne pas galvauder le mot “simple”… Grâce au CRM, vous allez pouvoir fluidifier vos processus commerciaux, gagner en temps et en productivité, améliorer votre prospection… Des bénéfices à court terme qui vont contribuer à optimiser la qualité de votre relation client et augmenter mécaniquement votre chiffre d’affaires ou vos marges. Vous serez plus efficace au quotidien, indéniablement. Un CRM, même gratuit, est donc une vraie bonne idée. Cet outil n’est pas uniquement réservé à la PME qui doit piloter une équipe commerciale. Il est fortement recommandé et largement accessible à la petite entreprise, voire l’entrepreneur individuel.

“Il faut savoir investir dans les logiciels. On ne peut voir grand sans outil adapté. Un CRM permet d’y voir plus clair dans son activité, et permet d’optimiser son temps pour une meilleure organisation, une meilleure efficacité et une meilleure rentabilité. Le CRM est un outil de base pour la gestion de toute entreprise qui veut se développer !”

Interview de Eymeline Lebaron, Fondatrice et co-associée chez CLYPE SARL.

Lire le témoignage

“A mon avis, une TPE, dans son organisation aurait besoin d’un outil tel que Koban, car le gain de temps est considérable, on gagne en sérénité, qu’on soit seul ou en équipe on est toujours amené à devoir noter les tâches à accomplir et calculer le prévisionnel sur le mois, trimestre, l’année et prévoir des actions à mener en conséquence (prospecter, lancer une campagne, relancer les pistes en veille).”

Interview de Eugénia Ostroverkh, Business Developer chez Argalis.

Lire le témoignage

 

Vous ne voulez pas investir pour un tel outil

Deux raisons principales vont faire que vous ne voulez pas investir : soit vous ne percevez pas la rentabilité d’un tel équipement, soit vous ne disposez pas du budget nécessaire. Dans les deux cas, le CRM gratuit vous conviendra parfaitement dans la mesure où il ne nécessite aucun investissement. N’attendez donc pas de rentabilité, sourcez celui qui vous plaît le plus “ergonomiquement parlant” et lancez-vous ! Si vous “cherchez un prix”, en positionnant votre argumentaire sur le coût trop élevé de certains CRM, comparez ce qui est comparable.

D’une part, faites le point sur les fonctionnalités que vous cherchez au sein de l’outil et faites un tour d’horizon rapide des tarifs logiciels sur le marché. Force est de constater que beaucoup de CRM payants sont tout à fait abordables. Le modèle SAAS ayant permis de réduire considérablement l’investissement. Il est aujourd’hui possible de s’équiper d’un CRM évolué à moins de 20€ / mois… soit 240€ / an. Clairement, sans chercher à atteindre la rentabilité, question investissement, c’est moins cher qu’un abonnement mobile. Il s’agit donc de bien définir votre besoin et de bien comprendre ce qu’on a pour ce prix. Tous les CRM ne sont pas pour toutes les entreprises : BtoB, BtoC, multi structure, facturation, franchiseur… autant de fonctionnalités que d’usages possibles.

Télécharger notre cahier des charges simplifié pour un projet CRM (liste des fonctionnalités)

“Si l’on n’est pas capable d’investir dans un tel outil, on passe à côté de beaucoup d’opportunités de développement. Ne serait-ce que le fait de recevoir un devis qui n’est pas professionnel nuit vraiment à l’image d’une entreprise. Pour la TPE, dans un environnement concurrentiel cela permet d’être efficace et de prendre une longueur d’avance. Koban étant simple et adapté pour la TPE, je recommande ! Certaines fonctionnalités sont très poussées mais on peut choisir celles que l’on veut utiliser sans peine. C’est comme un expert comptable, on ne se pose pas la question, c’est indispensable.”

Interview de Renaud Fremont, Gérant et Fondateur Umaneo.

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Vous avez besoin d’un CRM simple (qui dit simple, dit gratuit ?)

Tout utilisateur veut que son CRM soit simple d’utilisation. On entend par simple : intuitif, facile à utiliser et surtout à paramétrer. Soyons clairs, gratuit ne signifie pas que le CRM sera simple mais plutôt “simplifié”. La couverture fonctionnelle sera réduite à sa plus simple utilisation : gérer une base limitée de contacts et un pipeline de vente. Si la volumétrie de vos contacts est faible (moins de 200), le CRM gratuit sera amplement suffisant. Par ailleurs, si vous ne souhaitez pas automatiser certaines actions et que vous êtes seul(e), le principe collaboratif du logiciel vous importera peu. De la même manière, ne cherchez pas à connecter votre CRM à vos autres outils… Bref, qui dit gratuit, dit limité en fonctionnalités et en nombre de contacts. Le modèle gratuit permettra de suivre vos clients et éventuellement vos devis et factures.

“Nous étions déjà équipé d’un CRM, mais nous avions besoin que l’outil soit plus collaboratif et permette une réelle centralisation des données. Le CRM que nous utilisions était gratuit mais nous avions atteint ses limites. La question s’est donc naturellement posée au moment de passer à la version payante : garder l’actuel ou choisir un autre CRM ?”

Interview de Frédéric Clermont, Directeur associé – Business development NOVAMAP.

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“Nous avons en apparence un processus commercial assez simple mais le défi était de réussir à personnaliser l’approche à chaque étape du cycle de vente. Il existe finalement peu d’éditeurs CRM qui proposent cette personnalisation du processus et la possibilité d’automatiser des actions commerciales. Depuis la création d’un devis jusqu’à la transformation du contact en client, l’automatisation a permis un gain de temps considérable pour l’équipe commerciale. L’historisation et le suivi du contact est possible sur l’ensemble des points de contacts pour une gestion quotidienne simplifiée et collaborative.”

Interview de Pierre SEILLIER, Responsable Marketing et Communication – Groupe SECAB.

Lire le témoignage

Essayez de vous projeter lors du choix de votre CRM. Aujourd’hui, vous êtes seul mais demain ? Dans quelle mesure le CRM choisit pourra accompagner votre croissance ? Quel coût cela représente-t-il si vous devez prendre des licences supplémentaires ou importer une volumétrie de contacts importante ? Vous faudra-t-il ajouter un outil payant pour l’emailing ? Démarrer sur un outil gratuit peut être une bonne idée mais anticiper sur l’évolution de son entreprise c’est encore mieux.

Clothilde

Clothilde

Responsable marketing

Acquisition, engagement, conversion et fidélisation n'ont plus de secrets pour moi #Smarketing #Inbound #CRM #MarketingAutomation

Astuces CRM : Pourquoi dois-je renseigner le profil LinkedIn de mes contacts dans mon CRM ?

Astuces CRM : Pourquoi dois-je renseigner le profil LinkedIn de mes contacts dans mon CRM ?

Comment ça marche ?

Dans Koban vous pouvez afficher un widget avec le fil twitter de votre entreprise et relier vos contacts à leur profil LinkedIn et Twitter. Vous pouvez ainsi accéder directement au fil de vos contacts ou de votre entreprise directement depuis votre accueil personnalisé.

Les bénéfices

  • Une information partagée en temps réel pour l’ensemble des collaborateurs
  • Un accès direct au profil des réseaux sociaux de vos contacts
  • Optimisez vos leviers d’acquisition en boostant vos échanges par des interactions pertinentes avec vos contacts

Consulter les articles du support : Ergonomie : personnaliser vos widgets dans Koban
Guillaume

Guillaume

Responsable technique

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Catalogue des synchornisations avec Koban

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Astuces CRM : Pourquoi dois-je synchroniser mon CRM avec ma messagerie email ?

Astuces CRM : Pourquoi dois-je synchroniser mon CRM avec ma messagerie email ?

Comment ça marche ?

Vous pouvez demander à Koban de centraliser l’ensemble des emails que vous recevez et envoyez. En général, cela vous permet de sélectionner certains mails reçus et de les lier directement à un compte, un contact ou une opportunité. ils sont alors archivés dans les fiches sur Koban, donc disponibles à tout moment dans l’historique. En synchronisant Koban avec votre messagerie (Gmail, Outlook ou autre en IMAP), vous envoyez et historisez vos emails envoyés et reçus.

Les bénéfices

  • La centralisation et l’historisation de tous vos échanges directs avec vos contacts
  • Gagnez du temps par l’automatisation des relances par emails (relance de devis, factures…)
  • Bénéficiez du tracking de l’ouverture d’email

Consulter les articles du support :

Intégrer sa messagerie à Koban

Recevoir les emails en provenance de Gmail dans Koban

Installer le plug in Koban pour Chrome

Guillaume

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Responsable technique

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Astuces CRM : Pourquoi dois-je synchroniser mon CRM avec la géolocalisation Google Maps ?

Astuces CRM : Pourquoi dois-je synchroniser mon CRM avec la géolocalisation Google Maps ?

Comment ça marche ?

Koban vous permet, grâce à son extension Google Maps, de géolocaliser les comptes et visualiser sur une carte les comptes situés à X kilomètres d’une adresse que vous renseignez. Il suffit pour cela d’activer le plug in et de renseigner l’adresse postale sur les fiches de comptes ou contacts dans votre Koban.

Les bénéfices

  • Optimisation des tournées commerciales et rendez-vous physiques
  • Gain de temps dans l’organisation des déplacements, livraisons…

Consulter les articles du support :

Connecter Google Maps et Koban

Géolocaliser des comptes depuis une adresse précise

Guillaume

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