Peu abordée face à sa grande sœur la communication externe, la communication interne est pourtant un facteur clé de performance de votre entreprise. TPE, PME ou grandes entreprises, la communication interne est un sujet qui vous concerne tous. Bien entendu, elle se fera à différents niveaux en fonction du nombre de salariés mais elle a son importance dans tous les cas.
Mais comment soigner sa communication interne sans perdre du temps inutilement et par la même occasion, augmenter sa rentabilité ?
Qu’entend-on par communication interne ?
Au sens large, la communication interne représente toutes les actions mises en oeuvre par la société pour informer ses salariés. On englobe dedans aussi bien les informations liées à la vie de l’entreprise, que les informations liées à un projet client, à la connaissance client etc.
Vous comprenez donc bien que la communication interne est déterminante quand un projet client sollicite différentes personnes de la même entreprise ou encore quand la société développe de nouveaux produits. Effectivement, si les nouveaux produits sont supers mais que les commerciaux ne sont même pas au courant de leur existence, il y a peu de chances que vous arriviez à les vendre… En bref, au delà de fédérer une vraie culture d’entreprise, la communication interne a un vrai rôle à jouer dans la rentabilité de votre entreprise et dans la satisfaction client.
Comment améliorer la communication interne de mon entreprise ?
Il va de soi que les besoins ou les budgets en communication interne ne seront pas les mêmes si vous avez 5 salariés ou si vous en avez 500. Très souvent, les grandes entreprises ont même un service dédié à la communication interne de l’entreprise. Mais ce n’est pas le cas de tout le monde, alors comment améliorer sa communication interne sans perdre trop de temps ?
Grâce à votre fidèle compagnon… le CRM
Le logiciel CRM moderne ne se limite pas à centraliser vos données et structurer votre activité commerciale. Aujourd’hui, un bon outil CRM vous permet de partager vos informations, de communiquer avec vos salariés… En bref, il fait un peu office de réseau social d’entreprise. Prenons le cas (toujours très objectivement, vous nous connaissez) de Koban.
Le fil d’actualité
Dans Koban, vous avez accès à un fil d’actualité. Alors oui, ça ressemble un peu à la fonctionnalité de votre réseau social préféré mais on n’y trouve pas les mêmes informations. Le fil d’actualité va recenser toutes les activités effectuées par chacun des utilisateurs (enfin, quand on dit « toutes les activités » on veut dire toutes les activités que vous choisissez d’afficher). Vous pouvez également partager de l’information en publiant votre message sur le fil ou commenter les activités des uns et des autres… Autre précision importante, vous avez un fil d’actualité « général » sur la page d’accueil mais vous avez également un fil d’actualité par fiche client / prospect / opportunités etc… Ce qui vous recense précisément les actions faites pour ce client / prospect ou autres.
En bref, cela vous permet de suivre ce qui se passe dans l’entreprise : vous êtes au courant quand un commercial gagne un projet ou inversement, quand une nouvelle information vient de tomber etc… Très utile pour partager de l’information sans perdre de temps. Vous améliorez ainsi votre connaissance client, la fidélisation client et par conséquent votre rentabilité !
Par exemple, le projet d’un de vos client fait appel au service production et commercial de l’entreprise. Le lundi, le client passe un coup de fil au commercial pour savoir où en est le projet. Le commercial peut directement lui répondre juste en regardant les dernières actions réalisées sur le projet via la fil. Cela vous donne l’image d’une entreprise fiable qui suit ses projets avec minutie.
Un agenda partagé pour une meilleure collaboration
Combien de fois aviez-vous besoin d’un collègue sur un dossier et là…. déception, il n’est pas disponible à ce moment-là. Cela vous fait perdre du temps, vous ne pouvez plus avancer sur le dossier sans son aide. Autre cas de figure : vous prévoyez des réunions sans l’agenda de vos collaborateurs. Résultats ? Certains ne peuvent pas y assister et vous perdez du temps (et donc de la rentabilité) à devoir leur réexpliquer ce qui s’est dit en réunion…
Mais tout cela peut être évité avec un agenda partagé ! Vous pouvez vérifier la disponibilité de vos collègues, vous pouvez planifier des réunions directement dans leur agenda ou encore leur affecter des actions (et bien d’autres choses). Autrement dit, vous gérez votre temps efficacement. Bien évidemment, certains agendas peuvent être « cachés » en fonction des droits de chaque utilisateur.
Envoyer des messages à vos salariés
Vous voulez envoyer des messages individuels à vos salariés ? Leur demander une précision sur un projet précis ? C’est très simple, depuis le fil d’actualité Koban vous pouvez envoyer un message direct à un des autres utilisateurs. Il recevra le message par e-mail et sur son Koban ! Que demander de plus ?
Quelle différence avec un réseau social d’entreprise ?
Le réseau social d’entreprise, est plus un chat de discussion à l’instant T. Quand vous n’êtes pas dans la même pièce ou dans le même bureau et que vous avez besoin d’une information précise et immédiate, c’est le bon outil !
Votre CRM lui, va vous permettre de partager des informations moins directes, plus liées à vos projets, à un historique client, à la vie de l’entreprise quoi ! Par exemple, vous n’allez pas écrire un message sur le chat à chaque fois que vous avez appelé un client ? Par contre, vous allez faire un commentaire de fin d’appel sur votre CRM qui sera visible sur le fil par les utilisateurs accrédités. Ce sont des utilisations différentes qui peuvent-être complémentaires. Avoir un CRM ne veut pas forcément dire que vous n’avez pas besoin d’un « chat d’entreprise » et avoir un « chat d’entreprise » ne veut absolument pas dire que vous n’avez pas besoin d’un CRM.
Encore une fois, tout dépend de votre besoin et de votre utilisation en interne ! Alors, prêt pour améliorer votre communication interne ?
