[Témoignage] be-ys : « Je n’ai eu aucune déception en choisissant Koban, l’ensemble est très satisfaisant à tous les niveaux. »

[Témoignage] be-ys : « Je n’ai eu aucune déception en choisissant Koban, l’ensemble est très satisfaisant à tous les niveaux. »

Interview de Maxime Roux, Groupe be|ys

Qui est be|ys ?

be-ys est le premier acteur du marché de la confiance numérique, maîtrisant l’ensemble des composants de cette chaîne de services.

Leader français de la gestion des identités et de la protection des données, à l’origine pour la gestion des prestations de santé, be-ys est aujourd’hui un groupe à fort développement international, actif sur quatre continents. En support de ces prestations, il dispose d’une gamme innovante de services de gestion documentaire et de gestion de la relation clients.

Quelques chiffres ?

En 2017, be-ys a réalisé un chiffre d’affaires consolidé de 62,7 M€, en France.

be-ys est détenu et contrôlé par Laurent Caredda, 52 ans, qui l’a fondé il y a 18 ans, en créant almerys, opérateur de tiers payant dans le domaine de la santé.

be-ys emploie 2 000 collaborateurs, dont près de 400 en France.

be-ys est organisé par savoir-faire, autour de 8 marques expertes, autonomes sur chacun de leurs marchés, en France et à l’international.

Le cahier des charges initial du projet ?

Disposer d’un outil CRM léger, économique et qui puisse faire le lien avec notre système d’informations et les applications développées en interne. Nous ne voulions pas une “usine à gaz” disproportionnée.

Nous avions également une véritable contrainte de sécurité des données. Au regard de notre activité, liée à la gestion des données sensibles, et notamment des données de santé, il était impératif de pouvoir installer le logiciel “on premise” sans appel de données vers l’extérieur. Or, tous les CRM du marché ne le proposent pas.

Quelles problématiques vouliez-vous résoudre avec Koban ?

Nous souhaitions disposer d’un outil commun à toutes les divisions du groupe et des différentes directions afin de suivre l’activité des commerciaux en temps réel. L’outil devait permettre une planification de l’activité de chacun en lien avec les autres divisions pour favoriser notamment le cross-selling.

Comment s’articule aujourd’hui votre gestion commerciale et marketing ?

Actuellement notre CRM fonctionne seul et les commerciaux se sont bien approprié ce nouvel outil. Il permet une visibilité de l’activité commerciale par tous les utilisateurs et invite aux échanges sur les différentes opportunités en cours.

Grâce à ses API, le CRM Koban doit prochainement s’interfacer avec le reste de notre système d’informations, et ainsi alimenter nos outils de gestion des devis, des commandes et de la facturation. Nous disposons donc pour le moment d’une base centralisée des contacts prospects et clients, dans un outil unique, et réalisons nos sauvegardes en totale autonomie.

Les points forts et atouts de Koban dans votre gestion commerciale quotidienne ?

Simplicité, très intuitif, léger, le CRM Koban est simple à utiliser. Même sans formation, sa prise en main est rapide. En tant qu’administrateur, je parviens à résoudre directement, sans faire appel au support, la plupart des problèmes rencontrés dans la gestion quotidienne (gestion des doublons, paramétrages, personnalisation…).

Pour les commerciaux, étant donné nos contraintes de sécurité liées à notre système, nous attendons avec impatience l’application mobile iPhone afin qu’ils puissent travailler avec Koban même en déplacement. J’apprécie beaucoup de pouvoir administrer le CRM sans devoir solliciter l’éditeur pour des extractions ou la gestion des droits des utilisateurs. Je suis autonome dans la gestion de mes licences que je peux réaffecter à d’autres utilisateurs, si nécessaire. C’est très simple.

Par ailleurs, Koban est une solution abordable pour une trentaine d’utilisateurs par rapport aux autres solutions référentes du marché.

Quelles attentes avez-vous de la solution en termes d’évolution par rapport à votre activité ?

Pour le moment, nous utilisons uniquement le socle CRM pour la gestion commerciale. J’étudie la possibilité d’utiliser le module marketing, sans doute également le module projet pour le pointage des heures et éviter une double saisie.

J’aurais besoin de plus de granularité des produits avec plusieurs niveaux d’offres et options permutables, mais je sais que beaucoup de possibilités sont encore envisageables avec Koban.

La formation Koban

Estelle nous a parfaitement accompagnés, et nous accompagne encore. Elle avait commencé avant même les sessions de formation proprement dites, et nous avons pu tester, essayer et recetter avant la livraison aux utilisateurs. La personnalité d’Estelle est top, elle est complètement à l’écoute et s’adapte à notre mode de fonctionnement et organisation.

Pour les utilisateurs, elle a à la fois expliqué le fonctionnement de l’outil avec enthousiasme et a su recadrer avec tact, quand il a fallu rappeler qu’on ne peut pas faire un CRM pour chaque personne. Nos collaborateurs sont satisfaits de la formation et du produit qui nous a été livré, ce qui nous a conforté dans notre choix de Koban.

Aujourd’hui je forme moi-même les nouveaux utilisateurs, Estelle est restée disponible pour m’accompagner sur ces formations, je suis à l’aise alors que je n’avais pas spécialement d’appétence pour ce type d’outils.

Que diriez-vous à une entreprise pour la convaincre de s’équiper avec Koban ?

Pour une ETI comme la nôtre, mettre en place le CRM Koban est facile et rapide, avec un coût compétitif et un service d’accompagnement réel qui bénéficie des grandes qualités humaines des équipes Koban. Vous ne serez pas seuls face à leur outil en cas de problème.

En conclusion ?

J’apprécie la disponibilité et réactivité de toute l’équipe, nos délais courts ont été tenus sur notre projet. Le professionnalisme de l’équipe est également présent à toutes les étapes, aussi bien dans les réponses techniques que dans l’accompagnement !

C’est le principal avantage d’avoir choisi un petit éditeur, plutôt qu’une des solutions dominant le marché : nous avons toujours une prise en compte de nos demandes et une réponse transparente, tant au niveau technique que contractuel.

Je considère Koban non comme un fournisseur, mais comme un vrai partenaire capable de nous accompagner dans nos prochaines évolutions.

Koban en 3 mots ?

Rapidité, accompagnement, facilité.

Les enjeux de la collaboration en 3 points

  • Respect des délais
  • Intégration au système d’informations
  • Capacité à évoluer avec nous

 

Les bénéfices immédiats et escomptés à long terme ?

Immédiats :

  • Amélioration de la cohésion des équipes commerciales
  • Suivi de l’activité des commerciaux par la direction
  • Vision en temps réel de l’activité commerciale et projection de CA
  • Centralisation des données et informations malgré l’autonomie de chaque division
  • Une culture groupe renforcée

A long terme :

  • Module marketing pour pouvoir intégrer les processus marketing avec le même logiciel
  • Élargir les possibilités d’améliorer encore l’efficacité commerciale, pour revaloriser l’activité des commerciaux et disposer d’un pilotage commercial au niveau du groupe

 

Je n’ai eu aucune déception en choisissant Koban, l’ensemble est très satisfaisant à tous les niveaux.

Ergonomie – Design    

Simplicité d’utilisation    

Étendue des fonctionnalités    

FAQ – Notice utilisateur    

La relation client     

Note générale

       

[Témoignage] Hexa Service : Koban CRM accompagne le développement d’une franchise

[Témoignage] Hexa Service : Koban CRM accompagne le développement d’une franchise

Grégoire Vernière, responsable du développement de la franchise Hexa Service (service à la personne) nous raconte comment, avec Koban CRM, il a structuré son processus commercial en fonction de sa propre méthodologie de travail.

Il a gagné en efficacité et en réactivité pour accompagner des candidats vers la création d’enseignes Hexa Service, sur la France Entière.

Le CRM est l’outil par excellence de la structuration commerciale. Or s’il est des clients directement impactés, ce sont les franchiseurs.

Leur métier : accompagner des créateurs d’entreprise à créer leur société en leur fournissant tous les outils et la méthode pour assurer la réussite.

Retour sur une belle histoire entre un logiciel Koban et un de ses utilisateurs : Grégoire.

Hexa Service, la franchise, en quelques mots…


Hexa Service
 est une franchise née en 2006 à Clermont Ferrand (NDLR : une de nos régions de cœur, on aime !).

Son métier : Permettre aux professionnels de pré-financer des services à la personne pour leur domicile privé , jusqu’à 1830 euros par an et par bénéficiaire, avec leur compte professionnel  tout en bénéficiant d’avantages fiscaux uniques, et vendre aux professionnels une carte d’un montant de x euros (au choix), permettant de payer des services à la personne tout en bénéficiant d’avantages fiscaux.

Grégoire, ta mission chez Hexa Service, c’est quoi ?

 

Hexa Service, ce sont aujourd’hui 7 Franchisés et 2 succursales en France Métropolitaine. Je suis responsable du développement de l’enseigne, avec un objectif de 10 nouvelles agences créées cette année.

Je dois donc trouver des candidats susceptibles de créer leur entreprise dans notre secteur d’activité, valider leur projet, leur présenter ce qu’on peut faire pour eux et les convaincre de nous rejoindre.

Donc tu dois assurer un suivi aux petits oignons ?

 

Oui, notre force est d’être très réactif. Dès qu’un candidat me contacte, ma valeur ajoutée, en tant que Développeur Réseau, est de l’accompagner de A à Z, jusqu’au choix de statut de sa structure, l’étude de marché, le plan de communication, l’inauguration de l’agence…

Avec mon CRM, je saisis les coordonnées du contact dès que je les ai et dans la foulée, je les appelle et je leur envoie notre brochure. Je vérifie si ça matche entre nous.

Le CRM te sert donc à planifier tes actions ?

 

Pas seulement. Avant, j’avais un fichier excel, dans lequel je notais ce que je devais faire avec chacun, quelle était la prochaine étape, mais… Il y avait des oublis, des actions qui passaient à la trappe.

Donc oui, tout est planifié maintenant. Mais en réfléchissant avec Estelle qui nous accompagne, je suis allé plus loin dans le paramétrage de mon processus commercial.

Un mot sur ce processus commercial ?

 

Chaque étape de mon processus est clairement identifiée, pour respecter notre méthode spécifique qui s’appelle planning des contingences organisationnelles (ce sont toutes les étapes pour avancer jusqu’à la création du projet) : candidature simple, candidature qualifiée, questionnaire retourné, etc.

En parallèle, j’ai créé 8 types de comptes pour qualifier mes candidats, je sais donc précisément, qui j’ai dans mon pipeline, et combien de candidats j’ai à chaque étape.

Tu m’as également parlé de partage d’informations…

Mon responsable a accès au CRM et consulte donc en direct mon processus et mes résultats, c’est notre base de travail pour nos réunions commerciales.

J’ai vraiment gagné en efficacité.

Prochaine étape en vue ?

 

Je réfléchis avec Koban pour automatiser un tableau de suivi dont je me sers chaque semaine, on cherche toujours à améliorer encore notre méthodologie et à gagner temps et qualité de travail.

Pourquoi pas également utiliser l’e-mailing mais de manière plus régulière, mais chaque chose en son temps !

Estelle

Estelle

Responsable formation

Je vous accompagne lors de la mise en place de Koban, tant sur votre stratégie web marketing que sur l’optimisation de votre activité commerciale.

[Témoignage] FINEGIL, 1 groupe, 5 structures, 1 CRM pour une direction transverse (épisode 1/2)

[Témoignage] FINEGIL, 1 groupe, 5 structures, 1 CRM pour une direction transverse (épisode 1/2)

Témoignage de FINEGIL, groupe régional regroupant 5 structures, qui a choisi le CRM de Koban pour optimiser son efficacité commerciale et mieux partager l’information entre les équipes commerciales.

Vous gérez une équipe commerciale, quels étaient vos objectifs en décidant de mettre en place un CRM ?

 

FINEGIL est un groupe régional avec une croissance régulière depuis plus de 30 ans. Dix commerciaux travaillent à la croissance des cinq structures, toutes orientées autours des mondes de la sûreté des bâtiments et de la sécurité des personnes : TELEGIL (alarmes incendie et intrusion, vidéoprotection, contrôle d’accès), ARES (portes et portails automatiques, clôture de sites), ABS INCENDIE (extincteurs, désenfumage, RIA), EG (électricité générale) et DELTA’COM (télésurveillance et centre d’accueil téléphonique H24).

Cette croissance a entraîné FINEGIL à une taille critique (140 personnes et 15 M€ de CA) qui la positionne dans un challenge de franchir une marche par une organisation générale plus structurée pour continuer sa croissance. L’outil de CRM s’est imposé pour m’ accompagner dans la structuration d’une véritable Direction Commerciale, transverse car commune à tout le Groupe.

Le CRM

  • Nous aide à tracer la relation commerciale
  • Nous permet d’améliorer notre efficacité commerciale
  • Mesure les résultats commerciaux et donne de la visibilité sur un prévisionnel de commandes
  • Nous aide à minimiser l’impact d’un commercial ponctuellement absent ou parti
  • Et surtout, nous permet de partager l’information commerciale entre tous les acteurs concernés.

Quels étaient les freins au sein de votre équipe ? Comment y avez-vous répondu ?

 

Le frein au changement donne bien entendu libre court à des craintes classiques : perte de temps, travail administratif supplémentaire, risque d’être surveillé et jugé, perte d’autonomie et perte de pouvoir personnel car la transparence est inévitable…

Toutes ces craintes, conscientes ou inconscientes, dites ou non dites, sont à lever notamment par une implication des commerciaux dans la mise en place d’un tel outil. Cette étape leur permet, à leur vitesse, de visualiser l’apport que l’outil pourra leur fournir. Car à mon sens le risque majeur est bien là : mettre en place un outil utilisé dans une finalité de reporting, dans un intérêt à sens unique pour le Directeur Commercial.
Un outil de CRM, pour en garantir sa pérennité, se doit d’amener une valeur ajoutée fonctionnelle dans le métier du commercial. Cette valeur ajoutée sera d’ailleurs différente selon les individus. L’implication des commerciaux dans le design de l’outil, dans son intégration au process commercial global permettra ainsi à chacun des acteurs d’identifier les améliorations que celui-ci va amener.

Ensuite, pour ma part, j’ai commencé à intégrer la gestion des opportunités durant 6 mois avant d’intégrer la gestion des rendez-vous pour être fidèle avec la « théorie des petits pas ».

Dernier point : j’ai accordé une vigilance toute particulière à l’ergonomie de l’outil.

Combien d’actions dois-je faire pour aller clôturer une action ? La mise à disposition de raccourcis, d’astuces dans la définition des écrans peut paraitre un atout insignifiant dans une phase d’essai mais perçu comme tellement chronophage dans une phase d’exploitation compte tenu des volumes d’opérations à effectuer…

Le CRM est un outil constamment ouvert sur le bureau du commercial, au même titre que la messagerie. L’ergonomie est un critère à double tranchant, qui peut vite déboucher sur une source d’insatisfaction des utilisateurs.

… Lisez la suite de ce témoignage

 

Estelle

Estelle

Responsable formation

Je vous accompagne lors de la mise en place de Koban, tant sur votre stratégie web marketing que sur l’optimisation de votre activité commerciale.

[Témoignage] FINEGIL, 1 groupe, 5 structures, 1 CRM pour piloter et anticiper (épisode 2/2)

[Témoignage] FINEGIL, 1 groupe, 5 structures, 1 CRM pour piloter et anticiper (épisode 2/2)

Suite du témoignage de Pierre-Jean BERNE, Directeur Commercial du groupe FINEGIL, spécialiste de la sûreté des bâtiments et de la sécurité des personnes. Le CRM comme moyen de piloter et manager les réunions commerciales, retour sur une utilisation très pratique de l’outil.

Vous pilotez votre équipe avec le tableau de bord des opportunités. Pouvez-vous nous en dire davantage ?

 

Les réunions commerciales sont un acte de management qui doit respecter deux choses pour être accepté et compris de tous : être factuel pour ne pas laisser de place à l’interprétation et être régulier pour ne pas laisser de place à la surprise, ceci permettant aux commerciaux de préparer leur réunion en sachant pertinemment les indicateurs qui seront analysés en séance.
La trame de la réunion est une succession de tableaux de bord sortis en séance et qui reflètent les moyens et les résultats produits par chacun des commerciaux.
On consulte :
1- les affaires gagnées / perdues / en cours. Cohérence du pipe avec l’objectif annuel
2- les commandes attendues sur le mois en cours et le mois prochain
3- la production de devis en nombre et en valeur et comparaison avec le rythme moyen défini en début d’année
4- la visualisation des RV passés / à venir avec la cohérence des RV à venir et des affaires positionnées sur les semaines qui viennent (visualisation des opportunités en fonction des dates de clôture)
5- les déjeuners clients
6- le suivi des tâches : les relances, le recouvrement, les résiliations contrat, point sur les opportunités en cours sans tache associée

Lors des définitions d’objectifs en début d’année, un rythme mensuel moyen de production de devis est calculé en fonction du hit ratio de la personne et de son panier moyen. Il me permet d’évaluer tout au long de l’année si un commercial a une activité en ligne ou non avec ses objectifs.

Seul un CRM permet de visualiser tous ces indicateurs de pilotage, de les analyser factuellement avec le commercial d’une manière contradictoire et d’obtenir un engagement d’actions de sa part en fonction du diagnostic posé.

A noter que ce suivi m’aide à identifier les commerciaux qui ont besoin de soutien ou d’accompagnement. Généralement, ces personnes affichent un bon niveau d’activité (nombre de RV, taches, opportunités…) avec des résultats en inadéquation avec les moyens fournis.

Quel conseil donneriez-vous à un directeur commercial avant d’implanter un CRM au sein de son équipe ?

 

3 conseils :
1- d’avoir les idées claires sur les indicateurs de suivi qu’il souhaite suivre avant de choisir son outil et s’assurer que son outil puisse lui donner ces informations facilement en demandant le minimum d’actions aux commerciaux,
2- de simuler le travail avec différents outils sur des bases de démonstration car il existe de vraies différences dans l’ergonomie des produits : ne pas oublier qu’un CRM, c’est comme une messagerie, c’est un outil à utilisation quotidienne !
3- bien s’assurer de l’implication du top management dans le projet car c’est indubitablement un facteur clé de succès du projet. Si le DG s’en sert, les équipes suivront.

Quelles sont les fonctionnalités que vous aimeriez ajouter idéalement ?

 

Une de nos activités touche une clientèle définie. Il serait intéressant pour nous de définir des périodicités de rencontre pour chacun des contacts identifiés, d’utiliser les RV enregistrés afin de pouvoir générer par l’outil des alertes automatiques sur les contacts non vus sur la périodicité définie. Cette fonctionnalité nous aiderait à maintenir une présence commerciale homogène sur cette clientèle car la nature humaine entraine toujours le commercial à aller voir les mêmes contacts et de fait, de délaisser une partie de sa clientèle. Une meilleure répartition des visites commerciales permettrait d’améliorer notre efficacité.

Estelle

Estelle

Responsable formation

Je vous accompagne lors de la mise en place de Koban, tant sur votre stratégie web marketing que sur l’optimisation de votre activité commerciale.

[Témoignage] DEBIZE : le choix d’un CRM simple et d’un accompagnement personnalisé

[Témoignage] DEBIZE : le choix d’un CRM simple et d’un accompagnement personnalisé

Debize SAS, société de distribution de matériels et fournitures vinicoles, presque 30 ans d’existence, basée à Villefranche sur Saône (69)…

La société Debize fait partie de ces clients qui me font aimer mon métier commercial. Parce qu’avec Jean-Michel et Lionel, les besoins ont tout de suite été clairement exprimés et les relations sont professionnelles et profondément humaines. Retour sur leur décision de travailler avec nous, avec ce témoignage de Lionel Theallier, Directeur Adjoint.

Une vision globale sur notre prospection

 

« Mon métier comporte une part importante d’accompagnement terrain des commerciaux. La société Debize est présente sur 5 sites en France, dans 4 régions différentes. Cela rend le suivi de l’action commerciale plus complexe. Et nous avons absolument besoin d’avoir une vision globale de la prospection assurée sur chaque région.
La gestion des relances

Depuis de nombreuses années, nous avons constaté que la relance des clients et des dossiers est une notion aléatoire, qui dépend du commercial et de son ressenti, de sa manière de travailler. Nous avions donc besoin d’un outil qui pallie à l’éloignement des commerciaux et qui permette d’améliorer la relance des affaires en cours. En résumé, nous avions besoin d’un assistant commercial pour chaque site.
Notre premier CRM : manque de simplicité

Nous avons donc mis en place un premier CRM, mais son manque de convivialité, de simplicité ou d’intuitivité a entraîné son abandon. Nous étions donc alors en recherche d’un autre outil, et le hasard nous a fait rencontrer Koban, une entreprise de notre environnement proche.
Koban : le choix de la simplicité et de l’accompagnement

Lors de notre premier rendez-vous, Estelle Lecanu a mis en avant le côté simple et ergonomique du logiciel, qui était pour nous l’argument numéro 1 ! Mais nous savions aussi qu’une clé de la réussite était l’accompagnement dans la durée, et Koban nous a rassurés en proposant un démarrage progressif et un suivi personnalisé de notre équipe pendant la prise en main du CRM.
1 an plus tard : une activité commerciale plus maîtrisée

Aujourd’hui, je sais beaucoup plus précisément ce qui se passe sur le terrain. Je connais les opportunités en cours, celles que les commerciaux gagnent mais également celles que nous perdons. Mes commerciaux ont un outil qui leur permet d’être plus organisés et structurés dans leur travail quotidien, c’est un gain de temps.

En visualisant en temps réel les dossiers en cours, je peux plus facilement intervenir et donner des conseils au bon moment. Cela me permet d’intervenir et de prendre le relai quand c’est utile.
Le CRM simple est un outil qui facilite la vente. Mais il nous apporte également un plus en enregistrant également nos échecs. Il nous faut maintenant les analyser, savoir pourquoi nous avons perdu telle affaire. Nous souhaiterions également disposer d’alertes lorsqu’un client a un CA qui baisse significativement par exemple.

[Note de Koban : les innovations techniques de l’été 2015 répondent parfaitement à cet objectif mais… suspens, nous vous en dirons plus dans quelques semaines]

Nous continuons en parallèle à former nos commerciaux sur les techniques de vente, à les accompagner sur le terrain, à faire intervenir nos fournisseurs. Notre challenge, c’est que nos commerciaux continuent à pousser les portes pour vendre.« 

 

Estelle

Estelle

Responsable formation

Je vous accompagne lors de la mise en place de Koban, tant sur votre stratégie web marketing que sur l’optimisation de votre activité commerciale.