Opportunités et processus commercial : pourquoi faire compliqué quand on peut faire simple ? (épisode 2 / 2)

Opportunités et processus commercial : pourquoi faire compliqué quand on peut faire simple ? (épisode 2 / 2)

Dans notre premier épisode, nous sommes revenus sur l’importance de détecter les opportunités et de les saisir dans le CRM afin de suivre les opportunités et processus commercial. Cela donne à chacun (et à l’entreprise) une vision du chiffre d’affaire potentiel et du nombre d’affaires en cours de traitement.

Les opportunités, depuis leur création jusqu’à leur fin de vie (elles sont alors gagnées ou perdues), passent donc par différentes étapes. Ces étapes, en général 3 à 5, définissent le processus commercial, tout simplement. On parle aussi de cycle de vente, mais chez Koban nous aimons bien la notion de processus.

Un tableau synthétique intégré au CRM de Koban

 

Imaginez maintenant un grand tableau blanc.

Le processus commercial peut être schématisé par des colonnes, chaque colonne représentant une étape du processus.

Pour savoir où vous en êtes, prenez un post-it et notez votre première opportunités en cours. Rangez maintenant ce post-it-opportunité dans la bonne colonne : cela représente visuellement où vous en êtes avec ce prospect actuellement.

Imaginez maintenant que vous rangiez de la même manière toutes vos opportunités en cours. C’est déjà plus clair non ?

Dans Koban, chaque processus est représenté par l’équivalent de notre tableau blanc, et chaque opportunité par un cadre.

Vous avez une vision générale et très claire de votre processus. Une opportunité située à droite du processus a plus de chance d’être signée que celles situées bien en amont.

Vous pouvez également filtrer ce tableau de bord pour chaque commercial. Pratique, et ce d’autant plus que les montants totaux et nombre d’opportunités se calculent en direct. Vive le CRM !

Comme je le dis souvent pendant les formations, cette vision est aussi une véritable aide au management de vos commerciaux. Il est facile de détecter celui qui a du mal en closing, ou celui, au contraire, qui a des difficultés à prospecter (donc à créer suffisamment de nouvelles opportunités).

Une vision par étape et par mois

 

Dans l’affichage des processus, vous avez donc une vision synthétique par étape du cycle de vente.

Vous pouvez également afficher votre pipeline en fonction de la date de signature prévue.

Cela vous permet de savoir que vous avez de fortes chances de vendre 6000 euros de peinture à l’entreprise Dupond, mais que la décision sera prise début octobre, pas avant.

Cela permet à chacun de maîtriser le chiffre d’affaire potentiel pour chaque mois de l’année à venir, et d’anticiper si certains mois s’annoncent plus difficiles.

A l’échelle de l’entreprise, ce tableau de bord chronologique apporte une vraie vision complémentaire à la gestion de trésorerie. Il permet également d’anticiper en lançant, par exemple, des campagnes e-mailing, phoning ou de prospection terrain.

 

Estelle

Estelle

Responsable formation

Je vous accompagne lors de la mise en place de Koban, tant sur votre stratégie web marketing que sur l’optimisation de votre activité commerciale.

Notre fiche "Construisez votre processus commercial"

Opportunités et processus commercial : pourquoi faire compliqué quand on peut faire simple ? (épisode 1 / 2)

Opportunités et processus commercial : pourquoi faire compliqué quand on peut faire simple ? (épisode 1 / 2)

Vous l’avez remarqué ? Les éditeurs de CRM et experts du développement commercial n’échappent pas à l’utilisation d’un jargon qui peut rendre compliqué ce qui est, en fait, vraiment simple et terre à terre. Retour sur les opportunités et processus commercial, leur gestion dans Koban CRM et… les avantages immédiats pour les commerciaux.

L’agenda oui, mais pas que !

 

Petite phrase entendue si souvent : « quand j’ai commencé mon métier de commercial, on avait 3 outils : notre classeur avec nos fiches clients (sic), notre téléphone (pas encore smartphone) et notre agenda (papier, avec une super couverture en cuir pour faire « classe », note de la rédactrice qui est passée par là elle aussi !).

OK, certes ! Mais les temps ont changé, évoluons et rendons au CRM ce qui lui appartient : c’est un outil qui aide à s’organiser, se structurer, et à aller plus loin que la simple (même si nécessaire) gestion de nos rendez-vous dans un agenda.

Opportunités, pipeline… notre chiffre d’affaire potentiel

 

Concrètement, dans Koban, nous incitons les utilisateurs (vous !) à créer des opportunités.

Mais qu’est ce qu’une opportunité ?

 

Vous venez de raccrocher après 40 minutes de discussion avec M. Dupond, prospect :

  1. Il a un besoin clairement exprimé
  2. Vous êtes en capacité de répondre à ce besoin a priori
  3. Vous avez levé les principaux points bloquants, le besoin est donc qualifié
  4. Vous avez un prochain rendez-vous prévu (par mail, téléphonique, physique, qu’importe !)

C’est une opportunité : vous savez que potentiellement, vous êtes en mesure de vendre votre gamme de peinture anti-polluants pour un montant approximatif de 6000 euros.

Dans Koban, sur la fiche de chaque prospect ou client, vous créez une opportunité dès que vous l’avez détectée. Vous avez ensuite directement accès aux opportunités en cours. Pour affiner, vous accédez également à l’historique des opportunités gagnées et perdues dans le passé avec chaque compte.

Le pipeline est l’ensemble des opportunités d’affaires de l’entreprise. Chaque opportunité détectée et en cours y contribue.

On comprend aisément qu’il est primordial pour chaque commercial, et à l’échelle de l’entreprise, de connaître ce pipeline : le volume qu’il représente, le nombre d’opportunités, mais également l’origine de ces opportunités ou la famille de produits concernée.

Dans Koban, chaque utilisateur dispose de son pipeline dès l’ouverture du logiciel. Il sait combien de chiffre d’affaire il peut potentiellement assurer dans les semaines/mois à venir, et le nombre de business potentiels en cours.

L’analyse permet de suivre l’évolution de ce pipeline : évolution en volume, nombre d’opportunités créées mois par mois, taux de transformation…

Processus commercial, cycle de vente… où il est question de rigueur et de bon sens

 

Tout cela est intéressant, me direz-vous, mais toutes les opportunités ne se valent pas.

Pour être clair :

Si j’ai une opportunité de vous vendre mon module de Knowledge, et que nous avons planifié notre premier rendez-vous, j’ai environ 10% de chances que vous deveniez réellement client. Normal, on est au tout début de notre vie commerciale ensemble !

Par contre, si nous avons déjà eu 2 rendez-vous qualifiés, que nous avons validé une enveloppe budgétaire ensemble, et que je vous ai fait parvenir mon offre de prix, j’ai cette fois-ci 85 % de chance de travailler avec vous rapidement.

Continuez la lecture de cet article en lisant l’épisode 2

 

Estelle

Estelle

Responsable formation

Je vous accompagne lors de la mise en place de Koban, tant sur votre stratégie web marketing que sur l’optimisation de votre activité commerciale.

Processus de vente, opportunités et CRM

Processus de vente, opportunités et CRM

Formaliser son processus de vente, évidemment !

 

8% seulement des entreprises auraient un véritable processus de vente formalisé ? Incroyable ! Heureusement vous en faites partie, forcément (je suis d’humeur taquine cette semaine)…

Sérieusement, ce processus est indispensable. Il n’est pas forcément figé pour l’éternité d’ailleurs, mais il est une base de rigueur et d’organisation pour les forces de vente, et un outil de pilotage pour les managers. On ne vend plus seulement à l’instinct en 2014.

D’ailleurs, lorsqu’on interroge les commerciaux sur leurs besoins par rapport à un outil CRM, ils placent le suivi des opportunités en tête de liste. Les managers demandent eux à avoir une visibilité sur le pipeline en temps réel. Entre autres !

Le CRM doit être centré sur les opportunités

 

Le processus de vente ressemble souvent à cela :

Opportunité à qualifier > Rendez-vous planifié > Besoins identifiés > Proposition envoyée > En négociation

Il parait donc judicieux que le CRM se centre sur les opportunités en cours et permette de bien identifier, pour chacune des opportunités, la phase d’avancée. D’où l’écran de suivi ci-dessous. Un simple glisser-déplacer permet facilement et immédiatement de passer à la phase suivante.

Gérer de manière active : paramétrer des alertes

 

Il convient également de mesurer le temps nécessaire, en moyenne, pour passer d’une phase à l’autre. Cela permet de détecter une analyse de besoins qui traine en longueur et de mettre un petit coup d’accélérateur au dossier.

Le CRM intègre donc une alerte automatique si une opportunité reste trop longtemps bloquée au même statut. Au commercial de vérifier alors s’il n’aurait pas oublié d’appeler pour relancer, d’envoyer sa proposition, de planifier un rendez-vous.

Objectif commercial !

 

Après tout, l’objectif est bien d’améliorer les résultats de l’entreprise : réduire le délai de vente, augmenter le taux de transformation, bref vendre mieux et/ou davantage en formalisant le processus et en disposant d’alertes au bon moment.

Le cœur de l’organisation commerciale est donc l’opportunité, c’est-à-dire la probabilité de vendre nos produits à un client/prospect. Notre avantage concurrentiel consiste, grâce à l’outil CRM, à suivre qualitativement cette opportunité.

 

Estelle

Estelle

Responsable formation

Je vous accompagne lors de la mise en place de Koban, tant sur votre stratégie web marketing que sur l’optimisation de votre activité commerciale.

Ne mettez pas en place de processus commercial !

Ne mettez pas en place de processus commercial !

En tous cas, si vous avez envie de vous planter, c’est le meilleur moyen d’y arriver ! Sans un processus commercial défini et structuré, point de salut.
Sérieusement, vous n’en avez pas marre de ne pas pouvoir structurer votre activité commerciale, de ne pas savoir quelles actions activer sur vos affaires en cours, de ne pas avoir de visibilité fiable sur les prochaines signatures ou les creux d’activité … ?

Soyons réalistes, la mise en place d’un processus commercial ne va pas résoudre tous vos problèmes. Par contre, je suis prêt à parier que vous allez mettre un sacré coup d’accélérateur commercial. Pourquoi ?

Parce que vous allez structurer votre cycle de vente

 

Fini le pilotage à vue des affaires ! La mise en place d’un processus commercial est l’occasion de faire le point sur l’approche commerciale de l’entreprise :

  • Quand est ce que l’on fait rentrer une affaire dans le cycle de vente ? C’est tout aussi contreproductif de faire rentrer une affaire trop tôt (épuisement psychologique du commercial) que trop tard (on n’est pas dans le bon timing de l’affaire).
  • Quelles sont les étapes ? Vous faites vos ventes en 2 ou 3 rendez-vous ? Vous avez des étapes incontournables de validation technique ? Le cycle de vente n’est pas toujours uniquement commercial, d’autres services peuvent rentrer en jeu … Il faut structurer la démarche !
  • Que fait-on une fois que l’affaire est signée ? C’est super d’avoir signé mais c’est souvent à partir de là que le travail commence : il faut livrer la prestation, prendre des nouvelles du client pour valider son niveau de satisfaction … Pour ça, rien de mieux que d’avoir un bon CRM (Koban par exemple !) pour mettre en place des déclencheurs qui automatiseront votre suivi et votre activité.

 

Parce que vous allez enfin pouvoir piloter votre activité commerciale

 

C’est la conséquence directe de la mise de votre cycle de vente : vous savez tout de suite combien d’opportunités sont en cours dans les différentes étapes du processus.

A partir de là, vous allez pouvoir suivre plus précisément l’activité commerciale : potentiel de CA sur les 3 ou 6 prochains mois, opportunités qui restent bloquées à une étape, structure du pipeline (pas assez de nouvelles affaires en cours …) …

Avec ce type de projection, vous pouvez rapidement mettre en place les actions correctives pour que vous dépassiez les objectifs du prochain semestre, de l’année …

Parce que vous aurez un outil de management

 

Finalement, cette vision globale va vous permettre de redescendre les indicateurs sur vos équipes. Vous serez en mesure d’avoir une vision claire du portefeuille d’opportunités commerciales par commercial, de travailler sur les points d’amélioration, de planifier les prochaines actions à mener sur le portefeuille et structurer l’accompagnement. L’objectif est bien évidemment d’apporter de la valeur aux commerciaux, que vous puissiez juger leurs actions à leur juste valeur et que ceux-ci aient une vision claire de leur potentiel de signature sur le mois prochain mais aussi à moyen et même long terme.

En visualisant leur portefeuille d’opportunités, les commerciaux arrivent plus facilement à passer à travers les périodes un peu plus creuses et, puisque vous avez des indicateurs concrets, ils sentent que vous êtes derrière eux pour les faire grandir ! Et ça, c’est un formidable outil de fidélisation de vos équipes.

On se rend donc bien compte que la mise en place d’un processus commercial impacte l’activité commerciale à différents niveaux et va dans le sens de l’amélioration continue. Avec ce type de démarche, vous ne pouvez que surperformer face à vos concurrents parce que vous êtes plus efficaces, mieux structurer et que vous ne vous épuisez pas sur les ‘’mauvaises’’ opportunités.

Le dernier point qui vient dans cette démarche est finalement de savoir si un seul processus est suffisant. En effet, pour être efficace et pertinent, un processus commercial doit être le reflet de la réalité terrain.

Prenons un exemple simple : une PME locale qui vend des systèmes de sécurité aux particuliers et aux entreprises. De temps en temps, elle répond aussi à des appels d’offres (ce n’est pas qu’elle aime particulièrement ça, mais elle en a déjà gagné. Alors, elle continue de tenter sa chance !).

A partir de là, il peut être pertinent de répartir ses processus commerciaux de la façon suivante :

  • Particulier
  • Professionnel
  • Appel d’offres

Ainsi, elle pourra avoir des indicateurs par processus et ajuster la politique commerciale en fonction des points soulevés :

  • Quel est mon taux de transformation aux AO ? Est-ce que ça vaut le coup de continuer ?
  • Mon cycle de vente est trop long sur la cible ‘’professionnel’’, comment l’accélérer ?

Pour mettre en place cette démarche, vous devez vous appuyer sur des outils CRM qui gèrent les processus de vente. Sans cette fonctionnalité, les outils CRM ne sont que des grosses bases de données qui n’apporteront pas beaucoup de valeurs.

Il y a différents outils CRM qui offrent la gestion d’un processus commercial unique : Salesforce, SugarCRM, Microsoft Dynamics, Netsuite … par exemple.

La différence dans Koban, c’est que l’outil vous permet de créer autant de processus commerciaux que nécessaire avec des étapes sur mesure. Voici ce que ça donne chez nous avec 2 processus commerciaux :

Vous avez envie d’aller plus loin simplement ? Vous pouvez télécharger le fichier excel que j’ai construit pour vous. Il reprend les bases d’un processus commercial. A vous de le personnaliser pour votre usage interne.

Bien sûr, si vous voulez le rendre dynamique, le coupler avec votre base de contacts et que vous commerciaux s’en servent de façon intuitive, demandez une démo !

Notre fiche "Construisez votre processus commercial"

Fabien

Fabien

Responsable commercial

Boosteur de performance commerciale pour les entreprises B2B et B2C | CRM et Marketing Automation