#TPE Témoignage client Koban : Keltis

#TPE Témoignage client Koban : Keltis

Secteur d’activité : Conseil RH et recrutement pour la TPE et PME

Je suis Bastien Rizzo, directeur général de la société Keltis, je travaille en collaboration avec deux associés Anthony et Gérald. Keltis est un cabinet de recrutement spécialisé dans différents secteurs d’activité, sachant que chaque associé a sa spécialisation. Nous avons trois divisions :

  • La division technique et ingénierie pour le recrutement de profil de techniciens, ingénieurs en passant par des postes à responsabilité, cette division est une dominante importante du cabinet
  • La division tertiaire et transport logistique pour le recrutement des fonctions support et environnement logistique
  • La division Ingénierie Informatique pour le recrutement des fonctions IT.

Nous travaillons avec beaucoup de grands comptes logistiques et industriels sur toute la France ainsi que des PME-PMI (région Rhône-Alpes principalement mais également sur IDF, Alsace, Bordelais, sud de la France…). Il nous arrive de placer également des candidats dans un environnement international. Nous sommes un pur cabinet de recrutement pour un placement en CDD ou CDI et notre objectif est d’être à la fois proches de nos clients et des candidats pour mettre en relation l’un et l’autre afin qu’ils se correspondent parfaitement. Notre défi est de très bien connaître clients et candidats pour faciliter le matching entre les deux. Notre cabinet existe depuis février 2017 et nous accueillons bientôt deux nouveaux collaborateurs à partir de janvier 2019.

 

Notre activité nous amène à brasser beaucoup de candidatures tout en menant le développement commercial du cabinet. Notre contexte fait que nous sommes des commerciaux avant tout, nous devons développer notre clientèle sur toute la France. Le CRM devenait indispensable pour créer un portefeuille clients diversifié, l’organiser et le suivre. L’outil devait accompagner notre développement commercial et nous permettre une gestion fluide des candidatures. L’activité commerciale nécessite de gérer au quotidien les rappels et relances de nos prospects en intégrant des données spécifiques de segmentation. Opérer la gestion des candidats dans le même outil était important afin d’intégrer chaque profil et pouvoir le rapprocher rapidement des offres qui lui correspondent. Nous gérons une vingtaine de candidats par semaine et la centralisation des données ainsi que leur analyse est cruciale afin de suivre notre jobboard et proposer des profils qualifiés en priorité à nos clients.

 

Pour notre projet, nous sommes partis de zéro. L’enjeu était de centraliser gestion commerciale quotidienne et gestion des candidats dans un seul et même outil. Pour suivre, gérer et segmenter notre base de données en mode collaboratif et interactif entre les différents collaborateurs. Lors de notre sélection de l’éditeur, bien entendu Koban nous a plu mais nous avons surtout apprécié la relation avec le chargé d’affaire. Les réponses étaient claires et précises. Toutes nos attentes ont été prises en compte. L’outil a été mis en place rapidement et nous avons bénéficié d’une formation à l’utilisation. Toutes les fonctionnalités recherchées sont opérationnelles, grâce à Koban nous disposons aujourd’hui d’un CRM pour suivre l’activité de chacun. Nous avons gagné en efficacité : tâches, rendez-vous, entretiens candidats, planification, tags… autant de fonctionnalités qui rendent son utilisation simple et facilite notre quotidien. Nous sommes véritablement satisfaits de notre choix !

 

Nous sommes encore de “jeunes utilisateurs” de Koban. Pour la partie gestion des candidats, c’est opérationnel et efficace. Il nous faut encore utiliser le CRM pour notre propre développement commercial, cela nous permettra entre autre d’en mesurer la rentabilité. Pour ma part, j’utilise Koban de plus en plus, j’ouvre Koban tous les jours, l’interface est sympa et claire. Certes, j’ai beaucoup d’actions en retard… mais je peux d’ores et déjà suivre notre chiffre d’affaires par client. Le module gestion de Koban permet par ailleurs d’effectuer sa facturation simplement et de gagner du temps. Nous avons encore à découvrir le module Marketing mais chaque chose en son temps !

 

Chaque contexte est différent, mais pour une entreprise comme la nôtre, je conseille vivement de choisir Koban car l’échange et la relation client est top ! Toute l’équipe est très réactive et nous bénéficions d’un vrai suivi client. Il ne faut pas choisir son éditeur uniquement sur l’aspect fonctionnel de la solution car pour faire évoluer un outil avec son entreprise, il faut pouvoir échanger avec lui pour qu’il comprenne vos évolutions futures.

 

Koban en 3 mots :

Bon relationnel, à l’écoute, interface pro !

Note générale

       

Bastien Rizzo

Bastien Rizzo

Associé - Chargé d'affaires

KELTIS est un cabinet de recrutement spécialisé dans les domaines Transport & Logistique, Ingénierie& Technique, Informatique & Télécommunication et Métiers Supports. 

#PME Témoignage client Koban : Laboratoires Embryolisse

#PME Témoignage client Koban : Laboratoires Embryolisse

Embryolisse est une marque pionnière en dermo-cosmétique, créée en 1950 par un médecin. Nous vendons nos soins en pharmacie et parapharmacie, par e-commerce et par correspondance papier avec règlement par chèque. Nous sommes une vingtaine de collaborateurs à Issy-les-Moulineaux dont trois personnes pour la partie communication, CRM et digital.

Auparavant, nous utilisions ACT pour la gestion de notre base de données clients. Cet outil est à l’origine plutôt orienté force de vente et n’était pas adapté pour héberger la base de données qui devenait conséquente. Nous avions atteint les limites du système. Nous avions besoin de mieux connaître et segmenter nos clients afin d’apporter plus de personnalisation dans nos échanges avec eux. Nous cherchions également plus de souplesse dans l’extraction de nos données, l’outil que nous avions ne nous permettant pas de traiter les données et la moindre extraction nous prenait beaucoup de temps. Par ailleurs, notre système n’était pas du tout agile, nous avions besoin de nous professionnaliser et nous voulions connecter l’ensemble du système pour gagner du temps et éviter les erreurs liées à de la ressaisie d’informations.  

Nous avons procédé à plusieurs consultations et notre besoin s’est précisé au cours de ces études. La première étude a fait ressortir une sélection d’outils qui nous ont parus trop élaborés par rapport à notre besoin. Puis, lors de la seconde étude, les solutions trouvées n’étaient pas proposées on premise, critère indispensable pour notre DSI qui souhaitait que notre base de données soit hébergée sur notre propre serveur. Koban nous a été recommandé lors de la troisième consultation. Nous avons retenu cet éditeur pour plusieurs raisons. D’une part, Koban est une entreprise à taille humaine, comme nous et cela nous a rassuré quant à l’attention portée au client. Nous souhaitions un éditeur attentif et réactif sur nos besoins et l’accompagnement tout au long du projet. Dès la phase de consultation, Fabien a suivi notre dossier et s’est beaucoup impliqué. Les réponses étaient toujours précises et claires. Le deuxième critère de sélection était le prix. L’aspect budgétaire était important et Koban est une solution abordable.

Nous avions un double enjeu :

  • La réorganisation de notre service clients en automatisant certaines tâches au bénéfice de missions à plus forte valeur ajoutée
  • Un marketing plus performant : avoir une vision 360° de nos clients et personnaliser les messages

L’outil et l’accompagnement Koban nous ont permis d’être prêts dans les temps pour notre mise en conformité au règlement européen pour la protection des données. Nous avons une clientèle de particuliers et nous devions être vigilants sur cet aspect dès le début du projet.

Le déploiement s’est très bien passé grâce à Estelle qui a pris soin d’anticiper nos besoins, les paramétrages et la préparation de notre formation en amont. C’était didactique, concret et calé sur la meilleure façon d’utiliser l’outil pour nos processus. Koban s’est impliqué dès le début et tout au long de l’accompagnement nécessaire à l’avancée du projet. Au moindre souci rencontré, nous sommes rapidement pris en charge, nous ne sommes jamais seuls avec l’outil. La difficulté du projet vient de notre système qui est particulier. Koban sert de passerelle entre notre site e-commerce et notre outil de gestion commerciale, et il permet de simplifier et fluidifier le traitement de nos données. Une fois la phase de consolidation des données passée, nous souhaitons d’ailleurs aller vers encore plus de simplicité.

Le bénéfice immédiat constaté est un gain de temps sur le traitement de nos commandes ainsi que dans le pilotage de nos campagnes marketing par l’exploitation de nos données clients directement dans l’outil. Il nous reste à améliorer le côté analyse des datas des campagnes, mais Koban nous accompagne également sur ce sujet pour permettre une utilisation optimale. Nous irons bientôt sur une meilleure performance marketing grâce notamment au module de Marketing Automation de Koban.

Les critères de choix de la solution Koban se sont confirmés lors du déploiement. Koban est un éditeur à taille humaine qui est à l’écoute de ses clients, ne cherche pas à vendre des prestations inutiles ni à faire entrer son client au « chausse pied » dans son logiciel. Par ailleurs, l’accessibilité et la réactivité du support de Koban font de cet éditeur un partenaire parfaitement fiable. Un CRM est indispensable pour parler à sa clientèle aujourd’hui, en conformité avec le RGPD.

Koban en 3 mots :

Super équipe, agilité, fiabilité !

Note générale

       

Nathalie Guasch

Nathalie Guasch

Responsable communication

Embryolisse est une marque pionnière en dermo-cosmétique, créée en 1950 par un médecin. Nous vendons nos soins en pharmacie et parapharmacie, par e-commerce et par correspondance papier avec règlement par chèque. Nous sommes une vingtaine de collaborateurs à Issy-les-Moulineaux dont trois personnes pour la partie communication, CRM et digital.

[Témoignage] be-ys : « Je n’ai eu aucune déception en choisissant Koban, l’ensemble est très satisfaisant à tous les niveaux. »

[Témoignage] be-ys : « Je n’ai eu aucune déception en choisissant Koban, l’ensemble est très satisfaisant à tous les niveaux. »

Interview de Maxime Roux, Groupe be|ys

Qui est be|ys ?

be-ys est le premier acteur du marché de la confiance numérique, maîtrisant l’ensemble des composants de cette chaîne de services.

Leader français de la gestion des identités et de la protection des données, à l’origine pour la gestion des prestations de santé, be-ys est aujourd’hui un groupe à fort développement international, actif sur quatre continents. En support de ces prestations, il dispose d’une gamme innovante de services de gestion documentaire et de gestion de la relation clients.

Quelques chiffres ?

En 2017, be-ys a réalisé un chiffre d’affaires consolidé de 62,7 M€, en France.

be-ys est détenu et contrôlé par Laurent Caredda, 52 ans, qui l’a fondé il y a 18 ans, en créant almerys, opérateur de tiers payant dans le domaine de la santé.

be-ys emploie 2 000 collaborateurs, dont près de 400 en France.

be-ys est organisé par savoir-faire, autour de 8 marques expertes, autonomes sur chacun de leurs marchés, en France et à l’international.

Le cahier des charges initial du projet ?

Disposer d’un outil CRM léger, économique et qui puisse faire le lien avec notre système d’informations et les applications développées en interne. Nous ne voulions pas une “usine à gaz” disproportionnée.

Nous avions également une véritable contrainte de sécurité des données. Au regard de notre activité, liée à la gestion des données sensibles, et notamment des données de santé, il était impératif de pouvoir installer le logiciel “on premise” sans appel de données vers l’extérieur. Or, tous les CRM du marché ne le proposent pas.

Quelles problématiques vouliez-vous résoudre avec Koban ?

Nous souhaitions disposer d’un outil commun à toutes les divisions du groupe et des différentes directions afin de suivre l’activité des commerciaux en temps réel. L’outil devait permettre une planification de l’activité de chacun en lien avec les autres divisions pour favoriser notamment le cross-selling.

Comment s’articule aujourd’hui votre gestion commerciale et marketing ?

Actuellement notre CRM fonctionne seul et les commerciaux se sont bien approprié ce nouvel outil. Il permet une visibilité de l’activité commerciale par tous les utilisateurs et invite aux échanges sur les différentes opportunités en cours.

Grâce à ses API, le CRM Koban doit prochainement s’interfacer avec le reste de notre système d’informations, et ainsi alimenter nos outils de gestion des devis, des commandes et de la facturation. Nous disposons donc pour le moment d’une base centralisée des contacts prospects et clients, dans un outil unique, et réalisons nos sauvegardes en totale autonomie.

Les points forts et atouts de Koban dans votre gestion commerciale quotidienne ?

Simplicité, très intuitif, léger, le CRM Koban est simple à utiliser. Même sans formation, sa prise en main est rapide. En tant qu’administrateur, je parviens à résoudre directement, sans faire appel au support, la plupart des problèmes rencontrés dans la gestion quotidienne (gestion des doublons, paramétrages, personnalisation…).

Pour les commerciaux, étant donné nos contraintes de sécurité liées à notre système, nous attendons avec impatience l’application mobile iPhone afin qu’ils puissent travailler avec Koban même en déplacement. J’apprécie beaucoup de pouvoir administrer le CRM sans devoir solliciter l’éditeur pour des extractions ou la gestion des droits des utilisateurs. Je suis autonome dans la gestion de mes licences que je peux réaffecter à d’autres utilisateurs, si nécessaire. C’est très simple.

Par ailleurs, Koban est une solution abordable pour une trentaine d’utilisateurs par rapport aux autres solutions référentes du marché.

Quelles attentes avez-vous de la solution en termes d’évolution par rapport à votre activité ?

Pour le moment, nous utilisons uniquement le socle CRM pour la gestion commerciale. J’étudie la possibilité d’utiliser le module marketing, sans doute également le module projet pour le pointage des heures et éviter une double saisie.

J’aurais besoin de plus de granularité des produits avec plusieurs niveaux d’offres et options permutables, mais je sais que beaucoup de possibilités sont encore envisageables avec Koban.

La formation Koban

Estelle nous a parfaitement accompagnés, et nous accompagne encore. Elle avait commencé avant même les sessions de formation proprement dites, et nous avons pu tester, essayer et recetter avant la livraison aux utilisateurs. La personnalité d’Estelle est top, elle est complètement à l’écoute et s’adapte à notre mode de fonctionnement et organisation.

Pour les utilisateurs, elle a à la fois expliqué le fonctionnement de l’outil avec enthousiasme et a su recadrer avec tact, quand il a fallu rappeler qu’on ne peut pas faire un CRM pour chaque personne. Nos collaborateurs sont satisfaits de la formation et du produit qui nous a été livré, ce qui nous a conforté dans notre choix de Koban.

Aujourd’hui je forme moi-même les nouveaux utilisateurs, Estelle est restée disponible pour m’accompagner sur ces formations, je suis à l’aise alors que je n’avais pas spécialement d’appétence pour ce type d’outils.

Que diriez-vous à une entreprise pour la convaincre de s’équiper avec Koban ?

Pour une ETI comme la nôtre, mettre en place le CRM Koban est facile et rapide, avec un coût compétitif et un service d’accompagnement réel qui bénéficie des grandes qualités humaines des équipes Koban. Vous ne serez pas seuls face à leur outil en cas de problème.

En conclusion ?

J’apprécie la disponibilité et réactivité de toute l’équipe, nos délais courts ont été tenus sur notre projet. Le professionnalisme de l’équipe est également présent à toutes les étapes, aussi bien dans les réponses techniques que dans l’accompagnement !

C’est le principal avantage d’avoir choisi un petit éditeur, plutôt qu’une des solutions dominant le marché : nous avons toujours une prise en compte de nos demandes et une réponse transparente, tant au niveau technique que contractuel.

Je considère Koban non comme un fournisseur, mais comme un vrai partenaire capable de nous accompagner dans nos prochaines évolutions.

Koban en 3 mots ?

Rapidité, accompagnement, facilité.

Les enjeux de la collaboration en 3 points

  • Respect des délais
  • Intégration au système d’informations
  • Capacité à évoluer avec nous

 

Les bénéfices immédiats et escomptés à long terme ?

Immédiats :

  • Amélioration de la cohésion des équipes commerciales
  • Suivi de l’activité des commerciaux par la direction
  • Vision en temps réel de l’activité commerciale et projection de CA
  • Centralisation des données et informations malgré l’autonomie de chaque division
  • Une culture groupe renforcée

A long terme :

  • Module marketing pour pouvoir intégrer les processus marketing avec le même logiciel
  • Élargir les possibilités d’améliorer encore l’efficacité commerciale, pour revaloriser l’activité des commerciaux et disposer d’un pilotage commercial au niveau du groupe

 

Je n’ai eu aucune déception en choisissant Koban, l’ensemble est très satisfaisant à tous les niveaux.

Ergonomie – Design    

Simplicité d’utilisation    

Étendue des fonctionnalités    

FAQ – Notice utilisateur    

La relation client     

Note générale

       

[Témoignage] Hexa Service : Koban CRM accompagne le développement d’une franchise

[Témoignage] Hexa Service : Koban CRM accompagne le développement d’une franchise

Grégoire Vernière, responsable du développement de la franchise Hexa Service (service à la personne) nous raconte comment, avec Koban CRM, il a structuré son processus commercial en fonction de sa propre méthodologie de travail.

Il a gagné en efficacité et en réactivité pour accompagner des candidats vers la création d’enseignes Hexa Service, sur la France Entière.

Le CRM est l’outil par excellence de la structuration commerciale. Or s’il est des clients directement impactés, ce sont les franchiseurs.

Leur métier : accompagner des créateurs d’entreprise à créer leur société en leur fournissant tous les outils et la méthode pour assurer la réussite.

Retour sur une belle histoire entre un logiciel Koban et un de ses utilisateurs : Grégoire.

Hexa Service, la franchise, en quelques mots…


Hexa Service
 est une franchise née en 2006 à Clermont Ferrand (NDLR : une de nos régions de cœur, on aime !).

Son métier : Permettre aux professionnels de pré-financer des services à la personne pour leur domicile privé , jusqu’à 1830 euros par an et par bénéficiaire, avec leur compte professionnel  tout en bénéficiant d’avantages fiscaux uniques, et vendre aux professionnels une carte d’un montant de x euros (au choix), permettant de payer des services à la personne tout en bénéficiant d’avantages fiscaux.

Grégoire, ta mission chez Hexa Service, c’est quoi ?

 

Hexa Service, ce sont aujourd’hui 7 Franchisés et 2 succursales en France Métropolitaine. Je suis responsable du développement de l’enseigne, avec un objectif de 10 nouvelles agences créées cette année.

Je dois donc trouver des candidats susceptibles de créer leur entreprise dans notre secteur d’activité, valider leur projet, leur présenter ce qu’on peut faire pour eux et les convaincre de nous rejoindre.

Donc tu dois assurer un suivi aux petits oignons ?

 

Oui, notre force est d’être très réactif. Dès qu’un candidat me contacte, ma valeur ajoutée, en tant que Développeur Réseau, est de l’accompagner de A à Z, jusqu’au choix de statut de sa structure, l’étude de marché, le plan de communication, l’inauguration de l’agence…

Avec mon CRM, je saisis les coordonnées du contact dès que je les ai et dans la foulée, je les appelle et je leur envoie notre brochure. Je vérifie si ça matche entre nous.

Le CRM te sert donc à planifier tes actions ?

 

Pas seulement. Avant, j’avais un fichier excel, dans lequel je notais ce que je devais faire avec chacun, quelle était la prochaine étape, mais… Il y avait des oublis, des actions qui passaient à la trappe.

Donc oui, tout est planifié maintenant. Mais en réfléchissant avec Estelle qui nous accompagne, je suis allé plus loin dans le paramétrage de mon processus commercial.

Un mot sur ce processus commercial ?

 

Chaque étape de mon processus est clairement identifiée, pour respecter notre méthode spécifique qui s’appelle planning des contingences organisationnelles (ce sont toutes les étapes pour avancer jusqu’à la création du projet) : candidature simple, candidature qualifiée, questionnaire retourné, etc.

En parallèle, j’ai créé 8 types de comptes pour qualifier mes candidats, je sais donc précisément, qui j’ai dans mon pipeline, et combien de candidats j’ai à chaque étape.

Tu m’as également parlé de partage d’informations…

Mon responsable a accès au CRM et consulte donc en direct mon processus et mes résultats, c’est notre base de travail pour nos réunions commerciales.

J’ai vraiment gagné en efficacité.

Prochaine étape en vue ?

 

Je réfléchis avec Koban pour automatiser un tableau de suivi dont je me sers chaque semaine, on cherche toujours à améliorer encore notre méthodologie et à gagner temps et qualité de travail.

Pourquoi pas également utiliser l’e-mailing mais de manière plus régulière, mais chaque chose en son temps !

Estelle

Estelle

Responsable formation

Je vous accompagne lors de la mise en place de Koban, tant sur votre stratégie web marketing que sur l’optimisation de votre activité commerciale.

[Témoignage] FINEGIL, 1 groupe, 5 structures, 1 CRM pour une direction transverse (épisode 1/2)

[Témoignage] FINEGIL, 1 groupe, 5 structures, 1 CRM pour une direction transverse (épisode 1/2)

Témoignage de FINEGIL, groupe régional regroupant 5 structures, qui a choisi le CRM de Koban pour optimiser son efficacité commerciale et mieux partager l’information entre les équipes commerciales.

Vous gérez une équipe commerciale, quels étaient vos objectifs en décidant de mettre en place un CRM ?

 

FINEGIL est un groupe régional avec une croissance régulière depuis plus de 30 ans. Dix commerciaux travaillent à la croissance des cinq structures, toutes orientées autours des mondes de la sûreté des bâtiments et de la sécurité des personnes : TELEGIL (alarmes incendie et intrusion, vidéoprotection, contrôle d’accès), ARES (portes et portails automatiques, clôture de sites), ABS INCENDIE (extincteurs, désenfumage, RIA), EG (électricité générale) et DELTA’COM (télésurveillance et centre d’accueil téléphonique H24).

Cette croissance a entraîné FINEGIL à une taille critique (140 personnes et 15 M€ de CA) qui la positionne dans un challenge de franchir une marche par une organisation générale plus structurée pour continuer sa croissance. L’outil de CRM s’est imposé pour m’ accompagner dans la structuration d’une véritable Direction Commerciale, transverse car commune à tout le Groupe.

Le CRM

  • Nous aide à tracer la relation commerciale
  • Nous permet d’améliorer notre efficacité commerciale
  • Mesure les résultats commerciaux et donne de la visibilité sur un prévisionnel de commandes
  • Nous aide à minimiser l’impact d’un commercial ponctuellement absent ou parti
  • Et surtout, nous permet de partager l’information commerciale entre tous les acteurs concernés.

Quels étaient les freins au sein de votre équipe ? Comment y avez-vous répondu ?

 

Le frein au changement donne bien entendu libre court à des craintes classiques : perte de temps, travail administratif supplémentaire, risque d’être surveillé et jugé, perte d’autonomie et perte de pouvoir personnel car la transparence est inévitable…

Toutes ces craintes, conscientes ou inconscientes, dites ou non dites, sont à lever notamment par une implication des commerciaux dans la mise en place d’un tel outil. Cette étape leur permet, à leur vitesse, de visualiser l’apport que l’outil pourra leur fournir. Car à mon sens le risque majeur est bien là : mettre en place un outil utilisé dans une finalité de reporting, dans un intérêt à sens unique pour le Directeur Commercial.
Un outil de CRM, pour en garantir sa pérennité, se doit d’amener une valeur ajoutée fonctionnelle dans le métier du commercial. Cette valeur ajoutée sera d’ailleurs différente selon les individus. L’implication des commerciaux dans le design de l’outil, dans son intégration au process commercial global permettra ainsi à chacun des acteurs d’identifier les améliorations que celui-ci va amener.

Ensuite, pour ma part, j’ai commencé à intégrer la gestion des opportunités durant 6 mois avant d’intégrer la gestion des rendez-vous pour être fidèle avec la « théorie des petits pas ».

Dernier point : j’ai accordé une vigilance toute particulière à l’ergonomie de l’outil.

Combien d’actions dois-je faire pour aller clôturer une action ? La mise à disposition de raccourcis, d’astuces dans la définition des écrans peut paraitre un atout insignifiant dans une phase d’essai mais perçu comme tellement chronophage dans une phase d’exploitation compte tenu des volumes d’opérations à effectuer…

Le CRM est un outil constamment ouvert sur le bureau du commercial, au même titre que la messagerie. L’ergonomie est un critère à double tranchant, qui peut vite déboucher sur une source d’insatisfaction des utilisateurs.

… Lisez la suite de ce témoignage

 

Estelle

Estelle

Responsable formation

Je vous accompagne lors de la mise en place de Koban, tant sur votre stratégie web marketing que sur l’optimisation de votre activité commerciale.